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Note de frais : Comment éviter les abus !

Selon la société KDS, 60% des collaborateurs interrogés connaissent des méthodes pour tricher sur leurs notes de frais. La tentation est grande et le risque de triche permanent. Quelles sont les solutions envisageables ? 

Il est donc très important de repérer du mieux possible les tricheurs et de mettre en place des solutions pour limiter au maximum la fausse note de frais.

Quelques exemples de fraudes sur les notes de frais

On peut identifier les 8 fausses notes de frais les plus courantes :

1 - Le remboursement d’un montant qui n’a pas été payé

Le collaborateur est invité au restaurant et récupère une copie du reçu ce qui lui permettra de se faire rembourser. 

Cette méthode fonctionne également si chaque convive paie sa part et que le collaborateur récupère pour lui seul le justificatif de la totalité du repas.

Dans ce cas le collaborateur bénéficiera d’un remboursement bien supérieur au montant réellement payé.

2 – Invitation fictive de collaborateurs

Le collaborateur réalise une note de frais au restaurant avec un seul collègue et il en profite pour demander un reçu plus élevé comprenant plusieurs personnes.

Il indiquera ultérieurement d’autres collaborateurs (en ayant pris soin de s’assurer qu’ils n’avaient réclamé de remboursement de leur côté). Voilà la cas d'une fausse note de frais au restaurant !

Être remboursé pour 4 personnes après avoir payé pour deux, cela fait une belle différence.

3 – La triche en taxi

De nombreux taxis écrivent les reçus à la main : un grand sourire, une demande gentiment formulée et le tour est joué, le chauffeur indiquera le montant désiré.

Dans certaines villes, les taxis iront même jusqu’à donner un reçu vide à compléter par le passager lui-même.

Les dépenses de taxi sont à surveiller car c'est une réelle source de fraude.

4 – Les frais kilométriques

C’est une des ruses les plus banales : 

  • Indiquer sur la déclaration des frais kilométriques une distance largement surévaluée ou indiquer un type de véhicule plus puissant que celui réellement utilisé.

Dans ce cas, le montant remboursé sera largement supérieur à la somme réellement due.

5 – Prendre le train ou l’avion pour un voyage d’affaires

Pour les trajets en train, si l’entreprise autorise les billets en 1ère classe, modifiables et remboursables bien entendu, il est possible de les annuler, de se faire rembourser les billets en première classe pour en acheter en deuxième classe.

La différence de prix, qui peut être substantielle profite au collaborateur.

A la différence des autres types de fraude, cette fraude n’entraine pas de frais supplémentaires pour l’entreprise, à ce titre elle mérite certainement une certaine indulgence.

6 – Profiter de la conversion des devises

Lors d’un voyage d’affaires à l’étranger, par exemple en Asie ou aux Etats-Unis, le collaborateur récupère des notes de frais libellées en yuan ou en dollars.

Si l’entreprise n’a pas mis en place de politique sur les taux de change, ni de contrôle à ce niveau, le collaborateur peut ajouter une différence en sa faveur.

Pour certains voyages importants à l’étranger, le gain peut dépasser plusieurs centaines d’euros.

7 – Les notes de frais en Asie

Les reçus chinois ou japonais ne sont pas souvent lisibles par les comptables ou les directeurs financiers !

Il est très difficile d’identifier la nature de chaque reçu et son montant. Le collaborateur peut être tenté d’écrire sur le reçu le libellé qui l’arrange et un montant exagéré.

8 – Le double remboursement

Cette pratique de double remboursement peut fonctionner lorsque l’entreprise ne contrôle pas de manière suffisamment précise les notes de frais.

Prenons un exemple.

Le collaborateur peut se faire rembourser un seul diner deux fois. D’un côté, il obtient le remboursement du diner en demi-pension dans l’hôtel où il loge et de l’autre, il obtient le remboursement du même diner pris dans un restaurant extérieur.

Doublement gagnant.

Les facteurs qui poussent les collaborateurs à frauder

Les études montrent que trois raisons principales expliquent les fraudes des collaborateurs :

  • Les collaborateurs sont tentés par la rémunération supplémentaire qu’apportent les fraudes,
  • Les collaborateurs considèrent que l’entreprise ne les valorise pas assez pour justifier une plus grande honnêteté de leur part,
  • Le fonctionnement défectueux du processus de remboursement des frais des collaborateurs.

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Les solutions envisageables contre les fraudeurs

Ne soyons pas naïfs : même en prenant toutes les précautions, certains collaborateurs continueront d’essayer de frauder, ils sont tentés par le gain financier.

