Comment bien préparer son voyage d’affaires ?

Les 10 choses à savoir avant de partir

99% des personnes interrogées dans une enquête menée par American Express Global Business Travel en 2019 estiment que les voyages d’affaires contribuent de manière essentielle au développement d’une entreprise. Pourtant seulement 23% des entreprises interrogées ont un département en charge de ces voyages d’affaires. Votre entreprise se trouve peut-être dans ce cas de figure. Dans ce cas, les collaborateurs et vous-mêmes vous retrouvez la plupart du temps face à un immense travail d’organisation.

Préparer un voyage d’affaire peut très vite devenir un vrai casse-tête qui vient pénaliser vos tâches habituelles jusqu’au jour du départ et même pendant toute la durée de votre déplacement professionnel. Entre le passeport à mettre à jour, les rendez-vous à planifier et la chemise mal pliée, le voyage d’affaireS associe à la fois des contraintes personnelLEs et des contraintes business ; ce qui n’est pas de tout repos. .

Il est conseillé de réaliser une check-list de tout ce que vous devez avoir sur vous pour réaliser à bien votre mission une fois sur place, mais surtout pour vous aider à avoir l’esprit tranquille quelques heures avant le départ et au cours de votre déplacement professionnel. Ainsi, cette check-list devra forcément se coupler à une to-do list. On vous énumère ici les 10 choses à savoir et à avoir préparé avant de partir pour votre voyage d’affaires.

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1/ Munissez-vous des documents indispensables pour voyager

Vérifiez que vos documents d’identité sont bien à jour au moment de votre départ et qu’ils restent en cours de validité au moment de votre retour également : passeport, carte d’identité, Visa, etc. En effet, en fonction de votre destination, il est possible que l’on demande à ce que votre passeport soit valide au moment du retour selon une certaine période par exemple de 5 mois ou de 6 mois. Sans quoi, votre retour pourrait être refusé ! Comptez ainsi un délai de validité de 3 à 6 mois après votre date de retour. N’oubliez pas de vous informer auprès du pays de destination.

Une fois vos dates de voyage fixées, faites tout de suite votre demande de passeport ou de visa.

En priorité, vérifier l’état de votre passeport puis intéressez-vous au visa en fonction de votre destination. Attention aux délais administratifs ! Pour établir de nouveaux documents ! Il est préférable de s’y prendre au moins 2 mois à l’avance pour être sûr d’entrer dans les clous en termes de temps.

Il faut compter minimum 4 semaines pour la création d’un passeport biométrique. Vous pouvez en faire la demande à tout moment dans la mairie de votre choix. Toutefois en cas d’un déplacement d’affaires justifié, il existe une procédure accélérée qui permet d’obtenir son passeport très rapidement (sous quelques jours). Vous devrez alors fournir un courrier de votre employeur.

Le permis de conduire : Le permis national est valable dans l’ensemble des pays de l’UE et de l’Espace Economique Européen. Le permis international, toujours accompagné du permis national, peut être demandé dans certains pays étrangers (Russie, Inde, Australie…).

Pour plus de sécurité, numérisez vos pièces d’identité et stockez-les dans un drive, un cloud ou même votre boîte mail. Ainsi, en cas de perte ou de vol, vous pourrez les retrouver à tout moment.

Guide : 10 conseils pour vous faciliter la gestion des notes de frais

2/ Soyez au point sur la logistique de votre voyage d’affaires

Si votre entreprise n’a pas fait appel à une agence d’organisation de voyages d’affaires (cf le 10ème point de cette liste), il est important d’organiser votre voyage en anticipant les possibles ponts afin de fluidifier votre déplacement. Prenons le cas où votre mission professionnelle se déroule à cheval entre plusieurs villes suivant un certains itinéraire, voyez s’il est envisageable de prendre un billet d’avion multi destination. Informez-vous sur les différents moyens de transport sur place afin d’avoir une visibilité sur les moyens de locomotion mis à votre disposition.

Voyage d'affaires : partez bien préparé !

De nos jours, toutes nos réservations de train, d’avion, d’hôtel ou autres sont sur notre smartphone. N’hésitez pas à imprimer vos documents pour éviter de paniquer si votre batterie décide de vous lâcher au mauvais moment.

Prévoyez à l’avance vos déplacements sur place.

Vous avez rendez-vous à 11h et un dîner d’affaire à 19h à l’opposé de la ville ? Notez à l’avance les adresses en indiquant comment vous comptez vous y rendre. Vous pouvez, par exemple, commander à l’avance un taxi ou louer une voiture pour être certain de ne pas arriver en retard à votre rendez-vous.

Bon plan : Demandez toujours une confirmation écrite de toutes vos réservations.

