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Carte entreprise vs carte affaire : notre avis et la bonne solution.

La plupart des entreprises se sont aujourd’hui déjà posées cette question : que faut-il mieux confier à nos salariés ? Des cartes entreprise ou des cartes affaires ? Ces cartes bancaires ont une différence primordiale : l’origine des fonds.

La première, la carte affaire, est plus répandue. Cette carte, souvent payée par l’entreprise, vient débiter sur le compte du collaborateur, qui réalise alors des notes de frais. Au même titre que les indemnités kilométriques, celles-ci devront suivre un processus de validation puis de remboursement. Nous y reviendrons.

La carte entreprise quant à elle vient débiter le compte bancaire de l’entreprise. Se faisant, que ce soit à débit immédiat ou à débit différé, l’entreprise paie ses propres dépenses. Cela a des avantages, mais cela pose également la question de confier un moyen de paiement de l’entreprise à un salarié.


Ces deux cartes proposent inéluctablement des avantages et des défauts. Chacun peut avoir son avis dessus. Notre but aujourd’hui est de voir avec vous les dits et redits les plus courants, de décrypter ceux qui ont vraiment de l’importance et surtout de vous apporter une véritable réponse. Le but n’étant pas de vous laisser sur votre faim.

Nous vous avons prévu donc une solution à ce dilemme : les cartes entreprise paramétrables. Le meilleur pour la fin, nous ne vous en disons pas plus pour l’instant. Evidemment, nous serons très preneurs de tous vos retours. Certains d’entre vous l’ont peut être déjà essayé !

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La carte affaire : le choix de la sécurité pour l’entreprise.

Comme dit précédemment, la carte affaire est la carte bancaire professionnelle la plus répandue sur le marché. Elle vient débiter les fonds à chaque transaction sur le compte du collaborateur. Généralement configurée en paiement différé, elle permet à celui-ci d’aller voir son entreprise pour demander un remboursement des frais avancés.

Bien que ce process semble a priori sans grand risque, on réalise assez rapidement en tant que collaborateur, que les notes de frais sont rarement remboursées à temps. L’utilisation de tableurs comme Excel, accompagnée d’une jolie agrafeuse, ou de logiciels de notes de frais à OCR, souvent peu efficace et nécessitant souvent une ressaisie manuelle des informations de transaction, ne facilite pas la tâche des collaborateurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur ces logiciels de notes de frais, n’hésitez pas à lire notre article dessus.

Il en résultera des avances de frais parfois considérables pour les collaborateurs ainsi qu’un temps consacré à la ressaisie important (vous remarquerez que l’entreprise est ici déjà perdante, puisque les collaborateurs ne se privent que rarement de faire leurs notes de frais sur leurs temps de travail). Garde également à ne pas perdre les justificatifs de dépenses. Si vous le perdez, une attestation sur l’honneur de note de frais peut toujours être acceptée par votre entreprise.

Pour l’entreprise l’enjeu est ailleurs ! Certes la validation a posteriori des notes de frais effectuées via la carte affaire permet une sécurité quant aux dépenses effectuées par le collaborateur. Personne n’a envie que celui-ci puisse sur un coup de tête vider le compte bancaire de l’entreprise ou effectuer des dépenses professionnelles qui sortiraient de son cadre de mission ou encore qui seraient au-dessus de sa politique voyages ou de dépenses. La carte affaire permet donc à l’entreprise de conserver la main mise sur son workflow de validation des dépenses et de maîtriser sa trésorerie. Ainsi que l’inconvénient d’occuper grandement ses collaborateurs (on estime à plus de 3 heures par mois le temps que cela prend à chaque collaborateur effectuant des notes de frais), l’utilisation de cartes affaires demande le recrutement en interne d’un gestionnaire de notes frais dédié. Celui-ci aura la tâche ardue de faire la chasse aux justificatifs de dépenses, les fameuses « facturettes » ainsi que de réguler les remboursements s’il y a lieu.

