Carte essence vs indemnités kilométriques

Le 29.05.2020

  

Les frais liés à l'utilisation d’un véhicule pour les déplacements professionnels et notamment l'achat de carburant peuvent être particulièrement importants lorsque ces trajets sont récurrents. La note peut être d'autant plus salée lorsque l'entreprise possède à son compte toute une flotte de véhicules de fonction et que les dépenses professionnelles éligibles au remboursement par l’entreprise sont toujours synonymes de notes de frais à payer - une tâche administrative particulièrement chronophage et coûteuse en ressources humaines et financières.

Fort heureusement, certaines solutions ont été imaginées pour permettre aux entreprises d'alléger les frais liés au déplacement à savoir : les indemnités kilométriques et la carte carburant pour l'entreprise.

Mais laquelle de ces deux solutions est la plus avantageuse en pratique ?

Les indemnités kilométriques

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Les indemnités kilométriques sont une solution permettant de se faire rembourser a posteriori les frais engagés lors des déplacements professionnels.

Les bénéficiaires des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques peuvent être perçues uniquement par le salarié ou le dirigeant de l'entreprise. Il n'est pas possible d'en faire profiter un associé ou toute autre personne qui n'est affectée à aucun poste dans l'entreprise.

Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques consistent en un remboursement des frais engagés pour les déplacements professionnels avec le véhicule personnel du salarié ou du dirigeant (auto-entrepreneur qui utilise son propre véhicule comme voiture de fonction) par l'administration fiscale. Le montant des indemnités dépendra du nombre de kilomètres parcourus et de la fréquence des déplacements professionnels ainsi que de la puissance fiscale du véhicule. On vous renvoie à notre article de blog qui développe le sujet des indemnités kilométriques en détaillant leur calcul.

Il existe bien sûr plusieurs variantes de ces indemnités kilométriques, par véhicule, il faut entendre, certes les voitures, mais aussi les véhicules deux-roues et même les vélos. Pour calculer les indemnités kilométriques vélo et ses avantages, on vous renvoie à notre article de blog qui traite du sujet.

Pour aider les principaux concernés à s'y retrouver dans le calcul de la somme, l'administration prévoit également un barème de frais kilométriques pour l'année en cours.

Conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques

Afin d'en bénéficier, le salarié doit présenter un justificatif informant sur la date du déplacement, son motif professionnel et la distance parcourue.

Le remboursement des frais kilométriques n'est valable que pour les véhicules non immatriculés au nom de la société et pour les déplacements professionnels dûment justifiés.

Le trajet domicile - lieu de travail n'est aucunement concerné par ce dispositif. Toutefois, le salarié peut déduire les frais qui y sont liés dans sa déclaration de revenus.

Avantage des indemnités kilométriques

Le remboursement des frais kilométrique n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu, ce qui signifie que le salarié n'a pas l'obligation de le mentionner ni dans son bulletin de salaire ni dans sa déclaration de revenus. Il est donc exonéré des charges sociales.

Ces indemnités permettent aussi à l'entreprise de s'affranchir de la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS) puisqu'elle ne dispose pas de flotte pour les déplacements professionnels.

Il faut préciser que pour les collaborateurs, une déduction forfaitaire de 10% de ces frais est appliquée automatiquement aux revenus. Par contre, si au moment de sa déclaration de revenus, le collaborateur estime qu’il a dépensé bien plus dans les frais de transport pour qu’il puisse s’y retrouver avec les 10% de déduction forfaitaire, il peut choisir de bénéficier de cette déduction des frais réels de déplacement ou appliquer le barème kilométrique publié par l’administration fiscale. Tout dépend de son point de vue sur ce qui lui paraît plus rentable.

Les inconvénients des indemnités kilométriques

Elles ne couvrent pas certaines dépenses qui sont pourtant incontournables lors des déplacements professionnels, à savoir : les frais de stationnement et ceux de péage.

De même, il est possible que le remboursement ne couvre pas toutes les réparations onéreuses dont la voiture peut avoir besoin.

Du côté du dirigeant, le fait que la voiture utilisée ne soit pas au nom de l'entreprise empêche la prise en charge des frais engagés sur cette dernière par sa société. Il ne pourra pas bénéficier d'une facilité de paiement pour l'acquisition de son véhicule.

Les indemnités kilométriques peuvent revenir aussi chères que la TVS lorsque les déplacements professionnels des salariés sont fréquents. Dès lors que les déplacements dépassent les 15 000 km, un pourcentage doit en effet être payé. La tranche comprise entre 15001 km et 25 000 km coûtera 25% de la TVS pour l'entreprise, entre 25 001 km et 35 000 km, le pourcentage doit correspondre à 50% de la taxe et de 35 001 km et 45 000 km, le pourcentage doit être de 75%. Au-delà de 40 000 km, c'est 100% de cette taxe dont l'entreprise devra s'acquitter.

