Processus administratifs : Comment optimiser votre temps ?

Le 02.04.2021

  

Nombreuses sont les situations où vous avez l’impression, parfois justifiée, de perdre du temps inutilement au travail. Processus administratifs longs et répétitifs, attente de documents bloquant l'avancée sur des dossiers, gestion des notes de frais : la liste est longue.

Comment optimiser ces processus et tâches chronophages ? Mooncard vous livre quelques conseils.


New call-to-action

Mettez fin à la "réunionite"

16.

C'est le nombre d'années qu'un manager passe en moyenne en réunion. 

Sur ces 1000 heures de réunion par an, il s'avère que 372 sont inutiles. Les réunions trop longues vous font perdre plus d’une heure de votre temps chaque jour.

Bien entendu, les réunions sont essentielles, mais est-ce vraiment nécessaire d’y passer autant de temps ?

Il est essentiel d'optimiser le temps que vous passez en réunion.

Arrivez à l’heure aux réunions, près de 80 % des réunions commencent en retard et c’est à chaque fois plus de 10 Minutes de perdues ! Commencez par appliquer cette bonne résolution à vous-même, puis incitez les autres à en faire autant.

Réduisez le nombre de réunions, elles seront d’autant mieux préparées.

Restez debout pour les réunions courtes, les participants auront moins tendance à la faire durer inutilement et à rêvasser.

Fixez un ordre du jour précis, et ne vous en éloignez pas. Cela vous permettra de conduire votre réunion selon un objectif précis et de prendre des décisions rapidement.

Finissez vos réunions à l’heure.

Appliquez ces quelques règles et le temps perdu en réunion diminuera drastiquement. Autant de temps gagné que vous pourrez employer à d’autres tâches.

 New Call-to-action

Gérez votre boîte mail efficacement

En moyenne, on répond à 110 mails par jour au travail, ce qui mobilise 25% de votre temps de travail.

Votre boîte mail peut entrainer une perte d’efficacité au travail si elle est mal gérée. C’est la même chose pour Slack, ou tout autre outil de communication que vous utilisez : si vous vous interrompez à chaque notification, votre productivité en prend un coup.

Quelques réflexes simples permettent gagner en productivité en gérant mieux votre boîte mail.

Appliquez des filtres : classez vos contacts dans différents dossiers. Ne gardez que les messages urgents dans votre boîte principale et classez les autres dans différents dossiers, il vous sera plus facile de les retrouver et de les traiter plus efficacement.

Organisez votre temps: traitez vos emails par lots de 10, puis passez à autre chose. Pas besoin de répondre immédiatement. Ne laissez pas les mails interrompre un dossier en cours, finissez votre tâche avant de consulter votre boîte mails ou d’ouvrir Slack.

Identifiez les mails auxquels vous pouvez répondre en 5 minutes : répondez immédiatement à ceux-là et intégrez les autres à votre liste de tâches pour la journée.

N’envoyez pas de mails inutiles: interrogez-vous sur le motif de votre mail. Est-il bien nécessaire ? Il est inutile de surcharger la boîte mail de vos collègues. Évitez également de répondre systématiquement, faites-le seulement quand cela est nécessaire.

Une bonne gestion de votre boîte mail développera votre efficacité et vous permettra de gagner en productivité.

Automatisez la gestion de vos notes de frais

La gestion des notes de frais est une activité redondante, chronophage, qui génère peu de valeur ajoutée. Entre la course aux justificatifs, la saisie manuelle sur Excel, la vérification par le comptable, la gestion des notes de frais est très lourde. Elle est aussi source de stress entre la direction financière et la direction commerciale.

En moyenne, la gestion des notes de frais fait perdre deux heures par mois à chaque collaborateur.

Encore une fois, il est possible d’être plus productif grâce à quelques principes simples.

Établissez un modèle de note de frais : cela permettra aux collaborateurs de limiter les erreurs à la saisie ainsi que les oublis.

Définissez une politique de dépenses claire : donnez des règles claires à vos salariés, fixez précisément les délais de traitement des demandes et de remboursement, définissez quelles dépenses sont remboursables et à quelle hauteur, etc.

Découvrez les règles d'or pour construire une politique de dépense optimale dans notre livre blanc.

Misez sur les bons outils Web : les notes de frais se digitalisent, de nombreux outils numériques permettent de faciliter le remplissage pour les salariés, les ressaisies pour le DAF. Ces outils permettent de réduire de 79% le temps passé sur la saisie.

