Les cartes essence sont essentielles pour la gestion des flottes automobiles des entreprises, notamment dans le secteur du transport. Pour choisir la meilleure option, nous vous aidons à comprendre l'importance des cartes essence pour les sociétés.
L'utilité d'une carte essence entreprise pour les déplacements professionnels
Les cartes essence sont conçues pour faciliter les déplacements professionnels des entreprises et des travailleurs indépendants. Elles offrent un moyen de paiement simple et rapide pour l'achat de carburant, qui représente l'un des principaux coûts pour une entreprise.
Une gestion optimale de la flotte automobile
L'utilisation de cartes essence poids lourds permet d'avoir une meilleure visibilité sur toutes les dépenses de carburant engagées par vos employés. Grâce à ces cartes, vous pouvez définir une consommation maximale ou même interdire l'achat de carburant certains jours (comme les week-ends ou les jours fériés) afin de mieux gérer vos coûts réguliers. Les cartes essence permettent ainsi de prévenir les fraudes ou les abus auxquels vous pourriez être confronté.
Une meilleure tenue des comptes avec la carte essence
L'élimination des notes de frais est un avantage majeur de l'utilisation des cartes essence pour les entreprises de transport. En effet, le remboursement des notes de frais nécessite souvent la gestion de nombreuses écritures comptables, ce qui peut entraîner des erreurs ou des pertes de justificatifs. Avec les cartes essence société, les notes de frais à rembourser sont supprimées, car ces cartes constituent déjà des moyens de paiement appartenant à l'entreprise mais confiés aux employés.
L'utilisation d'une carte essence entreprise permet de bénéficier d'un relevé unique qui tient lieu de facture, délivré périodiquement et regroupant toutes les dépenses liées à votre flotte automobile. Ce relevé inclut également les frais de péage, de carburant et d'autres opérations liées à l'utilisation de la carte. Il s'agit donc d'un récapitulatif des dépenses liées à votre parc automobile.
De plus, il est possible de récupérer automatiquement la TVA grâce à un système conçu à cet effet. Ces avantages facilitent la tenue de la comptabilité de votre entreprise et vous offrent une meilleure transparence des coûts liés au carburant.
La solution Mooncard, avec sa carte essence reliée à une interface de gestion, permet d'éliminer les justificatifs. Une fois la dépense effectuée, il suffit de prendre en photo le justificatif et de l'associer à la dépense correspondante sur votre espace personnel, le tout en temps réel ! Avec la carte essence Mooncard, les employés n'ont plus besoin d'avancer les frais professionnels et l'entreprise n'a plus besoin de traquer les justificatifs de notes de frais. De plus, grâce à son interface en temps réel, Mooncard automatise non seulement la récupération de la TVA, mais également la génération des écritures comptables, car la solution Mooncard est compatible avec l'ensemble des logiciels comptables utilisés. Vous pouvez demander une démonstration via le formulaire ci-dessous.
Des économies réalisées sur les dépenses de carburant
Un autre avantage des cartes essence pour une entreprise de transport réside dans leur capacité à vous aider à gérer les frais de déplacement de votre équipe. En effet, les frais de déplacement représentent souvent une part importante des dépenses courantes d'une entreprise, surtout lorsque celle-ci utilise une flotte automobile pour exercer son activité, comme c'est le cas pour une société de transport. Ces frais peuvent représenter jusqu'à un quart des dépenses totales liées aux véhicules. L'utilisation de cartes essence entreprise permet de résoudre le problème de l'augmentation des coûts de déplacement en permettant aux dirigeants d'optimiser leurs achats de carburant dans les stations-service.
En plus de réduire les dépenses, vous pouvez réaliser des économies grâce aux avantages offerts par l'utilisation de la carte essence pour votre société. En fonction de votre carte, vous pouvez bénéficier de réductions de plusieurs centimes sur le prix d'achat du carburant dans toutes les stations-service acceptant votre carte, ce qui est particulièrement avantageux lorsque votre flotte automobile est importante.
De plus, certains émetteurs de cartes essence offrent des réductions pendant une période déterminée. Par exemple, vous pouvez bénéficier de prix fixes réduits pendant cette période. Cependant, malgré ces réductions, il se peut que les stations-service proposent des prix inférieurs à ceux de votre fournisseur de carte essence. Dans ce cas, vous pouvez choisir l'offre la moins chère.
Un large choix de réseau de distribution
Lorsque vous optez pour l'acquisition de cartes essence pour votre société, vous avez accès à de nombreux fournisseurs qui vous approvisionneront en carburant dans différents points de vente. Cette polyvalence vous permet d'utiliser la carte essence entreprise même lors de déplacements interurbains ou à l'international.
En plus des entreprises pétrolières, des enseignes spécialisées comme la nôtre proposent des cartes essence adaptées aux besoins des entreprises. Les cartes Mooncard que nous proposons, en plus d'être utilisées pour la gestion des notes de frais liées aux déplacements professionnels, permettent également de réaliser différents achats d'entreprise.
Des options supplémentaires
Les cartes essence pour entreprise ne servent pas seulement à l'achat de carburant. Elles offrent également d'autres services, tels que le paiement des péages routiers et du stationnement dans certains parkings, les achats dans les magasins des stations-service, le lavage et l'entretien de vos véhicules, etc. Les cartes essence regroupent ainsi l'ensemble des frais liés aux déplacements des véhicules, sans nécessiter de reçus de la part de l'utilisateur.
