Archivage électronique : la dématérialisation en confiance

« Il passait d’exquises journées à galoper de son cabinet aux archives, où il s’éternisait inexplicablement. » Si Georges Courteline eût vécu à notre époque, nous aurions pu reconnaître dans ce passage-là la satire d’un collaborateur dont l’absence prolongée s’expliquerait tout simplement : perdu dans la paperasse.

L’archivage électronique, qu’est-ce que c’est ?

L’archivage est une obligation légale pour les entreprises : (1) faire face à de possibles litiges en présentant une pièce à valeur probante ou encore (2) dans le cas d’un contrôle fiscal, en ayant les documents justificatifs des opérations de l’entreprise à fournir à portée de main. Les documents se doivent d’être conservés selon une durée prédéterminée par la loi qui varie en fonction de la nature du document (vous pouvez trouver les différents délais de conservations sur le site de l’administration française). Ainsi, chaque document a son propre « cycle de vie » allant de sa conception à sa destruction après le délai de conservation, en passant par sa validation date à partir de laquelle le décompte est lancé. L’année 2000 marque un tournant pour la gestion de l’entreprise, l’écriture électronique est enfin reconnue légalement comme preuve au même titre que l’écrit sur support papier. A partir de ce moment-là, il a été possible d’optimiser la gestion des archives d’une entreprise via de nouvelles technologies. On parle alors d’ « archivage électronique ».

L’archivage électronique porte sur la conservation à moyen ou long terme de l’intégrité d’une information/d’un document. En ce sens, il diffère d’une sauvegarde qui restitue des données à un état antérieur ou encore d’une gestion électronique des documents (GED) qui en facilite l’exploitation. L’archivage électronique permet de recueillir, de classer et de conserver des informations à des fins de consultation ultérieure sans modification. Pour que l’écriture comptable ait la même valeur que l’écriture traditionnelle, il a fallu mettre en place des conditions.

Quelles sont les conditions pour que les documents dématérialisés soient acceptés et validés comme conformes aux règles françaises ?

Les données numériques sont extrêmement vulnérables car facilement falsifiables, modifiables et manipulables par des entités malveillantes. L’année 2015 a comptabilisé à elle-seule 17 milliards d’euros de fraude à la TVA selon les chiffres donnés par la Direction Générale des Finances publiques (DGFiP). C’est pourquoi les données archivées nécessitent un support adapté, fiable, résistant au temps et 100% conforme au document original papier (lisible et authentique) pour pouvoir le remplacer. Depuis la loi anti-fraude de la TVA 2018, la DGFiP impose l’utilisation de solutions dites conformes et certifiées. Avec la dématérialisation qui se généralise dans la sphère professionnelle, de plus en plus de documents numériques sont produits, transmis, reçus, que ce soit des factures, des devis, des fiches de paie ou encore des contrats. Mais sont-ils juridiquement valables ? Il est important de se pencher sur la question de l’« archivage à valeur probante » pour une entreprise qui garantit la conformité de ses documents archivés avec la loi française.

Voici les conditions à respecter pour que vos archives soient à valeur probante ( dire qu’un document est à valeur probante signifie que ledit document possède les attributs nécessaires pour servir de preuve juridique).

  • Garantir l’authenticité du document : préciser qui a créé le document, quand, ce que contient le document.
  • Garantir l’intégrité du document : s’assurer qu’il n’y a eu ni altération, ni falsification, ni dénaturation, ni modification des données depuis la création du document et son transfert dans le système d’archivage.
    • Assurer la traçabilité du document
    • Assurer la sécurisation et la confidentialité du document
    • Assurer la pérennité du document
  • Garantir l’intelligibilité des documents.

Ainsi, l’origine du document et l’identité de son auteur peuvent être authentifiés par un certificat électronique. L’intégrité du contenu et son horodatage (date et heure d’occurrence du document) doivent être attestées par une signature électronique. La pérennité et la traçabilité du document peuvent être garanties au moyen d’un coffre-fort électronique.

Mais attention, il est important d’effectuer un contrôle de conformité en amont du processus d’archivage afin de vérifier que chaque document réponde aux obligations légales de conformité de la loi française au moment du scellement. Rappelons-le : pour que les documents archivés soient probants, aucune modification n’est autorisée.

Lexique

Qu’est-ce qu’un certificat électronique ?
Un certificat électronique est une carte d’identité numérique permettant d’identifier et authentifier une personne physique ou morale, de chiffrer les échanges et de signer des documents numériquement en toute sécurité via une signature électronique.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique est l’équivalent numérique de la signature manuscrite, elle est utilisée par une personne physique (collaborateur, client ou expert-comptable). Apposée sur un document, elle exprime l’approbation du contenu par le signataire. Le document signé garantit donc l’identité de l’émetteur-signataire ainsi que l’intégrité du document.

