Expert comptable : Mooncard organise le Comptalab Tour

Découvrir l'événement

6 erreurs à éviter sur la politique de voyage

La politique de voyage d’une entreprise permet de mieux encadrer les dépenses et les conditions de déplacement des salariés. Elle est donc d’une importance cruciale. Mais pour être bénéfique aux collaborateurs comme à l’entreprise, encore faut-il qu’elle soit bien pensée, et surtout respectée ! Voici les 6 erreurs les plus courantes que font les salariés et l’entreprise dans le cadre de la politique de voyage.

New call-to-action

Ne pas présenter la politique de voyage dans l’onboarding

Une politique de voyage, par définition, permet de poser un cadre aux différents déplacements d’affaires qu’effectuent les salariés d’une entreprise. Cela implique de nombreux points : hébergement, transport, conditions et plafonds des dépenses sur place, moyens de paiement à privilégier, etc.

Ce document est donc indispensable pour gérer au mieux l’organisation des déplacements professionnels, leur déroulement sur place, puis les remboursements de notes de frais. Mais rédiger une politique de voyage ne suffit pas, encore faut-il que les employés la connaissent !

Aussi bien rédigée et complète que soit la politique de voyage de votre entreprise, si les salariés ne savent pas où la trouver, son intérêt sera des plus limités... Pour éviter tout problème, il faut donc s’assurer que chaque employé puisse avoir un accès simple et rapide à la politique de voyage.

Veillez à ce qu’elle soit accessible pour chaque salarié, et pensez bien à les informer chaque fois que des changements y sont apportés, même mineurs. Il s’agit tout autant de leur donner accès aux informations qu’ils ont besoin de connaître, que d’éviter tout reproche sur la difficulté d’accès à votre politique de voyage en cas de désaccord sur un remboursement.

Pour vous assurer de sa large diffusion, une entreprise a tout intérêt à l’intégrer dans le processus de l’onboarding, que le nouveau salarié soit directement concerné par des voyages d’affaires ou non. Ces derniers peuvent être amenés à réaliser des déplacements professionnels un jour ou l’autre, par exemple lorsqu’ils évolueront au sein de l’entreprise.

Quelles sont les erreurs à éviter sur la politique de voyage ?

Ne pas prendre en compte les besoins des voyageurs

Une politique de voyage réellement efficace prend en compte les attentes des salariés concernés. Son rôle est d’encadrer les déplacements et les dépenses liées, mais si elle n’est pas cohérente avec les besoins des employés, trop restrictive ou au contraire trop floue, si elle est en décalage avec la réalité du terrain ou pose des conditions impossibles à respecter, elle est vouée à l’échec.

De plus, l’entreprise a une responsabilité envers le salarié en déplacement : celui-ci doit voyager dans des conditions décentes et qui lui garantissent une certaine sécurité physique et psychologique. La course aux économies ne doit jamais se faire au détriment du bien-être et de la sécurité des salariés.

De nombreuses entreprises pensent en toute bonne foi que leur politique de voyage est parfaitement raisonnable et suffisamment expliquée. Pourtant, les salariés ont bien souvent un avis différent sur la question, ce qui se concrétise par des erreurs et des désaccords au moment du remboursement des notes de frais de déplacement.

La politique de voyage doit donc être réfléchie avec les collaborateurs, tenir compte de leur expérience du terrain et de leurs besoins, afin de trouver les meilleurs compromis pour réaliser des économies tout en leur assurant de bonnes conditions de déplacement.

Solliciter les collaborateurs de votre entreprise constitue une façon simple et efficace pour ajuster votre politique de voyage au plus juste. Ils sont les principaux concernés et eux seuls peuvent vous informer des difficultés concrètes qu’ils rencontrent en déplacement et des moyens qu’ils utilisent pour les contourner.

Cela vous permettra de mieux comprendre les besoins des voyageurs, mais aussi de déterminer quels points gagneraient à être mieux explicités ou encadrés. Vous pourriez également découvrir des idées auxquelles vous n’aviez pas pensé pour améliorer les conditions de voyage de vos salariés tout en réalisant des économies.

Ne pas remettre en question sa politique de voyage

Si la politique de voyage n’est pas respectée par les salariés ou ne permet pas de réaliser les économies attendues, le problème se situe probablement dans son contenu. Comme nous l’avons vu dans le point précédent, une politique de voyage trop restrictive, trop floue, mal pensée, ou trop éloignée de la réalité du terrain ne peut pas fonctionner.

Avant de tout remettre en question, vous devez d’abord vous assurer que :

  • Les collaborateurs ont accès à la politique de voyage.
  • Le document qu’ils consultent est bien la dernière version mise à jour de votre politique.
  • Les différents éléments présentés dans le document sont clairs et compréhensibles.

