Comment choisir votre agence de voyages d'affaires ?

Agence de voyage d’affaires : nos conseils pour sélectionner le bon professionnel

Pour les entreprises fortement exposées à l’international et/ou dont la force de vente repose sur une équipe de commerciaux très mobiles, le choix de la bonne agence de voyage professionnel est stratégique pour une optimisation de la gestion des voyages d'affaires. En effet, il est courant que dans les entreprises, de nombreuses parties prenantes soient directement impliquées dans le processus de validation des déplacements professionnels, ce qui alourdit les process : la direction RH, la direction juridique, la direction d’achats, … Le choix d'une agence de voyages d'affaires semble être la solution. Mais comment choisir l'agence ? 

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Sachez tout d’abord que la signature d’un contrat avec une agence spécialisée afin de planifier, organiser et assurer le suivi de chaque déplacement professionnel de vos collaborateurs n’est pas, à strictement parler, une obligation.

Rien ne vous empêche, par exemple, de confier cette tâche à la direction administrative et financière ou encore au service comptabilité et logistique. 

Les voyages d'affaires représentent un grand budget pour les entreprises. Le gestionnaire des comptes sera en effet le plus à même de vous conseiller en analysant les habitudes de réservation de vos collaborateurs voyageurs d'affaires, en identifiant leurs habitudes et comportements lors des déplacements, ... 

Avant de taper dans la barre de recherche « agence professionnelle voyages d’affaires », il faut être au clair sur les besoins, les habitudes et les attentes de vos collaborateurs ayant le profil de voyageurs d’affaires : fréquence de voyage, destination, fournisseurs, besoins particuliers ... En effet, plusieurs de vos collaborateurs seront amenés à faire appel au service de l’agence de voyages d’affaires pour leurs déplacements professionnels, qu’il s’agisse de voyageurs fréquents ou occasionnels. La deuxième étape est bien sûr de concevoir une politique de voyages d’entreprise qui vous est propre : conditions d’organisation et déroulement des voyages d’affaires, dans cette politique doit aussi être précisé les modalités de remboursement des frais avancés, les frais qui sont identifiés comme des dépenses de déplacements professionnels. La politique voyages d’entreprise vise à certes contrôler les coûts et budget alloué mais aussi de veiller à la sécurité et au confort des voyageurs d’affaires de votre entreprise.

En accordant votre confiance à la bonne agence de voyages d’affaires qui s'occupera d'organiser vos déplacements de A à Z, toutefois, vous réaliserez vite des économies d’échelle importantes et gagnerez à la fois en efficacité et en mobilité !

Les avantages d'une agence de voyages d'affaires sont nombreux, parmi lesquels le gain de temps. Voici les principaux critères qui devront guider votre choix.

Réputation et crédibilité

De nombreuses agences considèrent le voyage professionnel comme une simple activité annexe et potentiellement lucrative qui viendra utilement compléter leur cœur d’activité, à savoir le voyage touristique et de loisirs. 

Le recours à une agence polyvalente pour organiser un voyage d’affaires n’est certes pas à exclure d’emblée, mais rappelez-vous que le cahier des charges d’un déplacement professionnel est autrement plus exigeant que celui d’un départ en vacances ! 

Pour vous assurer de la compétence d’une agence dans le domaine spécifique du voyage professionnel, des classements existent et vous permettent de jauger la réputation et la crédibilité de votre interlocuteur. 

Le classement annuel Buying Business Travel constitue notamment une bonne source à creuser si vous recherchez un prestataire haut de gamme et très spécialisé.

Au-delà de ça, n’hésitez pas à vous reposer sur les méthodes plus traditionnelles telles que le partage d’expérience avec les DAF d’autres entreprises ou encore la pêche à l’information sur les forums spécialisés.

Disponibilité et sens de l’initiative

Une agence de voyages d'affaires est efficace à partir du moment où elle prend le temps d'entrer en contact avec vos services afin de comprendre les habitudes de consommation des déplacements de vos collaborateurs, vos attentes et vos besoins i.e. les critères et fonctionnalités qui sont importants pour vous. Même avec le maximum de préparation et une anticipation constante, les voyageurs d’affaires les plus expérimentés ne connaissent que trop bien les imprévus de dernière minute qui peuvent gravement compromettre la réalisation de leur mission sur place.

Avion retardé ou annulé, intempéries de forte intensité, hôtel complet suite à l’oubli de la réservation… Une disponibilité 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 constitue une exigence de base pour toute agence de voyage d’affaires à l’international.

