La clôture comptable avec Mooncard

La vie d'une entreprise est rythmée par de nombreux faits économiques qui se traduisent par des opérations économiques et financières qui doivent être enregistrées et rassemblées dans les comptes de l'entreprise à la fin de chaque exercice comptable que ce soit pour des raisons internes ou des raisons légales. L'édition de ces états comptables au nombre de trois - le bilan, le compte de résultat, les annexes - sont utiles à l'entreprise pour faire un point sur l'efficience des stratégies et décisions adoptées au cours de l'année pour préparer au mieux l'année suivante. C'est le moment pour l'entreprise, accompagnée le plus souvent de son comptable et de son expert-comptable, de faire le bilan global de l'année écoulée. C'est ce que l'on appelle la clôture comptable : le solde des comptes de produits et de charges, l’arrêt des comptes du grand-livre et l’arrêt des journaux.

Vous l'aurez compris, la clôture comptable est une étape clé dans le cycle de vie d'une entreprise d'un point de vue stratégique tout en étant une obligation au regard de la loi. L'avènement de cet exercice est souvent vecteur de stress. Afin de vous accompagner au mieux dans la réalisation de cette mission, Mooncard propose avec sa solution de vous faciliter la tâche en organisant les écritures comptables à chaque nouvelle dépense effectuée par vos collaborateurs. Comment cela marche-t-il concrètement ? On vous dit tout dans cet article.

La clôture des comptes, c'est quoi ?

Pour comprendre comment Mooncard s'empare du sujet de la clôture comptable, il faut comprendre ce qu'est exactement la clôture comptable. La clôture comptable est un exercice encadré par la loi avant d'être utile aux entreprises dans leur stratégie en étant le support des analyses financières.

La clôture comptable, un exercice encadré par la loi

Toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité, est soumise à l’obligation de clôturer ses comptes. En effet, selon les articles L 123-12 à L 123-14 du Code de Commerce qui traitent des obligations comptables applicables à tous les commerçants, l'Article L 123-12 dit plus précisément que : "toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements [enregistrés chronologiquement] affectant le patrimoine de son entreprise (...) Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise (...) [et] établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable."

Qui est concerné ? : toutes personnes physiques ou morales ayant la qualité de commerçant ont une obligation de dépôt des comptes annuels à l’administration fiscale. Les micro-entreprises sont exemptées de faire une clôture comptable et pour les personnes exerçant une activité en régime fiscal simplifié, elles n'ont pas besoin de produire d'annexes comptables. 

Sa durée : généralement de 12 mois. A la création d'une entreprise, les dirigeants fixent en amont les dates de clôture de l'exercice et doivent les tenir annuellement. Si la majorité des entreprises organisent ces douze mois selon les dates correspondantes à celles d’une année civile, elles peuvent les répartir entre les dates de leur choix en l'adaptant au cycle de vie de leur entreprise. Cette flexibilité permet aux sociétés qui exercent une activité saisonnière de choisir les périodes les plus pertinentes pour elles - il est conseillé de choisir la date de clôture comptable après la période de forte activité. La plupart des entreprises choisissent la fin d'une année fiscale comme repère pour clôturer leurs comptes pour des raisons pratiques : 1er janvier au 31 décembre.

Son utilité : Les entreprises sont tenues d’informer leurs parties prenantes de leur état de santé financière : les partenaires, les associés, les banques, etc.

Quelles sont vos obligations légales en matière de documents comptables à produire ?

La clôture comptable est un exercice de longue haleine commençant dès les premières opérations économiques effectuées allant des bonnes pratiques de vos collaborateurs aux écritures comptables et à l'édition des documents comptables. L'entreprise est tenue par les règles en vigueur de :

  • Justifier chaque écriture comptable au moyen d’une pièce ;
  • Enregistrer le livre journal : un concentré de tous les journaux comptables classés par mois qui enregistrent chronologiquement et de façon continue toutes les opérations financières affectant le patrimoine de l’entreprise et réalisées au cours d’un exercice comptable.
  • Tenir le grand livre ;
  • Tenir un livre d'inventaires ;
  • Établir les états comptables suivant : bilan comptable, compte de résultat, liasse fiscale

Ces derniers documents doivent être présentés en AG pour approbation avant de les soumettre auprès du greffe du Tribunal de commerce et ont une valeur hautement stratégique pour l'entreprise en analysant toutes ces données.

