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Carte essence vs indemnités kilométriques

Les frais liés à l'utilisation du véhicule pour les déplacements professionnels et notamment l'achat de carburant peuvent être particulièrement importants lorsque ces trajets sont récurrents. La note peut être d'autant plus salée lorsque l'entreprise possède à son compte toute une flotte de véhicules de fonction, sans parler du fait que la gestion des notes de frais en sera particulièrement chronophage !

Fort heureusement, certaines solutions ont été imaginées pour permettre aux entreprises d'alléger les frais liés au déplacement à savoir : les indemnités kilométriques et la carte carburant pour l'entreprise.

Mais laquelle de ces 2 solutions est la plus avantageuse en pratique ?

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Les indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques sont une solution permettant de se faire rembourser les frais engagés lors des déplacements professionnels.

Les bénéficiaires des indemnités kilométriques

Les indemnités kilométriques peuvent être perçues uniquement par le salarié ou le dirigeant de l'entreprise. Il n'est pas possible d'en faire profiter un associé ou toute autre personne qui n'est affectée à aucun poste dans l'entreprise.

Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques consistent en un remboursement des frais engagés pour les déplacements professionnels avec le véhicule personnel du salarié ou du dirigeant (autoentrepreneur qui utilise son propre véhicule comme voiture de fonction) par l'administration fiscale. Le montant des indemnités dépendra de la longueur et de la fréquence des déplacements professionnels ainsi que de la puissance fiscale du véhicule.

Pour aider les principaux concernés à s'y retrouver dans le calcul de la somme, l'administration prévoit également un barème de frais kilométriques pour l'année en cours.

Afin d'en bénéficier, le salarié doit présenter un justificatif informant sur la date du déplacement, son motif professionnel et la distance parcourue.

Conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques n'est valable que pour les véhicules non immatriculés au nom de la société et pour les déplacements professionnels dûment justifiés.

Le trajet domicile-travail n'est aucunement concerné par ce dispositif. Toutefois, le salarié peut déduire les frais qui y sont liés dans sa déclaration de revenus.

Avantage des indemnités kilométriques

Le remboursement des frais kilométrique n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu, ce qui signifie que le salarié n'a pas l'obligation de le mentionner ni dans son bulletin de salaire ni dans sa déclaration de revenus. Il est donc exonéré des charges sociales.

Ces indemnités permettent aussi à l'entreprise de s'affranchir de la Taxe sur les Véhicules de Société (TVS) puisqu'elle ne dispose pas de flotte pour les déplacements professionnels.

Les inconvénients des indemnités kilométriques

Elles ne couvrent pas certaines dépenses qui sont pourtant incontournables lors des déplacements professionnels, à savoir : les frais de stationnement et ceux de péage.

De même, il est possible que le remboursement ne couvre pas toutes les réparations onéreuses dont la voiture peut avoir besoin.

Du côté du dirigeant, le fait que la voiture utilisée ne soit pas au nom de l'entreprise empêche la prise en charge des frais engagés sur cette dernière par sa société. Il ne pourra pas bénéficier d'une facilité de paiement pour l'acquisition de son véhicule.

Les indemnités kilométriques peuvent revenir aussi chères que la TVS lorsque les déplacements professionnels des salariés sont fréquents. Dès lors que les déplacements dépassent les 15 000 km, un pourcentage doit en effet être payé. La tranche comprise entre 15001 km et 25 000 km coûtera 25% de la TVS pour l'entreprise, entre 250001 km et 35 000 km, le pourcentage doit correspondre à 50% de la taxe et de 35001 km et 45 000 km, le pourcentage doit être de 75%. Au-delà de 40 000 km, c'est 100% de cette taxe dont l'entreprise devra s'acquitter.

Finalement, cette solution peut être fastidieuse à gérer dans la mesure où chaque déplacement doit être minutieusement justifié à l'administration pour pouvoir être remboursé. À chacun de ses contrôles, l'URSAAF demandera à voir ces documents justificatifs.

