Les besoins des entreprises et de leurs salariés évoluent, tout comme leurs attentes lors d’un déplacement professionnel. De nouvelles solutions apparaissent chaque jour pour optimiser chaque étape du voyage d’affaires. Dans cet article, découvrez les dernières technologies qui révolutionnent les déplacements professionnels et améliorent l’expérience des salariés en voyage.
Le corporate travel
Auparavant, il était courant de faire appel à des intermédiaires pour réserver les trajets et hébergements pour un déplacement professionnel, comme une agence de voyages professionnels. Mais cela a changé avec le déploiement d’Internet et des plateformes de réservation qui permettent d’organiser un séjour en quelques clics.
Désormais, les voyageurs d’affaires font, dans la grande majorité des cas, eux-mêmes leurs réservations. Cela favorise l’émergence de nouveaux outils collaboratifs.
Comment évolue ce phénomène ?
Le corporate travel se déploie de plus en plus, touchant désormais aussi bien les grandes entreprises que les travailleurs indépendants. On pourrait penser que ce phénomène concerne avant tout la génération Y, grande consommatrice de nouvelles technologies, mais les autres générations s’y mettent également.
Il faut dire que les atouts de ces plateformes sont nombreux, parmi lesquels :
- Un rapport qualité/prix attractif.
- Des outils pratiques, intuitifs, qui permettent en quelques clics de réserver un hébergement ou un VTC.
- La possibilité de consulter l’avis d’autres voyageurs, ce qui est rassurant.
- Un large choix d’offres d’hébergement ou de transport.
Le collaboratif dans le marché du voyage d’affaires
Les plateformes et sites collaboratifs visent un large public, mais face à la demande des entreprises, ils se sont naturellement adaptés pour répondre à leurs besoins spécifiques.
Ils sont ainsi largement utilisés dans le cadre du voyage d’affaires (pour certains acteurs du marché, cela représente même la moitié de leur chiffre d’affaires) et se déploient dans plusieurs secteurs, dont la réservation de billets pour les transports et la location d’hébergement.
Pour répondre aux besoins des voyageurs d’affaires, certaines plateformes proposent des fonctionnalités orientées business :
- Outil de reporting intuitif.
- Gestion de la note de frais facilitée.
- Suivi des dépenses.
- Intégration des moyens de paiement pour ne pas avancer de frais.
Certaines de ces plateformes vont même encore plus loin en proposant aux entreprises une solution complète pour la gestion des notes de frais : dès que le salarié paie un service via l’outil, les informations sont transmises à la société pour optimiser le suivi et le remboursement des dépenses.
Les conséquences pour l’entreprise
Pour les salariés, l’émergence de ces nouveaux outils se traduit par des procédures simplifiées, accélérées et plus intuitives, ainsi que des remboursements plus rapides, ils y trouvent donc naturellement leur compte. Et pour l’entreprise, c’est tout aussi avantageux.
Ces différents outils permettent un meilleur respect de la politique de voyage de l’entreprise avec, à la clé, des économies réelles. La politique de voyage n’est pas toujours bien suivie ou comprise par les employés, ce qui peut créer des conflits ou des pertes d’argent.
Avec ces nouveaux outils, la donne change. Les gains ne sont pas seulement causés par le respect des directives de l’entreprise, mais par le processus en lui-même : moins d’intermédiaires, des prix plus attractifs sans renoncer au confort, meilleur suivi des dépenses...
Ajoutons à cela que le salarié y gagne plus de liberté, ce qui augmente nettement sa satisfaction. Les bénéfices sont réels pour chaque partie, ce qui a pour effet d’améliorer les relations, puisque chacun trouve un intérêt à l’utilisation de ces outils.
Pour en profiter pleinement, cela implique que les entreprises doivent être capables de gérer et encadrer l’open booking. Mais il s’agit avant tout de repenser l’organisation et les outils dédiés, un faible investissement en temps et en argent au regard des avantages et économies que l’open booking apporte tant à l’entreprise qu’aux salariés.
Les objets connectés et nouvelles technologies
Les objets connectés et nouvelles technologies réinventent le voyage d’affaires pour le rendre plus agréable, plus simple, mais aussi plus sociable.
En effet, il ne s’agit plus seulement de faciliter la réservation d’un déplacement professionnel ou de réaliser des économies, mais également de permettre à l’employé de vivre une expérience pleinement satisfaisante. Voici plusieurs exemples :
- Les réseaux sociaux professionnels.
- Le coworking.
- Les VTC.
- Les plateformes de type Airbnb.
- Les outils numériques au service du phénomène ATAWAD (Any time, Anywhere, Any Device).
- La gamification : rendre ludique l’apprentissage des bonnes conduites. Par exemple pour mieux comprendre la politique de voyage d’affaires de l’entreprise, encourager à la respecter via des compétitions amicales, savoir réagir en cas de problème lors d’un déplacement.
- Les solutions end-to-end et door-to-door : une seule interface pour tout gérer, de la réservation avant le départ aux transports sur place, en passant par la gestion des notes de frais.
- La réservation multicanal.
- Les outils de sécurité : des technologies au service de la prévention et de la sécurité en temps réel des voyageurs d’affaires à l’étranger.
- Les hébergements low cost dédiés aux voyages d’affaires.
Au-delà des étapes de réservation d’hébergement ou de transport, ces outils permettent aux salariés d’être mieux préparés avant leur départ et moins isolés pendant leur séjour. Ils sont ainsi moins stressés.
La réalité virtuelle au service des collaborateurs
Une autre solution gagne du terrain pour répondre aux préoccupations écologiques, économiques et sécuritaires liées aux voyages d’affaires : limiter les déplacements !
Pour cela, de nouveaux outils sont développés pour faciliter le travail à distance : téléconférence, visioconférence... avec un confort qui donnerait presque l’impression aux salariés et clients qu’ils se trouvent dans la même pièce.
Les casques de réalité virtuelle (en anglais Virtual Reality : VR) trouvent ici toute leur place. Loin d’être réservée aux passionnés de jeux vidéo, la VR s’invite dans de plus en plus de secteurs, dont le monde de l’entreprise.
Il suffirait aux collaborateurs de porter un casque pour se retrouver avec des collègues ou clients en immersion totale dans un espace virtuel partagé.
Plus besoin de prendre l’avion plusieurs heures pour regarder un client dans les yeux et interagir avec lui comme s’il se trouvait dans la même pièce. De quoi révolutionner totalement l’idée même d’un voyage d’affaires.
Si l’idée peut sembler farfelue, la technologie nécessaire existe pourtant déjà bel et bien : de plus en plus de jeux vidéo en VR permettent aux joueurs de se rencontrer au sein d’un même espace virtuel. On pourrait ainsi citer VRChat, une application de réalité virtuelle sociale qui compte plus de 3 millions de joueurs dans le monde.
Si des jeux sont proposés au sein de cette application, elle est avant tout un lieu de rencontres et de discussions dans un salon virtuel qui peut être, au choix, très basique ou complètement loufoque.
Le monde du voyage d’affaires est en évolution permanente. Les nouvelles habitudes créent de nouveaux outils et services, qui conduisent eux-mêmes à développer d’autres manières de voyager. Le déplacement professionnel se réinvente ainsi pour offrir toujours plus de confort et de praticité aux salariés, et plus d’économies aux entreprises.
