Carte entreprise VS carte affaires : notre avis et la bonne solution

Les missions de vos collaborateurs sont rythmées par des vagues de dépenses professionnelles qui remontent à la fin de mois au département finance sous forme de notes de frais : déplacements (transport, billets de train, billets d’avion, carburant, hôtels …), restauration (déjeuners/dîners d’affaires), fidélisation, … A l’heure actuelle, maîtriser et gérer ces dépenses est un véritable casse-tête pour les équipes finance et de nombreuses entreprises se sont déjà penchées sur la question : entre une carte entreprise et une carte affaires, que vaut-il mieux confier à son collaborateur ? La solution au problème se profile progressivement : une carte de paiement professionnelle qui permettrait de gérer vos dépenses, et pourquoi pas vos notes de frais par la même occasion. On vous en dit un peu plus dans cet article.

Carte entreprise, carte affaires : quelles sont les différences ?

Ces cartes bancaires ont une différence primordiale : l’origine des fonds qui les alimentent.

La première, la carte affaire, est la plus répandue dans la sphère professionnelle. Cette carte, souvent payée par l’entreprise, vient débiter sur le compte du collaborateur. Ce dernier doit alors remplir des notes de frais. Au même titre que les indemnités kilométriques, celles-ci devront suivre un processus de validation puis de remboursement postérieur. Nous y reviendrons.

La carte entreprise quant à elle vient débiter directement le compte bancaire de l’entreprise. Se faisant, que ce soit à débit immédiat ou à débit différé, l’entreprise paie ses propres dépenses. Cela a des avantages, mais cela pose également la question de la sécurité et de la confiance : confier un moyen de paiement de l’entreprise à un salarié.


Ces deux cartes proposent inéluctablement des avantages et des défauts. Chacun peut avoir son avis dessus. Notre but aujourd’hui est de voir avec vous les dits et redits les plus courants, de décrypter ceux qui ont vraiment de l’importance et surtout de vous apporter une véritable réponse.

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La carte affaire : le choix de la sécurité pour l’entreprise.

Comme dit précédemment, la carte affaires est la carte bancaire professionnelle la plus répandue sur le marché. La carte d’affaires fonctionne comme une carte de crédit classique, elle est exclusivement dédiée aux dépenses de l’entreprise. Elle vient débiter les fonds à chaque transaction sur le compte du collaborateur. Généralement configurée en paiement différé - le montant des achats est débité non pas dans les jours qui suivent la date d’achat mais après un certain délai, la plupart du temps on compte un mois -, elle permet à celui-ci d’aller voir son entreprise pour demander un remboursement des frais avancés.

Bien que ce process semble a priori sans grand risque, l’objectif étant que l’entreprise rembourse les frais « avancés » par les collabarateurs avant que la banque de les débite, ce qui rendrait la somme de sortie et d’entrée d’argent nulle - on réalise assez rapidement en tant que collaborateur, que les notes de frais sont rarement remboursées à temps. Le processus de gestion des notes de frais archaïque passant par des tableurs Excel, agrafant les justificatifs de dépenses à ces dernières ou même l’utilisation de logiciels de notes de frais à OCR sont souvent peu efficaces puisqu’une ressaisie manuelle des informations de transaction s’avère tout de même nécessaire. En conclusion, ces cartes ne facilitent pas forcément la tâche des collaborateurs, encore moins des équipes finances. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces logiciels de notes de frais, n’hésitez pas à lire notre article dessus.

Il en résultera des avances de frais parfois considérables pour les collaborateurs ainsi qu’un temps consacré à la ressaisie important. L’entreprise est ici déjà perdante : les collaborateurs remplissent habituellement leurs notes de frais sur leurs temps de travail ce qui engendre forcément une perte de productivité. Garde également à ne pas perdre les justificatifs de dépenses. Si vous les perdez, une attestation sur l’honneur de note de fraispeut toujours être acceptée par votre entreprise.

Pour l’entreprise l’enjeu est ailleurs ! Certes la validation a posteriori des notes de frais effectuées via la carte affaires permet une sécurité quant aux dépenses effectuées par le collaborateur, mais aucun dirigeant ne risquerait de voir le compte bancaire de l’entreprise se vider par un collaborateur malhonnête, qui effectuerait des dépenses professionnelles sortant de son cadre de mission et en dehors de la politique de voyages ou de dépenses de l’entreprise. La carte affaires permet donc à l’entreprise de conserver la main mise sur son workflow de validation des dépenses et de maîtriser sa trésorerie : fixer des plafonds de montant des dépenses et activer la carte uniquement pour certains fournisseurs autorisés par l'entreprise, sans compter le relevé des dépenses envoyé mensuellement à l’utilisateur de la carte et à l’entreprise. Mais rien n’est moins sûr.

