Carte carburant professionnelle : un outil de gestion d'entreprise

La carte carburant sert à s'approvisionner en essence ou en gas-oil dans des stations-service. Tout particulier utilisateur de véhicule peut en disposer pour répondre à ses besoins en carburant. Lorsqu'elle est professionnelle, la carte carburant offre bien plus d'avantages. C'est une solution pratique pour améliorer la gestion administrative et comptable d'une entreprise. Comment est-ce possible ? Ce guide consacré à la carte carburant pour professionnel vous propose des éléments de réponse.

Fonctionnement de la carte carburant pour professionnel

La carte carburant pro présente des particularités qu'il faut connaître avant d'en acquérir une.

Conditions d'utilisation

Comme son nom l'indique, la carte carburant pour professionnel est réservée aux entreprises. Vous ne pouvez donc pas l'utiliser en tant que particulier. Les conditions d'utilisation d'une carte carburant pro varient en fonction des choix du gestionnaire de la flotte de l'entreprise. Celui-ci peut alors rendre possible l'usage de cette carte uniquement pour un type de carburant, une région, un ensemble de services précis. En fonction du fournisseur de carte, il peut également fixer un montant limite à ne pas dépasser par jour, par semaine, par mois, etc. Le gestionnaire de la flotte de l'entreprise paramètre donc la carte de sorte à contrôler son usage et à éviter le gaspillage.

L'utilisateur, quant à lui, effectue les transactions. Si la carte est magnétique, il l'insère, soit dans le distributeur automatique de carburant, soit dans le lecteur du pompiste. Ensuite, il signe le reçu. S'il s'agit d'une carte carburant pro à puce, il valide l'opération avec son code PIN. Le conducteur doit renseigner l'identifiant de son véhicule lors de la transaction. Selon le paramétrage effectué par le gestionnaire de flotte, l'utilisateur de la carte peut être amené à renseigner le kilométrage du véhicule au moment de l'approvisionnement.

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Le réseautage des stations-service

Tout opérateur de carte carburant professionnel en France conclut des accords avec des stations-service. Ainsi, il crée avec ces stations un réseau de points d'approvisionnement. Le fonctionnement de la carte carburant dépend aussi de ce réseau. Il y a des réseaux qui n'acceptent que les cartes d'un seul fournisseur. Par contre, d'autres sont accessibles aux cartes de plusieurs fournisseurs. De la même manière, dans certains réseaux, la carte ne peut être utilisée qu'à une pompe automatique. A contrario, l'usage d'une carte peut être limité au guichet dans d'autres réseaux.

Le réseautage des stations-service peut aller au-delà du territoire français et couvrir quelques pays européens. En tant qu'entreprise, si vous avez des succursales dans plusieurs pays en Europe, une carte carburant professionnelle ayant un vaste réseau vous sera très utile. Le nombre de stations accessibles via une carte carburant pro varie en fonction des réseaux.

Une carte pour payer tous les frais relatifs aux déplacements

Outre l'approvisionnement en essence, la carte carburant pour entreprise est aussi utile pour assurer certaines dépenses lors des déplacements. Il y a notamment de petites sommes à payer aux postes de péage sur certaines routes. Avec une telle carte, vous pouvez permettre à vos salariés de régler ces frais professionnel. De même, certaines cartes carburant pro sont conçues pour déverrouiller les portiques de télépéage.

Tout conducteur de véhicule sait qu'il ne doit pas stationner n'importe où au risque d'écoper d'une amende. Des fournisseurs de cartes carburant pour professionnel ont compris la problématique que représente le stationnement en ville. Ils se mettent alors en partenariat avec des sociétés de parking. Ainsi, avec certaines cartes carburant pro, les conducteurs de votre entreprise peuvent payer leurs stationnements dans les parkings partenaires. Au cas où ils recevraient des amendes pour stationnement anarchique dans l'exercice de leur travail, les cartes peuvent permettre de suivre l'avancée des procédures. Toutefois, ce sont les conducteurs eux-mêmes qui paieront ces amendes.