Si tous ces éléments sont réunis et que des erreurs surviennent tout de même régulièrement, la faute vient certainement de votre politique de voyage elle-même.

En cas d’erreur, il est également possible que la situation concernée ne soit tout simplement pas prise en compte, ou pas suffisamment, dans la politique de voyage. Par exemple, un salarié envoyé pour la première fois dans un pays où le cours de la vie est particulièrement élevé et qui doit respecter des plafonds de paiement qui n’en tiennent pas compte.

Ou encore, un salarié qui fait face à une grève des transports dans une ville et qui n’a d’autres choix que de réaliser tous ses déplacements en taxi. Il est difficile de prendre en compte chaque situation possible dans sa politique de voyage, ce type d’événements vous permet ainsi de l’améliorer et de la compléter au fur et à mesure.

Quelles sont les erreurs à éviter sur la politique de voyage ?

Ne pas définir clairement les solutions de paiement et de remboursement des voyageurs

Un voyage d’affaires implique des dépenses. La politique de voyage doit clairement établir qui paie, quand et combien, mais aussi comment. Définissez précisément :

  • Quelles sont les solutions de paiement que peuvent utiliser les voyageurs (carte entreprise, forfait, avance de frais, etc.).
  • Comment les dépenses seront remboursées, quand et sous quelles conditions. Si certains frais sont plafonnés ou non remboursés, ou encore si un moyen de paiement particulier est obligatoire, il est important que les salariés en soient informés avant de les avancer.

Ne pas prévenir son employeur que vous allez faire du bleisure

Un salarié envoyé en déplacement pour le travail peut décider de prolonger son séjour pour des raisons personnelles. Cela est tout à fait possible, mais il est essentiel d’en informer l’employeur en amont plutôt que de le mettre devant le fait accompli.

Dans ce cas, il faudra bien séparer les dépenses professionnelles et personnelles. Par exemple, si la famille du collaborateur le rejoint pendant son voyage professionnel, c’est à lui de payer pour les frais occasionnés : si le repas du salarié est remboursé par l’entreprise, celui de ses proches ne le sera pas.

De même, l’employé peut choisir de conserver la même chambre d’hôtel à la fin de son séjour professionnel, mais l’entreprise ne paiera pas au-delà des dates prévues et/ou pour les services supplémentaires à ce qui a été défini dans la politique de voyage. Il faudra donc être attentif au moment d’établir la facture.

La transparence est ici la clé pour que tout se passe au mieux !

Quelles sont les erreurs à éviter sur la politique de voyage ?

Planifier un voyage trop ambitieux

Lorsque vous planifiez un voyage professionnel, en tant que salarié ou en tant que DAF, pensez à conserver une marge de manœuvre. Un déplacement trop ambitieux, avec des rendez-vous qui s’enchaînent à toute allure sitôt sorti de l’aéroport, risque de se conclure par un échec cuisant ou d’épuiser le salarié.

Prenez en compte la fatigue occasionnée par le voyage, mais aussi toutes les difficultés qui peuvent survenir sur place : un train en retard, un employé qui s’est perdu lors d’un trajet, un problème de réservation, ou un client qui souhaite avancer ou reculer un rendez-vous, et voilà tout le planning qui tombe à l’eau si l’organisation est trop stricte.

Le voyage d’affaires se doit d’être productif, mais cela ne doit jamais se faire au détriment de la santé physique et psychologique du salarié.

Si le déplacement occasionne un décalage horaire important, il faudra également en tenir compte à son arrivée sur place comme au retour, car il va de soi qu’il ne sera pas opérationnel dans ces conditions. Au-delà du décalage horaire, permettre à un salarié de prendre un moment de repos à son arrivée sur place sera positif pour lui comme pour la suite de son séjour.

Selon la situation, il peut s’agir d’un simple créneau libre de quelques heures pour lui permettre de se restaurer, se doucher, se changer après plusieurs heures dans un train ou un avion, ou tout simplement de s’installer dans sa chambre d’hôtel avant de partir à son premier rendez-vous.

Vous connaissez à présent les 6 erreurs les plus courantes concernant la politique de voyage. Une politique de voyage réussie est le fruit d’un dialogue entre les salariés et l’employeur : les erreurs peuvent facilement être évitées ou corrigées en explicitant mieux les différents points, en comprenant les arguments de chacun, et en cherchant le meilleur compromis pour chaque situation.

New call-to-action

carte de paiement

Mooncard s'occupe de la gestion des notes de frais pour vous. Demandez une démo gratuite.

  • checkbox

    N'avancez plus vos notes de frais

  • checkbox

    Gardez le contrôle des dépenses

  • checkbox

    Automatisez les écritures comptables

Demander une démo