La refacturation des notes de frais, quelles bonnes pratiques à adopter ?

Lors d’une mission effectuée auprès d’un client, celui-ci peut prendre à sa charge tout ou partie de vos dépenses. Il peut parfois être compliqué de s’y retrouver au moment de la refacturation : dans quel cas refacturer la TVA, comment facturer les frais de mission

Voici quelques conseils pour vous y retrouver et effectuer votre refacturation rapidement et sans erreur.

Comment prendre en compte la TVA dans les frais de mission.


Les notes de frais de collaborateurs sont considérées comme incluses dans le prix de l’opération. Vos collaborateurs effectuent une mission auprès d’un client, et ce dernier s’engage à pourvoir à leurs dépenses dans le cadre de cette mission. Les notes de frais sont considérées comme des frais accessoires.

La note de frais fait partie intégrante du prix de la prestation que vous effectuez pour votre client.

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Dès lors il faut distinguer deux cas :

  • La TVA de la dépense est déductible : dans ce cas vous devez refacturer le montant de la dépense HT. En effet, vous pouvez récupérer la TVA de la dépense selon la procédure habituelle.
  • La TVA de la dépense n’est pas récupérable : dans ce cas vous devez refacturer le montant TTC.

Exemple : vous avez dépensé 220 € de restaurant et 480 € de transport au cours d’une mission. Vous avez donc dépensé 700 € au total. Il s’agit là du prix TTC.

Le prix HT du restaurant est de 200€ ; la TVA étant récupérable, vous allez seulement refacturer 200€, le prix HT. La TVA sur le transport n’est pas récupérable donc vous allez refacturer les 480€.

Finalement, il faut refacturer 680€ à votre client. De votre côté, vous devez faire les démarches pour récupérer les 20€ de TVA déductible sur les repas.

Théoriquement, rien ne vous empêche de réaliser des marges en refacturant plus cher les frais à l’entreprise cliente. Néanmoins, respectez strictement la formulation du contrat avec votre client, sans quoi il pourra vous prendre en défaut.

La gestion de la refacturation des notes de frais est un processus long.

Comment comptabiliser les refacturations ?

La refacturation des notes de frais est à classer dans un compte de classe 708 « Produits et activités annexes ».

La contrepartie est à placer dans un compte de classe 6, variable en fonction de la nature de la dépense. Il est également possible de créer un compte de charge dédié aux frais refacturés pour effectuer plus simplement le rapprochement avec les refacturations.

Veillez néanmoins à ce que le compte de charge dédié aux frais refacturés soit bien différent du compte utilisé pour enregistrer la prestation.

La comptabilisation d'une refacturation de note de frais dans le détail.

Pour comptabiliser la note de frais refacturée au client, procédez de la manière suivante :

  1. Débitez le compte 411 (Clients) pour le montant facturé aux clients en TTC
  2. Créditez le compte 708 (Produits et activités annexes) ou le sous compte créé précédemment dédié aux refacturations de frais, pour le montant HT
  3. Créditez le compte de TVA collectée correspondant au montant de TVA collectée.

Comment gagner du temps sur le processus de refacturation ?

La refacturation des notes de frais est un processus long et lourd à gérer.

Le traitement de la refacturation s’avère lourd à gérer d’un point de vue comptable, et peut détériorer votre relation avec vos clients si des erreurs se produisent.

De plus, le temps que la vérification soit effectuée, le remboursement peut se faire attendre.

Si votre entreprise réalise beaucoup de dépenses dans le cadre de missions auprès de vos clients, les délais de remboursement peuvent devenir un véritable enjeu et pénaliser votre trésorerie.

L’idéal est de négocier avec votre client pour qu’il prenne directement en charge vos différents frais. Les frais les plus faciles à prendre en charge en avance sont les dépenses de déplacements : billets d’avion, de train…

Une solution de gestion des notes de frais permet d'allier fiabilité et rapidité. 

Une solution de gestion des notes de frais permet de gagner du temps.

 

Mettre en place une solution digitale de gestion des notes de frais peut également s’avérer être une bonne pratique. Cela vous permettra d’automatiser l’ensemble du processus de refacturation, afin d’éviter de perdre du temps lors de la saisie comptable et d’éviter les erreurs.

Le gain de temps peut être de plusieurs heures par mois, en fonction du nombre de note de frais que vous refacturez à vos clients.

Le client est souvent vigilant sur les frais qui lui sont facturés. Il faut les classer de manière rigoureuse, le client appréciera la transparence et traitera vos notes de frais d’autant plus rapidement.

Effectuer votre refacturation proprement vous donne encore une opportunité pour prouver votre professionnalisme aux yeux de votre client.

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Points clés à retenir :

  • Faites la différence entre les dépenses impliquant une TVA récupérable et non récupérable dans l’établissement de votre refacturation.
  • Une comptabilité rigoureuse est essentielle pour effectuer une refacturation sans erreur
  • Une solution de gestion des dépenses d’entreprise peut grandement faciliter votre processus de refacturation 

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