Les cartes essence sont désormais indispensables pour la gestion des parcs automobiles des entreprises, et cela se vérifie d'autant plus dans le secteur du transport. Avec les multiples offres que vous recevez, vous avez certainement un doute sur la meilleure option à considérer. Nous vous éclairons à ce sujet pour vous aider à sélectionner la carte essence société dont vous avez besoin.
L'utilité d'une carte essence entreprise pour les déplacements professionnels
Des cartes essence sont désormais conçues pour aider les entreprises et les indépendants lors de leurs déplacements professionnels. Elles constituent des moyens de paiement simples et rapides pour l'achat de carburant (qui est devenu l'un des principaux coûts de l'entreprise).
Une gestion optimale du parc automobile
L'utilisation des cartes essence poids lourds vous permet d'avoir un meilleur aperçu de toutes les dépenses engendrées par vos collaborateurs en matière de carburant. Grâce à ces cartes, vous pourrez définir un niveau maximal de consommation ou même interdire un achat de carburant certains jours (comme les weekends ou les jours fériés), afin de mieux gérer vos coûts périodiques. La carte essence écarte ainsi les risques de fraudes ou d'abus auxquels vous pourriez être confronté.
Une meilleure tenue des comptes avec la carte essence poids lourds
L'absence des notes de frais est un atout dans l'utilisation des cartes essence pour les sociétés de transport. Généralement, une opération de remboursement des notes de frais entraîne l'enregistrement d'une multitude d'écritures comptables, qui peuvent conduire à des risques de saisies incorrectes ou de perte des éléments justificatifs. Avec les cartes essence société, les notes de frais à rembourser sont alors supprimées, puisque ces cartes constituent déjà des moyens de paiement détenus par l'entreprise, mais confiés aux salariés.
L'utilisation de la carte essence entreprise vous fait bénéficier d'un relevé unique tenant lieu de facture, qui sera délivré périodiquement et regroupera l'ensemble des dépenses de votre flotte automobile. Cette facture tiendra également compte des frais de péages, de carburant et d'autres opérations liées à l'utilisation de la carte. Il s'agit donc d'un récapitulatif des dépenses relatives à votre parc automobile.
Hormis ce regroupement de dépenses, vous avez la possibilité de procéder à la récupération automatique de la TVA, au moyen d'un système conçu à cet effet. Ces avantages facilitent la tenue de la comptabilité de votre entreprise et vous permettent donc d'avoir une meilleure transparence des comptes de carburation.
La solution Mooncard et notamment sa carte essence relié à son interface de gestion permet de faire oublier les justificatifs puisqu'une fois la dépense réalisée, vous n'avez qu'à prendre en photo le justificatifs et l'attribuer à la dépense correspondante sur votre espace personnel, le tout en temps réel ! Avec la carte essence Mooncard, l'employé n'a plus besoin d'avancer les frais professionnels et la société elle, n'est plus contrainte à courir après les justificatifs de note de frais. De plus, toujours grâce à son interface en temps réel, Mooncard automatise non seulement la récupération de TVA mais aussi la génération d'écriture comptable puisque la solution Mooncard est compatible avec l'ensemble des logiciels comptables utilisé. Vous pouvez d'ailleurs demander une démo via la formulaire ci-après :
Des économies réalisées sur les dépenses en carburant
L'autre avantage des cartes essence pour une entreprise de transport réside dans leur efficacité à vous aider dans la gestion des frais liés au déplacement de votre équipe. De fait, les frais de déplacement constituent le plus souvent des charges très importantes dans les dépenses courantes d'une entreprise, d'autant plus lorsque celle-ci utilise une flotte automobile importante pour exercer son activité comme c'est le cas pour une société de transport. Ces charges peuvent ainsi dépasser le quart des dépenses globales liées des véhicules. Le recours aux cartes essence entreprise vient alors résoudre le problème de la hausse des coûts de déplacement en permettant aux dirigeants de société d'optimiser leurs achats de carburant dans les stations-service.