N’oubliez pas de prendre en compte les décalages horaires et les embouteillages à votre arrivée. Renseignez-vous au préalable sur votre téléphone du trafic pour éviter les mauvaises surprises.

3/ Moyens de paiement : adaptez-vous au pays

Qu’importe où vous devez voyager, dans l’UE ou dans le reste du monde, il est absolument nécessaire d’avoir une carte de paiement internationale utilisable et acceptée à l'international.

Assurez-vous que la carte corporate que l'entreprise vous a fournie fonctionne également à l’international.

Même si les bureaux de change peuvent être monnaie courante dans tous les aéroports, n’hésitez pas à avoir un peu de monnaie dans votre poche dans la devise locale.

Petit plus : Prévoyez une enveloppe ou une pochette avec vous, elle vous sera très utile pour y ranger tous vos justificatifs (hôtels, restaurants, taxi…) afin de procéder au remboursement des notes de frais dans les normes de comptabilité !.

Il est important que vous soyez au clair sur la politique de dépenses et la politique de déplacement de votre entreprise afin d'avoir connaissance des frais qui sont pris en charge par l'entreprise et qui feront l'objet d'un remboursement via les notes de frais et les frais qui ne le sont pas et qui devront être pris en charge personnellement. Faire ce travail en amont vous déchargera d'une certaine charge mentale liée à la question des notes de frais. Ayez aussi en tête le type de remboursement pris en compte par votre employeur : remboursement frais réels ou remboursement forfaitaire.

4/ Voyagez en bonne santé

Assurez-vous d’être bien à jour au niveau de vos vaccins : que ce soit pour les vaccins obligatoires ou ceux spécifiques au pays dans lequel vous vous rendez. Demandez à votre médecin ou à l’institut de vaccinations votre carnet de vaccinations international.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter le site de l’Institut Pasteur, vous y trouverez les recommandations générales et les recommandations détaillées par pays.

Si vous voyagez en Europe, vous devez vous munir de la CEAM, la carte européenne d’assurance maladie. Dans le cas d’un voyage dans le reste du monde, vous devez souscrire à une assurance d’assistance maladie et de rapatriement.

Si vous suivez un traitement, n’oubliez pas de prendre avec vous votre ordonnance. Elle vous sera très utile en cas de perte ou d’oubli de votre traitement et vous permettra de justifier la présence de vos médicaments dans vos bagages.

Enfin, n’oubliez pas la petite trousse à pharmacie du voyage : des pansements de différentes tailles, un désinfectant, une crème cicatrisante, des mouchoirs, de l’Aspirine ou du Doliprane contre les maux de tête peuvent toujours être très utiles.

Notez quelque part le numéro de téléphone de votre assurance, il vous sera indispensable en cas de problème.

5/ Téléphonie, communication et prises électriques : soyez prévenant

Voyage d'affaires : prévoyez un forfait mobile pour l'étranger et un adaptateur de prise.

Prévoyez un forfait mobile pour appeler à l’étranger

Attention, il y a des cas où les factures de téléphone mobile peuvent dépasser plusieurs centaines d’euros pour quelques jours de voyage.

Assurez-vous de désactiver les données à l’étranger et procurez-vous une carte SIM spécifique au pays.

En général, privilégiez les abonnements avec un accès à Internet pour pouvoir communiquer en toute simplicité à l’intérieur comme à l’extérieur du pays dans lequel vous vous trouvez.

N’oubliez pas de vous procurer un adaptateur de prise électrique pour votre téléphone comme pour votre PC portable. La forme des prises variant d'un pays à l'autre, vous éviterez ainsi de vous retrouver à court de batterie en pleine présentation.

6/ Rendez accessibles les documents professionnels représentant votre entreprise

Tous les documents utiles et indispensables à votre mission doivent être à portée de main.

Tout d’abord, n’oubliez pas de vous munir d’un stock suffisant de cartes de visite ! Elles sont indispensables lors de vos déplacements professionnels. Vous pouvez utilement les donner à vos interlocuteurs lors de votre présentation, lors d’une réunion ou peut-être même à la personne assise à côté de vous dans le train après une discussion qui s'est bien déroulée.

Dans certains pays (comme les Etats-Unis ou encore en Asie), l’échange de cartes de visite relève de la tradition et est absolument indispensable ; son absence peut ruiner un contact professionnel.

N’oubliez pas d’en prévoir quelques-unes traduites dans la langue du pays concerné et quelques-unes en anglais également.

