Comment éviter un redressement en cas de contrôle par l’URSSAF ?

La gestion des notes de frais ne se résume pas à collecter les justificatifs, s’assurer de leur validité puis procéder aux remboursements.

En tant que DAF, il est de votre responsabilité de vous assurer que la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise est en conformité avec les règles mises en place.

Voici ce que vous devez savoir pour éviter un redressement en cas de contrôle de l’URSSAF.

Le véritable coût d'une note de frais en entreprise.

Rapide rappel de la loi sur la gestion des notes de frais

Rappel sur la législation en matière de gestion des notes de frais.

Toute entreprise peut faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF, indépendamment de son nombre de salariés ou de son chiffre d’affaires. Il existe deux types de contrôles :

  • Sur place, directement dans les locaux de l’entreprise ;
  • Sur pièces, dans les locaux de l’URSSAF.

L’URSSAF opte parfois pour une procédure de contrôle par échantillonnage et extrapolation. Cela signifie que seule une portion des salariés va être contrôlée après tirage au sort, puis les résultats de ce contrôle seront extrapolés à l’ensemble des salariés.

Cette procédure est surtout utilisée pour les grandes entreprises et vise à réduire la durée du contrôle en limitant le nombre de justificatifs à fournir et contrôler. Si l’URSSAF opte pour cette procédure, elle doit vous le signifier en avance : vous disposez alors d’un délai de quinze jours pour vous y opposer.

Plus globalement, quelle que soit la procédure retenue, l’URSSAF doit vous informer qu’un contrôle va être effectué dans votre entreprise par l’envoi ou la remise d’un avis de passage. Le seul cas dans lequel vous ne serez pas prévenu est si l’URSSAF suspecte du travail dissimulé.

Un contrôle peut être effectué une fois tous les trois ans, il est donc possible d’être contrôlé plusieurs fois. L’entreprise peut également demander elle-même à être contrôlée.

En ce qui concerne le recouvrement, l’article L.244-3 CSS prévoit que seules les cotisations exigibles sur les 3 dernières années civiles et celle en cours peuvent être réclamées. Cette demande de recouvrement doit être faite par mise en demeure.

Pour plus d’informations sur la procédure de contrôle et vos droits, l’URSSAF met à votre disposition un document récapitulant tout ce que vous devez savoir en cas de contrôle et redressement URSSAF.

Les différents cas de redressement par l'URSSAF

Un contrôle peut donner suite à un redressement de l’URSSAF lorsque l’inspecteur observe que certaines cotisations ou contributions doivent être régularisées.

Le redressement peut concerner différents cas :

  • Les avantages en nature : ils sont soumis à des charges et vous êtes donc tenu de les déclarer. Si cela n’a pas été fait ou de manière sous-évaluée, ils seront réintégrés.
  • Les frais professionnels : ces frais sont strictement encadrés. S’ils ne peuvent pas être justifiés, ils seront eux aussi réintégrés.
  • Les indemnités kilométriques : si les barèmes établis par l’administration fiscale ne sont pas respectés, qu’il manque des justificatifs ou que certaines indemnités paraissent incohérentes, ces indemnités pourront faire l’objet d’un redressement.
  • Les réductions Fillon : la réduction générale des cotisations patronales, nommée réduction Fillon, permet de baisser les cotisations patronales pour les salaires qui ne dépassent pas 2 433,95 €. Cette réduction peut être complexe à calculer et les erreurs ne sont pas rares. Si le contrôleur détermine que les versements effectués sont insuffisants, là encore il peut demander le redressement.
  • Les contrats collectifs : un redressement URSSAF peut concerner une mutuelle obligatoire comme tout autre contrat collectif de type retraite, santé ou encore prévoyance dès lors que des erreurs sont constatées dans leur mise en place ou leur paiement.

En cas de contrôle URSSAF qui aboutit à un redressement, le contrôleur vous fait part de ses observations et vous informe du montant à régulariser.

Vous disposez alors d’un délai de 30 jours pour régulariser votre situation, mais aussi pour répondre aux observations faites si vous le souhaitez.

Notez que l’URSSAF n’est pas obligée de tenir compte de vos remarques ou d’y répondre. Durant ce délai, vous avez le droit de demander à négocier le montant exigé ou de faire une demande de délai de paiement pour le redressement URSSAF.

Cette demande pourra cependant être refusée. De même, vous pouvez saisir la commission de recours amiable (CRA) pour contester le redressement.

Cette décision doit être réfléchie, car si vous n’obtenez pas gain de cause et que votre délai de régularisation expire entre temps, des pénalités de retard peuvent vous être demandées en plus du montant du redressement URSSAF.

Comment éviter le redressement en cas de contrôle de l'URSSAF ?

Comment éviter un redressement en cas de contrôle par l'URSSAF ?

Afin d’éviter un redressement de l’URSSAF, la solution la plus simple est encore de ne pas faire d’erreurs.

Les DAF doivent ainsi faire preuve d’une très grande rigueur administrative, ce qui concerne également la gestion des notes de frais : chaque dépense et chaque remboursement doivent pouvoir être justifiés.

Pour cela, montrez-vous vigilant sur ces différents points :

Les dépenses et leur remboursement ne doivent concerner que des frais professionnels

Ils doivent être conformes aux intérêts de l’entreprise, justifiés par un réel besoin dans l’activité exercée, et être raisonnables et cohérents.

Fournir toutes les pièces justificatives

L’URSSAF peut demander à contrôler différents justificatifs, comme les notes de frais de restaurant ou la carte grise des véhicules utilisés pour les déplacements professionnels, par exemple. Il est de votre responsabilité de pouvoir les fournir.

Chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif de note de frais légalement valable : de nombreux redressements sont dus à l’absence de ces justificatifs. Si l’employé n’est pas en mesure de présenter un justificatif, deux solutions pour le DAF : soit il refuse le remboursement, soit il lui accorde.

Dans ce dernier cas, la décision devra être exceptionnelle et concerner une dépense raisonnable. Il est aussi possible de demander à l’employé de rédiger une déclaration sur l’honneur attestant qu’il a perdu son justificatif.

Pensez-y : l’URSSAF accepte, sous certaines conditions, les justificatifs dématérialisés; si vous avez opté pour une solution comme Mooncard, par exemple, cela vous permet de retrouver aisément chaque justificatif de notes de frais.

Respecter la limite d’exonération des charges sociales pour le remboursement des frais professionnels

Respecter les modalités de remboursement

Deux solutions sont possibles : remboursement au réel sur justificatif ou remboursement forfaitaire.

En ce qui concerne les collaborateurs, il n’y a aucun souci à opter pour l’une ou l’autre de ces méthodes, mais attention : pour les dépenses effectuées par le gérant de l’entreprise, il est recommandé d’opter pour le remboursement au réel.

Plafonner les dépenses

Encore une fois, les frais remboursés doivent apparaitre comme étant conformes aux intérêts de l’entreprise et cohérents avec le contexte dans lequel ils s’inscrivent.

Être trop généreux avec ses employés, d’une manière qui n’est pas justifiée aux yeux de l’URSSAF, peut apparaitre comme des avantages en nature dissimulés. Vous devez donc plafonner les dépenses, puis veiller à respecter ces plafonds.

Un contrôle URSSAF peut être stressant, le contrôleur examine tout à la loupe et les erreurs de bonne foi ne sont pas impossibles, même en étant vigilant. En suivant nos conseils, vous vous assurez d’éviter au maximum les risques de redressement.

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