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Comment calculer le montant des indemnités kilométriques et comment demander son remboursement ?

Dans le cadre de votre travail, vous êtes amené à voyager régulièrement. Lorsque vous effectuez ces déplacements professionnels avec votre véhicule personnel, votre entreprise doit vous verser des indemnités kilométriques. Découvrez dans cet article quelles sont les conditions à remplir pour être remboursé, comment calculer le montant des indemnités kilométriques qui vous sont dues et comment demander leur remboursement.

Définition de l’indemnité kilométrique

Les indemnités kilométriques sont les sommes que votre entreprise vous verse lorsque vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Il peut s’agir d’une voiture, d’un scooter, d’une moto ou d’un vélo. Les trajets effectués en train, avion ou taxi ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques : dans ces cas-là, l’entreprise vous remboursera en frais réels la plupart du temps, sur présentation d’un simple justificatif (ex. : billet de train).

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Les déplacements personnels ou les trajets quotidiens entre votre domicile et votre travail ne sont pas concernés non plus.

Une nuance cependant : les trajets quotidiens domicile-travail peuvent être pris en charge dans certains cas, mais il s’agira ici de frais de déplacement, avec un mode de remboursement différent.

Depuis 2016 et dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE, les trajets effectués en vélo, y compris les déplacements domicile-travail, donnent droit à des indemnités kilométriques. Elles s’élèvent à 25 centimes par kilomètre parcouru.

Le montant des indemnités kilométriques est déterminé par l’administration fiscale et le barème change très régulièrement.

Ce montant prend en compte (sur la base d’une estimation) :

  • Les dépenses en carburant
  • L’amortissement du véhicule
  • Les éventuels frais d’achat de casques et autres
  • L’assurance annuelle du véhicule
  • Les coûts liés à l’usure générale, à l’achat des pneus neufs et à l’entretien, réparation et au nettoyage du véhicule

A l’inverse, les frais de parking et les frais de péage d’autoroute doivent être déduits à part.

Le montant remboursé dépend de plusieurs facteurs :

  • Les trajets effectués : kilomètres parcourus, fréquence mensuelle ;
  • La puissance fiscale du véhicule.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Calculer les indemnités kilométriques peut sembler complexe, il s’agit pourtant d’un calcul simple. Pour ce faire, vous aurez besoin du barème en vigueur (ici, celui de 2020), il vous suffira ensuite de l’appliquer tout simplement au type de véhicule conduit et au nombre de kilomètres parcourus.

Voici le barème des indemnités kilométriques pour l’année 2020, entré en vigueur en février, c’est le seul que vous devez prendre en compte pour vos calculs jusqu’à la publication du prochain barème. Il vaut pour l’année 2020, ce qui signifie que les indemnités déjà remboursées entre janvier et février 2020 doivent être réévaluées en se basant sur le barème réactualisé.

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L’indemnité kilométrique pour les voitures

Ci-dessous celui sur les voitures qui concerne près de 70% des salariés en France (sur les 23,2 millions recensés en 2015 par l’INSEE). Il en existe d’autres pour les deux-roues (pouvoir mettre une balise qui permet de cliquer sur le mot « deux-roues » et qui nous mène vers la partie avec le barème des deux-roues juste en dessous). La puissance fiscale du véhicule est ici exprimée en CV et la distance parcourue en km. Pour connaître le montant des indemnités kilométriques auxquelles vous avez droit, il suffit de faire le calcul suivant :

De 0 à 5000 km par an (en euro) :

  • 3CV et moins : km x0,456 €
  • 4CV : km x 0,523 €
  • 5 CV : km x 0,548 €
  • 6 CV : km X 0,574 €
  • 7 CV et plus : km x 0,601 €

De 5001 à 20 000 km par an :

  • 3CV et moins : (km x0,273) + 915 €
  • 4CV : (km x 0,294) + 1147 €
  • 5 CV : (km x 0,308) + 1200 €
  • 6 CV : (km X 0,323) + 1256 €
  • 7 CV et plus : (km x 0,340)+1301 €

Plus de 20 000 km par an :

  • 3CV et moins : km x0,318 €
  • 4CV : km x 0,0,352 €
  • 5 CV : km x 0,368 €
  • 6 CV : km X 0,586 €
  • 7 CV et plus : km x 0,405 €

Attention : pour les bénévoles d’association, il faut utiliser un barème kilométrique spécifique.

Par exemple, si vous conduisez un modèle de voiture de type 6 CV et que vous avez parcouru 21 000 km dans l’année, vous devrez faire le calcul suivant : 0,382 × 21 000 = 8 022. Vous devrez donc reporter 8 022 € d’indemnités kilométriques.

