Comment calculer le montant des indemnités kilométriques et comment demander son remboursement ?

Dans le cadre de votre travail, vous êtes amené à voyager régulièrement. Lorsque vous effectuez ces déplacements professionnels avec votre véhicule personnel, votre entreprise doit vous verser des indemnités kilométriques. Découvrez dans cet article quelles sont les conditions à remplir pour être remboursé, comment calculer le montant des indemnités kilométriques qui vous sont dues et comment demander leur remboursement.

Définition de l’indemnité kilométrique

Les indemnités kilométriques sont les sommes que votre entreprise vous verse lorsque vous utilisez votre véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels. Il peut s’agir d’une voiture, d’un scooter ou d’une moto. Les trajets effectués en train, avion ou taxi ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques : dans ces cas-là, l’entreprise vous remboursera en frais réels la plupart du temps, sur présentation d’un simple justificatif (ex. : billet de train).

Le modèle excel de note de frais.

Les déplacements personnels ou les trajets quotidiens entre votre domicile et votre travail ne sont pas concernés non plus.

Une nuance cependant : les trajets quotidiens domicile-travail peuvent être pris en charge dans certains cas, mais il s’agira ici de frais de déplacement, avec un mode de remboursement différent.

Depuis 2016 et dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE, les trajets effectués en vélo, y compris les déplacements domicile-travail, donnent droit à des indemnités kilométriques. Elles s’élèvent à 25 centimes par kilomètre parcouru.

Le montant des indemnités kilométriques est déterminé par l’administration fiscale et le barème change très régulièrement.

Ce montant prend en compte (sur la base d’une estimation) :

  • Le carburant ;
  • L’assurance annuelle du véhicule ;
  • Les couts liés à l’usure générale, à l’achat de pneus neufs, et à l’entretien et au nettoyage du véhicule.

Le montant remboursé dépend de plusieurs facteurs :

  • Les trajets effectués : kilomètres parcourus, fréquence mensuelle ;
  • La puissance fiscale du véhicule.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Calculer les indemnités kilomètres peut sembler complexe, il s’agit pourtant d’un simple calcul. Pour le faire, vous aurez besoin du barème en vigueur (ici, celui de 2019) et de l’appliquer au type de véhicule conduit et au nombre de kilomètres parcourus.

Voici le barème des indemnités kilométriques pour l’année 2019, il est entré en vigueur en mars et c’est le seul à prendre en compte jusqu’à publication du prochain barème. Il vaut pour l’année 2019, ce qui signifie que les indemnités déjà remboursées pour janvier à mars 2019, en se basant sur le barème précédent, doivent être réévaluées.

Le modèle excel de note de frais.

Ce barème concerne les voitures, il en existe d’autres pour les 2 roues. La puissance fiscale du véhicule est ici exprimée en CV et la distance parcourue en km. Pour connaitre le montant des indemnités kilométriques auxquelles vous avez droit, il suffit donc de faire le calcul suivant :

  • De 0 à 5 000 km par an :

° 3 CV et moins : 0,451 € × km ;

° 4 CV : 0,518 € × km ;

° 5 CV : 0,543 € × km ;

° 6 CV : 0,568 € × km ;

° 7 CV et plus : 0,595 € × km.

  • De 5 001 à 20 000 km par an :

° 3 CV et moins : (0,270 € × km) + 906,00 €

° 4 CV : (0,291 € × km) + 1 136,00 €

° 5 CV : (0,305 € × km) + 1 188 €

° 6 CV : (0,320 € × km) + 1 244 €

° 7 CV et plus : (0,337 € × km) + 1 288 €

  • Plus de 20 000 km par an :

° 3 CV et moins : 0,315 € × km

° 4 CV : 0,349 € × km

° 5 CV : 0,364 € × km

° 6 CV : 0,382 € × km

° 7 CV et plus : 0,401 € × km

Par exemple, si vous conduisez un modèle de voiture de type 6CV et que vous avez parcouru 21 000 km dans l’année, vous devrez faire le calcul suivant : 0,382 × 21 000 = 8 022. Vous devrez donc reporter 8 022 € d’indemnités kilométriques.

Attention : les indemnités kilométriques n’incluent pas certains frais comme les frais de péage ou de parking. S’ils font l’objet d’un remboursement également, vous devrez les rapporter à part et vous baser sur les consignes données par votre entreprise pour leur remboursement, selon la méthode de prise en charge. Ces frais relèvent généralement de la note de frais. De même, si vous avez des frais de réparation non couverts au cours d’un déplacement, cela ne rentre pas dans le calcul des indemnités kilométriques, il faudra demander directement une prise en charge à votre employeur.

Comment se faire rembourser ?

Comment se faire rembourser ?

Quel que soit votre poste dans l’entreprise, vous êtes éligible au remboursement d’indemnités kilométriques dès lors que vous avez effectué des déplacements professionnels avec un véhicule personnel (il va de soi que les véhicules de fonction mis à disposition par l’entreprise ne sont pas concernés).

Les véhicules personnels concernés sont :

  • Un véhicule dont vous-même ou un des membres de votre foyer fiscal est propriétaire ;
  • Un véhicule dont vous êtes le copropriétaire ;
  • Un véhicule loué (attention : le loyer payé est déjà couvert par le barème kilométrique) ;
  • Un véhicule qui vous a été prêté gracieusement (à condition de pouvoir justifier que vous avez pris en charge votre quote-part des frais de véhicule).

Bien entendu, si vous effectuez du covoiturage avec des collègues, vous ne pourrez pas demander chacun séparément le remboursement des frais kilométriques. Dans ce type de cas, il revient au propriétaire du véhicule d’être remboursé.

Si vous remplissez toutes les conditions citées, vous pouvez demander des indemnités kilométriques, mais pour obtenir le remboursement, vous devez les justifier. Pour cela, vous devrez préciser :

  • La date du déplacement ;
  • La raison de ce déplacement ;
  • La distance totale parcourue, incluant le lieu de départ et d’arrivée ;
  • La puissance fiscale du véhicule ;
  • Le montant calculé d’après le barème en vigueur.

Les indemnités kilométriques sont avantageuses pour vous comme pour votre employeur : pour vous, car vous pouvez percevoir une compensation financière et pour votre employeur, car il peut intégrer ces frais à ses charges. Vous profitez donc tous les deux d’une économie au niveau des impôts. Mais cela implique une grande vigilance, car en cas de contrôle, vous devrez pouvoir justifier les sommes déclarées en indemnités kilométriques. Pour ne pas faire d’erreur, le plus simple est d’utiliser des outils et modèles de calcul d’indemnités kilométriques. Vous pourrez y entrer tous vos déplacements au fur et à mesure et ainsi toujours savoir où vous en êtes. C’est un véritable gain de temps et l’assurance d’éviter des erreurs qui pourraient occasionner un remboursement moindre ou des problèmes plus complexes.

Télécharger le modèle de note de frais Excel Mooncard

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