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Note de frais : que faire si vous perdez le justificatif papier ?

En France, près de 30% des salariés ne se font pas rembourser leurs frais professionnels car ils avouent avoir perdu leurs justificatifs originaux.

Voici 3 points pour comprendre l’importance des justificatifs papier et trouver des solutions en cas de perte.

1. Justificatifs papier : pourquoi sont-ils encore obligatoires ?

Notes de frais : les règles fiscales

Les dépenses d’entreprise doivent obéir à deux règles essentielles : être conformes à l’objet social et être justifiées.

Les frais professionnels doivent respecter ces règles pour être acceptées en comptabilité. De plus, il s’agit de charges qui échappent aux cotisations sociales et sont surveillées de très près par l’Urssaf.

Il est donc important de justifier toutes les dépenses pour éviter les risques en cas de contrôle. Gardez vos papiers précieusement dans un dossier spécifique pour l’URSSAF.

Rappel : Les cotisations sociales sont des prélèvements obligatoires indexés sur les salariés permettant de financer partiellement ou totalement des prestations sociales en cas, par exemple, de maladie, de chômage…

Guide : 10 conseils pour vous faciliter la gestion des notes de frais

Faire la différence entre l’indemnisation réelle ou forfaitaire

Votre entreprise peut choisir de rembourser certains frais au « réel » ou de manière forfaitaire.

Dans le cas d’une indemnisation réelle, le justificatif original est primordial car le remboursement se fait en fonction des dépenses réellement avancées. Vous êtes alors remboursés au centime près.

Lors du remboursement par allocations forfaitaires, le montant est préalablement défini. Le barème est fixé chaque année par l’Urssaf. Dans le cas où le salarié dépasse ce plafond, les frais engendrés sont alors ajoutés aux cotisations sociales de la personne.

Quels sont les risques encourus en cas de contrôle par l’Urssaf ?

L’employeur doit être capable de justifier toutes les dépenses effectuées. Si des notes de frais ne peuvent pas être justifiées, l’employeur risque un redressement en cas de contrôle.

« 36% des causes de redressement de l’Urssaf sont dues aux frais professionnels. »

2. Que faire en cas de perte de justificatif papier

Perte du justificatif papier de vos notes de frais : quels sont vos recours ?

  • 600 millions d’euros

C’est le montant total de dépenses professionnelles non réclamées par an par les salariés à leur employeur.

  • 1/3

Chaque année un tiers des salariés avouent ne pas demander le remboursement des frais avancés pour différentes raisons.

Les raisons sont multiples :

  • Montant trop faible
  • Oubli d’envoi de la demande
  • Procédure de remboursement décourageante (trop longue, trop fastidieuse)
  • Perte de justificatifs

Quels sont les documents acceptés comme justificatif de note de frais ?

Pour justifier une dépense professionnelle, vous devez fournir le justificatif en original. Par exemple, un justificatif électronique dans le cas d’un paiement sur Internet, ou un reçu original papier dans le cas d’un déjeuner avec un client. Il vous faut une facture ou un justificatif originale pour demander une note de frais sur votre repas.

Pour plus de précisions sur les informations à renseigner sur vos justificatifs, consultez notre article : « Dépenses professionnelles : soyez organisé pour éviter les surprises ».

Justificatif introuvable ?

Si une dépense professionnelle ne possède aucun justificatif papier, elle sera alors considérée comme une dépense personnelle. Elle ne sera donc pas remboursée par l’entreprise.

Existe-il des solutions si le justificatif est totalement perdu ?

Premier réflexe : Il est possible de demander (ou redemander) au marchand un duplicata de votre justificatif.

Dans les cas extrêmes : vous pouvez rédiger une attestation sur l’honneur.

Manuscrite ou dactylographiée, votre déclaration sur l'honneur doit porter :

  • Votre identité

« Je soussigné(e) »

  • Vos coordonnées

Commune de naissance et adresse de domicile

  • Votre signature

Vous devez y exposer les faits et surtout les frais avancés. 

« J’ai connaissance des sanctions pénales encourues par l’auteur d’une fausse attestation. »

Certaines entreprises demandent dans ce cas un relevé de compte bancaire ou relevé de la carte personnelle ayant effectué la dépense, afin d’apporter une preuve de la date et du montant payé. Bien sûr, les autres dépenses personnelles du relevé peuvent être masquées !

Soyez très méticuleux lors de votre déclaration sur l'honneur, la moindre erreur peut être retenue contre vous en cas de litige.

Des exceptions parfois possibles

Deux règles pour qu’une dépense professionnelle sans les justificatifs originaux soit éventuellement acceptée : un montant faible (35 € de repas par exemple) et une situation exceptionnelle qui est non récurrente (deux ou trois fois dans l’année par exemple).

Dans ces deux cas, vous pouvez en faire la demande à votre employeur, il pourra envisager de faire une exception.

Nos conseils :

  • Portez une attention particulière aux dépenses de montants significatifs, ne vous laissez pas submerger pas un grand nombre de petites dépenses,
  • Si vous avez déjà oublié quelques justificatifs, faites un effort, il y a de grande chance que cela se reproduise, et vous n’aurez plus d’excuse.

3. Comment ne plus perdre ses justificatifs papier ?

Notes de frais : stop à la perte des justificatifs. Voici comment mieux vous organiser.

Adoptez des méthodes simples et efficaces pour garder vos justificatifs à portée de main.

  • Avant d’oublier définitivement votre justificatif dans une des poches de votre veste, photographiez-le (ou scannez-le) et rangez l’original dans un dossier réservé à cet effet.
  • Une fois numérisés, n’hésitez pas à renommer vos fichiers avec la date et le nom de la dépense. Ainsi, vous pourrez ranger les justificatifs originaux par ordre chronologique et gagnez du temps au cas où vous avez besoin de ressortir un justificatif.

Soyez proactif et changez vos habitudes !

Vous avez peur d’oublier de scanner votre justificatif une fois de retour au bureau ? Dès que vous avez votre justificatif entre les mains, prenez-le en photo !

Vous gardez ainsi simplement une trace de votre justificatif dans votre smartphone.

Les points-clés à retenir :

  • Soyez vigilants quant aux procédures de remboursement de vos notes de frais établies par votre entreprise.
  • Faîtes la différence entre l’indemnisation réelle et forfaitaire : conservez bien vos justificatifs dans le cas d’une indemnisation réelle.
  • Dématérialisez vos justificatifs originaux de notes de frais : vous garderez une trace en cas de perte des originaux.
  • N’hésitez pas à demander un duplicata dans le cas où votre justificatif est définitivement perdu.

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