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Notes de frais : comment (vraiment) motiver vos employés à ENFIN les remplir

5 étapes clés pour optimiser la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est un réel enjeu pour l’entreprise : efficacité des salariés, maîtrise du budget, temps passé par les services administratifs et bonne récupération de la TVA.

Quelques chiffres pour commencer :

30 minutes / Plus de 50%

Près de la moitié des employés consacre à leur remboursement plus de 30 minutes voire plus d’une heure par mois.

73 %

C’est le nombre de salariés qui avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail.

Perte de temps et perte de confiance = perte de productivité

30 jours

C’est le temps attendu, en moyenne, par un salarié pour obtenir un remboursement.

56 % des salariés trouvent le processus de remboursement long et difficile.

C’est une une perte d’argent pour les salariés comme pour l’entreprise

A cause d’une procédure trop longue, manquant de clarté, ou d’un montant trop faible ou encore d’un oubli de justificatif, on compte 212€ de frais annuels non remboursés aux salariés.

A contrario, l’entreprise rembourse parfois plus que les dépenses réelles, puisque 15 à 30% des salariés ont déjà gonflé leurs notes de frais.

Les notes de frais représentent 3 à 10% du budget annuel d’une entreprise.

Il existe pourtant des solutions simples et efficaces pour maîtriser vos frais professionnels.

Voyons en 5 étapes comment transformer le calvaire de la note de frais en une routine simple et efficace.

1) Faîtes l’état des lieux de votre entreprise

Posez-vous les bonnes questions :

  • Quelles sont les procédures de remboursement dans votre entreprise ?
  • La politique de remboursement des frais professionnels est-elle claire pour tous vos salariés ?
  • Quels types de dépenses effectuent vos employés et à quelle fréquence ?
  • Quelles personnes effectuent le plus de dépenses et dans le cadre de quelles activités ?

En rassemblant ces informations vous aurez une vision claire sur les besoins de votre entreprise au niveau des dépenses professionnelles.

Il est temps de définir une politique claire.

2) Fixez les règles de la politique de remboursement de l’entreprise

Remboursement des notes de frais : fixez les règles de remboursement au sein de votre entreprise

Les règles en matière de gestion des notes de frais professionnels doivent être compréhensibles et accessibles à tous vos salariés. Stipulez au préalable, lors de la signature du contrat de travail ou dans un document dédié, la politique de remboursement de votre entreprise.

Vérifiez que cette politique est claire pour vos salariés et qu’ils en comprennent les modalités de fonctionnement.

La différence entre remboursement réel ou forfaitaire

Le remboursement réel

Vous décidez de rembourser le montant exact à votre salarié moyennant une note de frais convenablement remplie et accompagnée de tous les justificatifs de dépenses.

Le remboursement forfaitaire

Vous établissez un seuil de dépenses professionnelles par repas ou par trajet que vous octroyez à tous vos salariés effectuant des dépenses professionnelles. Ces derniers n’auront pas à vous fournir de justificatifs détaillés. Par exemple, remboursement forfaire en déplacement de 20€ par déjeuner ou 25€ par dîner.

Attention ! Le remboursement forfaitaire ne concerne que les dépenses « repas », « hébergement », « transports ».

3) Guidez les salariés dans le processus

En définissant un processus de gestion des notes de frais, vous faîtes gagner du temps à tous vos salariés.

Toutefois, il est important de vérifier régulièrement que tout est en ordre :

  • Assurez-vous que les managers approuvent bien dans les délais. Certaines dépenses nécessitent une validation de la hiérarchie.
  • Définissez un responsable, un interlocuteur privilégié dans l’entreprise (du service RH ou du service comptable) pour la gestion des frais professionnels.
  • Définissez une forme de note de frais commune pour toute l’entreprise : imposez un template pré-rempli ou l’utilisation d’un logiciel de comptabilité numérique.
  • Faîtes attention aux délais pour envoyer la note de frais remplie, soyez rigoureux sur le traitement des demandes et de remboursement des salariés

Exemple : dans certaines entreprises les remboursements sont faits une fois par mois ou par semaine, à une date précise.

  • Incitez les salariés à traiter et envoyer leurs notes de frais au fil de l’eau.
  • Relancez régulièrement vos salariés.

4) Passez au numérique : automatisez le processus

Et si vous vous reposiez sur les outils numériques pour dématérialiser vos notes de frais ?

En plus de perdre du temps à trier les justificatifs, 34% des salariés utilisent des tableurs pour saisir leurs notes de frais.

Comment gagner du temps et augmenter le niveau de productivité de vos employés ?

Dématérialisez vos notes de frais

1 entreprise sur 2 gère ses notes de frais sur support papier.

Passez à la dématérialisation de vos notes de frais

Demandez à vos salariés de prendre en photo ou de scanner au fur et à mesure leurs justificatifs de dépenses.

La digitalisation des notes de frais permet de réduire de 63% le coût de traitement des notes de frais et de gagner 79% sur le temps de saisie et sur d’autres procédures administratives.

Misez sur les bons outils du web

Sans logiciel dédié, le coût de traitement d’une note de frais est estimé en moyenne à 53 €.

En utilisant un bon outil de comptabilité, vous évitez les ressaisies génératrices d’erreurs. Certaines applications permettent de prendre en photo votre justificatif et de le transférer directement dans votre outil de gestion des notes de frais.

Suivez et contrôlez vos frais !

5) La carte corporate : le nouvel outil indispensable

En fournissant à vos salariés qui engendrent le plus de dépenses professionnelles des cartes corporates, vous réduisez le nombre de demandes de remboursement de notes de frais.

D’autres avantages s’ouvrent à vous en choisissant cette solution :

  • Vous limitez les avances de frais sur vos salariés
  • Vous mettez en place un plafond de dépenses mensuel
  • Grâce à certaines cartes vous pouvez transférer directement votre tableau de dépenses dans un logiciel de comptabilité
  • Vous êtes continuellement au courant des dépenses engendrées par vos employés

Des solutions qui vont rehausser le moral de vos salariés, réduire les coûts pour l’entreprise, satisfaire votre RH et vous faire gagner du temps.

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Les points-clés à retenir :

  • Etablissez un état des lieux de votre entreprise en matière de remboursement des dépenses professionnelles.
  • Mettez en place une politique de remboursement claire et précise pour tous vos salariés.
  • Guidez les salariés dans le processus de remboursement en faisant bien attention aux délais établis préalablement.
  • Passez au numérique et réduisez votre coût de traitement des notes de frais de 63 %.
  • Adoptez la carte bancaire d’entreprise pour vous aider à contrôler vos dépenses.

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