Comment faire une note de frais pour les bénévoles en association ?

Dans le cadre de leurs activités, les bénévoles peuvent être amenés à avancer des frais pour l’association qu’ils représentent : achat de matériel, frais de repas, déplacement... Il faut alors les rembourser, mais comment procéder ? Voici tout ce que vous devez savoir pour traiter les notes de frais des bénévoles en toute légalité.

Le modèle excel de note de frais.

Dans quel contexte est-il possible de se faire rembourser ses frais en tant que bénévole ?

Le statut de bénévole

La forme la plus classique d’association est l’association de loi 1901. Il en existe d’autres, comme l’association d’utilité publique, mais dans tous les cas, dès lors qu’il s’agit d’une association déclarée, elle doit répondre à des obligations précises. De ce fait, même si l’association emploie des bénévoles, elle doit agir en conformité avec la loi dès lors que ces derniers avancent des frais pour mener à bien leurs missions.

Il en va de même pour la distribution de cadeaux, en entreprise comme en association : la procédure doit obéir à des règles strictes.

En effet, par définition, un bénévole ne peut jouir d’aucun bénéfice financier ou en nature lié à son activité de bénévole. Si le statut de bénévole n’est pas défini par la loi, le Conseil économique, social et environnemental précise qu’il s’agit d’une activité dirigée vers autrui et sans aucune contrepartie.

Mais, bien entendu, si le bénévole ne peut s’enrichir d’aucune manière par son activité, il doit tout de même être remboursé des frais qu’il avance.

Ce point est essentiel, car dès lors qu’un bénévole reçoit des sommes d’argent ou des cadeaux de la part de l’association, il peut y avoir soupçon de salaire déguisé. C’est pourquoi une association doit faire preuve d’une grande vigilance lorsqu’elle rembourse les frais des bénévoles ou souhaite récompenser leurs efforts.

En quoi consiste le statut de bénévole ?Le remboursement des frais avancés par un bénévole

Si le travail n’est pas rémunéré, il implique malgré tout des dépenses pour nombre de bénévoles. C’est notamment le cas dans les petites structures où il est courant de confier des petits achats aux participants, comme des enveloppes, des timbres, des fournitures diverses ou encore de la nourriture.

Les bénévoles peuvent également être amenés à réaliser des dépenses pour remplir leurs missions, comme des frais de restauration ou de déplacement. Ces dépenses doivent être remboursées par l’association.

Une association peut aussi mettre à disposition des bénévoles des moyens de paiement pour ces dépenses, mais dans la plupart des cas, le choix se tourne vers le remboursement sur facture.

Une association, comme n’importe quelle entreprise, fixe elle-même les règles qui encadrent le remboursement des frais avancés : quelles sont les dépenses prises en charge, dans quel contexte, quelle est la procédure de remboursement, quels sont les plafonds...

Et tout comme dans une entreprise, les frais avancés doivent être justifiés, correspondre à des dépenses réelles et avoir été réalisés pour un motif légitime, c’est-à-dire en lien direct avec les activités de l’association.

D’un point de vue plus juridique, on pourrait considérer que le bénévole qui procède à des achats pour l’association est mandaté par elle. Cela implique deux possibilités :

  • Soit l’association missionne le bénévole pour ces achats ;
  • Soit le bénévole demande une autorisation à l’association avant de procéder à l’achat.

Dans les deux cas, le montant exact et le motif de la dépense doivent être précisés avant de réaliser l’achat. Cela signifie qu’un bénévole ne peut pas (en théorie) décider lui-même de faire des achats, sans consulter d’abord l’association, puis demander un remboursement.

À noter qu’un bénévole peut renoncer au remboursement de sa note de frais. Cet abandon sera considéré comme un don pour l’association et pourra donner des avantages fiscaux au bénévole, à condition de remplir ces trois critères :

  • Les dépenses doivent avoir été effectuées expressément pour la réalisation de l’objet social d’une œuvre ou d’un organisme d’intérêt général (ce critère est précisé par l’article 200 du Code général des impôts) ;
  • Elles doivent être justifiées et avoir été constatées dans les comptes de l’association ;
  • Le bénévole doit exprimer clairement et librement son choix de renoncer au remboursement.

S’il remplit ces trois conditions, le bénévole pourra profiter d’une réduction fiscale dont le montant dépend à la fois de l’association concernée et du montant des frais engagés.

Quelles sont les conditions de remboursement lorsqu'on est bénévole ?

Quelles sont les conditions du remboursement ?

Le remboursement peut être effectué de deux manières :

  • Sur présentation d’une facture : il s’agit d’un remboursement aux frais réels ;
  • De façon forfaitaire.

Les remboursements forfaitaires sont déconseillés pour les associations, puisque les montants remboursés sont susceptibles d’être supérieurs aux sommes réellement déboursées. Le risque d’excédent au bénéfice du bénévole pourrait entrainer des problèmes aux yeux de l’administration : cela peut être considéré comme un salaire déguisé ou encore un partage illégal des excédents.