Le deuxième grand avantage est évidemment le différé de remboursement. Cependant l’entreprise se retrouve normalement coincée entre deux délais dont elle ne devrait, normalement, pas s’extraire. D’un côté le délai maximum qui est le différé de la carte affaire du collaborateur. Et de l’autre le délai minimum qui est le « gain » en différé de trésorerie dont elle peut tirer parti. Cependant la marge d’erreur étant faible, il est risqué de jouer sa réputation employeur sur quelques jours de différé de remboursement de notes de frais.

Le dernier acteur ayant un inconvénient dans la carte affaire, et notamment dans les notes de frais de manière plus générale, reste l’URSSAF. En effet la carte affaire puisque débitant directement sur le compte du salarié (et celui-ci restant secret vis-à-vis de l’entreprise) permet à certains collaborateurs peu scrupuleux ce qu’on appelle « la fraude aux notes de frais ». A cause de celle-ci, l’URSSAF se voit régulièrement obligé de rembourser plusieurs fois la TVA sur une même dépense professionnelle. Attention à vous !

La carte affaire est donc souvent utilisée en grande entreprise : il est souvent difficile de faire confiance à ses collaborateurs quant à la bonne utilisation de ses deniers. La carte affaire à l’avantage de responsabiliser les collaborateurs puisque la validation a posteriori de leurs dépenses par un gestionnaire de notes de frais, certes laborieuse, pèsent comme une épée de Damoclès au-dessus de leur tête.

En résumé :

  • ++ les grandes entreprises
  • ++ la sécurité
  • -- perte en agilité et en temps
  • -- désavantage RH
  • En moyenne, 5€/mois et par carte affaire.

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La carte entreprise : une carte adaptée aux PME, start-up et freelances.

La carte entreprise est une toute autre histoire. Venant directement débiter sur le compte bancaire de l’entreprise, celle-ci se pare d’autant de défauts et d’avantages que la carte affaires.

Pour rester optimiste, commençons par le plus gros avantage : elle débite sur le compte de l’entreprise. Ce simple changement par rapport à la carte affaire a de lourdes conséquences. Les salariés ne supportent plus le risque de voir leurs remboursements arriver après leurs différés de paiement, mais également le risque de perdre leurs justificatifs de dépense. Cela a également un avantage pour l’entreprise : celle-ci, justificatif ou non, dispose d’un relevé bancaire propre comportant l’exhaustivité des dépenses réalisées. Ce qui sera pratique pour tout financier souhaitant tenir une comptabilité propre de son entreprise.

L’URSSAF sort grande gagnant de ce choix : la carte entreprise, ne pouvant dédoubler des transactions, assure l’unicité de celle-ci. Mais attention, cela ne vaut que si les cartes entreprise sont utilisées par l’ensemble des entreprises. Nous n’y sommes pas encore..

La carte entreprise classique (BNP, Société générale, etc.) comporte toutefois de gros inconvénients qu’il est important de noter. Tout d’abord, les salariés continuent d’effectuer des notes de frais. Alors oui, ils n’ont plus d’avance de frais à réaliser. Cependant il leurs incombent toujours de reporter les dépenses effectuées à leur service comptabilité ainsi que de ramener leurs justificatifs. C’est sur ce point que l’entreprise se met une première fois en danger : si les collaborateurs ne font pas bien leur devoir de remontée des informations ainsi que des justificatifs, l’entreprise se met à risque vis-à-vis de l’URSSAF et du fisc. En effet, tout dépense non justifiée par une facture ne peut donner droit à un remboursement de TVA. Ce qui peut rapidement mener à un gros manque à gagner pour l’entreprise si celle-ci a beaucoup de frais.

Le deuxième point de risque est la surconsommation des collaborateurs. N’ayant plus le risque de voir leurs notes de frais, effectuées via leurs cartes affaires, non remboursées, ceux-ci pourraient décider de dépasser la politique de dépenses ou de voyages de l’entreprise. Ou pire, de vider le compte bancaire de celle-ci (dans la limite du paiement maximum de la carte bancaire, mais souvent nous parlons tout de même de plusieurs centaines d’euros).