L’utilisation de cartes affaires reste tout de même un coût en temps et en argent pour l’entreprise : elles demandent que l’équipe de finance continuer de collecter les factures et les justificatifs ainsi que le recrutement en interne d’un gestionnaire de notes de frais dédié. 

Le deuxième grand avantage est évidemment le différé de remboursement. Cependant l’entreprise se retrouve normalement coincée entre deux délais dont elle ne devrait, normalement, pas s’extraire. D’un côté le délai maximum qui est le différé de la carte affaire du collaborateur. Et de l’autre le délai minimum qui est le « gain » en différé de trésorerie dont elle peut tirer parti. Cependant la marge d’erreur étant faible, il est risqué de jouer sa réputation employeur sur quelques jours de différé de remboursement de notes de frais.

Le dernier acteur qui peut trouver un défaut dans l'utilisation de la carte affaires par les entreprises, et notamment dans les notes de frais de manière plus générale, reste l’URSSAF. En effet la carte affaire puisque débitant directement sur le compte du salarié (et celui-ci restant secret vis-à-vis de l’entreprise) permet à certains collaborateurs peu scrupuleux ce qu’on appelle « la fraude aux notes de frais ». A cause de celle-ci, l’URSSAF se voit régulièrement obligé de rembourser plusieurs fois la TVA sur une même dépense professionnelle. Faites attention à ce point, sans quoi vous verrez votre entreprise sanctionnée après un contrôle fiscal.

La carte affaires est donc souvent utilisée en grande entreprise : il est souvent difficile de faire confiance à ses collaborateurs quant à la bonne utilisation de ses deniers. La carte affaire à l’avantage de responsabiliser les collaborateurs puisque la validation a posteriori de leurs dépenses par un gestionnaire de notes de frais, certes laborieuse, pèsent comme une épée de Damoclès au-dessus de leur tête.

En résumé :

  • La carte affaires est plutôt destinée aux grandes entreprises.
  • L’un des avantages de cette dernière est la relative sécurité (malgré des risques ponctuels).
  • Les défauts et inconvénients : la perte en agilité et en temps que ce soit pour les collaborateurs, les équipes finance ou les équipes RH.
  • En moyenne, 5€/mois et par carte affaires.

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La carte entreprise : une carte adaptée aux PME, start-up et freelances

La carte entreprise vient directement débiter sur le compte bancaire de l’entreprise, celle-ci se pare d’autant de défauts et d’avantages que la carte affaires.

L’un des plus gros avantages de cette carte réside dans la source de débit : elle débite directement sur le compte de l’entreprisePour les salariés, il n’y a plus le risque de voir leurs remboursements arriver après leurs différés de paiement ni celui d’égarer leurs justificatifs de dépenses. Cela a également un avantage pour l’entreprise : celle-ci, avec justificatif ou non, dispose d’un relevé bancaire propre regroupant l’exhaustivité des dépenses réalisées. Ce qui sera pratique pour tout financier souhaitant tenir une comptabilité propre de son entreprise.

L’URSSAF sort grande gagnante de ce choix : la carte entreprise, ne pouvant dédoubler des transactions, assure l’unicité de celle-ci. Mais attention, cela ne vaut que si les cartes entreprise sont utilisées par l’ensemble des entreprises. Nous n’y sommes pas encore..

La carte entreprise classique (BNP, Société générale, etc.) comporte toutefois de gros inconvénients. Tout d’abord, les salariés continuent d’effectuer des notes de frais. Alors oui, ils n’ont plus d’avance de frais à réaliser. Cependant il leur incombe toujours de rapporter systématiquement les dépenses effectuées à leur service comptabilité ainsi que de ramener les justificatifs associés. C’est sur ce point que l’entreprise se met une première fois en danger : si les collaborateurs ne font pas bien leur devoir de remontée systématique des informations ainsi que des justificatifs, l’entreprise se met à mal auprès de l’URSSAF et du fisc. En effet, toute dépense non justifiée par une facture ne peut donner droit à un remboursement de TVA. Ce qui peut rapidement mener à un gros manque à gagner pour l’entreprise, surtout si cette dernière a beaucoup de frais.

Le deuxième point de risque est la surconsommation des collaborateurs. N’ayant plus le risque de voir leurs notes de frais, effectuées via leurs cartes corporate, non remboursées, ceux-ci pourraient décider de dépasser la politique de dépenses ou de voyages de l’entreprise. Pire, de vider le compte bancaire de celle-ci (dans la limite du paiement maximum de la carte bancaire, mais souvent nous parlons tout de même de plusieurs centaines d’euros).