Attention : les indemnités kilométriques n’incluent pas certains frais comme les frais de péage ou de parking. S’ils font l’objet d’un remboursement également, vous devrez les rapporter à part et vous baser sur les consignes données par votre entreprise pour leur remboursement, selon la méthode de prise en charge. Ces frais relèvent généralement de la note de frais. De même, si vous avez des frais de réparation non couverts au cours d’un déplacement, cela ne rentre pas dans le calcul des indemnités kilométriques, il faudra demander directement une prise en charge à votre employeur.

L’indemnité kilométrique pour les deux-roues

4% des 23,2 millions de salariés français utilisent un deux-roues motorisées pour se rendre au travail en 2019. Ci-dessous, le barème des indemnités kilométriques en vigueur en 2020 pour les deux-roues. La différence comparativement au barème 2019 réside en l’augmentation de 1000 km pour chaque tranche.

Pour les motos et les scooters de moins de 50 cm3 :

  • Jusqu’à 3000 km par an : km x 0,272
  • De 3001 à 6000 km par an : (km x 0,064) + 416
  • Plus de 6000 km par an : km x 0,147

Pour les motos et les scooters de plus de 50 cm3 :

De 0 à 3000 km par an :

  • 1 ou 2 CV : km x 0,341
  • 3,4 ou 5 CV : km x 0,404
  • Plus de 5 CV : km x 0,523

De 3001 à 6000 km par an :

  • 1 ou 2 CV : (km x 0,085) + 768
  • 3,4 ou 5 CV : (km x 0,294) + 999
  • Plus de 5 CV : (km x 0,34) + 1365

Plus de 6000 km par an :

  • 1 ou 2 CV : km x 0,213
  • 3,4 ou 5 CV : km x 0,237
  • Plus de 5 CV : km x 0,295

Petite précision : les frais kilométriques qui sont calculés à l’aide des barèmes précédemment cités peuvent par la suite être déduits des revenus à déclarer en 2020, mais leur utilisation n’est possible que si vous optez pour une déduction des frais réels. Faire ce choix implique forcément de renoncer à la déduction forfaitaire de 10% pour les dépenses professionnelles, déduite automatiquement des revenus par le fisc (l’entité administrative chargée de collecter les impôts).

Comment se faire rembourser ses indémnités kilométriques ?

Comment se faire rembourser ?

Quel que soit votre poste dans l’entreprise, vous êtes éligible au remboursement d’indemnités kilométriques dès lors que vous avez effectué des déplacements professionnels avec un véhicule personnel (il va de soi que les véhicules de fonction mis à disposition par l’entreprise ne sont pas concernés).

Les véhicules personnels concernés sont :

  • Un véhicule dont vous-même ou un des membres de votre foyer fiscal est propriétaire ;
  • Un véhicule dont vous êtes le copropriétaire ;
  • Un véhicule loué (attention : le loyer payé est déjà couvert par le barème kilométrique) ;
  • Un véhicule qui vous a été prêté gracieusement (à condition de pouvoir justifier que vous avez pris en charge votre quote-part des frais de véhicule).

Bien entendu, si vous effectuez du covoiturage avec des collègues, vous ne pourrez pas demander chacun séparément le remboursement des frais kilométriques. Dans ce type de cas, il revient au propriétaire du véhicule d’être remboursé.

Si vous remplissez toutes les conditions citées, vous pouvez demander des indemnités kilométriques, mais pour obtenir le remboursement, vous devez les justifier. Pour cela, vous devrez préciser :

  • La date du déplacement ;
  • La raison de ce déplacement ;
  • La distance totale parcourue, incluant le lieu de départ et d’arrivée ;
  • La puissance fiscale du véhicule ;
  • Le montant calculé d’après le barème en vigueur.

Les indemnités kilométriques sont avantageuses pour vous comme pour votre employeur. Pour vous, car vous pouvez percevoir une compensation financière et pour votre employeur, car il peut intégrer ces frais à ses charges. Vous profitez donc tous les deux d’une économie au niveau des impôts. Mais cela implique une grande vigilance. En effet, en cas de contrôle, vous devrez pouvoir justifier les sommes déclarées en indemnités kilométriques. Pour ne pas faire d’erreur, le plus simple est d’utiliser des outils et modèles de calcul d’indemnités kilométriques. Vous pourrez y entrer tous vos déplacements au fur et à mesure et ainsi toujours savoir où vous en êtes. C’est un véritable gain de temps et l’assurance d’éviter des erreurs qui pourraient occasionner un remboursement moindre ou des problèmes plus complexes.

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