Finalement, cette solution peut être fastidieuse à gérer dans la mesure où chaque déplacement doit être minutieusement justifié à l'administration pour pouvoir être remboursé. À chacun de ses contrôles, l'URSAAF demandera à voir les documents justificatifs.

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La carte essence

La carte essence, ou carte carburant, est une carte de crédit spécialement conçue pour les dépenses liées au carburant et, de manière générale, au déplacement professionnel dans l'entreprise.

Comment fonctionne la carte carburant ?

La carte entreprise permet de mieux contrôler les frais liés à l'achat de carburant et des services qui sont associés aux déplacements professionnels. Elle contient de ce fait les informations sur son utilisateur ou sur la voiture et l'entreprise propriétaire.

Cette carte dispose également d'une bande magnétique pour l'identification des données d'utilisation par les fournisseurs ainsi que d'un système de validation unique pour en assurer la sécurisation à l'utilisation.

Le principe d'utilisation est alors très simple : pour acheter du carburant ou faire une dépense quelconque à la station-service, l'utilisateur n'a qu'à insérer la carte dans la borne adéquate et à taper le code confidentiel.

Le gestionnaire de flotte de l'entreprise peut réguler l'utilisation de la carte essence en fonction de nombreux paramètres comme : le montant maximum par jour, par semaine ou par mois, le type de carburants qu'il est possible d'acheter avec la carte entreprise, la quantité de carburant, etc.

À qui s'adresse la carte carburant ?

La carte de paiement de carburant est une solution qui est accessible uniquement aux entreprises, quelle que soit leur taille, ainsi qu'aux artisans.

Celles-ci peuvent en doter leurs salariés en déplacement professionnel pour leur faciliter le paiement de toutes les dépenses y afférentes.

Les avantages de la carte carburant

La carte carburant est avantageuse sur bien des points. Elle permet à l'entreprise de mieux maîtriser les coûts liés aux déplacements professionnels de ses salariés. D'ailleurs, ces derniers n'auront plus à avancer de l'argent lors de ces déplacements ni à rédiger des notes de frais.

Les justificatifs ne demandent plus autant de temps ni de moyens dans la mesure où toutes les factures sont centralisées dans un seul et unique document par l'émetteur de la carte pour toutes les transactions et toutes les cartes. Il n'en demeure pas moins que les transactions peuvent être retracées facilement et rapidement grâce à des outils de reporting.

Cette centralisation facilitera aussi la récupération de la TICPE et permet de profiter de la TVA récupérable. En effet, les émetteurs de la carte peuvent fournir un ticket-carte qui sera ensuite transformé en facture mensuelle digitalisée et utilisée pour la récupération de la TICPE et de la TVA. Cela allège aussi les démarches administratives qui y sont associées.

Enfin, la carte carburant donne accès à de nombreux services annexes comme l'achat dans les boutiques des stations-services, l'entretien du véhicule, le paiement des frais de parking et de péage… Elle permet une meilleure gestion de la flotte de l'entreprise grâce à un service de gestion en ligne. Cet outil peut être d'autant plus utile lorsque l'établissement dispose d'une très large flotte de véhicules de fonction.

Les inconvénients de la carte carburant

La carte carburant a tellement de succès qu'il est parfois difficile de faire un choix parmi la multitude d'offres sur le marché. Par ailleurs, tous les services et les avantages liés à la carte essence ne se valent pas d'un émetteur à l'autre, il faudra donc comparer les différentes offres pour pouvoir sélectionner celle qui correspond le plus aux besoins de l'entreprise.

Finalement, bien que certaines cartes couvrent jusqu'à 3000 stations services, ces dernières ne sont pas forcément proches les unes des autres. De même, elles peuvent se limiter à une enseigne uniquement, soit à des stations avec pompes automatiques, soit avec guichet uniquement et vice-versa.

Ce sont autant de paramètres qui peuvent rendre fastidieuse la recherche de la carte de paiement de carburant idéale pour l'entreprise. Toutefois, il existe de nombreux comparatifs qui peuvent être utilisés pour mieux comparer les offres des émetteurs de cartes sur le marché. Pour vous accompagner au mieux dans le choix de votre carte essence, vous pouvez jeter un oeil à nos article sur le sujet notamment celui sur les fonctionnalités indispensables qu'elle doit avoir ad minima sans quoi l'offre proposée est incomplète.

 

Article réédité le 08/10/2020

Par Alexandre Smadja

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