Cartes de paiement en entreprise : choix financiers et avancées RH

Voyages d’affaire, déplacements professionnels, restauration, essence… Largement répandues dans le monde de l’entreprise, les cartes de paiement sectorisent les dépenses des collaborateurs et jouent la transparence avec les équipes dirigeantes et financières.

  • Un panel de cartes de paiement en entreprise
  • Les enjeux financiers des différentes cartes en entreprise
  • Les enjeux concernant les ressources humaines

Un panel de cartes de paiement en entreprise 

Carte carburant, restaurant, Banque affaire ou encore la fameuse AMEX… Les cartes de paiement sont nombreuses aujourd’hui dans le milieu professionnel. Parfois même un peu trop. On fait le point sur les différentes options auxquelles font face les directeurs financiers et responsables RH sur l’épineuse question des dépenses professionnelles. 

La carte personnelle

Classique. L’entreprise décide de rembourser les frais personnels engagés par ses collaborateurs. Afin d’être remboursé, le salarié doit justifier ses dépenses. 

Bien souvent, les notes de frais deviennent alors un véritable ralentissement pour l’entreprise et une source d’irritation pour ses collaborateurs. Généralement couplé à Excel, ce système d’avance de frais laisse place à des scenarii redondants : perte de justificatifs et de temps, remboursements tardifs, perte d’argent… 

Si l’utilisation de la carte bancaire personnelle des salariés paraît pratique dans un premier temps pour l’entreprise, on comprend rapidement à quel point elle peut en réalité cristalliser les relations au bureau. 

La carte Restaurant

Populaire. Miroir digital des tickets resto, elle est plafonnée à 19€ par jour. Quelques avantages pour le salarié : contrairement aux tickets, elle peut s’utiliser sur les plateformes de livraison telles que Uber eats, Deliveroo, Déj Box… On peut suivre et gérer son budget en ligne et la facturation se fait au centime près. Pour une dématérialisation complète, on peut payer directement avec son smartphone dans les supermarchés via Apple Pay, Google Pay ou Samsung Pay

Cette carte, bien qu’elle offre des réductions avantageuses pour l’utilisateur et qu’elle soit une véritable révolution pour les responsables RH, n’est liée qu’aux repas. Contraignant donc lorsque vos collaborateurs sont amenés à se déplacer en France ou à l’étranger. 
PS : Pour toutes les dépenses d’équipes, demandes de dématérialisation de tickets restaurant papiers, cagnottes gratuites, remboursements rapides, l’application Swile est très utile !  

La carte carburant 

Itinérante. Alliée de taille pour vos commerciaux et représentants mobiles. Attention cependant à bien la choisir : la plupart des cartes carburant sont limitées à un seul réseau de distribution. Si certaines apportent des réductions pour le porteur, la plupart d’entre elles ne garantissent que les dépenses liées aux pleins d’essence.

L’entreprise devra donc se soucier en parallèle de gérer les assurances, l’entretien, les réparations, les contraventions, les parking, lavage, les stationnements sur bornes électriques, les autoroute et autres frais liés à l’utilisation de ses véhicules.
La carte Mobilité, cousine de la carte carburant, propose certains de ces services annexes.

Retrouvez notre fiche comparative des cartes de paiement en entreprise ici

Carte logée

Compact. Les frais principaux de déplacements de vos collaborateurs sont rassemblés sur une seule et même facture. Pratique, certes, mais les petits à-côtés liés à la restaurations ou aux transports en commun ne sont pas pris en compte. Ce qui induit que des notes de frais seront probablement générées au moment du retour des voyages d’affaire ou déplacements professionnels de vos collaborateurs.
Par ailleurs, de nombreux tour operator n’utilisent pas la carte Logée.  

Gestion de note de frais : comment garder un œil sur les dépenses "hors politiques" ?

Carte Affaire banque

Optimisée. Conçue par les établissements bancaires afin d’optimiser les frais professionnels de leurs clients corporate, la carte affaire est utilisée en parfaite autonomie par vos collaborateurs.

Elle optimise votre gestion budgétaire grâce aux différents relevés qu’elle vous fournit chaque jour, semaine ou mois (en fonction de vos préférences). Ces relevés - papiers ou électroniques - peuvent également vous aider à améliorer la marge de négociation avec vos fournisseurs.

À noter qu’une carte affaire est certes payée par l’entreprise mais débite le compte du salarié. Des notes de frais seront donc à régularisées…

L’AMEX, American Express

US first. La carte est reliée directement au compte de l’entreprise et est gérée en toute autonomie par le salarié. Elle est équipée de garanties et avantages spécifiques aux voyages d’affaires. Son titulaire est automatiquement inscrit au programme fidélité American Express.

