Carte entreprise VS carte affaires : notre avis et la bonne solution

Les missions de vos collaborateurs sont rythmées par des vagues de dépenses professionnelles, remontant à la fin de mois au département finance sous forme de notes de frais. Maîtriser et gérer ces dépenses peut se révéler être un véritable casse-tête pour les équipes finance. De nombreuses entreprises se sont déjà penchées sur la question : entre cartes entreprise et cartes affaires, que vaut-il mieux confier à ses collaborateurs ?

La solution au problème se profile progressivement : une carte de paiement professionnelle qui permettrait de gérer vos dépenses, et pourquoi pas vos notes de frais par la même occasion.

Carte entreprise, carte affaires : quelles sont les différences ?

Ces cartes bancaires ont une différence primordiale : l’origine des fonds qui les alimentent.

La carte affaires, est la plus répandue dans la sphère professionnelle. Cette carte, souvent payée par l’entreprise, vient débiter sur le compte du collaborateur. Ce dernier doit alors remplir des notes de frais. Au même titre que les indemnités kilométriques, celles-ci devront suivre un processus de validation puis de remboursement.

La carte entreprise quant à elle vient débiter directement le compte bancaire de l’entreprise. Se faisant, que ce soit à débit immédiat ou à débit différé, l’entreprise paie ses propres dépenses. Cela a des avantages, mais cela soulève souvent la question de la sécurité et de la confiance : confier un moyen de paiement de l’entreprise à un salarié.

Ces deux cartes ont chacune des avantages et des défauts. Notre but aujourd’hui est de voir avec vous les dits et redits les plus courants, de décrypter ceux qui ont vraiment de l’importance et surtout de vous apporter une véritable réponse.La carte affaires : le choix de la sécurité pour l’entreprise.

La carte affaires, une carte populaire dans les grands groupes

Les cartes affaires fonctionnent comme des cartes de crédit classiques et sont exclusivement dédiées aux dépenses de l’entreprise.

Elle sont généralement configurées en paiement différé. De ce fait, le montant des achats est seulement débité après un certain délai, on compte généralement un mois. Ceci permet de demander le remboursement des frais avant que ceux-ci ne soient débités. Bien que ce process semble a priori sans grand risque, on réalise assez rapidement en tant que collaborateur que les notes de frais sont rarement remboursées à temps

Il en résultera des avances de frais parfois considérables pour les collaborateurs ainsi qu’un temps consacré à la ressaisie conséquent. L’entreprise est ici déjà perdante : les collaborateurs remplissent habituellement leurs notes de frais sur leurs temps de travail ce qui engendre forcément une perte de productivité. La perte des justificatifs papiers est également récurrente, menant généralement à un non-remboursement des frais engagés, bien qu'une attestation sur l’honneur de note de frais est parfois acceptée par votre entreprise.

L'entreprise, rencontre cependant d'autres enjeux. Les cartes affaires permettent de sécuriser les dépenses et la maîtriser sa trésorerie grâce à leur paramétrage (plafonnement des dépenses, activation de la carte uniquement pour certains fournisseurs, etc.) et à la validation a posteriori des notes de frais effectuées.

Cependant, entre le temps passé par les collaborateurs à saisir leurs notes de frais, celui pris aux comptables, financiers et managers pour contrôler, approuver et ressaisir chaque dépense, l’utilisation de cartes affaires représente un coût de temps, et donc d'argent, important. En effet, on compte en moyenne et par note de frais : 40 minutes entre la saisie de la note de frais et sa comptabilisation, 20 à 30 jours de traitement pour aboutir au remboursement, ce qui représente un coût moyen de 53€ pour l'entreprise (sans compter le coût potentiel des erreurs et fraudes).

Un autre acteur pouvant trouver un défaut dans l'utilisation de la carte affaires est l’URSSAF. En effet, la carte affaires débitant directement sur le compte du salarié (et celui-ci restant secret vis-à-vis de l’entreprise) permet à certains collaborateurs peu scrupuleux ce qu’on appelle « la fraude aux notes de frais ». À cause de celle-ci, l’URSSAF se voit régulièrement obligé de rembourser plusieurs fois la TVA sur une même dépense professionnelle. Faites attention à ce point, sans quoi vous verrez votre entreprise sanctionnée après un contrôle fiscal.

En résumé :

  • La carte affaires est plutôt destinée aux grandes entreprises.
  • L’un des avantages de cette dernière est la relative sécurité (malgré des risques ponctuels).
  • Les défauts et inconvénients : la perte en agilité et en temps que ce soit pour les collaborateurs, les équipes finance ou les équipes RH.
  • Elle coûte en moyenne, 5€/mois et par carte affaires.

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La carte entreprise : une carte adaptée aux PME, start-up et freelances

L’un des plus gros avantages de cette carte réside dans la source de débit : elle débite directement sur le compte de l’entreprise. 