Établissez une politique des dépenses professionnelles

Pour que tout soit clair au sein de votre entreprise, établissez une politique des dépenses avec des règles fixes :

  • Un budget adapté par type de dépense (budget par repas, classe dans les transports et les hôtels, frais kilométriques avec justificatifs.)
  • Encadrement des voyages (dates de déplacement, nombre de personnes, organisation des voyages...)
  • Des limites (de temps, de remboursements…)
  • Mise en place d’une solution de gestion des notes de frais

Les avantages d’une solution de gestion des notes de frais :

  • Centralisation de toutes les dépenses de l’entreprise
  • Des outils de reporting et des tableaux de bord
  • Données consultables n’importe où et n’importe quand
  • Un suivi et une analyse des notes de frais automatiques

Mettez en place une politique de contrôle efficace et rigoureuse

Maintenant que vous connaissez les principales fraudes, vous avez les moyens de contrôler les dépenses de vos collaborateurs.

Pour autant il n’est pas question de vérifier très attentivement chacune des dépenses, cela prendrait trop de temps pour un résultat financier incertain.

Nous vous recommandons donc de formaliser une politique de contrôle qui en optimise l’efficacité :

  • Les collaborateurs savent que les dépenses sont contrôlées,
  • Les fraudes restent possibles, mais le risque devient limité
  • Le temps passé reste relativement réduit.

Pour cela, vous devez choisir les collaborateurs à contrôler chaque mois, nous vous suggérons de choisir le collaborateur qui a le plus de dépenses par mois ainsi qu’environ 20 % des autres collaborateurs en les choisissant au hasard.

Vous aurez alors un échantillon représentatif qui vous donne de bonnes chances d’identifier des anomalies.

Pour les collaborateurs concernés, il est important qu’ils sachent d’une manière ou d’une autre qu’ils ont été contrôlés, vous pouvez demander des explications complémentaires par exemple, sur certains types de dépenses.

La vérification détaillée des dépenses portera sur les 8 types de fraude identifiés, confirmation des invités au restaurant, des déplacements effectués…

Vérifiez efficacement les notes de frais de vos collaborateurs.

La dématérialisation des reçus

Alors que beaucoup d’entreprises sont encore sous fichiers Excel d’autres ont déjà complétement numérisées leurs gestions de frais.

Aujourd’hui, il existe de nouvelles solutions pour vous accompagner dans la gestion de vos notes de frais.

Du logiciel de gestion à la carte bancaire d’entreprise, la dématérialisation de la note de frais facilite le quotidien.

Les avantages de la numérisation des notes de frais sont nombreux :

  • un réel gain de temps,
  • une productivité grandissante des collaborateurs,
  • une visibilité globale sur les dépenses journalières de vos collaborateurs.

Mais n’oublions pas que l’employeur doit être capable de justifier toutes les dépenses effectuées par l’entreprise.

En cas de non justification d’une note de frais, l’employeur risque un redressement lors d’un contrôle de l’Urssaf.

Les justificatifs numérisés facilitent les contrôles et l’archivage, mais les justificatifs papiers restent obligatoires.

La carte bancaire corporate

Lorsque vos collaborateurs effectuent régulièrement des dépenses, pensez à les équiper de cartes bancaires d’entreprise.

Grâce aux cartes bancaires corporate, vous supprimez les problèmes de gestion des avances de frais et les fraudes possibles sur les paiements. Les informations sur les dépenses sont directement remontées dans le logiciel de gestion associé aux cartes.

Avec les cartes bancaires d’entreprise vous avez la possibilité de définir des règles de fonctionnement rigoureuses : des plafonds de paiement associés à chaque carte (journalier, hebdomadaire, mensuel), le calendrier d’utilisation, les alertes.

En mettant en œuvre des cartes de paiement d’entreprise de nouvelle génération et une solution de gestion des dépenses, vous profiterez d’une visibilité complète sur toutes les dépenses réalisées par vos collaborateurs.

Plus de fraudes possibles sur les paiements !

Une simple comparaison entre les dépenses et les justificatifs, vous donne la certitude que les dépenses seront justifiées et conformes à la politique mise en place par votre entreprise.

Les points clés à retenir :

  • Contrôlez et plafonnez les dépenses de manière rigoureuse grâce aux cartes bancaires d’entreprises.
  • Établissez des budgets, des limites et des modes opératoires précis pour donner des règles à vos collaborateurs et ensuite permette des contrôles efficaces.
  • Utilisez un logiciel de gestion des frais directement relié aux cartes bancaires d’entreprise pour optimiser le temps passé et la rigueur des contrôles.

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