Qu’est-ce que le scellement (numérique) d’un document ?
A la différence de la signature électronique, le scellement électronique est un cachet lié à une personne morale. La finalité des deux objets reste la même : garantir l’identité de l’émetteur et assurer l’intégrité du document.
Les documents signés ou scellés sont donc juridiquement recevables et toute modification ultérieure est détectable, invalidant automatiquement le document.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Le coffre-fort électronique, au même titre qu’un coffre-fort classique, est un espace de stockage sécurisé, accessible sur Internet ayant pour finalité de protéger les documents numérisés par l’entreprise jugés à valeur sensible.

Quels sont les avantages et les inconvénients d’un archivage électronique ?

Avantages de l’archivage électronique :

Les bénéfices de l’archivage électronique sont nombreux :

  • Une solution logistique : vous réalisez un gain de place conséquent en supprimant l’archivage physique. A titre d’exemple, un disque SSD de 1 To contient à peu près toutes les informations qu’on emmagasinerait dans une salle d’archives de 43 000 m2 !
  • La gain de temps : qui dit archivage électronique dit gain de productivité et réduction du coût des ressources allouées à l’exercice de recherche, de tri/destruction des documents par les collaborateurs. En effet, l’un des grands avantages de cet archivage réside dans la facilité de manipulation des documents centralisés dans un terminal accessible de partout mais uniquement par les personnes autorisées à y avoir accès. Ainsi, sécurité garantie !
  • L’économie réalisée, que ce soit sur le stockage (plus de local à louer) ou sur les coûts liés à l’usage du papier ou tout autre coût lié à l’impression et à l’envoi des documents.

Point chiffres :
Aujourd’hui, 80% de la communication entre entreprise et interne à l’entreprise se fait par le biais de l’électronique. 41% des collaborateurs conservent leurs mails pour garder toutes les pièces jointes qui leur sont attachées. Ces deux comportements engendrent très rapidement des surcoûts (stockage, traitement, recherche). L’archivage électronique est la solution.

Inconvénients de l’archivage électronique

Choisir de dématérialiser les documents s’accompagne aussi de contraintes. Il faut savoir qu’un système d’archivage sans solution de gestion électronique des documents (GED) est comme un capitaine sans son navire. Il est donc indispensable de l’associer à un système de GED i.e. un système informatique permettant d’organiser et de gérer tous les documents numérisés de l’entreprise parmi lesquels, les archives.

On a évoqué l’enjeu que représente la dématérialisation des données sensibles à l’ère de la digitalisation en termes de sécurité : perte de document, fraude ou piratage. C’est pourquoi discipline et vigilance sont de mise pour une bonne utilisation du système d’archivage électronique. Outre le travail en amont qui consiste à s’assurer de la conformité des documents probants, il faut aussi :

  • Investir dans un matériel performant et modulable : stockage, frais d’entretien, sécurité, GED
  • Accompagner et former le personnel à l’utilisation de ces systèmes.

Les deux plus grands inconvénients résident dans le fait que :

  1. tout matériel informatique peut subir des endommagements, des pannes ou encore faire l’objet de cyberattaques virulentes ;
  2. la possibilité de perdre, d’endommager, de falsifier des données ou d’être victime de fraude est plus grande.

Quelles sont les durées d’archivage ?

La durée d’archivage dépend de la nature des documents.

Les factures clients et fournisseurs - de même pour toutes les autres pièces justificatives comptables - doivent être conservées pendant 6 ans à compter de leur date d’établissement ou de la date de la dernière opération mentionnée et enregistrée par l’entreprise.

Où conserver les documents électroniques ?

En ce qui concerne les factures, il est possible de les stocker dans un serveur qui ne se situe pas sur le territoire français. A ce moment-là, il faut le déclarer à l’administration fiscale. Lorsque vous décidez de le faire dans un autre pays hors-Union européenne, il faut s’assurer qu’il fournisse des garanties qui sont équivalentes à celles délivrées par d’autres Etats membres de l’UE en matière d’assistance administrative et de droit d’accès aux données.

Quelles sont les sanctions que vous encourez si les factures ne sont pas conservées selon les règles ?

Si vous ne respectez pas les règles en matière de conservation de tout justificatif comptable parmi lesquels on compte les factures, vous vous exposez à des sanctions :

  • Si les factures clients ne sont pas bien sauvegardées, l’entreprise encourt une pénalité de 50% des montants facturés non conservés
  • Si les factures fournisseurs ne sont pas bien conservées, l’entreprise risque un rejet de déduction des charges, ce qui engendre une taxation supplémentaire
  • Si les autres documents justificatifs comptables ne sont pas bien conservés, l’entreprise risque un rejet de comptabilité, ce qui entraîne une intervention de l’administration fiscale.