Les notes de frais, la plaie de dernière minute des experts-comptables

Les notes de frais font l’objet d’un processus très encadré (édition par le collaborateur, validation par le dirigeant, récupération des justificatifs directement auprès des salariés, vérification puis saisie et comptabilisation, contrôle et remboursement par l’équipe finance; sans quoi les sanctions de l’Urssaf et du fisc peuvent tomber !) et les outils de gestion sont souvent encore très archaïques, rendant la tâche de traitement des notes de frais extrêmement complexe et chronophage. Coûteuse, la gestion des notes de frais implique l’intervention de différents acteurs au sein de l’entreprise : le collaborateur, le dirigeant, le service chargé de la comptabilité, le chargé des notes de frais ainsi que l’équipe finance.

À l’approche de la clôture comptable, les lacunes des outils de gestion des notes de frais utilisés par les entreprises sont encore plus évidentes. C’est là où les données sont les plus susceptibles de manquer ou d’être perdues. La plupart des écritures comptables non classées par manque d’informations découlent en réalité des notes de frais réalisées par les collaborateurs. Pour de petites ou de grandes dépenses, le temps consacré à chaque dépense reste similaire et il ne faut pas oublier de calculer la bonne TVA sur les notes de frais.

Pour faciliter le travail des comptables et des experts-comptables à l’avènement de la clôture comptable en minimisant en amont le nombre de cas non-classés et de fait rangés dans le compte 471 dans l’attente d’être à nouveau traités, c’est-à-dire en favorisant les notes de frais complètes, il existe des solutions électroniques, des logiciels de notes de frais ou applications de notes de frais. Ces applications en ligne se combinent souvent avec une carte de paiement d’entreprise qui facilite le processus d’élaboration des notes de frais. L’objectif étant d’automatiser cette tâche administrative peu valorisante.

La clôture comptable, un exercice au poids stratégique fondamental

La lecture des états comptables produits par la clôture comptable permet aux dirigeants d'analyser finement leur santé financière à l'issue d'une période délimitée par un exercice comptable en soumettant à validation ou à modification l'ensemble des choix stratégiques réalisés suivant le résultat final obtenu. Cette analyse se fait sur une comparaison des différents exercices sociaux. En somme, la clôture comptable fournit un tableau de bord global aux dirigeants et aux entrepreneurs pour décider des choix stratégiques et des objectifs du prochain exercice comptable. Les missions des experts-comptables prennent tout leur sens arrivés à cette étape : ils deviennent de véritables business partners et stratèges aux côtés des dirigeants.

En effet, le compte de résultat permet d'établir le résultat de l'entreprise. Selon sa valeur et sa positivité ou négativité, la stratégie adoptée et les différentes opérations mises en place seront maintenues, optimisées, repensées ou délaissées. Un résultat négatif signifie que l'entreprise a conduit son activité à perte. L'année suivante démarre donc une trésorerie négative. A l'inverse, un résultat positif signifie que l'entreprise a réalisé des bénéfices au cours de son exercice. L'année suivante démarre avec une trésorerie positive.

Les étapes clés de la clôture comptable

  • Enregistrer les opérations courantes :
    • Collecter les données et les pièces / justificatifs et commencer et finir la saisie de ces informations,
    • Apurer le compte 471 : compte de transition qui contient un certain nombre d’opérations qui n’ont pu être affectées à un compte précis par manque d’informations. Les re-traiter et les classer dans les comptes correspondants avant la clôture comptable.
  • Effectuer les rapprochements bancaires : comptabiliser les opérations bancaires effectuées mais qui n’apparaissent pas encore sur le compte bancaire.
  • Contrôler les comptes, les journaux, le grand livre, les balances de l'entreprise
  • Réaliser un inventaire : recenser et valoriser les stocks de l'entreprise pour définir le montant total des charges
  • Déterminer le résultat de l'entreprise
  • Editer les états financiers : analytiques, SIG, comptes de résultat, bilan, annexes 

Quelques conseils pour clôturer vos comptes

  1. Faire un arrêté trimestriel / semestriel voire mensuel des comptes (selon la taille de l’entreprise) afin d'avoir d’une part une charge de travail moins importante au moment de la clôture annuelle et d'autre part d'avoir une meilleure lisibilité des comptes. Les clôtures mensuelles représentent un atout pour le pilotage de votre entreprise dans l'analyse régulière des données financières mises à votre disposition pour évaluer les choix en cours.
  2. Prioriser au maximum les opérations qui auront un impact important sur le résultat de l’exercice. Exemple : dotations au amortissements, dépréciations, provisions, factures non parvenues, facture à établir etc.)

