Les notes de frais se digitalisent : dites adieu à Excel

Prenez le contrôle de vos notes de frais

C’est un fait, 90% des employés avancent des frais avec leur carte personnelle dans la peur de ne jamais être remboursés. Une véritable problématique pour vos employés comme pour vous, sans oublier l’équipe comptable qui doit tout comptabiliser.

Nous allons vous montrer comment gagner du temps et de la productivité tout en gardant le contrôle grâce aux nouvelles technologies.

Les technologies avancent rapidement et des solutions apparaissent grâce au numérique pour faciliter la gestion des notes de frais.

 Beaucoup de temps perdu pour une seule note de frais

  • 36%

C’est le pourcentage des salariés qui avouent avoir déjà oublié de demander un reçu lors de leurs dépenses professionnelles. Autant de temps et d’argent perdus qu’ils auraient pu consacrer à obtenir de nouveaux clients par exemple.

Un reçu numérisé en quelques secondes = 20 minutes de productivité supplémentaires

Combien coûte une note de frais à votre entreprise ?

Selon une étude de la fondation GBTA (Global Business Travel Association), le coût du traitement d’une note de frais s’élèvent à …

  • à 53€

Imaginez seulement le coût final à la fin du mois !

« Les notes de frais représentent aujourd’hui 7% du budget de la boîte. »

Grâce à cet article vous allez voir qu’il existe de vraies solutions pour gagner du temps et de l’argent.

Saisir ses notes de frais sur Excel : la préhistoire

Saisir ses notes de frais sur Excel appartient désormais à la préhistoire.

Un tableur, des colonnes, des lignes, des feuilles de calculs et une suite de nombres interminables. Voilà à quoi se résume la gestion des frais sous Excel dans la plupart des PMEs.

Excel n’évite pas les erreurs …

Par exemple : 

Une faute de frappe, et le montant de la dépense est erroné. C’est plusieurs allers-retours avec la comptabilité pour corriger !

Pire :

On peut passer à côté d’une partie de TVA récupérable mal saisie, c’est de l’argent directement perdu par l’entreprise !

Excel ne permet pas l’ajout des pièces jointes.

Dans la plupart des entreprises, Excel est accompagné d’une pochette avec tous les reçus numérotés et agrafés.

La solution : Le numérique !

La digitalisation des notes de frais : une bonne nouvelle qui vous veut du bien.

Les avantages de la digitalisation de la note de frais

1. Gagnez du temps

La numérisation de la note de frais permet de réduire leur coût de 65% et de gagner du temps en réduisant de 79% le temps passé sur la saisie et les procédures administratives.

2. Gagnez en productivité

Grâce à un procédure d’automatisation, la gestion des notes de frais est plus rapide et les salariés sont remboursés en temps et en heure.

Fini le stress de la note de frais jamais remboursée !

En diminuant le stress au travail vous augmentez sans le savoir, le niveau de productivité au sein de l’entreprise !

3. Gardez le contrôle

En numérisant tous vos justificatifs, vous créez une base de données vous permettant d’avoir une vue globale au jour le jour des dépenses de vos collaborateurs.

Changez la gestion de vos notes de frais

1. Traitez vos dépenses professionnelles pendant vos déplacements

Pourquoi attendre d’être rentré de votre voyage d’affaire pour gérer vos notes de frais ? Faire vos notes de frais au fur et à mesure vous fait gagner plusieurs jours en fin de période.

Quel était le motif de la dépense ? Le nom des invités ?

L’astuce : notez directement sur votre reçu les éléments qui vous seront nécessaires au moment de la saisie de la note de frais.

2. Les logiciels de gestion des notes de frais : premiers pas dans le numérique

Ces logiciels permettent de prendre en photo les justificatifs liés aux dépenses mais aussi de mettre en place des processus de validation sécurisés.

Cependant :

  • Les informations doivent encore être saisies en grande partie manuellement.
  • Le logiciel n’a pas l’information de la dépense effectuée par les collaborateurs : le suivi des montants dépensés par l’entreprise est donc impossible.
  • Les salariés continuent d’avancer l’argent avec leur carte de paiement personnelle.

3. Les cartes d’entreprises : la solution 3.0

Les cartes d’entreprises sont des cartes de dépenses professionnelles sécurisées.

De plus, ces cartes sont reliées à des plateformes informatiques et vous permettent ainsi de profiter de plusieurs avantages :

  • Activation ou désactivation des cartes en quelques secondes
  • Visualisation des dépenses de l’entreprise en temps réel
  • Gestion des règles de fonctionnement personnalisées
  • Comptabilisation simplifiée en intégrant directement ces données dans votre logiciel comptable.

4. Et si tout était géré à l’instant même où vous effectuez le paiement ?

Effectivement, le paiement regorge d’informations.

Pourquoi ne pas les utiliser directement ? C’est possible avec une solution qui regroupe les cartes d’entreprises et le logiciel de comptabilité. Payez, prenez en photo, validez, c’est fait !

Vous pouvez contrôler en temps réel toutes les dépenses réalisées par vous-même ou vos collaborateurs et les gérer à tout moment.

Soyez en règle !

Facture numérique : soyez en règle !

La directive européenne relative à la facturation électronique dans les marchés publics insiste sur la mise en place d’une norme européenne dans le but d’assurer l’interpolarité entre les différents systèmes nationaux.

2020 : la facture numérique pour tous !

 

Un système en évolution :

Question : d’après l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation, qu’est ce qui va devenir obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2020 ?

  • La dématérialisation de vos factures !

Petit récapitulatif :

  • 1er janvier 2017 : l’année des grandes entreprises et fournisseurs publics
  • 2018 : l’année des entreprises de taille intermédiaire
  • 2019 : l’année des petites et moyennes entreprises
  • 2020 : l’année des microentreprises

Réfléchissez à votre solution dès maintenant …

Les points clés à retenir :

  • 90% des salariés utilisent leur carte bancaire personnelle pour payer leurs notes de frais.
  • L’utilisation d’Excel pour la gestion des notes de frais est répandue mais chronophage et fastidieuse si la saisie se fait manuellement.
  • Des outils spécialisés existent : logiciels de gestion des notes de frais, carte d’entreprises. La bonne combinaison des deux facilitera la saisie de vos dépenses.
  • Soyez en règle avec les nouvelles lois et réfléchissez à la meilleure solution pour vous pour la numérisation de vos reçus.  

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