En plus de réduire les dépenses, vous ferez certainement quelques réserves sur les coûts préétablis avec les allègements dont vous bénéficierez en utilisant la carte essence pour votre société. En fonction de votre carte, vous pourrez obtenir des réductions de plusieurs centimes sur le coût d'achat du carburant dans toutes les stations-service qui acceptent votre carte, ce qui s'avère d'autant plus avantageux lorsque la flotte de véhicules de l'entreprise est conséquente.
En outre, les concepteurs de ces cartes essence entreprise permettent parfois à leurs clients de bénéficier d'une réduction sur une période fixe. À titre d'exemple, des réductions peuvent vous être octroyées et vous permettront de vous approvisionner en carburant à un prix entièrement fixe pendant la période de réduction. Toutefois, malgré ces réductions, il peut arriver que les stations-service proposent des prix inférieurs à ceux de votre fournisseur de carte essence. Dans ce cas, vous pouvez choisir l'offre la moins chère.
Un large choix de réseau de distribution
Lorsque vous optez pour l'acquisition des cartes essence pour votre société, vous disposez d'une multitude de fournisseurs qui vous approvisionneront en carburant dans plusieurs points de vente. Cette polyvalence permet d'utiliser la carte essence entreprise même pendant les voyages interurbains ou les voyages à l'international.
Plusieurs groupes pétroliers présents dans quasiment toutes les régions proposent des cartes carburant. En plus de ces entreprises pétrolières, certaines enseignes spécialisées comme nous commercialisent des cartes essence adaptées aux besoins des entreprises. Les cartes Mooncard que nous vous proposons, en plus de pouvoir être utilisées pour la gestion des notes de frais liés aux déplacements professionnels, vous permettent aussi de réaliser divers achats d'entreprise.
Des options supplémentaires
Les cartes essence pour entreprise ne sont pas uniquement destinées à l'achat de carburant. Vous pouvez en effet bénéficier d'autres services, à savoir : le paiement des péages routiers et des stationnements dans certains parkings, les achats dans les magasins des stations-service, le lavage et l'entretien de vos véhicules, etc. Les cartes essence regroupent ainsi l'ensemble des frais liés au déplacement des véhicules et qui ne nécessitent pas que l'utilisateur se charge de la note.
En plus de ces frais, l'utilisation de la carte essence peut permettre à son détenteur d'être récompensé. Il peut ainsi recevoir des bons de réduction à partir des points de fidélités accumulés. De même, il est possible de sécuriser la carte carburant avec un code de sécurité pour limiter les éventuels risques de fraude.
Toutes ces options dépendent bien évidemment du fournisseur et du type de carte essence que vous aurez choisi pour votre entreprise. Vous pourrez aussi bénéficier de plusieurs autres avantages qui varient également en fonction de votre prestataire. Dans cette optique, il est nécessaire de procéder à une analyse minutieuse des offres.
Bien choisir sa carte essence entreprise
Le choix de votre carte carburant n'est pas une décision à prendre à la légère. Vous devez tenir compte non seulement de la taille de votre entreprise de transport, mais aussi du nombre de véhicules de la flotte. S'y ajoutent le coût global du service, l'étendue du réseau, l'accessibilité des stations-service et les outils mis à votre disposition pour la gestion de cette flotte automobile.
Définir au préalable les besoins de l'entreprise
Si vous êtes une entreprise naissante, vos besoins ne seront certainement pas identiques à ceux des grandes entreprises. Pour bénéficier des avantages qu'offre une carte essence poids lourds, vous devez donc au préalable faire le point de vos besoins pour éviter de choisir des options qui vous coûteront cher pour rien.
Êtes-vous une jeune entreprise ou un acteur bien implanté du secteur du transport ? Avez-vous besoin en tout temps de tous les véhicules dont vous disposez pour exercer votre activité ? Voulez-vous une couverture sur l'ensemble du territoire ou seulement sur une zone géographique spécifique ? Combien avez-vous d'employés qui utiliseront ce service ? Toutes ces interrogations vous permettront de faire un inventaire de toutes vos attentes et surtout de définir le type de carte essence pro dont vous avez besoin. Pour une flotte de camions, il vous revient de choisir un prestataire dont les cartes essence poids lourds peuvent être utilisées dans plusieurs stations-service, réparties dans les différentes régions que parcourent ces véhicules lors de leurs déplacements professionnels.