Comment est-ce que Mooncard vous aide à clôturer vos comptes ?

La solution Mooncard réalise un travail de longue haleine en mettant à vos dispositions tous les documents pré-configurés au format qui vous convient pour vous faciliter la récupération des données utiles à votre clôture comptable. Ainsi, elle s'adapte à votre entreprise et aux outils et habitudes de travail de votre expert-comptable. Quelles sont les fonctionnalités à connaître et maîtriser pour bénéficier de toute l'efficacité de l'outil ?

La personnalisation de votre espace de travail comptable

  • Configurer vos schémas comptables et vos journaux comptables : mode simple ou mode complet auquel s'ajoutent les écritures des notes de frais
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  • Importer votre plan comptable dans le logiciel pour que l'identification du compte dans lequel doit être rangé la dépense se fasse automatiquement : les écritures comptables associées à chaque dépense sont automatiquement faites et vous les retrouverez dans les bons comptes
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  • Configurer des axes analytiques et des codes analytiques pour faciliter une catégorisation personnalisée de vos dépenses suivant l'activité de votre entreprise : il est possible d’agréger les dépenses par événement si vous travaillez dans l'événementiel, agréger des dépenses par type d'achats ou groupe d'achats dans le cadre des fournitures d'entreprises etc.
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Les atouts du logiciel Mooncard dans un accompagnement quotidien :

  • Le recensement de toutes les dépenses en temps réel immédiatement après que la dépense a été effectuée avec la Mooncard. L'expert-comptable n'a plus besoin de ressaisir chacune des dépenses à la main au risque de faire des erreurs, sans compter sur la conversion des devises étrangères qui permet de recenser facilement les dépenses effectuées à l'étranger. Les informations sont enregistrées et rangées là où il faut.
  • Le logiciel propose un taux de TVA après identification de la dépense grâce aux informations bancaires et aux informations entrées dans vos agendas et dans vos applications quotidiennes de travail
  • Le logiciel calcule automatiquement la part de TVA déductible et non-déductible des dépenses effectuées : achats de fourniture, repas, carburant, …

Les atouts du logiciel pour récupérer les données :

  • Compatible avec tous les logiciels comptables, les tableaux générés par le logiciel Mooncard sont exportables sous le format qui vous convient
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  • Les justificatifs manquants sont identifiés automatiquement et leur relance se fait en un clic
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Lexique

  • L'exercice comptable, exercice social, exercice fiscal ou année fiscale : un intervalle de temps au cours duquel l'entreprise enregistre et est tenue d'enregistrer l'ensemble de ses opérations économiques. L'intervalle de temps peut varier d'une entreprise à l'autre. L'exercice comptable peut être mensuel, semestriel, trimestriel, annuel voire même bi-annuel (24 mois étant la durée maximale). On parle alors de clôture comptable à la fin de cet exercice.
  • La clôture comptable : processus comptable pour l'entreprise qui consiste à enregistrer et rassembler l'ensemble des écritures comptables et des pièces justificatives pour acter de la fin d'un exercice comptable et le passage à un autre exercice comptable. On fige les comptes de l'année n et on passe à l'année n+1. De cette clôture des comptes découlent plusieurs documents comptables : le bilan, le compte des résultats et les annexes dont le nombre dépend du régime fiscal (réel normal ou réel simplifié) de l'entreprise concernée.
  • Le bilan comptable : une photographie de l'entreprise à un instant t - souvent réaliser au 31 décembre, sauf sur demande particulière du dirigeant dans le cadre du lancement d'un projet par exemple - pour résumer les ressources dont dispose une entreprise (la colonne passif) et la manière dont elle les dépense (la colonne actif) à cet instant t.
  • Le compte de résultat : document comptable qui représente les produits et les charges d’une entreprise au cours d’un exercice comptable
  • L’annexe comptable : document ayant pour objectif d’apporter de l’information et d’aider à la compréhension du bilan comptable et du compte de résultat de l’entreprise
  • La liasse fiscale : l’ensemble des documents fiscaux d’une entreprise servant de base au calcul des impôts. À transmettre tous les ans à l'administration fiscale et dans un délai de 4 mois après la clôture comptable si cette dernière advient le 31 décembre. 

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