Archivage électronique : la dématérialisation en confiance

« Il passait d’exquises journées à galoper de son cabinet aux archives, où il s’éternisait inexplicablement. ». Si Georges Courteline eût vécu à notre époque, nous aurions pu reconnaître dans ce passage-là la satire d’un collaborateur dont l’absence prolongée s’expliquerait tout simplement : perdu dans la paperasse.

L’archivage électronique, qu’est-ce que c’est ?

L’archivage est une obligation légale pour les entreprises. Il permet de faire face à de possibles litiges en présentant une pièce à valeur probante, ou encore de justifier les opérations de l'entreprise dans le cas d’un contrôle fiscal.

Les documents se doivent d’être conservés selon une durée prédéterminée par la loi qui varie en fonction de la nature du document (vous pouvez trouver les différents délais de conservations sur le site de l’administration française). Ainsi, chaque document a son propre "cycle de vie". Celui-ci va de sa conception jusqu'à sa destruction, soit après la fin du délai de conservation.

L’année 2000 marque un tournant pour la gestion de l’entreprise :l’écriture électronique est enfin reconnue légalement comme preuve, au même titre que l’écrit sur support papier.

À partir de ce moment-là, il a été possible d’optimiser la gestion des archives d’une entreprise grâce aux nouvelles technologies. On parle alors d’archivage électronique.

L’archivage électronique porte sur la conservation à moyen ou long terme de l’intégrité d’une information ou d’un document. En ce sens, il diffère d’une sauvegarde qui restitue des données à un état antérieur ou encore d’une gestion électronique des documents (GED) qui en facilite l’exploitation. L’archivage électronique permet de recueillir, de classer et de conserver des informationspour que celles-ci puissent être consultées ultérieurement, sans modifications.

Conditions de conformité des documents dématérialisés

Les données numériques sont extrêmement vulnérables, car facilement falsifiables, modifiables et manipulables par des entités malveillantes. L’année 2019, a comptabilisé à elle seule 15 milliards d’euros de fraude à la TVA en France selon les chiffres estimés par l'INSEE. 

C’est pourquoi les données archivées nécessitent un support adapté, fiable, résistant au temps et 100% conforme au document original papier (lisible et authentique). Depuis la loi anti-fraude de la TVA 2018, la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques) impose l’utilisation de solutions conformes et certifiées.

Avec la dématérialisation qui se généralise dans la sphère professionnelle, de plus en plus de documents numériques, comme des factures, devis ou contrats, sont produits, transmis, reçus. Mais sont-ils juridiquement valables ? Les entreprises doivent se pencher sur l’« archivage à valeur probante » qui permet de garantir la conformité des documents archivés avec la loi française, et leur donne donc une valeur juridique.

Pour que vos archives soient à valeur probante, vous devez :

  • Garantir l’authenticité du document : préciser qui a créé le document, quand et ce qu'il contient.
  • Garantir l’intelligibilité du document.
  • Garantir l’intégrité du document : s’assurer qu’il n’y a eu ni altération, ni falsification, ni dénaturation, ni modification des données depuis la création du document et son transfert dans le système d’archivage. En assurant :
    • La traçabilité du document
    • La sécurisation et la confidentialité du document
    • La pérennité du document

Ainsi, l’origine du document et l’identité de son auteur peuvent être authentifiées par un certificat électronique.

L’intégrité du contenu et son horodatage (date et heure d’occurrence du document) doivent être attestés par une signature électronique. La pérennité et la traçabilité du document peuvent être garanties au moyen d’un coffre-fort électronique.

Mais attention, il est important d’effectuer un contrôle de conformité en amont du processus d’archivage afin de vérifier que chaque document réponde aux obligations légales de conformité de la loi française au moment du scellement. Rappelons-le : pour que les documents archivés soient probants, aucune modification n’est autorisée.

Point lexique

Qu’est-ce qu’un certificat électronique ?
Un certificat électronique est une carte d’identité numérique permettant d’identifier et d'authentifier une personne physique ou morale, de chiffrer les échanges et de signer des documents numériquement en toute sécurité via une signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique est l’équivalent numérique de la signature manuscrite, elle est utilisée par une personne physique (collaborateur, client ou expert-comptable). Apposée sur un document, elle exprime l’approbation du contenu par le signataire. Le document signé garantit donc l’identité de l’émetteur-signataire ainsi que l’intégrité du document.