La remise d’une carte entreprise ne se fait généralement qu’à des collaborateurs ayant atteint un certain poste dans l’entreprise, ou bien dans le cadre de PME et petite structure. Le nombre de porteurs de cartes étant limité, ou la confiance régnant grandement, le risque d’abus devient alors très limité. Les porteurs de carte entreprise ayant alors trop à perdre vis-à-vis du gain potentiel.

En résumé :

  • ++ pour les PME et les indépendants
  • ++ meilleure politique RH
  • -- risque financier pour l’entreprise
  • -- toujours ce problème des notes de frais à remonter
  • En moyenne, 3€/mois et par carte entreprise.

 

Comme promis, nous ne vous laisserons pas sur votre faim. Une alternative aux cartes affaires ainsi qu’aux cartes entreprise existe ! Celle-ci émerge depuis plusieurs années maintenant. Des entreprises comme Mooncard propose des cartes entreprises permettant 100% de sécurité à l’entreprise, une remontée des informations en temps réel et sans ressaisie (fini les notes de frais) et une politique RH au top.

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La carte entreprise paramétrable : Graal du XXème siècle

Vous vous demandez quelle serait l’expérience de dépense que rêveraient d’avoir tous les salariés français effectuant des notes de frais à l’heure actuelle. Elle est simple :

  1. Je paie avec la carte entreprise (débit compte entreprise, etc. vous connaissez maintenant !)
  2. Je prends en photo le justificatif / facturette. Je peux le jeter, car il est sauvegardé dans un coffre-fort numérique (la numérisation à valeur probante).
  3. Les informations de paiement sont automatiquement remplies par l’application connectée à la carte bancaire.
  4. Le justificatif et les informations de paiement sont instantanément transmis au comptable.
  5. Celui-ci génère les écritures comptables, son relevé bancaire et sa TVA récupérable en temps réel et l’intègre dans son logiciel de comptabilité.

 

On vous le fait en plus court : le collaborateur paie, et c’est déjà dans la comptabilité de l’entreprise.

Grâce à ce genre de solution innovante, l’entreprise et les salariés gagnent un temps considérable à ne plus ressaisir pendant des heures des facturettes à la main. Cependant persiste le problème de sécurité des cartes vis-à-vis de dépenses « non autorisées ».

C’est votre jour de chance : ces cartes entreprise sont assortis de paramétrages fins. Rien à voir de ce que vous propose votre banque classique. Ici on parle de paramétrer : le montant, les alertes SMS, les marchands autorisées, les jours et heures d’utilisation, les dépenses extraordinaires, etc. En moyenne, plus de 50 paramétrages sont possibles. Ainsi les collaborateurs disposent de cartes entreprise adaptées à leurs besoins en dépenses.

L’entreprise, quant à elle, conserve une visibilité en temps réel des dépenses réalisées par ses collaborateurs ainsi que de reporting en temps réel sur ses dépenses.

Un inconvénient pour rester impartial : le prix. Il faut compter en générale entre 10€ et 15€ par mois pour bénéficier de ces cartes entreprises nouvelles générations. Mais qu’est-ce à côté des heures gagnées à ne plus ressaisir des dépenses à la main, la sérénité d’une TVA récupérée à 100% et une politique RH moderne ?

Ces cartes, de part leur nature, ont l’avantage de pouvoir être utilisées par toutes les tailles d’entreprises : de l’indépendant jusqu’aux grands groupes.

En résumé : 

  • ++ fini les notes de frais
  • ++ sécurité et reporting
  • -- prix légèrement supérieur
  • -- vous ne l’avez pas encore ?

Si vous souhaitez en savoir plus sur Mooncard - ses cartes de paiement nouvelle génération et son application de notes de frais - n'hésitez pas à venir faire un tour sur noter site internet.

Merci pour votre lecture !

 

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