L'émergence de nouveaux outils technologiques a considérablement modifié la manière dont sont organisés les voyages d'affaires.
Désormais, les salariés utilisent les mêmes outils pour organiser et gérer leurs déplacements professionnels et personnels. Pour eux, il s'agit de gagner en autonomie et en praticité : une demande à laquelle les entreprises doivent s'adapter.
Les outils personnels de plus en plus utilisés pour le professionnel
Les salariés ont gagné en autonomie dans la préparation et la gestion de leurs déplacements professionnels. Ils ont peu à peu délaissé les outils dédiés et mis à disposition par les entreprises, parfois complexes ou moins pratiques, pour se tourner vers ceux qu'ils utilisent déjà dans leur quotidien. Si la préoccupation principale des entreprises reste la maîtrise des coûts et l'encadrement, les salariés, eux, veulent de la simplicité et du choix.
Les applications et plateformes liées aux voyages, transports et hébergements, se sont multipliées ces dernières années pour répondre à la demande des particuliers. En effet, beaucoup d'entre elles ont bien compris qu'il y avait aussi un marché à exploiter pour les voyageurs d'affaires. Leur challenge est donc désormais de concilier à la fois les besoins des entreprises et les désirs des voyageurs d'affaires.
On voit ainsi de plus en plus de plateformes d'abord dédiées aux particuliers se tourner peu à peu vers les entreprises. On pourrait citer l'exemple de Uber, qui propose désormais des prestations à destination des entreprises.
L'arrivée de ces outils dans la gestion des déplacements professionnels présente des atouts non-négligeables pour les entreprises :
- Ces différentes plateformes et applications tendent à réduire le nombre d'intermédiaires et à proposer des tarifs plus compétitifs : elles peuvent ainsi permettre de réaliser des économies.
- Ces outils sont déjà populaires auprès du grand public et donc des salariés. Ils les connaissent, les utilisent régulièrement, savent s'en servir et les apprécient. L'adoption est déjà faite, c'est un véritable gain de temps puisqu'il n'y a pas besoin de former les collaborateurs à de nouveaux outils.
Bien sûr, il ne s'agit pas d'autoriser les voyageurs d'affaires à utiliser n'importe quelle solution qu'ils apprécient. Celle-ci doit répondre aux besoins des salariés tout en respectant les critères mis en place par l'entreprise. Il conviendra donc d'étudier les différentes possibilités pour établir une liste de plateformes ou applications « validées » par l'entreprise dans le cadre des déplacements professionnels.
Pour cela, rien de tel que le dialogue : l'entreprise comme les salariés ont tout à gagner à choisir conjointement des solutions qui satisfont les deux parties.
Les nouveaux modes d'hébergement
Séjourner dans un hôtel semble incontournable lors d'un déplacement professionnel. Pourtant, ce n'est pas nécessairement le choix favori des voyageurs d'affaires.
D'autres modes d'hébergement peuvent se révéler plus attractifs : mieux situés, plus confortables, moins onéreux, offrant une expérience plus agréable... Ils se tournent déjà vers ces solutions pour leurs déplacements personnels et ils en sont parfaitement satisfaits.
Les offres d'hébergements alternatifs, à l'image de ce que propose Airbnb, séduisent de plus en plus de voyageurs. Ces offres permettent souvent de trouver des appartements mieux situés ou plus confortables, pour le même prix qu'un hôtel n'offrant pas forcément la même qualité de services. Ces logements peuvent en plus être partagés avec d'autres collaborateurs lors d'un voyage de groupe, ou avec des membres de sa famille dans le cadre du bleisure (lorsqu'un collaborateur en déplacement professionnel décide de rester sur place quelque temps pour ses loisirs).
Seule limite à ce système : les possibles partenariats qu'une entreprise a noués avec une chaîne hôtelière. S'il est plus avantageux pour la société que les voyageurs d'affaires soient hébergés via cette solution, il faudra en discuter avec eux afin de :
- Faire prendre conscience des avantages pour l'entreprise, responsabiliser les collaborateurs pour qu'ils acceptent plus facilement cette solution.
- Mettre en avant les atouts de cette solution pour les salariés : il peut s'agir d'options de confort prises en charge, ou de services pratiques disponibles à proximité.