Peu voire pas acceptée en Europe, la fameuse AMEX ne sera véritablement utile que sur le continent américain.

Mooncard, la carte entreprise

En toute transparence. Vos salariés n’ont plus besoin d’une carte spécifique aux voyages d’affaire, à la restauration ou aux déplacements professionnels. Ils ne perdent plus de temps, ni leurs justificatifs, ils n’engagent pas leurs fonds personnels. Avec Mooncard, la carte de paiement la plus paramétrable du marché, chaque salarié a sa carte reliée au compte de l’entreprise.

Grâce au gestionnaire en ligne, vous gérez les plafonds de chacune des cartes, délimitez les transactions à certains types de commerces et vous avez accès aux flux de dépenses en direct.

Enfait, vous avez un contrôle total sur les sorties d’argent effectuées par vos salariés et – surprise ! – les écritures comptables sont elles aussi automatiquement générées.

RH, financiers, dirigeants : gardez le contrôle de votre trésorerie

Avec près de 60 paramètres, Mooncard propose une carte Mastercard la plus ajustable du marché. Plafonds, retraits, dépenses, zones géographiques, la carte Mooncard est utilisable partout dans le monde et vous assure un suivi en direct des dépenses grâce à votre gestionnaire en ligne.

À tout moment, vous pouvez bloquer une carte, augmenter son plafond, paramétrer ses autorisations de transactions, rajouter du budget…

Comment ça fonctionne ?

Vos collaborateurs dépensent un solde que vous avez le contrôle de changer.

Une fois la dépense effectuée, ils reçoivent un SMS de confirmation et prennent en photo le reçu de leur achat afin que celui-ci soit directement ajouté à votre gestionnaire de dépenses en ligne.

En cas de difficultés en France ou à l’étranger, toutes les cartes Mooncard sont assurées par Allianz et Mondial Assistance.

Si vous optez pour une Mooncard X, votre carte d’entreprise devient même votre assistant personnel.

 

Avec cette solution d’automatisation de gestion des notes de frais et de simplification des dépenses professionnelles en général, Mooncard marque son envie de lutter contre cette charge mentale qui peut peser sur les épaules de vos collaborateurs lorsque ceux-ci ne sont pas (bien) équipés.

En novembre 2019, Mooncard et l’Ifop ont ainsi démontré par le biais d’une étude menée sur plus de 1000 cadres, que ces derniers vivent le « syndrome du vase qui déborde ». 81% d’entre eux affirment avoir globalement plus de choses à faire qu’avant, 74% assurent recevoir trop de messages électroniques, 77% expriment avoir « trop de tâches à gérer en même temps ».

Et parmi les plus pénibles : la gestion des mails et la fréquence des réunions (63%), ainsi que la gestion des notes de frais (41%).

Laissez exprimer tout le talent de vos collaborateurs : épargnez-leur la corvée des notes de frais !

Les enjeux financiers des différentes cartes en entreprise

Tout d’abord, si l’entreprise souhaite équiper ses collaborateurs de cartes bancaires corporate c’est généralement pour plusieurs raisons :

  • La carte bancaire corporate offre à l’entreprise une meilleure vision des dépenses effectuées ;
  • L’entreprise peut donc mieux contrôler ces dépenses professionnelles ;
  • La carte d’entreprise offre plus d’autonomie à vos collaborateurs, elle est gage de confiance ;
  • La gestion des notes de frais est abrogée.

Il faut savoir qu’en règle générale, toutes les banques proposent des cartes entreprises. Ces cartes ont la plupart du temps des plafonds fixes et ne sont liées au compte de l’entreprise que par des interfaces classiques : vous n’avez pas de gestionnaire en ligne pour consulter et gérer les dépenses en direct.

Pour avoir accès à ce service et être à-même de pouvoir réellement maîtriser le budget de ces cartes, tournez-vous vers la fintech (nous pourrions vous recommander un acteur particulièrement qualifié en la matière).  

En fonction du secteur de l’entreprise et des rôles des collaborateurs, les différentes cartes énumérées plus haut peuvent correspondre à un certains nombre de vos attentes.

En utilisant la carte personnelle de vos salariés, vous ne remboursez les frais engagés qu’avec l’apport de justificatifs. Si la pratique est largement répandue, elle fait débat et – n’ayons pas peur des mots – désespère un peu. En moyenne avec une Mooncard reliée à son gestionnaire en ligne de dépenses, vous économisez 1800 euros par an et par… collaborateur !