Automatisez au maximum le processus : confiez des cartes d’entreprise, elles ont connu une grande évolution au cours des dernières années. Certaines de ces cartes de dépenses professionnelles sont sécurisées et reliées à des plateformes informatiques qui vous permettent de visualiser les dépenses et de les contrôler et d’intégrer directement les données dans votre logiciel comptable.

Mooncard vous permet d'automatiser le processus de gestion de vos dépenses professionnelles, depuis le paiement jusqu'à l'intégration comptable : votre processus est optimisé et vos comptables, financiers, collaborateurs gagnent du temps !

💡Vous souhaitez avoir plus d'informations sur les solutions Mooncard ? Des conseillers sont disponibles pour vous accompagner, réservez votre démo.

Une bonne gestion des notes de frais permet de gagner en productivité, mais également d’avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses d’entreprise.

Adoptez une communication claire

Que ce soit dans un processus de validation interne ou dans une relation avec un prestataire externe, les délais de validation ou d’exécution d’une demande peuvent être bloquants.

Quelques bonnes pratiques simples permettent d’éviter les pertes de temps et de gagner en productivité.

Envoyez des consignes claires et détaillées à votre prestataire. Mieux vaut planifier en amont son action et lui communiquer un cahier des charges précis avec des délais à respecter, plutôt que de le laisser dans le flou. Vous recevrez un rendu proche de vos attentes et dans les temps impartis.

Limitez le nombre de validations nécessaires. Identifiez les tâches mineures à faible valeur ajoutée et assurez-vous que leur validation peut être effectuée rapidement, en nommant un responsable unique par exemple.

Donnez plus de marge à vos équipes : ne pas valider systématiquement tous les documents et supports de vos équipes leur permettra de gagner en autonomie et augmentera certainement leur motivation.

Utilisez les reportings à bon escient

Les 2/3 des salariés français trouvent que le reporting prend trop de temps. Rien d’étonnant, quand on sait que les managers français y consacrent 40% de leur temps en moyenne.  Il est difficile de réduire ce temps, en revanche on peut l’employer utilement pour gagner en productivité.

Faites du reporting utile pour vous et pas uniquement à votre hiérarchie. Proposez à votre chef de modifier ou compléter quelques indicateurs, profitez-en pour détailler les tâches effectuées et les objectifs atteints.  Vous gagnerez ensuite du temps lorsque vous devrez écrire vos rapports !

Sollicitez vos équipes en amont, afin d’éviter d’être bloqué faute d’informations essentielles. Collectez les données dont vous avez besoin au fur et à mesure, pas uniquement au dernier moment. 

Discutez avec votre N+1 de la fréquence et de la date de livraison de vos rapports, surtout s’il a tendance à vous les demander au dernier moment. Avoir une date précise dans la semaine vous permettra de vous organiser et de gagner en efficacité.

Les points clés à retenir :

  • Optimisez le temps passé en réunion, c’est un premier moyen de gagner en productivité.
  • Gérez efficacement votre boîte mail. Vous vous dégagerez du temps, gagnerez en concentration et serez plus productifs. 
  • Automatisez au maximum la gestion de vos notes de frais. La mise en place de processus simples permettra à la direction financière comme aux commerciaux et collaborateurs de gagner du temps.
  • Donnez des consignes claires et limitez le nombre de validations nécessaires.
  • Tirez profit du reporting. Planifiez-le pour y passer le moins de temps possible et utilisez-le dans votre intérêt.

New call-to-action

Article réédité le 19/05/2021

Par Tristan Leteurtre

Se tenir au courant des dernières actualités

Tous nos conseils sur la gestion des notes de frais en un email

Livre blanc

Étude IFOP x Mooncard

L’impact du travail sur la vie privée en 2021

Télécharger l'étude

Sur la même thématique :

Les notes de frais se digitalisent : dites adieu à Excel

8 avr. 2021

Prenez le contrôle de vos notes de frais C’est un fait, 90% des employés avancent des frais avec leur carte personnelle dans la peur de ne jamais être remboursés. Une véritable problématique...

Clôture comptable et notes de frais : Excel vous fait perdre du temps

6 avr. 2018

Demandez à votre comptable quelle est la pire période de l’année. Il vous répondra immanquablement : « la clôture » ! Demandez-lui ensuite quels sont les « points noirs » d’une clôture : il ou...

La carte bancaire d'entreprise : 6 avantages pour augmenter la productivité de vos équipes.

1 avr. 2021

La gestion des dépenses professionnelles est chronophage et souvent fastidieuse pour les différents acteurs de l'entreprise. Bien qu'elle ne soit généralement pas une priorité, avoir une gestion...