Automatiser la gestion des notes de frais : quelle application choisir ?

Le 07.05.2019

  

Lorsque l’on ne dispose pas des bons outils, la gestion des notes de frais peut s’avérer être une tâche longue et fastidieuse, source de stress pour les collaborateurs comme pour les équipes finance.

Mais quels sont ces bons outils ? DAF, Office Manager ou responsable des notes de frais : suivez nos conseils pour choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins et résolvez efficacement le problème de la gestion des notes de frais de votre entreprise.

Un des premiers pas pour voir l’intérêt d’investir dans la digitalisation de la gestion des notes de frais, c’est de vous en convaincre vous-même en calculant les coûts de cette gestion pour votre entreprise. 

Calculez le vrai coût de gestion des notes de frais dans votre entreprise !

Pourquoi utiliser une application de notes de frais ?

Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de note de frais ?

Pour un DAF ou un office Manager, la gestion des notes de frais de ses équipes peut vite devenir extrêmement chronophage. L’utilisation d’un logiciel de notes de frais vous permettra de résoudre efficacement ce problème en :

  • Simplifiant vos procédures de gestion : moins d’étapes, moins d’interventions humaines et des process plus directs, donc plus rapides et faciles
  • Réduisant les coûts cachés ;
  • Évitant les erreurs et les pertes de données qui peuvent représenter un coût à tendance exponentielle. En effet, la gestion manuelle des notes de frais engendre très souvent des erreurs de saisie des données et du calcul des frais kilométriques, la perte de justificatif de dépenses … Les nouvelles solutions de gestion permettent d’automatiser la plupart des étapes du process de traitement des notes de frais : saisie, envoie automatique des factures, relance automatique des justificatifs manquants, conversion automatique des devises étrangères, calcul automatique de la TVA et de la TVA déductible, calcul automatique des indemnités kilométriques, automatisation des écritures comptables, …
  • Optant pour la flexibilité : la plupart des logiciels sont en mode SaaS i.e. 100% en ligne ce qui permet une consultation et une modification des données n’importe où et n’importe quand, sur tout support
  • Maîtrisant votre gestion des dépenses avec un meilleur suivi des notes de frais : les notes de frais sont enregistrées automatiquement et en temps réel. À tout moment vous avez une vision claire des dépenses effectuées via des reporting et des dashboards, avec à la clé une meilleure gestion de votre budget ;
  • Interconnectant vos outils quotidiens pour maîtriser vos données : connecté avec votre logiciel de comptabilité et à votre système d'informations (SI), la centralisation des informations permet une mise à jour immédiate des informations auprès de tous vos départements ; connecté à votre agenda, à votre calendrier, à vos applications externes pour centraliser toutes les informations etc.
  • Améliorant le bien-être de vos collaborateurs et en augmentant leur productivité : vos collaborateurs perdent moins de temps sur cette tâche administrative annexe à leurs missions principales et l’automatisation des notes de frais leur permet de se décharger de ce stress
En résumé : vous gagnez du temps et de l’argent, et vous vous libérez, ainsi que vos collaborateurs, d’une charge administrative et mentale à la fois chronophage et source de stress.

Comment choisir une application de notes de frais ?

Sur quels critères choisir son logiciel de gestion de note de frais ?

En tant que responsable de la gestion des notes de frais dans votre entreprise, vous souhaitez avoir un logiciel efficace qui permettra une adhésion globale de la société à son utilisation.

La solution idéale est celle qui optimisera tout le processus de gestion des notes de frais, tout en prenant en compte vos besoins réels et ceux de vos équipes.

Ainsi, il ne s’agit pas seulement d’automatiser un processus pour le rendre efficace. La conduite du changement est très importante pour l’adoption de la solution retenue !

Celle-ci doit apparaître aux yeux de vos collaborateurs comme un moyen performant d’améliorer leurs conditions de travail et leur bien-être, ainsi ils se placeront en alliés et adopteront aisément ce nouvel outil.

Faites un point sur la situation actuelle

Listez toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, puis organisez-les selon leur importance : les indispensables et les autres. Cela peut être :

  • La création de différents profils d’utilisateurs en fonction de leur statut ;
  • L’enregistrement automatique des informations liées aux dépenses (TVA, nature de la dépense...) ;
  • Le montant maximum des paiements par collaborateur, par nature, par période ;
  • Le reporting en temps réel ;
  • L’analyse analytique ;
  • La comptabilisation automatique et exports comptables en différents formats ;
  • Le contrôle des paiements en temps réel ;
  • La création d’alertes ;
  • L’environnement accessible partout (ordinateur, mobile) ...

Déterminez ensuite quelles tâches sont les plus chronophages pour les utilisateurs, les office managers, les comptables, responsables de pôle... Celles qui nuisent à la productivité, qui gagneraient à être optimisées et qui peuvent être automatisées.

Pour finir, analysez l’organisation de vos équipes : quels sont leurs besoins concrets ? Quel est l’impact en termes de productivité et de stress de votre solution actuelle sur vos collaborateurs ? Qu’est-ce qui fonctionne mal ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ?

