5 étapes clés pour optimiser la gestion de vos notes de frais.
La gestion des notes de frais représente un réel enjeu pour l’entreprise, en termes de :
- Efficacité des salariés.
- Maîtrise du budget et des dépenses.
- Temps passé par les services administratifs.
- Bonne récupération de la TVA.
Chiffres clés
30 minutes pour plus de 50% des salariés.
Plus de la moitié des employés consacrent entre 30 minutes et 1 heure par mois aux remboursements des frais professionnels. Cela représente une perte de temps considérable, passé sur des tâches à faible valeur ajoutée, mais nécessaires. De ce fait, un logiciel de gestion de note de frais plus adapté, peut représenter un véritable gain de temps pour vos salariés et votre entreprise.
73% des salariés avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail. La perte de temps et de confiance liée au processus de gestion des dépenses professionnelles induit souvent une perte de productivité des collaborateurs.
30 jours. C’est la durée moyenne requise pour que la demande de remboursement d'un collaborateur aboutisse.
56% des salariés trouvent le processus de remboursement des dépenses professionnelles long et difficile.
Une perte d’argent pour les salariés et pour l’entreprise
À cause d’une procédure trop longue, manquant parfois de clarté, d’un montant remboursable trop faible ou encore d’un oubli de justificatif de la note de frais, on compte environ 212€ de frais annuels non remboursés aux salariés.
A contrario, l’entreprise rembourse parfois plus que les dépenses liées à l’activité professionnelle, puisque 15 à 30% des salariés avouent déjà avoir commis des fraudes aux notes de frais.
Les notes de frais représentent 3 à 10% du budget annuel d’une entreprise.
Voici 5 étapes, qui vous permettront de transformer le calvaire de la note de frais en une routine simple et efficace.
Faites l’état des lieux de votre entreprise
Posez-vous les bonnes questions :
- Quelles sont les procédures de remboursement dans votre entreprise ?
- La politique de remboursement des frais professionnels est-elle claire pour tous vos salariés ?
- Quels types de dépenses effectuent vos employés et à quelle fréquence ?
- Quelles personnes effectuent le plus de dépenses et dans le cadre de quelles activités ?
Rassembler ces informations vous permettra d'avoir une vision claire des besoins de votre entreprise au niveau des dépenses professionnelles.
Fixez les règles de la politique de remboursement de votre entreprise
Dans un document dédié ou dans un contrat de travail, vous pouvez préciser la politique de dépense de votre entreprise. Il faut que celle-ci soit parfaitement compréhensible et accessible à tous vos salariés. Vous pouvez par exemple y préciser quelles dépenses sont remboursables, à quelle hauteur, sous quelles conditions.
💡Découvrez comment construire une politique de voyage optimale.
Nombreux sont les collaborateurs à estimer qu'il est difficile de trouver une information précise dans la politique de dépense de leurs entreprises, c'est pourquoi il faut veiller à communiquer régulièrement à propos de celle-ci. Cela vous permettra de vous assurer que vos collaborateurs sont au fait.
Vérifiez que cette politique des dépenses professionnelles est claire pour vos salariés et qu’ils en comprennent les modalités de fonctionnement.
La différence entre remboursement réel ou forfaitaire
Le remboursement réel
Le remboursement réel consiste à rembourser le montant exact avancé par le collaborateur. Celui-ci devra alors réaliser une note de frais détaillant l'ensemble de ses dépenses pour se faire rembourser. Il devra également y inclure tous ses justificatifs de dépenses.
Le remboursement forfaitaire
Il est possible de verser des allocations forfaitaires aux salariés réalisant régulièrement des dépenses professionnelles. Un montant mensuel lui est alors versé, pour amortir ses frais professionnels.
Le remboursement forfaitaire est exonéré de cotisations sociales dans la limite de certains plafonds, revalorisés chaque année au premier janvier.
Ainsi, si les allocations ne dépassent pas ces plafonds le salarié n'aura pas besoin de justifier ses dépenses puisqu'elles bénéficient d'une présomption d'utilisation conforme, c'est-à-dire qu'il est considéré que ce sont des frais conformes à l'objet social de l'entreprise.
Si ces allocations dépassent les plafonds, il existe alors trois cas de figure.
- L'employeur n'établit pas les circonstances de fait qui ont conduit le collaborateur à engager ces dépenses supplémentaires. Les allocations forfaitaires versées sont alors entièrement soumises aux charges sociales puisqu'elles sont considérées comme des compléments de revenus.
