L’Holacratie, comment rendre efficace l’organisation de votre entreprise ?

L’Holacratie : une nouvelle forme de management responsable

Que faut-il en retenir ? Quels sont les concepts à l’origine de l’holacratie ? Voilà nos conseils et recommandations sur un sujet qui nous concerne tous, rendre l’entreprise plus efficace.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, prenons l’exemple des notes de frais et dépenses professionnelles, il s’agit souvent d’un véritable casse-tête :

• Comment réduire les frais d’entreprise en mettant en œuvre des idées nouvelles (voyages groupés, abonnements, cartes fidélités…) ?
• Comment motiver les collaborateurs à faire des économies ?
• Comment contrôler les dépenses sans y consacrer trop de temps ?
• Quel budget prévoir ?

Par sa vision décentralisée de l’entreprise qui délègue aux collaborateurs les choix et la mise en œuvre, et qui les responsabilise collectivement sur le respect des règles et des objectifs, l’holacratie donne des pistes de réflexion très utiles.

L’holacratie des concepts réellement novateurs

L’abandon d’un organigramme pyramidal

Pour les fondateurs de l’holacratie, il est essentiel d’abandonner les hiérarchies pyramidales pour les remplacer par des organisations structurées en groupes de travail qui remplissent des missions spécifiques, parfois permanentes, parfois provisoires.

« Chaque collaborateur fait alors partie d’un groupe de travail à l’intérieur duquel il se sent responsabilisé et au sein duquel il est identifié et reconnu. »

Pour les collaborateurs, l’abandon d’un organigramme pyramidal enlève une source de stress, les circuits de décision lui semblent plus proches et plus compréhensibles, ils peuvent donner à chaque instant, le meilleur d’eux-mêmes.

L’holacratie est en phase avec la psychologie des nouvelles générations et peut, au moins en théorie, permettre une organisation plus réactive, mieux centrée sur les objectifs de chacun et donc plus efficace.

Ce serait plus spécifiquement le cas pour les tâches administratives, par exemple les notes de frais, dont le processus de traitement serait décentralisé.

Principes fondamentaux de l’holacratie

Régulièrement citée dans des articles de référence en gestion, l'holacratie devient de plus en plus à la mode, elle a fait ses preuves sur certains projets ambitieux (zappos…). Elle fait l’objet de débats passionnés, certains y voient une solution d’avenir, d’autres la critiquent sévèrement.

L’organisation d'holacratie repose sur 3 principes fondamentaux :

• Une constitution distribuant l’autorité qui définit les règles de fonctionnement au sein de l’entreprise.
• Un organigramme défini à l’aide de cercles d’autorité avec des rôles pour chaque membre.
• La mise en place de réunions qui visent à augmenter l’agilité, résoudre les problèmes efficacement et donc améliorer la performance du travail.

Dans cette organisation, le dirigeant met en place une nouvelle forme d’organigramme propre à holacratie : il doit abandonner son pouvoir et donner aux collaborateurs l’autorité qui leur permettra d’accomplir leurs tâches en toute autonomie. 

« Les objectifs de cette organisation étant d’augmenter la fluidité et l’agilité de l’entreprise en simplifiant les processus de décisions pour tous. »

Une nouvelle organisation : cercles, unités de travail et réunions

Cette nouvelle organisation est donc basée sur des cercles ou des unités de travail à l’intérieur desquels chaque collaborateur de l’entreprise se voit attribuer des missions que l’on intitule des rôles.

Les rôles sont attribués en fonction des compétences et des aptitudes de chacun.

Les objectifs sont définis collectivement au sein de chaque cercle, les problèmes et les tensions éventuels sont résolus au sein de réunions des cercles.