Tenez compte du feedback de vos salariés. Ensuite, pour faciliter l’adoption de la solution choisie, trouvez des alliés dans votre entreprise, chez les décisionnaires et les utilisateurs au quotidien, avant de la leur présenter lors d’une réunion par exemple.

Les éléments à prendre en compte pour bien choisir son logiciel de notes de frais

Avant de choisir son logiciel, voici les éléments à prendre en compte :

  • La personnalisation :une interface et des fonctionnalités paramétrables et évolutives représentent un atout considérable, car vos besoins peuvent être amenés à évoluer.
  • La mobilité : vos collaborateurs sont amenés à se déplacer, un jour en entreprise, un jour sur le terrain. La solution retenue doit en tenir compte pour leur garantir une accessibilité où qu'ils se trouvent et à toute heure.
  • La législation : Assurez-vous que la solution choisie vous permette d’être en conformité avec les règles en vigueur, par exemple pour le stockage des justificatifs. Pour ce point, il est primordial d’avoir une confiance absolue dans le prestataire retenu.
    Si tous promettent une sécurité maximale et une conformité totale avec la loi quant à la conservation des justificatifs, dans les faits, ce n’est pas toujours le cas.
    Dans ce sens, méfiez-vous des solutions étrangères qui paraissent séduisantes, mais qui ne connaissent pas la législation française ou ne sont pas spécialisées.>
  • La sécurité : privilégiez un logiciel qui sécurise vos data
  • La maîtrise : paramétrer des alertes en cas de dépassement de plafond ou de dépense inhabituelle, obtenir des analyses en temps réel des frais, pouvoir les classer automatiquement selon leur type, croiser les données pour les étudier...
    Nommer le groupe de personnes responsables de la validation des différentes étapes de la gestion automatisée de notes de frais : chef de projet, manager, responsable RH, responsable administratif, comptables, …
    Ce sont autant d’éléments essentiels pour maîtriser les dépenses, les examiner en temps réel, les anticiper, voire même les réduire.
  • L’ergonomie : facile à prendre en main, accès rapide aux données importantes...L'objectif étant de vous faire gagner du temps, ne négligez pas l'impact d'une mauvaise ergonomie qui vous ferait perdre chaque jour de précieuses minutes ou encore une application qui aurait un parcours utilisateur bien trop complexe avec des options un peu partout. L’application doit être claire permettant une mise-en-main rapide. Du moins, tout dépend de la taille de votre entreprise et du degré d’automatisation et de gestion que vous souhaitez imputer dans le traitement des notes de frais.
  • Le service client : une solution efficace passe aussi par la réactivité du service en cas de problème et sa capacité à vous accompagner au quotidien.
    Plus qu’un prestataire, c’est un partenaire qui doit pouvoir se tenir à vos côtés chaque fois que nécessaire et répondre à vos questions rapidement et en toute transparence.
    Là encore, attention aux solutions étrangères (horaires d'ouverture décalés avec la France, conseillers parlant peu ou pas français...).

Les meilleures applications de notes de frais mobile

La liste des meilleures solutions de gestion de notes de frais sur mobile.

Plusieurs solutions existent, de l’application qui scanne les tickets de caisse à la carte de paiement intelligente. Nous en avons sélectionné 10 :

  • ONexpense

Cette application mobile de gestion automatisée de notes de frais se veut d'une grande simplicité. Il suffit de prendre en photo le justificatif pour qu’il soit enregistré et classé. Depuis une simple photo, l'application est capable de reconnaître s'il s'agit d'une note de restaurant ou d'un reçu de parking.

Les dépenses sont ensuite réunies dans un fichier (PDF, Excel...) et envoyées automatiquement au service comptabilité. Attention tout de même, de nombreux utilisateurs se plaignent de bugs dans l'application.

  • N2F

Cette application est pensée pour répondre aux besoins des entreprises dont les collaborateurs se déplacent aussi à l’international : elle inclut ainsi 11 langues, un mode hors connexion, la conversion automatique dans 170 devises...

Elle dispose également d'une fonctionnalité qui permet d'enregistrer le temps passé en clientèle, et qui permet d'établir une facture immédiate à faire signer aux clients. Des fonctionnalités intéressantes, donc, mais dont l'utilité est relative selon l'entreprise.

  • Expensify

En plus de la gestion des justificatifs de dépenses, ce logiciel de gestion des notes de frais propose d’autres fonctionnalités liées aux déplacements, telles que les notifications de vol, les notifications de retards à l’embarquement, le tracking automatique via GPS pour les frais kilométriques...

Des options utiles pour les entreprises dont les commerciaux sont amenés à faire beaucoup de route ou à prendre régulièrement l'avion, mais qui pourra être accessoire dans d'autres configurations.

  • IPaidThat

Cette application facilite la procédure de gestion des notes de frais en assurant une collecte automatique des justificatifs de paiement envoyés par les collaborateurs.

Elle dispose d'options intéressantes : catégorisation des dépenses, saisie des écritures comptables, analyse des frais, gestion des justificatifs de paiement...