L'accès à des services accessoires

L'usage de la carte carburant professionnelle ne se limite pas aux transactions liées au carburant et au paiement des frais relatifs aux déplacements. Cette carte peut fonctionner pour le règlement de tous les services en station. La carte carburant de votre entreprise peut alors servir à assurer le lavage des véhicules et l'achat d'articles disponibles dans les boutiques des stations du réseau. De plus, elle peut être utile pour effectuer l'entretien des engins à travers la vidange, le contrôle technique, etc.

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Avantages de la carte carburant professionnelle

La carte carburant pro offre de nombreux avantages à l'entreprise, voire au salarié.

Une meilleure gestion du carburant

La gestion du carburant est une donnée majeure dans le fonctionnement d'une entreprise. Plus le nombre de véhicules et de conducteurs est élevé, plus cette gestion peut être difficile. Pour assurer la gestion de la consommation en carburant au sein de la société, le gestionnaire doit vérifier et conserver les notes de frais et les factures après les achats. Les documents relatifs au carburant sont utiles pour la comptabilité.

Grâce à la carte carburant professionnelle, vous pouvez simplifier ces tâches et amoindrir considérablement les risques d'erreur liés à la comptabilité. C'est la solution pour avoir la facture mensuelle de toutes les opérations effectuées avec les cartes de l'entreprise. Cette facture présente en détail les transactions pré-comptabilisées, ce qui allège le travail au comptable. La carte carburant pour entreprise permet donc de mieux gérer l'approvisionnement en carburant de l'entreprise sur les plans administratif et comptable.

Le respect du budget alloué au carburant

La carte carburant pour professionnel est utile pour mieux gérer les dépenses liées aux déplacements professionnels. En réalité, il s'agit d'un titre de paiement sécurisé. Chaque carte ou badge est dédié à un véhicule et à un code. Aucun achat n'est possible sans la validation du code du véhicule et du code du badge. Ainsi, toute tentative d'augmentation frauduleuse des dépenses par un conducteur ne peut qu'échouer.

En outre, le gestionnaire de la flotte de l'entreprise a la possibilité de contrôler toutes les transactions effectuées avec les cartes carburant pro. Pour cela, il lui suffit de paramétrer les cartes en vue d'imposer à tous un mode d'usage précis. C'est à lui de définir les conditions d'utilisation des cartes. Il peut donc exclure certains services si l'entreprise tient à ne pas dépasser un budget fixé pour le carburant.

La diminution des frais d'administration et de comptabilité

En plus du gain de temps que permet la carte carburant pro, la carte carburant professionnelle permet des gains financiers en faisant des économies. Les frais dépensés pour l'administration d'une entreprise sont considérables et les frais consacrés à la gestion du carburant constituent une part non négligeable. Selon le nombre de véhicules dont vous disposez, la carte carburant pour entreprise peut vous faire gagner jusqu'à une journée de tâches administratives et comptables. Cette diminution du temps de travail aura une influence positive sur les montants à verser aux administrateurs et comptables s'ils sont payés à l'heure.

Le prépaiement et le post-paiement des frais de carburant

L'un des atouts de la carte carburant pro est qu'elle offre une avance sur les frais de carburant à l'entreprise. Ainsi, les utilisateurs des cartes n'auront pas à régler les frais d'essence à chaque transaction. Ils sont ainsi épargnés d'éventuelles pannes sèches. Le prépaiement du carburant et des services offerts par la carte permet à l'entreprise de ne plus s'occuper des frais de carburant durant une certaine période.

En outre, les frais de carburant peuvent être payés sur facture mensuelle, sans paiement préalable. C'est dire qu'en tant qu'entreprise, vous pouvez vous servir en essence ou en gas-oil pendant tout un mois avant de payer la facture. Il en est de même pour l'entretien des véhicules professionnels. Notez toutefois que pour le post-paiement, votre fournisseur de carte pourrait vous exiger le dépôt d'un montant donné comme garantie.

Critères de choix d'une carte carburant professionnelle

Pour mettre à profit la carte carburant pro, vous devez la choisir en fonction des besoins de votre entreprise. Voici quelques critères qui vous aideront à vous retrouver parmi la pléthore d'opérateurs de cartes carburant présents sur le marché.