Pour les salariés, il n’y a plus le risque de voir leurs remboursements arriver après leurs différés de paiement. Cela a également un avantage pour l’entreprise : celle-ci, avec justificatif ou non, dispose d’un relevé bancaire propre regroupant l’exhaustivité des dépenses réalisées. Ce qui sera pratique pour tout financier souhaitant tenir une comptabilité propre de son entreprise.

L’URSSAF sort grande gagnante de ce choix : la carte entreprise, ne pouvant dédoubler des transactions, assure l’unicité de celles-ci et permet d'éviter les fraudes.

La carte entreprise classique comporte toutefois de gros inconvénients. Tout d’abord, les salariés continuent d’effectuer des notes de frais, même s'ils n’ont plus d’avance de frais à réaliser. Il leur incombe toujours de rapporter systématiquement les dépenses effectuées à leur service comptabilité ainsi que de ramener les justificatifs associés. C’est sur ce point que l’entreprise peut se retrouver en danger en cas de contrôle de l'URSSAF. Si les collaborateurs ne remontent pas correctement les informations ou les justificatifs, l’entreprise pourrait subir un redressement fiscal, puisque toute dépense non justifiée par une facture ne peut donner droit à un remboursement de TVA.

Le deuxième point de risque est la surconsommation des collaborateurs. N’ayant plus le risque de voir leurs notes de frais non remboursées, certains pourraient y voir l'occasion de dépasser les plafonnements spécifiés par la politique de dépenses ou de voyages de l’entreprise.

Une carte corporate est généralement remise aux collaborateurs ayant atteint un certain rang dans l’entreprise ou étant à un certain poste. Dans le cadre des PME et des petites structures, le nombre de porteurs de cartes étant limité, le risque d’abus devient alors très limité, surtout si la confiance règne et que les porteurs de carte ont trop à perdre vis-à-vis de ce qu'ils pourraient gagner.

En résumé :

  • La carte entreprise est adaptée aux PME et aux indépendants.
  • La carte entreprise a un avantage en termes de politique RH.
  • Les inconvénients, au même titre que la carte d’affaires : le risque financier pour l’entreprise et toujours ce problème des notes de frais à remonter systématiquement.
  • En moyenne, 3€/mois et par carte entreprise.

Une alternative aux cartes affaires ainsi qu’aux cartes entreprise existe ! Des entreprises comme Mooncard permettent d'automatiser l'entièreté de votre processus de gestion de frais grâce à une application de gestion et des cartes de paiement.

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La nouvelle génération de cartes bancaires professionnelles intelligentes

En essayant de créer une expérience de dépenses idéale pour tous les salariés effectuant des notes de frais, nous avons créé Mooncard.

Mooncard vous permet d'automatiser l'entièreté de votre processus de gestion des dépenses professionnelles, grâce à une carte de paiement 100% paramétrable et une application de gestion. Avec Mooncard, votre gestion se résumera à 5 étapes :

  1. Je paie ma dépense professionnelle avec la carte entreprise.
  2. Je prends en photo le justificatif ou la facture de ma dépense. Je peux le jeter, car ce dernier est automatiquement sauvegardé dans un coffre-fort numérique (l’archivage numérique à valeur probante), adieu la perte de mes justificatifs !
  3. Ma note de frais est automatiquement générée et les informations de paiement sont pré-remplies.
  4. Le justificatif et les informations de paiement sont instantanément transmis à la comptabilité.
  5. Le moteur comptable intégré à la solution génère vos dépenses sous forme d'écritures comptables et les intègre automatiquement à votre logiciel comptable.

On vous le fait en plus court : le collaborateur paie et c’est déjà dans la comptabilité de l’entreprise.

Grâce à sa solution innovante, l’entreprise et les salariés gagnent un temps considérable grâce à la génération automatique des notes de frais et l'absence de ressaisie manuelle.

Afin de sécuriser entièrement les paiements des collaborateurs, il est possible de paramétrer complètement les cartes. Rien à voir avec ce que vous propose votre banque classique puisque plus de 60 critères permettent de réguler les droits et accès de vos collaborateurs. Il est également possible d'y paramétrer un cycle d'approbation, pouvant aller jusqu'à 5 niveaux.

L’entreprise, quant à elle, conserve une visibilité en temps réel des transactions réalisées par ses collaborateurs via l'application de gestion.  Le paramétrage se fait également en temps réel, ce qui vous permettra de bloquer ou débloquer certains critères rapidement.

Ces cartes, de par leur nature, ont l’avantage de pouvoir être utilisées par toutes les tailles d’entreprises : des indépendants jusqu’aux grands groupes.

Vous souhaitez avoir plus d'informations sur les solutions Mooncard ? Des experts sont disponibles pour vous conseiller, réservez votre démo.
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Mooncard s'occupe de la gestion des notes de frais pour vous. Demandez une démo gratuite.

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    Notes de frais automatisées

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    Contrôle en direct des dépenses

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    Intégration comptable automatisée

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    Des Miles à chaque achat

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