Faites de même pour tous les documents que vous souhaitez décliner lors de votre présentation : flyers, présentation PowerPoint…

Il est recommandé de disposer de vos documents sur deux emplacements différents, en cas de panne de votre ordinateur. Vous pouvez par exemple les envoyer par mail sur une boîte consultable à distance (Gmail). Il vous sera facile d’y accéder par n’importe quel ordinateur. Ou alors munissez-vous d’une version papier de vos documents professionnels. Il est d’ailleurs préférable d’emporter votre ordinateur professionnel et non personnel pour mener à bien vos missions professionnelles.

7/ Prévoyez votre absence au bureau

Un voyage d’affaires signifie une période d’absence derrière votre bureau.

Pour éviter l’accumulation de mails non lus à votre retour, mettez en place un mail automatique. Dans votre mail, indiquez les dates de votre indisponibilité ainsi que le numéro de téléphone ou le mail de la personne à contacter en votre absence. Vous pouvez également préciser le motif de votre absence si besoin.

Planifiez votre absence avec vos collaborateurs

Faîtes une liste des tâches importantes à réaliser et déléguez vos dossiers les plus importants le temps de votre absence.

8/ Prévoyez des vêtements professionnels

Voyage d'affaires : prévoyez des vêtements professionnels de circonstance

 

Première méthode classique et simple : regardez la météo du pays concerné avant de partir. Vous éviterez ainsi de vous retrouver avec un col roulé par 30 degrés à l’ombre.

Mais ce n’est pas tout, prévoyez des vêtements adéquats en fonction des évènements auxquels vous allez assister. Un gala ne se prépare pas de la même façon qu’une réunion tant dans la présentation que dans la tenue vestimentaire.

Un autre paramètre très important est aussi à prendre en compte : quelle est la culture professionnelle du pays dans lequel vous vous rendez ? Y a-t-il une culture vestimentaire particulière ? Adapter votre garde-robe suivant cet axe de réflexion inter-culturelle vous fera d’ores et déjà gagner des points auprès de l’audience ! Informez-vous car certaines couleurs ne sont pas bien perçues dans certains pays et pourraient offenser vos partenaires commerciaux.

9/ N’oubliez pas de vous reposer pendant vos trajets

Déconnectez-vous de votre travail pendant le trajet. En restant trop penché sur votre téléphone ou votre ordinateur, votre esprit ne pourra pas se détendre. Or, en déplacement professionnel, l’objectif est d’optimiser au mieux les rendez-vous professionnels. Et vous ne serez au top de votre forme que si vous avez l’esprit clair et reposé.

Relâchez les tensions, détendez-vous avec un bon livre, une série ou une petite sieste le temps d’un vol ou d’un train.

Déconnectez-vous quelques heures pour reprendre des forces. Le décalage horaire peut aussi être facteur de fatigue, veillez à ce que votre montre et vos appareils suivent l’heure locale pour vous y accoutumer.

10/ Respectez rigoureusement votre check-list ou sollicitez une agence de voyages d’affaires

« Dans le monde, 200 milliards sont investis chaque année dans les voyages d’affaires. »

Pour vous faciliter la tâche, il existe des agences organisatrices de voyages d’affaires.

Elles vous aideront à :

  • Vous organiser : en effet les agences se chargent de l’ensemble de la logistique, que ce soit la réservation de billets, l’affrètement des véhicules sur place, la réservation de la chambre d’hôtel, … Elles sont surtout une référence pour vous ; elles vous conseilleront en amont, pendant et après votre voyage d’affaires en respectant vos habitudes de voyage ;
  • Définir un budget fixe en raccord avec la politique de déplacement de votre entreprise ;
  • Vous éviter les pièges liés aux formalités administratives d’entrée dans certains pays.

Les agences de tourisme d’affaires sont habituées à anticiper les différents imprévus.

Il vous est possible d’inscrire votre voyage sur le portail Ariane afin de recevoir en temps réel des consignes de sécurité du gouvernement français sur la situation du pays où vous êtes en déplacement. Il s’agit d’une plateforme lancée par le gouvernement afin d’aider les voyageurs français expatriés à l’étranger.

Les points-clés à retenir :

  • N’oubliez pas vos documents que ce soit votre passeport ou votre présentation et tout document indispensable à votre mission professionnelle et à votre voyage 
  • Adaptez-vous en fonction du pays dans lequel vous voyagez : devises, adaptateur électrique, forfait mobile, tenue vestimentaire …
  • Prenez soin de votre santé en prenant une assurance internationale ou européenne.
  • Soyez prudent(e) en notant quelque part votre numéro d’assurance pour pouvoir les contacter en cas de besoins.
  • Prévoyez votre absence au bureau en prévenant vos collaborateurs.
  • Respectez votre check-list et détendez-vous sur le trajet.

Article réédité le 04/12/20

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