En savoir un peu plus sur la loi anti-fraude

Pour faire face à la fraude à la TVA, l’Etat français a introduit une nouvelle loi entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Elle stipule que les entreprises doivent utiliser des logiciels de facturation et des systèmes de caisse certifiés. Cette loi concerne toutes les entreprises établies en France assujetties à la TVA qui réalisent des opérations avec des clients non-assujettis à la TVA.

Qu’est-ce qu’un logiciel certifié ?

Un logiciel est dit certifié s’il répond aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Comment savoir si le logiciel est conforme ?

Pour vous assurez de la conformité du logiciel que vous utilisez ou vous apprêtez à utiliser, vous devez demander à votre éditeur de logiciel de vous fournir une attestation de conformité ou une certification attribuée par un organisme accrédité (AFNOR, LNE, INFOCERT). En effet, ce document vous sera possiblement demandé par l’administration fiscale lors de contrôle spécialement conçu pour vérifier l’utilisation de logiciels comptables conformes à la loi par les entreprises.

L’attestation doit être individuelle et décernée par un éditeur/organisme accrédité.

Quels sont les risques si vous n’êtes pas en conformité avec les règles établies ?

Vous risquez une amende de 7500 euros par logiciel non conforme et 45 000 euros d’amende ainsi que 3 ans d’emprisonnement en cas de fausse attestation. Vous avez un délai de 60 jours pour régulariser votre situation sous peine de recevoir une nouvelle amende au même montant.

Que se passe-t-il en cas de contrôle ?

L’entreprise peut être exposée à deux cas de contrôle et dans les deux cas, l’objet d’attention est la note de frais :

  • Par l’Urssaf
  • Par l’administration fiscale.

La dématérialisation des justificatifs doit donc répondre aux exigences des deux entités. Les justificatifs demandés lors du contrôle doivent avoir été numérisés dans les conditions garantissant leur fiabilité par rapport à la version originale pour être reçus par les contrôleurs.

Pour l’URSSAF, ils utilisent les notes de frais pour vérifier que les remboursements de frais opérés par l’entreprise correspondent à des dépenses exonérées de cotisations sociales. Pour l’administration fiscale, ils les utilisent pour valider la déductibilité des charges et le montant total de la TVA récupérée par l’entreprise.

Un contrôle de l’Urssaf peut être éprouvant pour les inspecteurs comme pour les collaborateurs, il s’agit d’une course d’endurance qui peut s’étaler au-delà de 3 mois pour les entreprises qui ont plus de 20 salariés. Afin d’échapper à un contrôle trop long, il est préférable de s’organiser en amont. En effet, vous êtes tenu de donner aux inspecteurs l’accès à tous les documents dont ils ont besoin dans le cadre du contrôle. Les documents sont de nature différente :

  • Social : déclarations sociales nominatives, bordereaux de cotisations, déclarations de régularisation annuelle, bulletins de salaire, contrats de travail …
  • Comptable : bilans, journaux, grands livres comptables …
  • Fiscal : liasses fiscales, avis d’imposition, …
  • Juridique : statut de la société, transaction, les rapports des jugements de conseils de prud’hommes …
  • Divers : justificatifs de frais (factures en tout genre).

Selon une étude menée par le cabinet Atequacy en 2015, presque 50% des contrôles Urssaf au sein des PME donnent lieu à un redressement fiscal. Pour éviter d’être dans cette situation, outre le fait de bien accueillir l’inspecteur le jour J et de nouer le dialogue avec lui, il vous faut à tout pris avoir l’ensemble des documents justificatifs en main. La solution simple de conservation et de centralisation des justificatifs afin d’éviter un éparpillement géographique et une perte des données est de passer par l’archivage électronique à valeur probante. Mooncard vous propose une solution d’amont en aval d’archivage électronique à valeur probante.

La fin des justificatifs papiers avec Mooncard

Munissez votre entreprise des bons logiciels comptables répondant à vos besoins. C’est officiel, fini les justificatifs papiers ! Le format digital des justificatifs est désormais accepté par l’administration fiscale. Depuis juillet 2019, la photo est à valeur probante. Dans le cadre de sa solution intégrée, Mooncard propose une remontée complète des justificatifs issus des dépenses réalisées avec la Mooncard.

Comment ça marche la dématérialisation des factures avec Mooncard ?

1ère étape : vous effectuez votre paiement. Vous recevez un SMS suite à la dépense qui vous rappelle de ne pas oublier de prendre en photo le justificatif de paiement.

2ème étape : vous prenez la photo de la facture.

3ème étape : le justificatif-photo est certifié par Unisign (https://www.universign.com/fr/) et est archivé par Mooncard pendant minimum 6 ans. La partie stockage des archives est réalisée par Locarchives, une entreprise française basée en France (https://locarchives.fr/).

Mooncard est une solution simple d’utilisation avec un archivage à valeur probante dont les reçus photos sont conformes et valides en cas de contrôle Urssaf ou par le fisc. Soyez serein !

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