5 choses à savoir sur la récupération de TVA

Le 03.03.2021

  

Déplacements, repas avec des clients, achats de fournitures... Certains frais sont concernés par la TVA récupérable et d'autres non.

Nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur la TVA récupérable : en quoi cela consiste, quels sont les frais concernés et comment maximiser la récupération de cette TVA.

En comprenant mieux son fonctionnement et en l'exploitant de manière optimale, la TVA récupérable vous permettra de gagner en trésorerie.

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Qu'est-ce que la TVA récupérable ?

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect. Certaines entreprises, selon leur forme juridique, facturent cette TVA à leurs clients et la déclarent ensuite pour la reverser à l'État. On parle, dans ce cas précis, d’une TVA collectée.

En contrepartie, les entreprises peuvent récupérer une partie de cette TVA en la déduisant de la TVA de certains achats. On parle alors de TVA récupérable.

Le calcul est le suivant : TVA collectée moins TVA déductible = TVA récupérable

Bien sûr, pour récupérer la TVA, il faut respecter certaines conditions :

  • La demande de récupération doit être justifiée en présentant la facture d'achat originale. Celle-ci doit indiquer clairement le montant de la TVA.
  • La dépense remboursée doit concerner l'entreprise et servir son intérêt.
  • Le nom de l'entreprise doit figurer sur la facture.
  • Le vendeur doit être en capacité d'exiger la TVA.
Qu'est-ce que la TVA récupérable ?

Quels sont les frais concernés par la TVA récupérable ?

Les frais concernés doivent inclure de la TVA. Les billets de transports, même s'ils concernent des déplacements, ne sont ainsi pas concernés, de même que les frais d'hébergement, à l'exception des repas inclus de type petits déjeuners, boissons ou dîners.

À l'inverse, la TVA peut être récupérée sur :

  • Les frais de stationnement et de péage.
  • Les repas d’affaire avec des invités.
  • Les repas pris par les salariés en déplacement professionnel.
  • Les repas liés aux réunions professionnelle.
  • Les repas exceptionnels de célébration (ex : repas de fin d'année) ou pour un événement d'équipe.
  • Les cadeaux d'affaires (objets promotionnels, cadeaux de fin d'année, cadeaux aux clients sous conditions de montant...).

Tous ces frais doivent évidemment être accompagnés d'un justificatif, non seulement pour faire la demande de récupération de TVA, mais aussi parce que vous aurez besoin des justificatifs en cas de contrôle fiscal.

Dans le cas du repas d'affaires avec des invités, vous devrez fournir un justificatif indiquant l'identité et la qualité de ces invités, ainsi que le nom de leur entreprise si c'est pertinent.

À noter : l'alcool consommé durant les repas concernés par la TVA récupérable peut également être pris en compte. Il faudra cependant penser à bien distinguer les différentes TVA, l'alcool n'étant pas taxé au même pourcentage que la nourriture.

Définir un rythme de remboursement

Le remboursement peut être annuel, semestriel (dans certains cas), trimestriel ou mensuel, en fonction du rythme que l'entreprise à défini. Il est important de relever que :

  • Si l'entreprise demande un remboursement annuel : sa demande doit être effectuée dans les quatre mois qui suivent la clôture de l’année comptable. Il faudra utiliser l’imprimé n°3519. Le montant du remboursement demandé devra être au minimum de 150 €.
  • Si l'entreprise demande un remboursement mensuel ou trimestriel : sa demande devra être réalisée dans le mois qui suit la période concernée. Ici, il faudra utiliser l'imprimé n°3519-SD. Le remboursement demandé devra être d'un montant au moins égal à 760 €.

Si le montant minimum pour faire la demande n'est pas atteint, la TVA sera reportée sur les mois suivants.

Dans le cas d'un remboursement semestriel, la demande s'effectue à l’occasion du dépôt de l’avis d’acompte (formulaire n°3514). Seule la TVA sur les immobilisations est concernée et le remboursement demandé devra lui aussi être d'un minimum de 760 €.

Le choix n’est pas anodin puisque cela a un impact direct sur votre trésorerie.

Il y a également un risque de décalage de trésorerie, dû au délai entre les versements qui ont été faits et le moment où la TVA est finalement remboursée. Ce risque est particulièrement présent au lancement d’une entreprise.

Comment utiliser un crédit de TVA ?

Lorsque la TVA déductible est supérieure à la TVA perçue, l'entreprise bénéficie d'un crédit de TVA. Deux solutions sont alors possibles pour utiliser ce crédit :

  • L'imputation : le crédit de TVA sera reporté sur les prochaines impositions.
  • Le remboursement : l'entreprise peut, sous certaines conditions, choisir de se faire rembourser tout ou partie du crédit de TVA.

Pour demander le remboursement de la TVA, il faut remplir un formulaire disponible auprès du Centre des impôts. Il est possible de le remplir directement sur place, mais aussi en ligne sur le site officiel du gouvernement. La demande devra être accompagnée de la déclaration de TVA, d'un RIB (s'il n'a pas encore été fourni) et des factures d'achat.

Les modalités de remboursement varient selon le rythme choisi (annuel, trimestriel ou mensuel) et le régime d'imposition de l'entreprise.

Comment récupérer au maximum la TVA ?

Les bonnes pratiques pour maximiser la récupération de la TVA

La première chose à faire est de bien connaître les différentes dépenses sur lesquelles la TVA peut être récupérable. De nombreuses entreprises les ignorent et ne profitent donc pas de ce système.

Le justificatif est obligatoire, mais si vous perdez une facture, vous pouvez demander une dérogation. Attention : les dérogations doivent être exceptionnelles, il ne faut pas en abuser.

Si les frais de transports ne sont pas remboursés, il est tout de même possible de récupérer la TVA sur le carburant utilisé. Le montant dépend du carburant et du type de véhicule : pour les véhicules utilisant du carburant GPL ou GNV et les véhicules électriques, la TVA est déductible à 100 %.

Pour le gazole et le super-éthanol E85, la TVA est récupérable à 80 % pour les véhicules de tourisme et à 100 % pour les véhicules utilitaires. Pour les véhicules à essence et ce, peu importe le type de véhicule la TVA est récupérable à 80%. 

Si vos collaborateurs ont effectué des déplacements professionnels à l'étranger, la TVA intracommunautaire sur les frais engagés sur place peut également être récupérée.

Utiliser une solution de gestion de notes de frais permet de simplifier tout le processus et de vous faire gagner du temps, puisque le calcul de la TVA peut être fait directement. Cela limite également les risques d'erreur.

La TVA récupérable est un point essentiel à connaître, car elle a un impact direct sur la trésorerie de l'entreprise. En adoptant les bonnes pratiques, vous pouvez en maximiser la récupération. Une solution de gestion de note de frais sera ici un véritable atout pour simplifier les processus et éviter les erreurs.

Les trois points-clés à retenir sur la récupération de TVA :

  • La TVA récupérable ne concerne pas tous les frais professionnels.
  • Il faut conserver chaque justificatif et veiller à ce qu'il contienne les informations nécessaires.
  • Le crédit de TVA peut être, au choix, reporté sur les prochaines impositions ou faire l'objet d'une demande de remboursement (tout ou partie du crédit).

       Récupération de TVA : Estimez vos gains de trésoreries potentiels  Télécharger le guide

Par Alexandre Smadja

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