Qu’est-ce que le scellement (numérique) d’un document ?
À la différence de la signature électronique, le scellement électronique est un cachet lié à une personne morale. La finalité des deux objets reste la même : garantir l’identité de l’émetteur et assurer l’intégrité du document.
Les documents signés ou scellés sont donc juridiquement recevables et toute modification ultérieure est détectable, invalidant automatiquement le document.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique, au même titre qu’un coffre-fort classique, est un espace de stockage sécurisé et accessible sur Internet. Il a pour finalité de protéger les documents numérisés par l’entreprise et qui sont jugés à valeur sensible.

Quelles sont les durées d’archivage ?

La durée d’archivage dépend de la nature des documents.

Les factures clients et fournisseurs - de même pour toutes les autres pièces justificatives comptables - doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture comptable de l'exercice.

Où conserver les documents électroniques ?

En ce qui concerne les factures, il est possible de les stocker dans un serveur qui ne se situe pas sur le territoire français. Cependant, il faudra le déclarer à l’administration fiscale. Lorsque vous décidez de le faire dans un pays hors Union Européenne, il faut s’assurer que ce pays fournisse des garanties qui sont équivalentes à celles délivrées par les États membres de l’UE en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données.

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Avantages et les inconvénients de l'archivage électronique

Avantages de l’archivage électronique :

Les bénéfices de l’archivage électronique sont nombreux :

  • Vous réalisez un gain de place conséquent en supprimant l’archivage physique. À titre d’exemple, un disque SSD de 1 To contient à peu près toutes les informations qu’on emmagasinerait dans une salle d’archives de 43 000 m2 !
  • Vous gagnez également du temps : qui dit archivage électronique dit gain de productivité et réduction du coût des ressources allouées à l’exercice de recherche, de tri/destruction des documents par les collaborateurs. En effet, l’un des grands avantages de cet archivage réside dans la facilité de manipulation des documents centralisés dans un terminal accessible de partout, mais uniquement par les personnes autorisées à y avoir accès. Ainsi, sécurité garantie !
  • L’économie réalisée, que ce soit sur le stockage (plus de local à louer) ou sur les coûts liés à l’usage du papier ou tout autre coût lié à l’impression et à l’envoi des documents.

Inconvénients de l’archivage électronique

Choisir de dématérialiser les documents s’accompagne aussi de contraintes. Il faut savoir qu’un système d’archivage sans solution de gestion électronique des documents (GED), est comme un capitaine sans son navire. Il est donc indispensable de l’associer à un système de GED.

Nous avons évoqué auparavant l’enjeu que représente la dématérialisation des données sensibles à l’ère de la digitalisation en termes de sécurité, c’est pourquoi discipline et vigilance sont de mise pour une bonne utilisation du système d’archivage électronique. Outre le travail en amont qui consiste à s’assurer de la conformité des documents probants, il faut aussi :

  • Investir dans un matériel performant et modulable : stockage, frais d’entretien, sécurité, GED
  • Accompagner et former le personnel à l’utilisation de ces systèmes.

Même si les cas restent relativement rares, les deux plus grands inconvénients résident dans le fait que :

  1. Tout matériel informatique peut subir des endommagements, des pannes ou encore faire l’objet de cyberattaques virulentes.
  2. La possibilité d’endommager, de falsifier des données ou d’être victime de fraude est plus grande.

Quelles sont les sanctions que vous encourez si les factures ne sont pas conservées selon les règles ?

Si vous ne respectez pas les règles en matière de conservation de tous justificatifs comptables, parmi lesquels on compte les factures, vous vous exposez à des sanctions :

  • Si les factures clients ne sont pas bien sauvegardées, l’entreprise encourt une pénalité de 50% des montants facturés non conservés.
  • Si les factures fournisseurs ne sont pas bien conservées, l’entreprise risque un rejet de déduction des charges, ce qui engendre une taxation supplémentaire
  • Si les autres documents justificatifs comptables ne sont pas bien conservés, l’entreprise risque un rejet de comptabilité, ce qui entraîne une intervention de l’administration fiscale.

En savoir un peu plus sur la loi anti-fraude

Pour faire face à la fraude à la TVA, l’Etat français a introduit une nouvelle loi, entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Elle stipule que les entreprises doivent utiliser des logiciels de facturation et des systèmes de caisse certifiés. Cette loi concerne toutes les entreprises établies en France assujetties à la TVA qui réalisent des opérations avec des clients non-assujettis à la TVA.