L'accessibilité des stations-service du réseau

Le choix de votre carte carburant destinée aux professionnels doit prendre en compte le maillage de son réseau de stations. Les grands groupes pétroliers disposent généralement de milliers de points d'approvisionnement. Par conséquent, leurs cartes donnent accès à de larges réseaux de stations-service. Cependant, un réseau comportant un grand nombre de stations peut être sans intérêt pour vous. En effet, ces stations peuvent se trouver dans des localités autres que celles dans lesquelles s'effectuent les déplacements professionnels de votre entreprise.

Préférez donc à un réseau très large, un réseau dont les points d'approvisionnement sont proches de l'entreprise et des endroits où les conducteurs se rendent souvent. De même, vérifiez si la carte donne accès aux distributeurs automatiques de carburant. En effet, certains réseaux ne prennent pas en compte ce type de dispositif.

Les frais liés au service de la carte et le prix du carburant

Le prix du service de la carte pro et celui du carburant sont à évaluer avant le choix d'un fournisseur. Pour jouir d'une carte carburant pro, vous devez payer des frais d'abonnement annuel qui sont globalement compris entre 5 et 36 euros. De même, vous aurez à vous acquitter des frais de gestion de la carte qui se calculent en fonction de la quantité de carburant consommé. Le prix du service de la carte comprend aussi le montant à déposer en garantie en cas de post-paiement. Le prix du service de la carte peut augmenter en cas de demande d'édition d'un nouveau badge.

Avec une carte carburant, vous pouvez acheter du carburant à un prix inférieur au prix à la station. En raison de la concurrence, certains fournisseurs de cartes carburant professionnel effectuent des réductions sur le prix du litre. Également, en tant qu'entreprise, vous pouvez négocier des remises avec l'opérateur. Renseignez-vous sur les modalités de ces remises avant de choisir votre carte carburant pro. Par ailleurs, vérifiez s'il est possible que l'opérateur fixe un tarif national applicable à toutes les stations de son réseau. De façon générale, ce tarif est plus bas que le prix à la pompe.

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Les paramètres de maîtrise des dépenses

La carte carburant de votre entreprise doit vous permettre de maîtriser les dépenses liées au carburant. Pour cela, choisissez une carte qui vous donnera un rapport détaillé de chaque facture. Pour éviter les fraudes, vous devez pouvoir définir des restrictions à l'utilisation des badges carburant pro. Certaines cartes peuvent vous permettre de limiter par exemple l'accès au service à un horaire, à un type de carburant… D'autres opérateurs offrent la possibilité au gestionnaire de paramétrer les cartes de sorte qu'elles se bloquent complètement lorsqu'une limite établie est franchie. En outre, certaines cartes sont accompagnées par des logiciels ou applications qui permettent de suivre en temps réel les transactions ainsi que les données des véhicules en déplacement professionnel.

Les services

Les services font partie des éléments qui marquent la différence entre les cartes carburant pour professionnels. En effet, selon le fournisseur, avec une telle carte, vous pouvez bénéficier d'un badge de télépéage, d'applications pour utilisateurs… Si certaines cartes sont utiles pour acheter des produits en station-service, d'autres le sont pour entrer en contact avec l'ANTAI. De même, il y a sur le marché des fournisseurs de cartes carburant professionnelle qui proposent des stages de conduite et de récupération de points de permis.

Mooncard : la carte carburant pro sans contrainte

La carte carburant Mooncard tire son épingle du jeu en proposant une carte carburant multi-enseigne pouvant être utilisée sur l'ensemble du territoire français mais également à l'étranger. Comme pour une carte essence classique, vous gérez la consommation de vos collaborateurs grâce au logiciel de pilotage Mooncard qui vous permet d'attribuer la carte à un collaborateur ou un véhicule. La gestion des justificatifs se fait directement via l'interface Mooncard puisque vous n'avez qu'à envoyer vos justificatifs sur la plateforme pour les relier à une dépense. Mooncard met fin au justificatifs et fait profiter ses utilisateurs de l'archivage à valeur probante pour l'ensemble des porteurs d'une carte carburant Mooncard.

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