Voyages d’affaire, déplacements professionnels, restauration, essence… Largement répandues dans le monde de l’entreprise, les cartes de paiement sectorisent les dépenses des collaborateurs et jouent la transparence avec les équipes dirigeantes et financières.
Un panel de cartes de paiement en entreprise
Carte carburant, restaurant, Banque affaire ou encore American Express… Les cartes de paiement sont nombreuses aujourd’hui dans le milieu professionnel. On fait le point sur les différentes options qui se présentent aux directeurs financiers et responsable RH pour résoudre la question des dépenses professionnelles.
La carte personnelle
Comment cela fonctionne ?
L’entreprise décide de rembourser les frais personnels engagés par ses collaborateurs. Afin d’être remboursé, le salarié doit justifier ses dépenses en faisant une note de frais papier.
Bien souvent, les notes de frais deviennent alors un véritable ralentissement pour l’entreprise et une source d’irritation pour ses collaborateurs. Généralement couplé à Excel, ce système d’avance de frais laisse place à des scenarii redondants : perte de justificatifs et de temps, remboursements tardifs, perte d’argent…
Si l’utilisation de la carte bancaire personnelle des salariés paraît pratique dans un premier temps pour l’entreprise, la charge administrative et mentale qui en découle peut freiner la productivité des différents acteurs de l'entreprise.
La carte Restaurant
Miroir digital des tickets resto, elle est plafonnée à 19€ par jour. Quelques avantages pour le salarié : contrairement aux tickets, elle peut s’utiliser sur les plateformes de livraison telles que Uber eats, Deliveroo, Déj Box… On peut suivre et gérer son budget en ligne et la facturation se fait au centime près. Pour une dématérialisation complète, on peut payer directement avec son smartphone dans les supermarchés via Apple Pay, Google Pay ou Samsung Pay.
Cette carte, bien qu’elle offre des réductions avantageuses pour l’utilisateur et qu’elle soit une véritable révolution pour les responsables RH, n’est liée qu’aux repas. Contraignant donc lorsque vos collaborateurs sont amenés à se déplacer en France ou à l’étranger.
PS : Pour toutes les dépenses d’équipes, demandes de dématérialisation de tickets restaurant papiers, cagnottes gratuites, remboursements rapides, l’application Swile est très utile !
La carte carburant
Alliée de taille pour vos commerciaux et représentants mobiles. Attention cependant à bien la choisir : la plupart des cartes carburant sont limitées à un seul réseau de distribution. Si certaines apportent des réductions pour le porteur, la plupart d’entre elles ne garantissent que les dépenses liées aux pleins d’essence.
L’entreprise devra donc se soucier en parallèle de gérer les assurances, l’entretien, les réparations, les contraventions, les parking, lavage, les stationnements sur bornes électriques, les autoroute et autres frais liés à l’utilisation de ses véhicules.
La carte Mobilité, cousine de la carte carburant, propose certains de ces services annexes.
Par ailleurs, Mooncard vous propose la première carte carburant acceptée dans 100% des stations-service et 100% des bornes de recharge. Cette carte de paiement Visa permet de payer toutes vos dépenses mobilité professionnelles.
Votre carte est entièrement paramétrable en fonction de vos besoins et son outil de gestion facilite toutes les opérations comptables et administratives : notes de frais automatisées et versement des données sous forme d’écritures comptables dans votre logiciel comptable, suivi en temps réel des dépenses, du kilométrage et du litrage, récupération de la TVA facilitée. Vous n’avez plus qu’une seule interface de gestion de flotte automobile connectable au système d’information de votre entreprise.
Retrouvez notre fiche comparative des cartes carburant en entreprise ici.
La carte logée
Les frais principaux de déplacements de vos collaborateurs sont rassemblés sur une seule et même facture. Pratique, certes, mais les petits à-côtés liés à la restaurations ou aux transports en commun ne sont pas pris en compte. Ce qui induit que des notes de frais seront probablement générées au moment du retour des voyages d’affaires ou déplacements professionnels de vos collaborateurs.
Par ailleurs, de nombreux tour operator n’utilisent pas la carte Logée.
Gestion de note de frais : comment garder un œil sur les dépenses "hors politiques" ?
La carte affaire banque
Conçue par les établissements bancaires afin d’optimiser les frais professionnels de leurs clients corporate, la carte affaire est utilisée en parfaite autonomie par vos collaborateurs.
Elle optimise votre gestion budgétaire grâce aux différents relevés qu’elle vous fournit chaque jour, semaine ou mois (en fonction de vos préférences). Ces relevés - papiers ou électroniques - peuvent également vous aider à améliorer la marge de négociation avec vos fournisseurs.
À noter qu’une carte affaire est certes payée par l’entreprise mais débite le compte du salarié. Des notes de frais seront donc à régulariser… Ces cartes ont la plupart du temps des plafonds fixes et ne sont liées au compte de l’entreprise que par des interfaces classiques : vous n’avez pas de gestionnaire en ligne pour consulter et gérer les dépenses en direct.
La carte American Express
La carte est reliée directement au compte de l’entreprise et est gérée en toute autonomie par le salarié. Elle est équipée de garanties et avantages spécifiques aux voyages d’affaires. Son titulaire est automatiquement inscrit au programme fidélité American Express.