À noter que l'installation de l'outil scan n'est pas intuitive : il faut ajouter chaque collaborateur manuellement afin qu'il reçoive un lien sur son smartphone. Il devra ensuite suivre une procédure d'installation distincte en fonction de son système d'exploitation.

  • iZyFrais

Cette plateforme 100 % en ligne enregistre les dépenses d’après les photos envoyées des justificatifs, puis les exporte directement vers le logiciel comptable.

Pratique, mais ses options pourront paraître quelque peu limitées aux entreprises ayant des besoins importants.

  • Evoliz

Permet de photographier les notes de frais, mais aussi les factures fournisseurs, création d’achats récurrents, classification d’achats pour les différentes dépenses professionnelles...

Cette application de scan de note de frais se destine uniquement aux petites structures.

  • Fred de la compta

Cette plateforme web est associée à une application mobile. Les notes de frais sont enregistrées via une photographie, puis traitées automatiquement.

Si l'application est prometteuse, il faut cependant rester vigilant : certains utilisateurs rapportent de nombreux bugs et dysfonctionnements aux conséquences parfois désastreuses.

  • Jenji

Cette application permet la gestion des notes de frais en temps réel : numérisation des justificatifs pris en photos, dépenses, frais kilométriques, gestion des cartes d’affaires...

Il faut cependant relever que les données présentes sur les photos ne sont pas toujours bien reconnues, ce qui implique de les entrer manuellement, donc peu de gain de temps en réalité.

  • Rydoo

Permet de repérer automatiquement les doublons, de valider les dépenses en temps réel, d’organiser une politique de gestion des frais en fonction des différentes filiales et succursales...

Si elle se veut complète, en réalité de nombreuses fonctionnalités ne seront finalement utiles qu'aux plus grandes entreprises dont les commerciaux se déplacent aux quatre coins du monde.

  • Mooncard

il s’agit d’une carte de paiement pour les dépenses d’entreprise. Tout est enregistré en temps réel, les notes de frais sont préremplies et il ne reste plus qu’à les valider.

Ainsi, c'est le processus entier de la gestion des dépenses professionnelles qui est repensé, en intégrant l'étape même du paiement.

Vous ne savez toujours pas vers quelle solution vous tourner ? Voici notre podium :

Troisième du podium

ONexpense est pratique et facile à prendre en main, avec de nombreuses fonctionnalités intéressantes. Cependant, directement sur le site, il est précisé que la qualité de la photo prise est essentielle au bon fonctionnement de l'application.

Quand on sait que les commerciaux sont souvent pressés et les photos prises rapidement, ce détail anodin en apparence ne l'est peut-être pas tant que cela...

Second du podium

De son côté iZyFrais se présente comme une solution ultra simple et personnalisable. C'est une application de gestion de note de frais gratuite si l'on choisit l'offre découverte, mais celle-ci est trop limitée pour apporter satisfaction.

Même dans sa version complète, elle reste également trop limitée pour répondre aux besoins d'un DAF d'une entreprise de taille moyenne ou grande taille.

Le premier du podium 

Contrairement aux solutions concurrentes, la solution Mooncard s'attaque directement à la source du problème : elle ne se contente pas de fournir un logiciel ou une application mobile pour faciliter la gestion des notes de frais, elle propose une solution tout-en-un, rassemblant une carte de paiement, un logiciel SaaS et un moteur comtable, entièrement dédiée à cet objectif.

  • Les commerciaux paient directement avec cette carte, les dépenses sont ainsi enregistrées en temps réel et les notes de frais engendrées par ces mêmes dépenses sont automatiquement pré-remplies immédiatement après le paiement effectué.
  • Les justificatifs sont intégrés aux dépenses de manière instantanée et automatique, il n'y a plus d'inquiétude à avoir quant à la perte des justificatifs ou des données mal saisies.
  • Le responsable de la gestion des notes de frais reçoit automatiquement et en temps réel les informations complètes sur toutes les dépenses effectuées : TVA, nature de la dépense, invités... Sa maîtrise du budget et des dépenses est totale, il sait toujours où il en est et où il va ;

Le logiciel lié à la carte de paiement est pensé pour répondre aux besoins des entreprises : notification automatique des dépenses, visibilité des dépenses en temps réel, analyse analytique, refacturation des clients, gestion de plusieurs profils d'utilisateurs, exports comptables en différents formats (Excel ou fichier comptable) ... Pas moins de 40 fonctionnalités sont disponibles avec la solution Mooncard, ce qui en fait l'une des plus complètes du marché !

Le DAF, Office Manager ou responsable des notes de frais, tout comme les collaborateurs, peuvent se recentrer sur leurs missions principales. C'est la solution la plus complète pour reprendre le contrôle sur la gestion des notes de frais et améliorer l'intégralité de sa prise en charge.

Vous souhaiter avoir plus de renseignements sur Mooncard ? Des conseillers sont à votre dispositions pour vous accompagner, réservez votre démo.

Article réédité le 07/10/2020

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Automatisation des notes de frais : Les clés pour prendre la bonne décision

Par Damien Metzger

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