Un modèle Excel efficace pour bien remplir les notes de frais

Difficile de se détacher d’Excel ? Gagnez du temps avec un Template de notes de frais prédéfini

Pour gérer les notes de frais au sein de votre entreprise, un modèle de note de frais unique sera un outil formidable. Entre les commerciaux forcément pressés, les consultants qui sont souvent en déplacement et votre service comptable, il servira de moyen communication commun, connu de tous, donc efficace.

Pourquoi imposer un modèle de note de frais à vos salariés ?

La note de frais est le document indispensable pour faire le récapitulatif de toutes les dépenses professionnelles réalisées par vos salariés. En imposant un modèle unique de notes de frais, vous facilitez les échanges d’informations tout en gagnant du temps et de la rigueur.

Entre le salarié qui réalise ses notes de frais à la main et celui qui recherche encore le bon modèle Excel à remplir, la note de frais représente un vrai casse-tête pour vos salariés.

« 73% des salariés avouent saisir leur note de frais pendant leurs heures de travail. »

Les salariés perdent beaucoup de temps à rechercher les informations nécessaires à fournir dans leur tableur Excel. En ayant un document normalisé, vous facilitez la saisie comptable des natures de dépenses normalisées et les sommes sont pré-calculées. 

Vous pouvez définir un modèle spécifique aux déplacements professionnels en y ajoutant un modèle spécifique aux frais kilométriques. Grâce aux formules de calculs pré-rentrées dans le modèle Excel, vous gagnez du temps lors de la saisie de vos dépenses.

Evitez de vous retrouver avec un panel de modèles de notes de frais toutes différentes les unes des autres.

Téléchargez le modèle excel de note de frais maintenant !

Simplicité et harmonisation au niveau de l’entreprise

En instaurant une routine simple à suivre, vous réduisez considérablement le temps passé sur la saisie d’une note de frais. Tous les collaborateurs renseignent les mêmes informations. Vous avancez progressivement vers une automatisation du processus.

La tentation est forte pour chaque département de mettre en place un modèle spécifique. Attention ! Ne laissez pas la porte ouverte à une prétendue innovation, vous aurez vite fait de vous retrouver avec une liste de modèles de notes de frais qui vont vous faire perdre du temps.

Il existe également des modèles de factures sous Excel, pour automatiser également ce procédé. D’ailleurs, n’oubliez pas de mentionner dans votre modèle que tous les justificatifs de paiement doivent être joints.  

Moins de temps passé sur une note de frais = Plus de temps passé sur des tâches plus importantes

Vos salariés rechignent toujours à remplir leurs notes de frais ? Découvrez nos conseils pour optimiser la gestion des notes de frais.

Quels éléments inclure dans la note de frais ?

Quels sont les informations essentielles à inclure dans une note de frais ?

Il est important de prédéfinir une liste des éléments à inclure dans chaque note de frais. Reçus, justificatifs de transports, factures... Il est obligatoire de joindre les justificatifs qui correspondent aux dépenses.

Une dépense non justifiée est une dépense non remboursable.

Comment faire une note de frais ?

Une note de frais se compose sous forme d’un tableau et doit obligatoirement contenir les informations suivantes :

  • L’identité et les coordonnées du salarié
  • La date
  • La nature
  • Le montant HT et TTC
  • La description des frais engagés

Simplifiez-vous la saisie de ces données en utilisant un tableau Excel spécifique à vos notes de frais et commun pour tous vos salariés.

Notes de frais ponctuelles et notes de frais multiples

Les notes de frais ponctuelles 

Pour les salariés qui réalisent des notes de frais, établissez une feuille de remboursement de frais unique en cas d’imprévu. Le modèle à suivre est très simple.

Les renseignements à fournir sont les suivants :

  • Prénom NOM
  • Matricule employé
  • Adresse du lieu de travail
  • Email
  • Téléphone
  • Date de la demande de remboursement
  • Date de dépense
  • Montant TTC
  • Montant HT
  • Montant TVA
  • Nature de la dépense
  • Moyen de paiement

Précisez bien qu’il faut ajouter le justificatif original de la dépense pour que la feuille de remboursement soit valable.

Les notes de frais multiples

Pour les notes de frais multiples, il est indispensable de les classer dans un tableau en numérotant les dépenses et les justificatifs correspondants.

Définissez une date précise pour le délai de remboursement

Il est important de spécifier si le suivi s’effectue de façon hebdomadaire ou mensuel. Soyez rigoureux sur le traitement des demandes et veillez à ce que les délais d’envoi de la note de frais soient bien respectés par vos salariés.

Les 8 colonnes standards d’une note de frais :

Num Date de la dépense Nature Montant TTC Montant HT Montant TVA Moyen de paiement Description
1. 02/04/2017 Repas déjeuner 18 15,05 2,95 Carte bancaire  
... ... ... ... ... ... ... ...
4. 19/04/2017 Carburant 9,73 8,3 0,43 Espèces  

 

Sur ces bases, vous pourrez décider des informations complémentaires qui viendront s’ajouter.

C’est à vous de décider s’il est nécessaire d’ajouter d’autres champs dans votre Excel. Vous pouvez, entre autres, créer une section dédiée au calcul de frais kilométriques, le pourcentage de TVA récupérable, dossier client, code affaire, code analytique, etc.

Rappel : Il ne faut pas oublier de rajouter au dos des justificatifs les informations nécessaires pour qu’ils soient complets. Par exemple, pour un repas d’affaires, vous devez ajouter le nom de votre client, de son entreprise et sa fonction.

Quid de la digitalisation des notes de frais ?

Pensez que l’utilisation d’un template unique n’est qu’une première étape pour automatiser le processus de gestion des notes de frais.

« 34% des salariés utilisent des tableurs pour saisir leurs notes de frais. »

Les logiciels de gestion des notes de frais

Remplacer Excel par un outil de gestion en ligne vous permettra d’éviter les ressaisies génératrices d’erreurs.

Plus de temps perdu à trier les justificatifs !

Certains outils de gestion vous permettent de transférer directement vos justificatifs de dépenses professionnelles en pièce jointe pour assurer une note de frais complète.

Les points-clés à retenir :

  • Facilitez la tâche de vos salariés en leur imposant un modèle de note de frais Excel.
  • Proposez un Template de notes de frais facile à utiliser avec notre modèle à télécharger.
  • Évoluez vers un système de gestion des notes de frais automatique pour faciliter la gestion des dépenses.

New Call-to-action

Suivez-nous sur

Payez, Mooncard s'occupe du reste !

PARLEZ AVEC UN DE NOS EXPERTS AU : 
01 75 85 82 88

Articles récents