Une carte corporate est généralement remise aux collaborateurs ayant atteint un certain rang dans l’entreprise ou étant à un certain poste. Dans le cadre des PME et des petites structures, le nombre de porteurs de cartes étant limité, le risque d’abus devient alors très limité, surtout si la confiance règne. Les porteurs de carte entreprise ayant alors trop à perdre vis-à-vis du gain potentiel.

En résumé :

  • La carte entreprise est adaptée aux PME et aux indépendants.
  • La carte entreprise a un avantage en termes de politique RH.
  • Les inconvénients, au même titre que la carte d’affaires : le risque financier pour l’entreprise et toujours ce problème des notes de frais à remonter systématiquement.
  • En moyenne, 3€/mois et par carte entreprise.

Une alternative aux cartes affaires ainsi qu’aux cartes entreprise existe ! Celle-ci émerge depuis plusieurs années maintenant. Des entreprises comme Mooncard propose des cartes entreprises permettant 100% de sécurité à l’entreprise, une remontée des informations en temps réel et sans ressaisie (fini les notes de frais) et une politique RH au top.

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La carte entreprise paramétrable : la nouvelle génération de cartes bancaires professionnelles intelligentes

Nous sommes partis de la question suivante : quelle est l’expérience de dépenses dont rêveraient d’avoir tous salariés français effectuant des notes de frais encore à l'heure actuelle ?

  1. Je paie avec la carte entreprise.
  2. Je prends en photo le justificatif ou la facture de ma dépense. Je peux le jeter, car ce dernier serait automatiquement sauvegardé dans un coffre-fort numérique (l’archivage numérique à valeur probante). Fini la peur de voir ces bouts de papier disparaître à tout-va au moment de la demande des remboursements des frais avancés !
  3. Les informations de paiement sont automatiquement remplies par une application qui serait connectée à la carte bancaire. La note de frais serait aussi simple que ça !
  4. Le justificatif et les informations de paiement sont instantanément transmis au comptable. Tout serait complet, le comptable n’aurait pas besoin de relancer constamment les dossiers incomplets et pourrait se concentrer sur son rôle de conseiller et business partner.
  5. Cette application ou logiciel génère ensuite les écritures comptables, récupère les informations du relevé bancaire et calcule la TVA récupérable en temps réel.

 

On vous le fait en plus court : le collaborateur paie et c’est déjà dans la comptabilité de l’entreprise.

Grâce à ce genre de solution innovante, l’entreprise et les salariés gagnent un temps considérable à ne plus ressaisir pendant des heures des factures à la main. Mooncard a créé cette carte de paiement intelligente et toute la technologie qui l’accompagne. Cependant persiste le problème de sécurité des cartes vis-à-vis de dépenses « non autorisées » par la politique de dépenses et d'achats de l'entreprise.

Mooncard s’est saisi de la question. La réponse : paramétrer complètement les cartes. Rien à voir avec ce que vous propose votre banque classique. Ici on parle de paramétrer : le montant et plafonds quotidiens, hebdomadaires et mensuels, les alertes SMS, les marchands autorisés, les jours et heures d’utilisation, les dépenses extraordinaires (retraits aux distributeurs, dépenses dans les bars, hôtels, dépenses carburant …) etc. En moyenne, plus de 50 paramétrages sont possibles. Mooncard en propose 60 pour adapter l'utilisation des cartes de paiement professionnelles aux besoins de vos collaborateurs et à la politique de dépenses de votre entreprise.

L’entreprise, quant à elle, conserve une visibilité en temps réel des dépenses réalisées par ses collaborateurs ainsi que de reporting en temps réel sur ses dépenses. Un véritable Dashboard pour votre entreprise et votre comptable !

Un inconvénient pour rester impartial : le prix. Il faut compter en générale entre 10€ et 15€ par mois pour bénéficier de ces cartes entreprises nouvelles générations. Il ne s’agit pas d’un investissement anodin, mais qu’est-ce à côté des heures gagnées à ne plus ressaisir des dépenses à la main, la sérénité d’une TVA récupérée à 100% et une politique RH moderne ?

Ces cartes, de part leur nature, ont l’avantage de pouvoir être utilisées par toutes les tailles d’entreprises : de l’indépendant jusqu’aux grands groupes.

En résumé : 

  • Les avantages sont nombreux : fini les notes de frais, sécurité assurée et reporting automatiquement généré.
  • Un des inconvénients, c’est bien sûr le prix qui est légèrement supérieur aux autres cartes proposées par la banques traditionnels.
  • Dernier point, vous ne l’avez pas encore ?  ?

Si vous souhaitez en savoir plus sur Mooncard - ses cartes de paiement nouvelle génération et son application de notes de frais - n'hésitez pas à venir faire un tour sur noter site internet. 

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