En plus de ces frais, l'utilisation de la carte essence peut permettre à son détenteur de bénéficier de récompenses. Il peut ainsi recevoir des bons de réduction en fonction des points de fidélité accumulés. De même, il est possible de sécuriser la carte carburant avec un code de sécurité pour limiter les risques de fraude.
Toutes ces options dépendent du fournisseur et du type de carte essence que vous choisissez pour votre entreprise. Vous pouvez également bénéficier de nombreux autres avantages qui varient en fonction du prestataire.
Dans cette optique, il est nécessaire de procéder à une analyse minutieuse des offres.
Bien choisir sa carte essence entreprise
Le choix de votre carte carburant n'est pas une décision à prendre à la légère. Vous devez tenir compte non seulement de la taille de votre entreprise de transport, mais aussi du nombre de véhicules de la flotte. S'y ajoutent le coût global du service, l'étendue du réseau, l'accessibilité des stations-service et les outils mis à votre disposition pour la gestion de cette flotte automobile.
Définir au préalable les besoins de l'entreprise
Si vous êtes une entreprise naissante, vos besoins ne seront certainement pas identiques à ceux des grandes entreprises. Pour bénéficier des avantages qu'offre une carte essence poids lourds, vous devez donc au préalable faire le point de vos besoins pour éviter de choisir des options qui vous coûteront cher pour rien.
Êtes-vous une jeune entreprise ou un acteur bien implanté du secteur du transport ? Avez-vous besoin en tout temps de tous les véhicules dont vous disposez pour exercer votre activité ? Voulez-vous une couverture sur l'ensemble du territoire ou seulement sur une zone géographique spécifique ? Combien avez-vous d'employés qui utiliseront ce service ? Toutes ces interrogations vous permettront de faire un inventaire de toutes vos attentes et surtout de définir le type de carte essence pro dont vous avez besoin. Pour une flotte de camions, il vous revient de choisir un prestataire dont les cartes essence poids lourds peuvent être utilisées dans plusieurs stations-service, réparties dans les différentes régions que parcourent ces véhicules lors de leurs déplacements professionnels.
La définition de vos besoins vous permettra de sélectionner des fournisseurs qui répondent convenablement à vos exigences. Une fois cette liste établie, vous devez comparer les différentes offres des prestataires sélectionnés.
Le coût de la carburation et du service
Les groupes pétroliers et les enseignes distributrices des cartes essence professionnelles proposent des prix très variables. Il peut donc arriver que le prix à la pompe soit inférieur au prix fixé par un prestataire. De même, vous pourrez avoir des offres qui vous accorderont des réductions fixes par litre ou alors des pourcentages de remise qui s'appliqueront sur une consommation périodique.
En tenant compte de vos exigences et de votre budget, il vous revient de choisir le prestataire dont le tarif est en harmonie avec votre budget. Toutefois, il existe des cartes essence pour société au niveau desquelles le règlement de vos achats sera basé sur un prix national et qui vous permettront de payer un tarif unique par litre de carburant, même si vos employés s'approvisionnent dans différentes stations-service de n'importe quelle région.
Au-delà du coût de la carburation, le coût des services proposés doit également avoir un impact sur votre choix. Ces services incluent généralement des services de base et des services optionnels.
Les services de base comprennent les frais d'abonnement, les frais de gestion, les frais d'envoi de factures, les pénalités pour non-paiement, les frais de renouvellement ou de réédition de la carte et éventuellement des dépôts de garantie. Le coût de l'abonnement à une carte essence pour une société de transport est souvent compris entre 5 et 40 € l'an. Pour les frais de gestion, ils sont déterminés en pourcentage, sur la base de vos consommations périodiques.
Quant aux services optionnels, il s'agit principalement des frais de gestion du péage et du parking, d'abonnement au lavage et à l'entretien de la flotte de camion, d'abonnement au télépéage ou de demande d'édition de nouveaux badges. Tous ces frais sont des éléments qu'il convient d'analyser avant de choisir une carte essence pour votre société de transport.
Les outils de compte rendu et de gestion de la carte essence pro
Certains fournisseurs de cartes essence pour les entreprises de transport proposent une large gamme d'outils qui permettent de gérer de manière concrète l'ensemble de votre flotte. Nous privilégions ici les outils en ligne comme les applications de localisation des stations-service. Vous devez aussi avoir la possibilité de paramétrer vos cartes essence en fixant les plages horaires d'utilisation, les plafonds de consommation journalière ou alors les zones pour utiliser la carte. De plus, le prestataire doit pouvoir vous fournir les rapports de consommation et les factures rattachés à une période donnée, pour vous permettre de gérer vos comptes.
Ces différents éléments de gestion vous permettront de choisir une carte carburant qui offre tous les avantages dont vous avez besoin.
Le réseau de stations-service couvert par la carte carburant
Avant de choisir l'une des différentes cartes essence que proposent les prestataires à votre entreprise, vous devez tenir compte de l'étendue du réseau de stations-service de chaque offre. Ainsi, selon vos besoins, vous pouvez opter pour une carte standard régionale, nationale ou alors internationale (si des véhicules de votre parc automobile sont souvent utilisés pour des missions hors du pays). Cependant, vous devez aussi veiller à la proximité des stations-service avec les trajets que les véhicules de votre flotte empruntent le plus souvent lors des livraisons.
Tous ces critères doivent être contenus dans les devis que vous fourniront les émetteurs de cartes essence pour les entreprises. À partir de ces devis, vous pourrez aisément identifier l'offre qui implique le moins de frais annexes. Ainsi, vous ne serez pas surpris par les coûts périodiques que peut occasionner l'acquisition de cette carte. Vous vous pencherez ensuite sur les services offerts pour finaliser votre choix.