Qu’est-ce qu’un logiciel certifié ?

Un logiciel est dit certifié s’il répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Comment savoir si le logiciel est conforme ?

Pour vous assurez de la conformité du logiciel que vous utilisez ou vous apprêtez à utiliser, vous devez demander à votre éditeur de logiciel de vous fournir une attestation de conformité ou une certification attribuée par un organisme accrédité comme l'AFNOR, LNE, INFOCERT.

En effet, ce document vous sera possiblement demandé par l’administration fiscale lors de contrôles spécialement conçus pour vérifier l’utilisation de logiciels comptables conformes à la loi par les entreprises.

L’attestation doit être individuelle et décernée par un éditeur/organisme accrédité.

Quels sont les risques si vous n’êtes pas en conformité avec les règles établies ?

Vous risquez une amende de 7500 euros par logiciel non conforme et 45 000 euros d’amende ainsi que 3 ans d’emprisonnement en cas de fausse attestation. Si vous êtes en faute, vous avez un délai de 60 jours pour régulariser votre situation sous peine de recevoir une nouvelle amende au même montant.

Que se passe-t-il en cas de contrôle ?

L’entreprise peut être exposée à deux cas de contrôle et dans les deux cas, l’objet d’attention est la note de frais :

  • Par l’Urssaf
  • Par l’administration fiscale.

La dématérialisation des justificatifs doit donc répondre aux exigences des deux entités. Les justificatifs demandés lors du contrôle doivent avoir été numérisés dans les conditions garantissant leur fiabilité par rapport à la version originale pour être reçus par les contrôleurs.

L’URSSAF utilise les notes de frais pour vérifier que les remboursements de frais opérés par l’entreprise correspondent à des dépenses exonérées de cotisations sociales. L'administration fiscale les utilise pour valider la déductibilité des charges et le montant total de la TVA récupérée par l’entreprise.

Un contrôle de l’Urssaf peut être éprouvant pour les inspecteurs, tout comme pour les collaborateurs. Il s’agit d’une course d’endurance qui peut s’étaler au-delà de 3 mois pour les entreprises qui ont plus de 20 salariés. Afin d’échapper à un contrôle trop long, il est préférable de s’organiser en amont.

Vous êtes tenu de donner aux inspecteurs l’accès à tous les documents dont ils ont besoin dans le cadre du contrôle. Ces documents sont de différentes natures :

  • Social : déclarations sociales nominatives, bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaire, contrats de travail …
  • Comptable : bilans, journaux, grands livres comptables …
  • Fiscal : liasses fiscales, avis d’imposition …
  • Juridique : statut de la société, transaction, les rapports des jugements de conseils de prud’hommes …
  • Divers : justificatifs de frais (factures en tout genre).

Selon une étude menée par le cabinet Atequacy en 2015, presque 50% des contrôles opérés par l'Urssaf au sein des PME donnent lieu à un redressement fiscal.

Pour éviter d’être dans cette situation, outre le fait de bien accueillir l’inspecteur le jour J et de nouer le dialogue avec lui, vous devez avoir l’ensemble des documents justificatifs en main. Une solution simple pour éviter un éparpillement géographique et une perte des données est de passer par l’archivage électronique à valeur probante.

La fin des justificatifs papiers avec Mooncard

Fini les justificatifs papiers ! Le format digital des justificatifs est désormais accepté par l’administration fiscale. Depuis juillet 2019, la photo est à valeur probante. Dans le cadre de sa solution intégrée, Mooncard propose une remontée complète des justificatifs.

Comment ça marche la dématérialisation des factures avec Mooncard ?

1ère étape : vous effectuez votre paiement et recevez un SMS vous rappelant de ne pas oublier de prendre en photo le justificatif de paiement.

2ème étape : vous prenez votre justificatif de paiement en photo.

3ème étape : le justificatif-photo est certifié par Universign et est archivé par Mooncard pendant,au minimum 10 ans. La partie stockage des archives est réalisée par Locarchives, une entreprise française basée en France.

En plus de l'archivage à valeur probante, Mooncard vous permet d'automatiser votre processus de gestion des dépenses professionnelles, depuis le paiement jusqu'à la comptabilité.

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Article réédité le 27/04/21.

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