Carte Virtuelle : la fausse bonne idée ?

Avez-vous déjà entendu parler des cartes virtuelles, alias e-cartes bleues ?

Alors que de plus en plus de salariés réalisent des dépenses pour le compte de leur entreprise, les cartes virtuelles deviennent aujourd’hui de plus en plus communes. On décrypte avec vous ce qu’est une carte virtuelle, avec ses avantages et inconvénients.

Qu’est-ce qu’une carte virtuelle ?

La carte virtuelle a été inventée il y a quelques années pour sécuriser les paiements en ligne. C’est en réalité une extension de votre carte bancaire physique. Elle est, elle aussi, composée d’un numéro de carte, d’une date et d’un numéro de vérification, seule différence : la carte virtuelle est une carte éphémère.

Elle peut être générée pour un achat unique, par exemple pour un achat de matériel à un collaborateur, ou pour des achats récurrents, comme pour le paiement mensuel d’un abonnement.

Ainsi, lorsqu’une dépense en ligne est à réaliser, l’administrateur peut générer un numéro de carte unique et temporaire, via un logiciel spécifique, et y assigner une certaine somme. On peut alors voir cette e-carte bleue comme une sorte de carte prépayée et éphémère.

Dans le cas d’une carte générée pour un achat unique, les coordonnées de la carte seront directement détruites après que la transaction ait été réalisée. Dans le cas d’une carte utilisée pour des achats récurrents, il faudra y préciser une date d’expiration. La carte peut également être supprimée par l’administrateur quand il le souhaite.

Un problème avec votre commande ? Vous souhaitez vous faire rembourser ? Puisque votre carte virtuelle n’est qu’une extension, toutes les conditions s’appliquant à votre carte bancaire s’appliquent à votre carte virtuelle (assurances, remboursement…). Si vous devez faire des démarches, il vous faudra contacter le site marchand et suivre les instructions.

Quels avantages offre-t-elle à votre entreprise et à vos salariés ?

Une sécurité poussée sur vos achats en ligne.

Avec la carte virtuelle, le risque de fraude est considérablement réduit, voire nul. En effet, le fait de générer, puis de détruire constamment les coordonnées de la carte empêchera quiconque de récupérer vos informations bancaires. Il ne sera pas non plus possible de remonter à vos coordonnées bancaires ou ni à votre compte source.

De ce fait, vous pourrez régler vos achats en ligne en toute sécurité.

La rapidité d’exécution.

Générer une carte virtuelle se fait seulement en quelques clics, soit en quelques secondes, ce qui peut s’avérer pratique en entreprise.

Par exemple : vous avez une dépense urgente à faire, dans ce cas, vous pouvez demander à votre administrateur de générer rapidement une carte virtuelle pour un montant donné. Si vous faites la demande pour avoir une carte entreprise traditionnelle ou faites une avance de frais, les processus peuvent s’avérer plus longs, et peuvent donc prendre plus de temps.

Un contrôle optimal sur les dépenses de vos collaborateurs.

À l’image d’une carte prépayée, il peut être plus facile pour l’entreprise de confier une carte avec un montant prédéfini à un collaborateur. Ses dépenses ne pourront que se faire dans la limite de ce montant, qui est généralement défini en amont en fonction de la dépense que le collaborateur souhaite réaliser.

Il est également possible de définir un cycle de validation, ce qui induit que le manager devra valider la dépense du collaborateur pour que celle-ci soit comptabilisée et débitée. Les cartes sont généralement rattachées à une plateforme de gestion, qui vous permet de visualiser l’ensemble des transactions réalisées.

Quels inconvénients peut présenter son utilisation ?

La carte virtuelle n’est pas acceptée partout.

Certains sites, ayant un niveau de sécurité de paiement élevé, peuvent refuser votre paiement par carte virtuelle. En effet, ceux-ci peuvent demander à vérifier l’identité de l’acheteur, ce qui n’est pas possible avec ces e-cartes bleues puisqu’elles sont constituées de coordonnées éphémères, qui permettent d’éviter de retracer les informations de l’acheteur.

Dans ce cas, vous devrez réaliser votre paiement avec votre carte bancaire entreprise, ou personnelle si votre entreprise n’en fournit pas.

Certains achats ne peuvent être réalisés.

Soyez vigilant aux achats que vous réalisez avec votre e-carte bleue. Il faut par exemple veiller à ne pas acheter un produit ou un service en ligne nécessitant de présenter le moyen de paiement utilisé lors du retrait. C’est par exemple le cas pour les places de concerts et titres de transport (billets d’avion et de train).

Il n’est pas possible de réaliser ces achats avec une e-carte bleue, puisqu’elle sera détruite directement après votre dépense : vous ne pourrez pas présenter votre moyen de paiement et il sera donc impossible de les retirer.

Exemple : vous payez avec votre e-carte bleue un billet de train ou d’avion en ligne à retirer à une borne. Sans carte bleue physique, cela n’est pas possible.

Elle s’avérera peu pratique si vous partez régulièrement en déplacements professionnels.

Il faut également penser que si le collaborateur est amené à souvent réaliser des dépenses dans le cadre de ses missions, il peut s’avérer fastidieux de générer un numéro de carte pour chaque dépense.

De plus, cette carte ne pourra couvrir l’ensemble de ses dépenses professionnelles. Si certaines cartes virtuelles sont compatibles avec Apple pay ou Google pay, et vous permettront de régler certains achats chez un commerçant physique, ce n’est pas le cas de toutes. De plus, les paiements mobiles ne sont pas encore acceptés à 100% par les commerçants, cela dépend notamment des pays. Ainsi, si vous partez souvent à l’international, il pourrait s’avérer compliqué de régler l’ensemble de vos dépenses.

Finalement, et comme mentionné auparavant, il est préférable d’acheter vos titres de transport avec une carte traditionnelle, puisque la carte utilisée pour réaliser l’achat peut vous être demandée lors de leur retrait. Ces frais de transport peuvent représenter une somme conséquente, notamment pour le collaborateur si celui-ci est amené à avancer les frais avec sa carte personnelle.

Ainsi, il est préférable de combiner votre carte virtuelle avec une carte entreprise si vous souhaitez utiliser ce service. Il faut également garder en tête que ce service a été développé pour sécuriser les paiements en ligne : il est peu probable que vos collaborateurs réalisent des achats professionnels sur des sites non sécurisés et le risque de fraude est aujourd’hui de plus en plus faible, notamment grâce à la DSP2. Celle-ci impose à l’ensemble des commerçants et banques d’utiliser des systèmes d’authentification forte, comme la 3-D secure pour réaliser des transactions.

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