Le fonctionnement des réunions est également codifié pour permettre de régler les problèmes internes aux cercles et également pour coordonner les objectifs et l’activité des différents cercles. Il s’agira de natures de réunions nouvelles intitulées :

• Soit réunions de gouvernance
• Soit réunions de triage

Si un problème persiste au niveau d’un cercle lors d’une réunion de gouvernance, le problème est alors orienté directement vers une réunion de triage à laquelle participeront les collaborateurs de chacun des cercles concernés.

L’objectif est donc que toutes les tensions internes à l’entreprise (problème, difficulté, désaccord sur les priorités, les actions à prendre etc…), soient résolues le plus efficacement possible et au plus près des collaborateurs concernés.

Comment tirer parti des principes de l’Holacratie dans la gestion administrative de l’entreprise ?

Soulignons tout d’abord quelques aspects essentiels de l’organisation holacratique :

• Cette organisation nécessite une formalisation complexe car il faut définir précisément les missions de chaque cercle, leurs affecter des participants et définir les rôles de chaque participant.
  
  
• Il s’agit d’une organisation spécifique à chaque entreprise, chacune d’entre elle doit définir sa propre structure, sa constitution interne, son mode de fonctionnement. Un formalisme reste indispensable pour que l’organisation fonctionne de manière fluide et que les cercles se coordonnent entre eux efficacement.

Ainsi chaque entreprise peut transformer son organisation interne en adoptant certains principes holacratiques. L'holacratie s'adopte normalement en intégralité, mais rien n'interdit aux dirigeants de profiter de cette formidable source d'inspiration pour mettre en œuvre les règles les plus profitables à son organisation.

Grâce à une autonomie grandissante, des solutions nouvelles peuvent être mises en œuvre notamment pour la gestion des dépenses au sein de votre entreprise.

Les collaborateurs vont réfléchir par eux-mêmes à la meilleure organisation afin d’optimiser le fonctionnement interne. Ils sont responsabilisés collectivement au respect des objectifs et à la prise de décisions, ils se gèrent par eux-mêmes.

Avec cette organisation, certaines fonctions de supervision et de contrôle dans l’entreprise pourraient disparaître en raison de la plus grande autonomie de chaque collaborateur.

Le cas de la gestion des notes de frais

Dans le cas spécifique de la gestion des notes de frais, beaucoup d’entreprises rencontrent des problèmes, un certain nombre de collaborateurs consacrent un temps précieux à centraliser, trier et vérifier les reçus.

« Il est probable que le coût des contrôles effectués soit souvent supérieur aux anomalies constatées. »

Ainsi :

• Les collaborateurs pourraient ainsi fixer des règles et des méthodes de fonctionnement.
• Les contrôles seraient ensuite soit limités au strict minimum, soit supprimés.
• L’évaluation de performance serait faite globalement sur la base d’indicateurs prédéfinis.

En termes de solution informatique, il peut être intéressant d’adopter ce principe d’économie et de délégation en utilisant des cartes de paiement, qui permettent de gagner énormément de temps de gestion, simplifie la vie des collaborateurs, et assurent un parfait contrôle des dépenses.

Grâce à la mise en place de cartes de paiement d’entreprise, le processus de gestion des notes de frais se simplifie et la productivité progressera naturellement.

« Vos collaborateurs gagneront en confiance, ce qui constitue un des principes fondateurs de la gestion moderne. »

Le même mode de fonctionnement s’applique aux dépenses professionnelles, les collaborateurs sont rendus plus autonomes et responsables, ils gagnent en efficacité.

 Points clés à retenir :

• Holacratie constitue une forme d’organisation d’entreprise entièrement nouvelle qui fournit une bonne source d’inspiration sur certains points, responsabilisation, autonomie, initiative…
• Donner plus d’autonomie aux collaborateurs vous fera gagner en productivité.
• Inciter les collaborateurs à proposer des solutions nouvelles pour améliorer la gestion et réduire les coûts.
• Mettez à la disposition de vos collaborateurs des cartes d’entreprise pour effectuer les paiements professionnels, ils gagnent en autonomie et donc en efficacité.