<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=563687763968721&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Une question essentielle : Gestion centralisée ou décentralisée des achats ?

La gestion des achats constitue un des enjeux les plus essentiels en entreprise. Comment concilier autonomie, réactivité et rigueur ? Les nouvelles technologies de cartes de paiement d’entreprise apportent-elles une réponse ?

Avec internet, la rapidité dans les prises de décision, et la volonté de rester agile, l’organisation des achats doit se remettre en question !

Les avantages d’une gestion centralisée

La gestion centralisée des achats et dépenses professionnelles constitue la méthode d’organisation la plus traditionnelle.

Chaque dépense professionnelle doit être approuvée au préalable par le service administratif ou achat.

La procédure d’approbation s’avère plus ou moins stricte. 

  • Dans une forme simple, elle peut être limitée à un ou deux échelons hiérarchiques, et ne demander que quelques informations d’ordre descriptif.
  • Dans une forme rigide, elle peut concerner de nombreux intervenants, et nécessiter un grand détail d’information, notamment en termes de ROI estimé et d’accord budgétaire.

De la même manière, des procédures internes d’achat et d’accord sur les dépenses professionnelles ou sur les notes de frais, extrêmement strictes et détaillées ont pu être mises en place.

Elles peuvent faire l’objet de documents très formels et le moindre non-respect des procédures est susceptible d’entrainer des sanctions.

Bien souvent, ces procédures internes centralisées s’accompagnent de budgets prévisionnels, qui visent à contrôler en permanence les évolutions des dépenses professionnelles par rapport aux prévisions.

New Call-to-action

Le processus centralisé apporte quatre avantages clés

  • La prudence des collaborateurs dans l’engagement de dépenses : il n’y a pas d’achats d’impulsion ou d’urgence (qui sont pourtant parfois justifiés),
  • Les dépenses professionnelles sont analysées par plusieurs collaborateurs de plusieurs départements de manière indépendante, ce qui peut permettre d’identifier des anomalies ou des optimisations,
  • Les négociations fournisseurs sont rendues plus strictes et peuvent ainsi permettre de dégager des économies, les relations fournisseurs sont plus exigeantes car moins personnelles,
  • Les affectations budgétaires et analytiques pour suivre les dépenses professionnelles (et souvent les notes de frais) sont plus rigoureuses, car validées systématiquement par un collaborateur expérimenté. On sait que les erreurs dans les affectations sont extrêmement ennuyeuses car elles faussent toutes les analyses.

En contrepartie le processus d’achat centralisé présente des inconvénients significatifs :

  • Les collaborateurs passent du temps à saisir et gérer les informations, qui parfois consistent à expliquer à un collaborateur éloigné dans un autre département des informations très basiques et donc inutiles,
  • Les collaborateurs peuvent être déresponsabilisés en essayant de faire des demandes de dépense professionnelles pour voir, et sans s’impliquer dans la réduction des dépenses et des notes de frais,
  • L’aspect budgétaire, indispensable en soi, ne doit pas alourdir toute la gestion par des explications répétées, les circonstances de marché peuvent nécessiter une adaptation rapide que la procédure centralisée a du mal à prendre en compte,
  • Les conflits entre collaborateurs peuvent être ravivés et même devenir pesants, ils n’ont pas les mêmes objectifs, un collaborateur à la comptabilité exige de la rigueur et l’autre collaborateur commercial a besoin de rapidité !

Ce n’est certainement pas un hasard si de nombreuses entreprises américaines, parmi les plus performantes, on choisit de décentraliser au maximum de décisions d’achat.

Il s’agira aussi des dépenses professionnelles que des notes de frais, pour lesquels les contrôles sont réduits dans toute la mesure du possible.

La gestion décentralisée se targue d’être moderne en responsabilisant les collaborateurs sur des objectifs business et en leur donnant toute l’autonomie pour les réaliser.

Les collaborateurs ont ainsi l’impression de faire partie d’une petite « société » et feront davantage preuve d’imagination dans leur gestion. 

Prenons un exemple tout simple :

  • Le collaborateur prendra de lui-même l’initiative de réduire ses frais de train en souscrivant à une carte de réduction, plutôt que d’attendre que le service achat le lui recommande.