La définition de vos besoins vous permettra de sélectionner des fournisseurs qui répondent convenablement à vos exigences. Une fois cette liste établie, vous devez comparer les différentes offres des prestataires sélectionnés.
Le coût de la carburation et du service
Les groupes pétroliers et les enseignes distributrices des cartes essence professionnelles proposent des prix très variables. Il peut donc arriver que le prix à la pompe soit inférieur au prix fixé par un prestataire. De même, vous pourrez avoir des offres qui vous accorderont des réductions fixes par litre ou alors des pourcentages de remise qui s'appliqueront sur une consommation périodique.
En tenant compte de vos exigences et de votre budget, il vous revient de choisir le prestataire dont le tarif est en harmonie avec votre budget. Toutefois, il existe des cartes essence pour société au niveau desquelles le règlement de vos achats sera basé sur un prix national et qui vous permettront de payer un tarif unique par litre de carburant, même si vos employés s'approvisionnent dans différentes stations-service de n'importe quelle région.
Au-delà du coût de la carburation, le coût des services proposés doit également avoir un impact sur votre choix. Ces services incluent généralement des services de base et des services optionnels.
Les services de base comprennent les frais d'abonnement, les frais de gestion, les frais d'envoi de factures, les pénalités pour non-paiement, les frais de renouvellement ou de réédition de la carte et éventuellement des dépôts de garantie. Le coût de l'abonnement à une carte essence pour une société de transport est souvent compris entre 5 et 40 € l'an. Pour les frais de gestion, ils sont déterminés en pourcentage, sur la base de vos consommations périodiques.
Quant aux services optionnels, il s'agit principalement des frais de gestion du péage et du parking, d'abonnement au lavage et à l'entretien de la flotte de camion, d'abonnement au télépéage ou de demande d'édition de nouveaux badges. Tous ces frais sont des éléments qu'il convient d'analyser avant de choisir une carte essence pour votre société de transport.
Les outils de compte rendu et de gestion de la carte essence pro
Certains fournisseurs de cartes essence pour les entreprises de transport proposent une large gamme d'outils qui permettent de gérer de manière concrète l'ensemble de votre flotte. Nous privilégions ici les outils en ligne comme les applications de localisation des stations-service. Vous devez aussi avoir la possibilité de paramétrer vos cartes essence en fixant les plages horaires d'utilisation, les plafonds de consommation journalière ou alors les zones pour utiliser la carte. De plus, le prestataire doit pouvoir vous fournir les rapports de consommation et les factures rattachés à une période donnée, pour vous permettre de gérer vos comptes.
Ces différents éléments de gestion vous permettront de choisir une carte carburant qui offre tous les avantages dont vous avez besoin.
Le réseau de stations-service couvert par la carte carburant
Avant de choisir l'une des différentes cartes essence que proposent les prestataires à votre entreprise, vous devez tenir compte de l'étendue du réseau de stations-service de chaque offre. Ainsi, selon vos besoins, vous pouvez opter pour une carte standard régionale, nationale ou alors internationale (si des véhicules de votre parc automobile sont souvent utilisés pour des missions hors du pays). Cependant, vous devez aussi veiller à la proximité des stations-service avec les trajets que les véhicules de votre flotte empruntent le plus souvent lors des livraisons.
Tous ces critères doivent être contenus dans les devis que vous fourniront les émetteurs de cartes essence pour les entreprises. À partir de ces devis, vous pourrez aisément identifier l'offre qui implique le moins de frais annexes. Ainsi, vous ne serez pas surpris par les coûts périodiques que peut occasionner l'acquisition de cette carte. Vous vous pencherez ensuite sur les services offerts pour finaliser votre choix.