Comme souvent dans ce cadre, pour que tout le monde soit satisfait et que les solutions soient adoptées, la balance doit être équilibrée avec des bénéfices réels pour les deux parties.
Les nouvelles manières de réserver
Avions, trains, voitures, hébergements, mais aussi restaurants, les applications et plateformes se multiplient pour faciliter les réservations.
Des acteurs historiques comme la SNCF en France permettent ainsi de réserver facilement un hébergement et une voiture de location lorsque l'on achète un trajet.
On peut également citer le géant Booking.com : il permet de comparer instantanément les prix et prestations des différentes offres pour trouver la réservation qui correspond à la fois au budget et aux besoins des voyageurs.
D'autres services se développent, à l'image du site Business Table qui permet en quelques clics de réserver une table au restaurant en intégrant directement la note de frais et les outils de reporting.
Ces solutions innovantes permettent de faciliter les démarches pour l'entreprise comme pour les salariés.
Pour les voyageurs d'affaires, cela représente :
- Un gain de temps dans la réservation, avec l'utilisation d'outils pratiques et déjà connus.
- Une meilleure gestion des notes de frais.
- Pour l'entreprise, c'est l'assurance de :
- Travailler avec des prestataires efficaces et réputés.
- Avoir un meilleur suivi des dépenses.
- Profiter d'une simplification du processus de gestion de la note de frais.
Comment adapter votre politique de voyage aux nouvelles façons de voyager ?
Permettre plus d’autonomie aux voyageurs d’affaires ne peut pas se faire au détriment du budget de l’entreprise. La politique de voyage doit donc intégrer ces nouveaux et encadrer leur utilisation :
- Fixer des limites de montant.
- Définir les prestations qui peuvent être remboursées ou pas.
- Préciser une liste des applications et plateformes de réservation validées.
Il faudra donc s'assurer que tous les cas de figure soient présentés dans la politique de voyage de l'entreprise, mais aussi que les différents points sont bien compris des salariés. Quant aux salariés, ils devront s'assurer de bien respecter les directives de l'entreprise lorsqu'ils organisent un voyage d'affaires :
- Vérifier que la plateforme utilisée est validée.
- Tenir compte des impératifs de budget dans le choix de leur réservation.
- S'assurer que leur réservation est en tout point conforme aux directives et que les prestations choisies sont bien prises en charge.
- Prendre en compte que les dépenses engagées doivent être faites dans l'intérêt de l'entreprise : au-delà du simple coût, les dépenses doivent avoir du sens et répondre à un besoin réel pour mener à bien sa mission.
La carte entreprise, un nouvel allié
La carte entreprise représente un véritable atout pour maîtriser les coûts et faciliter la gestion de la note de frais :
- Suivi en temps réel des dépenses effectuées.
- Possibilité d'inclure des plafonds de dépense.
- Les collaborateurs n'ont pas besoin d'avancer des frais et de consacrer des heures entières aux notes de frais.
- L'entreprise n'a plus besoin de procéder à des remboursements, un véritable gain de temps.
- Les salariés et le DAF sont moins stressés et plus productifs : moins de conflits ou de perte de temps résultant de la gestion des notes de frais et remboursements, ils peuvent se consacrer à leurs missions.
De plus, la carte bancaire d'entreprise est particulièrement utile pour les salariés amenés à se déplacer régulièrement, puisqu'elle peut également inclure diverses assurances répondant aux besoins des salariés en voyage d'affaires.
C'est une sécurité supplémentaire :
- Pour le collaborateur en déplacement qui peut faire face à de nombreux imprévus (vol annulé, accident, maladie...).
- Pour l'entreprise dont la responsabilité est pleinement engagée lorsque ses salariés sont en déplacement.
Les attentes des salariés en déplacement professionnel évoluent. De nouveaux outils se déploient régulièrement et leur permettent de réaliser des réservations plus facilement et rapidement, souvent pour un coût identique, voire inférieur, à celui des outils et plateformes que les entreprises privilégiaient jusque-là.
Plutôt que de lutter contre l'émergence de ces nouvelles pratiques, les entreprises ont tout à gagner à les prendre en compte dans leur politique de voyage. Elles peuvent ainsi mieux les encadrer, tout en rendant les salariés plus satisfaits.
Découvrez d'autres articles sur le déplacement professionnel :