- L'employeur établit ces circonstances, mais n'est pas en mesure de fournir des justificatifs pour prouver que ces allocations ont été utilisées conformément à leur objet. Les allocations sont alors réintégrées à l'assiette des cotisations, mais uniquement pour le montant excédent les plafonds d'exonération.
- L'employeur établit les circonstances et démontre que ces allocations ont été utilisées conformément à l'objet social par le biais des justificatifs de dépense. Les allocations sont alors entièrement exclues de l'assiette des cotisations.
Attention ! Le remboursement forfaitaire ne concerne que les frais de repas, les frais d'hébergement ou les frais de transport.
Guidez les salariés dans le processus de gestion des notes de frais
En définissant un processus de gestion des notes de frais, vous faites gagner du temps à tous vos salariés.
Toutefois, il est important de vérifier régulièrement que tout est en ordre :
- Assurez-vous que les managers approuvent bien les délais. Certaines dépenses professionnelles nécessitent une validation de la hiérarchie.
- Définissez un responsable, un interlocuteur privilégié dans l’entreprise (du service RH ou du service comptable) pour la gestion des frais professionnels.
- Définissez un modèle de note de frais commun pour toute l’entreprise : imposez un template pré-rempli ou l’utilisation d’un logiciel de comptabilité numérique.
- Faites attention aux délais pour envoyer la note de frais remplie, soyez rigoureux sur le traitement des demandes et de remboursement des salariés.
Exemple : dans certaines entreprises le remboursement des notes de frais se fait une fois par mois ou par semaine, à une date précise ce qui vous permet d’être plus régulier, organisé et fixe vos salariés à une date connue et précise.
- Incitez les salariés à traiter et envoyer leurs notes de frais au fil de l’eau.
- Relancez régulièrement vos salariés afin qu’ils puissent s’en occuper.
Passez au numérique : automatisez le processus de gestion de note de frais
Entre le temps passé à trier les justificatifs, la saisie (et ressaisie) et la revue de la note de frais, sa gestion peut représenter une perte de temps considérable pour vos collaborateurs, managers et comptables.
Comment gagner du temps et augmenter le niveau de productivité de vos employés ?
Dématérialisez vos notes de frais
1 entreprise sur 2 gère encore ses notes de frais sur support papier, malgré les nombreux inconvénients que représente la saisie manuelle des notes de frais (risque plus élevé d’erreurs, fraudes des collaborateurs…).
Opter pour un logiciel de gestion de note de frais adapté vous permettra d'automatiser la saisie de vos notes de frais et, de ce fait, accélérera le processus et réduira le risque d'erreurs ou de fraudes.
Familiarisez vos salariés à la note de frais dématérialisée
Demandez à vos salariés de dématérialiser au fur et à mesure leurs justificatifs de dépenses professionnelles, en les prenant en photo ou en les scannant.
La digitalisation des notes de frais permet de réduire de 63% le coût de traitement des notes de frais et de gagner 79% sur le temps de saisie et sur d’autres procédures administratives.
Misez sur les bons outils de gestion de note de frais du web
Sans logiciel de gestion dédié, le coût de traitement d’une note de frais est estimé en moyenne à 53 €.
En utilisant un bon outil de comptabilité, vous évitez les ressaisies génératrices d’erreurs. Certaines applications permettent de prendre en photo votre justificatif et de le transférer directement dans votre outil de gestion des notes de frais.
Suivez et contrôlez vos frais !
La carte corporate : le nouvel outil indispensable
En fournissant à vos salariés réalisant des dépenses professionnelles des cartes corporates, vous réduisez le nombre de demandes de remboursement de notes de frais.
D’autres avantages s’ouvrent à vous en choisissant cette solution :
- Vous limitez les avances de frais.
- Vous pouvez mettre en place un plafond mensuel de dépenses.
- Certaines solutions, comme Mooncard, vous permettent de transférer directement votre tableau de dépenses dans un logiciel de comptabilité.
- Vous pouvez suivre en temps réel les dépenses engendrées par vos collaborateurs.
Des solutions qui vont rehausser le moral de vos salariés, réduire les coûts pour l’entreprise, satisfaire votre RH et votre comptable et vous faire gagner du temps.
Les points-clés à retenir :
- Faites état des lieux des besoins de votre entreprise en matière de remboursement des dépenses professionnelles.
- Mettez en place une politique de remboursement des frais professionnels claire et précise pour tous vos salariés.
- Guidez les salariés dans le processus de remboursement en faisant bien attention aux délais établis.
- Passez au numérique et réduisez votre coût de traitement des notes de frais de 63 %.
- Adoptez la carte bancaire d’entreprise pour vous aider à mieux contrôler vos dépenses.
Notes de frais : comment motiver vos employés à les remplir