De manière générale, la gestion décentralisée des achats part du postulat que le temps passé à contrôler dans le détail chaque dépense représente un cout supérieur aux gains éventuels, tout en ralentissant les décisions et en engendrant souvent des tensions internes.

Le bilan de la gestion décentralisée des achats peut se résumer en quelques points clés :

  • Les départements et les collaborateurs rattachés disposent d’un budget de fonctionnement propre, défini à l’avance qui leur simplifie à tous les niveaux le travail courant,
  • Les collaborateurs sont eux-mêmes motivés à faire mieux que le budget, c’est-à-dire à dépenser moins que prévu, économies sur lesquelles ils seront récompensées,
  • À intervalles réguliers les administrateurs ont leur mot à dire, contrôle, suivi, analyse et recommandations.

Quelques points clés sur le bilan de la gestion décentralisée

Un système qui combine les deux, c’est possible !

On l’a vu, il est très difficile de concilier, l’autonomie, la responsabilisation, les négociations fournisseurs et la rigueur des chiffres de gestion.

C’est pourtant un sujet qui concerne de nombreuses dépenses professionnelles mais également les notes de frais.

Pour y parvenir il est important de réfléchir soigneusement et de structurer l’organisation :

  • Certaines dépenses seront centralisées car elles le méritent pleinement, notamment pour les négociations fournisseurs, il faut les lister et s’assurer que ceci soit respecté,
  • Certaines agences éloignées géographiquement, ont besoin d’une certaine autonomie, il faut absolument leur donner tout en gardant le contrôle,
  • Certaines dépenses ne méritent pas une surveillance préalable, elles doivent faire l’objet d’une décentralisation formalisée.
  • Des tableaux de bord réguliers (chaque mois) permettent de piloter l’entreprise,

C’est donc par une réflexion en amont, une organisation formelle des délégations, des niveaux d’informations requis que chaque collaborateur se sentira à l’aise.

Formaliser en amont, informer largement les collaborateurs et faire respecter les procédures, voilà les conditions d’une décentralisation efficace et rigoureuse.

La responsabilisation facilitée par les technologies des cartes de paiement d’entreprise

Grâce aux nouvelles technologies et aux cartes de paiement d’entreprise de nouvelles générations il est possible de concilier souplesse et rigueur dans les achats.

Chaque collaborateur dispose d’une carte de paiement sécurisée en temps réel qu’il peut utiliser de manière autonome.

Distribuer des cartes d'entreprises sécrurisées

Ces cartes de paiement sont utilisables avec des règles très strictes, de montants, de calendrier et même de nature de dépense qui sont définies et gérées en temps réel à l’écran.

Un simple clic suffit pour activer ou désactiver une carte.

Les dépenses qui n’entrent pas dans les critères d’autorisation sont tout simplement refusées.

En aval, les traitements administratifs et comptables sont entièrement automatisés, dès le paiement effectué le collaborateur prend en photo le justificatif et complète les informations proposées.

La nature de dépense est proposée par défaut, les montants et la TVA sont directement affichées.

Les managers et les comptables profitent alors d’une vue complète et en temps réel des dépenses, y compris les justificatifs. Facile pour eux de contrôler les bonnes imputations, les informations essentielles (code analytique, code affaire par exemple…).

Cette organisation présente de nombreux avantages :

  • Responsabilisation des collaborateurs dans des limites définies et connues de tous,
  • Information immédiate et complète sur les dépenses,
  • Automatisation des processus, gain de temps et simplicité en bonus.

Les nouvelles technologies de paiement avec les cartes d’entreprise apportent ainsi une réelle avancée dans la gestion pour la rendre plus réactive, et plus souple.

Les points clés à retenir :

  • La gestion centralisée de certains achats permet de négocier avec les fournisseurs, c’est un avantage important, et de gérer étroitement les circuits d’information
  • La gestion décentralisée des dépenses professionnelles et des notes de frais fait gagner du temps, de la réactivité, et développe davantage l’initiative
  • Les nouvelles technologies de paiement permettent de concilier les deux modes d’organisation en apportant une souplesse maitrisée et en permettant un contrôle strict
  • Les cartes de paiement d’entreprise de nouvelle génération connaissent un succès croissant grâce à leurs règles de fonctionnement en temps réel et à l’automatisme de la gestion.

New Call-to-action

Suivez-nous sur

Payez, Mooncard s'occupe du reste !

Articles récents