Avec Mooncard, dites adieu à la gestion des notes de frais

La carte restaurant reste exclusivement réservée à l’achat de repas dans le cadre professionnel. Au même titre que les tickets restaurant, l’entreprise doit participer entre 50% et 60% aux frais de ces titres. L’autre partie étant complétée par le salarié.

Une carte carburant, bien que peu onéreuse (comptez environ 30 euros par an et par carte), restreint son utilisateur à certains réseaux de distribution. Certaines cartes proposent des réductions de quelques centimes sur le prix du litre tandis que d’autres vont proposer à leurs clients grands comptes un prix identique – négocié en amont – au niveau national. Quoi qu’il en soit, la carte carburant classique ne comptabilise pas le prix de l’abonnement télépéage, des parkings, de l’assurance ou tout simplement du détour qu’il est parfois nécessaire de faire pour s’arrêter dans la bonne station essence…  

La carte Logée offre l’avantage d’une facturation mensuelle unique par détenteur. L’entreprise reçoit de son agence de voyages une fois par mois un fichier où sont répertoriées toutes les transactions bancaires effectuées avec la carte.

En parallèle, le salarié parti en voyage d’affaire doit fournir les relevés associés à ses dépenses.

Si la facturation unique est un sérieux avantage, quid de la réelle maîtrise des dépenses ? La carte logée n’offre pas d’interface où l’utilisation de la carte peut être modifiée à tout moment.

La carte Affaire, généralement payée par l’entreprise, débite le compte du salarié. Dès lors qu’un collaborateur est débité dans le cadre de ses missions professionnelles, cela induit qu’il devra justifier ses dépenses et donc… générer des notes de frais. Le serpent qui se mord la queue. La carte affaire est pourtant très répandue et appréciée pour son paiement différé offrant un contrôle final avant la transaction.

Carte entreprise vs carte affaire : notre avis et la bonne solution

Quand on évoque l’AMEX, on pense bien sûr aux fameux Travelers Cheques.

Outre l’exotisme que peut générer une American Express (qui s’estompe rapidement à la vue de son prix annuel) c’est surtout son programme fidélité qui a construit sa notoriété. Les dépenses enregistrées se convertissent en points de fidélité qui par la suite permettent des avantages supplémentaires ou des achats. À force de dépenses avec votre AMEX, vous cumulez des Miles et alimentez votre programme Flying Blue.

Idéal ? Presque… L’AMEX est très peu répandue en Europe. Elle est plus utile outre-Atlantique.        

Profitez d’une assurance internationale avec Mooncard et ses partenaires Allianz et Mondial Assistance

Les enjeux concernant les ressources humaines

Toutes ces cartes ont des objectifs communs : gagnez du temps, mieux gérer sa trésorerie, offrir plus d’autonomie aux collaborateurs de confiance. Mais trop cloisonnées et sectorisées sur des situations récurrentes en entreprise (les notes de frais, les frais kilométriques, les voyages d’affaires, les déplacements professionnels etc), elles n’apportent finalement pas de solution concrète.

Afin d’apaiser les irritations qui peuvent naître de remboursements tardifs, d’avances de frais, de pertes de justificatifs ou de dépenses rejetées, rien de mieux que de jouer la carte de la transparence.

Avec son gestionnaire de dépenses en ligne, Mooncard vient d’abord décharger le salarié de la gestion lassante et répétitive de ses notes de frais. Fini les vendredis soirs à trier ses justificatifs et remplir manuellement des tableaux Excel.

Mooncard vous propose ensuite de fluidifier ces discutions d’argent parfois délicates à aborder entre dirigeants et collaborateurs. Grâce à son interface ultra simple et près de 60 paramètres disponibles pour chaque carte, vous maîtrisez vraiment votre budget. Vos salariés savent exactement ce qu’ils peuvent dépenser, pour quelle raison, à quel endroit et pendant combien de temps.

Au moment d’un achat, un sms leur demande de prendre en photo le justificatif de leur dépense. Cette dernière est instantanément comptabilisée et enregistrée dans votre gestionnaire en ligne de dépenses.

Enfin, la carte Mastercard Mooncard peut s’utiliser n’importe où à l’international et pour tout type de dépense professionnelle : déplacements, voyages d’affaire, abonnements, fournitures professionnelles, locations de voiture, organisation d’événements, frais kilométriques…

En définitif, Mooncard aide les talents de votre entreprise à mieux s’exprimer en leur ôtant la charge mentale de la gestion des dépenses professionnelles.

Et vous ? Vous maîtrisez vraiment votre trésorerie.