La carte American Express est acceptée chez l'ensemble des compagnies aériennes, sites de ventes de voyage et loueurs de voitures. Cependant, elle l'est beaucoup moins chez les commerçants. C'est pourquoi il faudra la combiner avec une carte Visa ou Mastercard pour pouvoir régler l'ensemble de ses dépenses professionnelles.
Aujourd'hui de nouvelles cartes professionnelles offrent la possibilité de gagner des Miles. Mooncard, par exemple, propose de cumuler des Miles pour chaque dépense professionnelle réalisée avec sa carte Visa, acceptée dans 100% des enseignes.
La carte entreprise Mooncard
Vos salariés n’ont plus besoin d’une carte spécifique aux voyages d’affaires, à la restauration ou aux déplacements professionnels. Ils ne perdent plus de temps, ni leurs justificatifs et n’engagent pas leurs fonds personnels. Avec Mooncard, la carte entreprise de paiement la plus paramétrable du marché, chaque salarié a sa carte reliée au compte de l’entreprise. Pour 10€ de dépenses, vos collaborateurs peuvent gagner jusqu'à 15 Miles Flying Blue pour leurs usages professionnels ou personnels.
Grâce au gestionnaire en ligne, vous gérez les plafonds de chacune des cartes, délimitez les transactions à certains types de commerces et vous avez accès aux flux de dépenses en direct.
Vous avez donc un contrôle total sur les sorties d’argent effectuées par vos salariés et – surprise ! – les écritures comptables sont elles aussi automatiquement générées.
RH, financiers, dirigeants : gardez le contrôle de votre trésorerie
Avec près de 60 paramètres, Mooncard propose la carte Visa la plus ajustable du marché. Plafonds, retraits, dépenses, zones géographiques, la carte Mooncard est utilisable partout dans le monde et vous assure un suivi en direct des dépenses grâce à votre gestionnaire en ligne.
Vous pouvez bloquer une carte, augmenter son plafond, paramétrer ses autorisations de transactions, rajouter du budget à tout moment…
Comment ça fonctionne ?
Vos collaborateurs dépensent un solde que vous avez le contrôle de changer.
Une fois la dépense effectuée, ils reçoivent un SMS de confirmation et prennent en photo le reçu de leur achat afin que celui-ci soit directement ajouté à votre gestionnaire de dépenses en ligne.
En cas de difficultés en France ou à l’étranger, toutes les cartes Mooncard sont assurées par Allianz et Mondial Assistance.
Si vous optez pour une Mooncard X, votre carte d’entreprise devient même votre assistant personnel.
Laissez exprimer tout le talent de vos collaborateurs : épargnez-leur la corvée des notes de frais !
Toutes ces cartes ont des objectifs communs : gagner du temps, mieux gérer sa trésorerie, offrir plus d’autonomie aux collaborateurs de confiance. Mais trop cloisonnées et sectorisées sur des situations récurrentes en entreprise (les notes de frais, les frais kilométriques, les voyages d’affaires, les déplacements professionnels etc), elles n’apportent finalement pas de solution concrète.
Afin d’apaiser les irritations qui peuvent naître de remboursements tardifs, d’avances de frais, de pertes de justificatifs ou de dépenses rejetées, rien de mieux que de jouer la carte de la transparence.
En résumé, quelle carte pour quel besoin ?
Pour résumer, les différentes cartes énumérées plus haut peuvent correspondre à un certains nombre de vos attentes.
- L'utilisation de la carte personnelle est une pratique répandue mais ne rembourse les frais engagés qu'avec l'apport de justificatif.
- La carte restaurant : reste exclusivement réservée à l’achat de repas dans le cadre professionnel.
- La carte bancaire corporate, offre une meilleure vision des dépenses effectuées et donc meilleure gestion de celles-ci. Elle donne de l'autonomie à vos collaborateurs et permet souvent l'automatisation des notes de frais. Cependant, elle ne propose pas de plateforme de gestion en ligne qui permet de consulter et gérer les dépenses en direct.
- Une carte carburant, restreint son utilisateur à certains réseaux de distribution. En général, elle ne comptabilise pas le prix de l’abonnement télépéage, des parkings, de l’assurance …
- La carte logée offre l’avantage d’une facturation mensuelle unique par détenteur. Elle ne permet cependant pas d'automatiser la gestion des frais liés à un voyage d'affaire et ne propose pas de plateforme de gestion.
- La carte affaire banque, généralement payée par l’entreprise, débite le compte du salarié ce qui induit que le collaborateur devra générer des notes de frais. Elle est pourtant très répandue et appréciée pour son paiement différé offrant un contrôle final avant la transaction.
- Les autres cartes affaires, comme celles d'American Express et Mooncard, permettent de débiter directement le compte bancaire de l'entreprise en paramétrant les droits et accès des collaborateurs. Ceci mène notamment à l'automatisation des notes de frais mais aussi à une gestion optimisée des dépenses grâce à des plateformes en ligne.
Ces cartes affaires proposent différents services, il est donc important de bien se renseigner pour choisir la carte idéale en fonction de ses besoins.
Mooncard aide les talents de votre entreprise à mieux s’exprimer en leur ôtant la charge mentale de la gestion des dépenses professionnelles en proposant des cartes 100% sécurisées, 100% paramétrables et 100% automatisées, acceptées partout en France et à l'International.
Et vous ? Vous maîtrisez vraiment votre trésorerie. Pour en savoir plus, vous pouvez réserver votre démo.
