Le domaine de la comptabilité ne cesse d’évoluer et de se transformer grâce aux dernières évolutions technologiques. Désormais les logiciels de comptabilité en ligne se multiplient et accompagnent les dirigeants dans une prise en charge autonome de leur comptabilité.
Les dirigeants peuvent choisir entre un suivi comptable partiel, consistant à enregistrer les principaux éléments, ou un suivi comptable total consistant à se charger de l’ensemble de la comptabilité. Quel que soit le suivi choisi, il est nécessaire de passer par un logiciel de comptabilité en ligne.
L’offre de ces logiciels comptables se multiplie ces dernières années, le dirigeant doit prêter attention à choisir le logiciel le plus adapté à ses besoins et ceux de son entreprise.
Comment choisir le logiciel de comptabilité adapté ?
Le choix d’un logiciel de comptabilité adapté s’effectue en trois étapes :
- L’identification des caractéristiques dont vous avez besoin
- La sélection des logiciels présentant les fonctionnalités requises
- Test et sélection du logiciel adapté
Le choix d’un logiciel de comptabilité est important et se doit d’être bien réfléchi. Tous les logiciels de comptabilité ne proposent pas les mêmes offres, et il vous faut identifier les caractéristiques et fonctionnalités dont vous avez besoin dans le cadre de votre entreprise.
Il faut ensuite pré-sélectionner les logiciels semblants correspondre à vos besoins, avant de passer à l’étape du test, dans laquelle vous allez vérifier que les logiciels de comptabilité sont effectivement adaptés et correspondent à vos attentes et contraintes.
Attention car le meilleur logiciel de comptabilité n’est pas forcément le logiciel plébiscité par le plus grand nombre, ou le logiciel au meilleur prix, mais bien celui qui correspond à vos besoins autant dans les fonctionnalités proposées que dans les modalités d’utilisation, et encore le tarif.
Le fait de passer par un logiciel de comptabilité plutôt que par un expert-comptable physique permet une économie non négligeable. La digitalisation de la comptabilité permet de sélectionner les services dont vous avez besoin, pour engager le minimum de frais sur ce poste.
Identification, sélection et tri des différents logiciels
Il vous faut donc identifier vos besoins en compatibilité pour votre entreprise, en prenant soin d’anticiper les futures évolutions et développements de votre entreprise. Quelques considérations au sujet de votre entreprise peuvent vous aider à vous poser les bonnes questions dans le cadre de ce choix :
- La taille de votre entreprise, ainsi que la taille souhaitée en cas de développement et évolution, votre secteur d’activité
- Le budget de l’entreprise ainsi que le budget attaché au poste comptabilité
- Le secteur d’activité dans lequel vous évoluez
- Souhaitez-vous conserver un expert-comptable physique ou ou préférez-vous opter pour un expert-comptable en ligne ?
Il faut également se poser les questions sur les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise :
- Les fonctionnalités essentielles à votre activité : création et suivi de devis, gestion de commandes, facturation, suivi de recouvrement, tableau de bord… en fonction de votre activité et de ses besoins propres, certaines fonctionnalités sont primordiales, tandis que d’autres sont subsidiaires, il convient de classer les fonctionnalités dont vous avez besoin par ordre de priorité.
- Quelles sont les fonctionnalités dont vous pouvez avoir besoin dans le cadre du développement de votre activité. Le choix d’un logiciel de comptabilité doit être anticipé, au regard des futurs développements de votre entreprise, afin de ne pas avoir à changer quand votre entreprise évoluera.
- Avez-vous besoin que le logiciel de comptabilité communique avec d’autres modules de gestion d’entreprise, tel qu’un logiciel de paie par exemple ?
Lister les questions et les priorités pour votre entreprise n’est pas chose facile, mais constitue une étape indispensable pour choisir le logiciel de comptabilité adapté. Une fois cette étape achevée, vous devez obtenir la liste des critères que le logiciel devra remplir.
Si vous avez du mal à déterminer quels critères sont les plus importants, il est possible de noter chaque critère avec un niveau de priorité, et de les comparer avec chaque spécificité des logiciels proposés. Il est également possible de distinguer les fonctionnalités essentielles au suivi comptable de votre entreprise, et celles qui relèvent plus du confort ou de l’économie de temps plutôt que de l’indispensable.
Le fait d’échanger avec vos collaborateurs ou dirigeants exerçant dans le même type d’entreprise ou du même secteur d’activité peut vous d’obtenir des avis variés et émanant de différents angles.
Après avoir établi une sélection des critères importants, et des logiciels répondant à vos attentes, la période de test est primordiale. Il est possible de faire tester plusieurs logiciels par des collaborateurs sensibilisés et compétent dans ce sujet, et surtout par ceux qui auront la charge de l’utiliser à l’avenir.
Un grand nombre de services proposent de tester le produit sans engagement et gratuitement pendant quelques semaines, ce qui vous permet d’avoir un aperçu de leur utilisation.
Les points à prendre en considération avant de choisir votre logiciel
Si vous relevez jusqu’ici d’un expert-comptable traditionnel, il est possible de le consulter avant de choisir un logiciel de comptabilité afin de vérifier la compatibilité du logiciel avec lui dans le cas ou votre expert-comptable interviendra en complément du logiciel.
Tester plusieurs logiciels est indispensable et vous procure deux avantages :
- Un test permet de connaitre et comprendre les dernières évolutions, et comment les utiliser : les logiciels évoluant rapidement, les fonctionnalités de ces logiciels se renouvellent sans cesse, il est donc nécessaire de prendre le temps de les connaitre et les tester.
- Faire un test vous permet également de comparer les différentes fonctionnalités des logiciels, mais également leur simplicité d’utilisation, ainsi que d’anticiper en cas de formation nécessaire pour leur utilisation
Pour faire un choix stratégique sur votre logiciel de comptabilité, pas de secret ! Il est préférable de choisir un éditeur connu, gage de sérieux et de pérennité. Le fait de prendre un éditeur connu vous permet d’avoir une certaine garantie de fiabilité, mais également de prendre connaissance des avis des utilisateurs utilisant déjà le logiciel, avoir leurs retours, et éventuellement leurs critiques quant aux différentes fonctionnalités.
Attention toutefois à ne pas exclure d’office les logiciels peu connus, car certaines starts up en pleine croissance proposent des solutions toutes aussi attractives et performantes que les logiciels connus et pour des prix souvent plus attractifs.
Enfin, point primordial : la comptabilité est un domaine très réglementé. La loi impose aux entreprises de fournir certains documents comptables sur demande ainsi que de pouvoir justifier et tracer les flux de trésorerie. Il est donc indispensable que le logiciel de comptabilité puisse vous fournir les documents requis dans le format réglementaire, et que vous y ayez accès facilement et gratuitement.