En effet, il faut revenir à ce qu'est un déplacement professionnel : une phase de pré-acheminement vers un lieu de transport comme une gare ou l'aéroport - de facto, des imprévus peuvent s'immiscer à chaque étape de votre trajet - que ce soit un retard dû au voyageur d'affaires ou un retard d'une compagnie aérienne ou ferroviaires, tout cela peut mettre en danger la bonne réalisation de la mission de votre collaborateur. Renseignez-vous attentivement sur les solutions mises à la disposition des clients pour signaler un problème, et sur les ressources dont dispose l’agence pour résoudre ce problème rapidement, à distance et sans risque. 

Au-delà de la simple réservation du voyage d’affaires, un professionnel fiable doit être en mesure de faire face à l’imprévu et de trouver par exemple un hôtel de dernière minute, un avion de remplacement, etc… Pour cela, privilégiez une agence qui soit flexible au maximum : possibilité de modifier les billets jusqu'à la dernière minute, intégration complète du parcours voyageur de son départ à son arrivée avec envoi des titres de transport, gestion des annulations ... 

Le choix des prestataires doit évidemment prendre en compte de la politique de voyages de votre entreprise

Rayonnement géographique

agence de voyage professionel

Toutes les entreprises ne sont pas exposées aux mêmes secteurs géographiques.

Une start-up innovante peut ainsi avoir besoin d’envoyer régulièrement ses représentants, ingénieurs et commerciaux en Amérique du Nord, tandis qu’un spécialiste de l’import-export devra par exemple avoir ses entrées en Asie du sud-est, en Europe de l’est ou encore au Maghreb.

De la même manière, une agence ne vous proposera pas nécessairement le même niveau de qualité pour l’organisation d’un voyage professionnel à l'étranger.

Cela s’explique notamment par le fait que ce professionnel dispose de relais, de partenaires et d’une expertise qui peuvent varier de façon considérable d’un pays à un autre.

Choisissez donc avec soin votre prestataire en fonction du secteur de prédilection de vos commerciaux !

Les agences internationales les plus prestigieuses sont plus chères, mais ont pour avantage d’être présentes absolument partout où vous pouvez avoir besoin d’elles. Les agences plus petites et spécialisées n’ont pas cet atout, mais peuvent souvent le compenser par une meilleure personnalisation de votre déplacement d'affaires.

Tarifs et facilités de paiement

Le budget d’un voyage d’affaires représente typiquement une part considérable des frais professionnels imputés par les cadres et salariés d’une grande entreprise internationale.

Le directeur administratif et financier se doit donc d’accorder la plus grande attention aux conditions tarifaires proposées, et ne pas hésiter à discuter les prix.

La perspective d’un gros volume de voyages à organiser, notamment, peut servir de levier de négociation avec l’agence.

Les éventuelles facilités de paiement proposées par le prestataire doivent aussi être prises en compte dans le choix du meilleur interlocuteur.

La possibilité de réserver un voyage d’affaires tout compris, incluant non seulement le vol mais aussi l’hébergement et la restauration, constitue une source de simplification évidente pour le DAF et évite la multiplication inutile des frais de voyage.

Services et prestations annexes

Le soin du client professionnel, un élément essentiel d'une agence de voyages d'affaires

En matière de déplacement professionnel, les petites attentions cumulées finissent par faire toute la différence !

Accordez toute votre attention à la qualité des prestations et services annexes proposés par l’agence de voyage : vos commerciaux et les autres cadres et salariés en voyage vous seront reconnaissants de leur faciliter ainsi la vie.

Une bonne agence de voyages professionnels peut s’impliquer très largement dans la réussite et le bon déroulement de la mission, en procédant par exemple à la réservation d’une salle de séminaire sur place et à sa préparation.

Si le voyage a pour but la prospection d’un nouveau marché, certaines pourront même vous fournir un carnet d’adresses complet pour faciliter le traitement de vos premières démarches et multiplier les contacts sans perdre une minute.

Organiser un déplacement professionnel requiert un haut niveau d’engagement, de technicité et de professionnalisme. Aujourd'hui, on demande de plus en plus aux agences une maîtrise des outils offline et online. Que les organisateurs soient disponibles en physique et en ligne est un véritable atout  pour les voyageurs d'affaires. Ainsi, un site web et/ou une application mobile peut être une option intéressante.

Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires en interne, le recours à une agence de voyages d’affaires est la meilleure manière d’ouvrir de nouveaux horizons de développement à votre entreprise.

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Article réédité le 16/10/2020

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