Définition de l’indemnité kilométrique
Les indemnités kilométriques sont les sommes que votre entreprise vous verse lorsque vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Il peut s’agir d’une voiture, d’un scooter, d’une moto ou d’un vélo. Les trajets effectués en train, avion ou taxi ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques : dans ces cas-là, l’employeur vous remboursera en frais réels la plupart du temps, sur présentation d’un simple justificatif (ex. : billet de train). Tout dépend de la politique de voyage de l'entreprise.
Les déplacements personnels ou les trajets quotidiens entre votre domicile et votre travail ne sont pas concernés non plus. Une nuance cependant : les trajets quotidiens domicile-travail peuvent être pris en charge dans certains cas, mais il s’agira ici de frais de déplacement, avec un mode de remboursement différent.
Depuis 2016 et dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE, les trajets effectués à vélo, y compris les déplacements domicile-travail, donnent droit à des indemnités kilométriques. Elles s’élèvent à 25 centimes par kilomètre parcouru.
Le montant des indemnités kilométriques est déterminé par l’administration fiscale et le barème change très régulièrement.
Ce montant prend en compte (sur la base d’une estimation) :
- Les dépenses en carburant,
- L’amortissement du véhicule,
- Les éventuels frais d’achat de casques et autres,
- L’assurance annuelle du véhicule,
- Les coûts liés à l’usure générale, à l’achat des pneus neufs et à l’entretien, réparation et au nettoyage du véhicule.
À l’inverse, les frais de parking et les frais de péage d’autoroute doivent être déduits à part. Le montant remboursé dépend de plusieurs facteurs :
- Les trajets effectués : kilomètres parcourus, fréquence mensuelle ;
- La puissance fiscale du véhicule.
Voyages professionnels en avion et cumul des miles
Les barèmes de frais kilométriques ne s'appliquent pas aux déplacements aériens, mais d'autres avantages y sont liés. Ainsi la plupart des entreprises permettent à leurs voyageurs d'affaires de gagner des miles avion et de les conserver ensuite pour une utilisation personnelle, même si les billets ont été financés par l'employeur.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Calculer les indemnités kilométriques peut sembler complexe : il s’agit pourtant d’un calcul simple. Vous aurez tout d'abord besoin du barème en vigueur (ici, celui de 2023). Il vous suffira ensuite de l’appliquer tout simplement au type de véhicule conduit et au nombre de kilomètres parcourus.
Voici le barème des indemnités kilométriques pour l’année 2023, entré en vigueur en avril. C’est le seul que vous devez prendre en compte pour vos calculs jusqu’à la publication du prochain barème. Il vaut pour l’année 2022, ce qui signifie que les indemnités déjà remboursées entre janvier et février 2022 doivent être réévaluées en se basant sur le barème réactualisé.
Les véhicules électriques continuent à bénéficier d'une majoration de 20 %. Un bonus global de 10 % a par ailleurs été accordé en 2022 à l'ensemble des véhicules par le Gouvernement afin de tenir compte de la récente hausse du prix des carburants.
L’indemnité kilométrique pour les voitures
Ci-dessous, celui sur les voitures qui concerne près de 70 % des salariés en France (sur les 23,2 millions recensés en 2015 par l’INSEE). Il en existe d’autres pour les deux-roues. La puissance fiscale du véhicule est ici exprimée en CV et la distance parcourue en km. Pour connaître le montant des indemnités kilométriques auxquelles vous avez droit, il suffit de faire le calcul suivant :
Le droit du travail précise que le délai journalier pour se rendre dans les locaux professionnels puis regagner son domicile n'est pas considéré comme du temps de travail. Il en va différemment des déplacements professionnels plus exceptionnels. L'article L.3121-4 du Code du travail admet qu'ils ne constituent « pas du temps de travail effectif », mais doivent cependant donner lieu à une « contrepartie sous forme de repos ou sous forme financière », dès lors que le temps de trajet dépasse la durée habituelle pour le salarié.
Comment se faire rembourser ses indemnités kilométriques ?
Quel que soit votre poste dans l’entreprise, vous êtes éligible au remboursement d’indemnités kilométriques dès lors que vous avez effectué des trajets avec un véhicule personnel (il va de soi que les véhicules de fonction mis à disposition par l’entreprise ne sont pas concernés).
Le suivi du remboursement d'un déplacement professionnel est une obligation de l'employeur.
Les véhicules personnels concernés sont :
- Un véhicule dont vous-même ou un des membres de votre foyer fiscal est propriétaire ;
- Un véhicule dont vous êtes le copropriétaire ;
- Un véhicule loué (attention : le loyer payé est déjà couvert par le barème kilométrique) ;
- Un véhicule qui vous a été prêté gracieusement (à condition de pouvoir justifier que vous avez pris en charge votre quote-part des frais de véhicule).
Bien entendu, si vous effectuez du covoiturage avec des collègues, vous ne pourrez pas demander chacun séparément le remboursement des frais kilométriques. Dans ce type de cas, il revient au propriétaire du véhicule d’être remboursé.
Si vous remplissez toutes les conditions citées, vous pouvez demander des indemnités kilométriques, mais pour obtenir le remboursement, vous devez les justifier. Pour cela, vous devrez préciser :
- La date du déplacement ;
- La raison de ce déplacement ;
- La distance totale parcourue, incluant le lieu de départ et d’arrivée ;
- La puissance fiscale du véhicule ;
- Le montant calculé d’après le barème en vigueur.
Les indemnités kilométriques sont avantageuses pour vous comme pour votre employeur. Pour vous, car vous pouvez percevoir une compensation financière et pour votre employeur, car il peut intégrer ces frais à ses charges. Vous profitez donc tous les deux d’une économie au niveau des impôts. Mais cela implique une grande vigilance. En effet, en cas de contrôle, vous devrez pouvoir justifier les sommes déclarées en indemnités kilométriques pour la gestion des déplacements professionnels.
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