Cette solution peut toutefois être envisagée, notamment pour les frais de transport, lorsque le véhicule personnel d’un bénévole est utilisé pour les besoins de l’association. C’est alors un barème kilométrique fixé par l’administration fiscale qui est utilisé.

Attention : il existe un barème spécifique pour les associations. Pour procéder au remboursement, il faudra alors préciser le trajet effectué et le kilométrage parcouru.

Pour le remboursement des frais réels, l’association doit respecter plusieurs critères essentiels lorsqu’elle rembourse les notes de frais d’un bénévole :

  • La note de frais doit être accompagnée d’un justificatif (ticket de caisse, note de restaurant...) ;
  • Les dépenses doivent avoir un lien direct avec l’association ;
  • Il faut respecter les plafonds fixés annuellement par l’URSSAF.

Il faut être vigilant : des notes de frais non justifiées, ou correspondant à des dépenses — qui ne sont pas cohérentes avec l’association, qui sont jugées trop luxueuses, trop onéreuses, etc. — pourraient laisser penser qu’il s’agit d’un salaire dissimulé.

Cela entrainerait alors une requalification du bénévole en salarié. Le risque est identique pour les associations qui décident de rembourser au forfait : il faut pouvoir, en cas de contrôle, justifier que le forfait appliqué est légitime et cohérent avec les dépenses réellement effectuées.

Les notes de frais des bénévoles

Sur Internet, de nombreux modèles de note de frais association loi 1901 sont disponibles gratuitement. Il faut cependant savoir que l’administration n’impose pas de modèles stricts de note de frais pour les associations.

Le point principal à retenir ici est que les notes de frais doivent être les plus transparentes possible. Il est ainsi conseillé d’indiquer au minimum :

  • Le nom du bénévole ;
  • Le motif de la dépense ;
  • La date de la dépense ;
  • La mission concernée ;
  • Le montant dépensé ;
  • Le moyen de paiement utilisé.

Le bénévole devra y joindre tous les justificatifs nécessaires. Si aucun justificatif n’est fourni, la règle veut qu’il n’y ait pas de remboursement. Il est cela dit possible, de manière exceptionnelle, que l’association accepte de procéder à un remboursement si le bénévole rédige une déclaration sur l’honneur, mais rien ne l’y oblige dans ce contexte.

Cas des cadeaux de remerciement et notes de frais pour les bénévoles : comment ça se passe ?

Le cas des cadeaux de remerciement

Si l’association réalise des bénéfices ou souhaite remercier ses bénévoles, elle peut vouloir leur proposer des cadeaux. Dans le cadre d’une association où les bénévoles sont supposés participer sans aucune contrepartie, la question des cadeaux est loin d’être anodine, puisque cela va à l’encontre même du principe d’association à but non lucratif. C’est cependant possible, mais de manière très encadrée.

Pour que ces cadeaux ne soient pas considérés comme un salaire déguisé, il faut respecter l’arrêté du 28 décembre 2007 qui fixe la valeur des cadeaux à 69 € T.T.C. par an et par bénévole.

Si une association décide de faire plusieurs cadeaux à un bénévole au cours d’une année, le montant total de ces cadeaux ne pourra pas dépasser cette somme. Cela vaut également pour les salariés de l’association, à la différence que le montant total est relevé à 161 € T.T.C. par an et par personne.

Les Chèques Déjeuner du bénévole

Plutôt que de rembourser des frais de repas, il est possible de remettre des Chèques Déjeuner à un bénévole. Il s’agit de titres de paiement spéciaux nommés « chèque-repas du bénévole ». Pour les proposer aux bénévoles, l’association doit remplir deux conditions :

  • Être régulièrement constituée ;
  • Avoir adopté cette mise en place lors d’une assemblée.

Elle doit également tenir à jour une liste des bénéficiaires.

Ce dispositif fonctionne de la même manière que les Chèques Déjeuner que l’on retrouve couramment en entreprise pour les salariés, à la différence qu’ils ne permettent pas d’acheter de la nourriture directement en magasin.

Ils ne peuvent pas excéder 6,60 € par jour et par bénéficiaire, et ne sont utilisables que pour payer tout ou partie d’un repas au restaurant ou préparé par un restaurateur. De plus :

  • S’ils ne sont pas utilisés par le bénévole, ils ne pourront pas faire l’objet d’un remboursement ;
  • Aucun rendu de monnaie n’est possible si la totalité du chèque n’est pas dépensée ;
  • Les salariés de l’association n’ont pas le droit de les utiliser ;
  • Ils ne peuvent pas être utilisés les dimanches et jours fériés ;
  • Leur utilisation est limitée au département concerné par le travail du bénévole et aux départements limitrophes.

Le remboursement des notes de frais en association suit des règles strictes. Une association est une structure juridique particulière dans laquelle les bénévoles exercent sans tirer d’avantages en espèce ou en nature. Il est donc essentiel de bien respecter les règles pour éviter toute suspicion de salaire déguisé.

Télécharger le modèle de note de frais Excel Mooncard