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La carte essence

La carte essence, ou carte carburant, est une carte de crédit spécialement conçue pour les dépenses liées au carburant et, de manière générale, au déplacement professionnel dans l'entreprise.

Comment fonctionne la carte carburant ?

La carte entreprise permet de mieux contrôler les frais liés à l'achat de carburant et des services qui sont associés au déplacement professionnel. Elle contient de ce fait les informations sur son utilisateur ou la voiture et l'entreprise.

Cette carte dispose également d'une bande magnétique pour l'identification des données d'utilisation par les fournisseurs ainsi que d'un système de validation unique pour en assurer la sécurisation.

Le principe d'utilisation est alors très simple : pour acheter du carburant ou un service à la station, l'utilisateur n'a qu'à insérer la carte dans une fente et à taper le code.

Le gestionnaire de flotte de l'entreprise peut réguler l'utilisation de la carte essence en fonction de nombreux paramètres comme : le montant maximum par jour, par semaine ou par mois, le type de carburants qu'il est possible d'acheter avec la carte entreprise, la quantité de carburant, etc.

À qui s'adresse la carte carburant ?

La carte de paiement de carburant est une solution qui est accessible uniquement aux entreprises, quelle que soit leur taille, ainsi qu'aux artisans.

Celles-ci peuvent en doter leurs salariés en déplacement professionnel pour leur faciliter le paiement de toutes les dépenses y afférentes.

Les avantages de la carte carburant

La carte carburant est avantageuse sur bien des points. Elle permet à l'entreprise de mieux maîtriser les coûts liés aux déplacements professionnels de ses salariés. D'ailleurs, ces derniers n'auront plus à avancer de l'argent lors de ces déplacements ni à rédiger des notes de frais.

Les justificatifs ne demandent plus autant de temps ni de moyens dans la mesure où toutes les factures sont centralisées dans un seul et unique document par l'émetteur de la carte pour toutes les transactions et toutes les cartes. Il n'en demeure pas moins que les transactions peuvent être retracées facilement et rapidement grâce à des outils de reporting.

Cette centralisation facilitera aussi la récupération de la TICPE et permet de profiter de la TVA récupérable. En effet, les émetteurs de la carte peuvent fournir un ticket-carte qui sera ensuite transformé en facture mensuelle digitalisée et utilisé pour la récupération de la TICPE et de la TVA. Cela allège aussi les démarches administratives qui y sont associées.

Enfin, la carte carburant donne accès à de nombreux services annexes comme l'achat dans les boutiques des stations services, l'entretien du véhicule, le paiement des frais de parking et de péage… Elle permet une meilleure gestion de la flotte de l'entreprise grâce à un service de gestion en ligne. Cet outil peut être d'autant plus utile lorsque l'établissement dispose d'une très large flotte de véhicules de fonction.

Les inconvénients de la carte carburant

La carte carburant a tellement de succès qu'il est parfois difficile de faire un choix parmi la multitude d'offres sur le marché. Par ailleurs, tous les services et les avantages liés à la carte essence ne se valent pas d'un émetteur à l'autre, il faudra donc comparer les différentes offres pour pouvoir sélectionner celle qui correspond le plus aux besoins de l'entreprise.

Finalement, bien que certaines cartes couvrent jusqu'à 3000 stations services, ces dernières ne sont pas forcément proches les unes des autres. De même, elles peuvent se limiter à une enseigne uniquement, soit à des stations avec pompes automatiques, soit avec guichet uniquement et vice-versa.

Ce sont autant de paramètres qui peuvent rendre fastidieuse la recherche de la carte de paiement de carburant idéale pour l'entreprise. Toutefois, il existe de nombreux comparatifs qui peuvent être utilisés pour mieux comparer les offres des émetteurs de cartes sur le marché.

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