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Les 3 idées reçues sur la TVA récupérable

La récupération de la TVA peut représenter un trésor caché pour votre entreprise. En particulier pour les dépenses et frais professionnels engagés par les salariés.

Mais cela suppose d’y voir clair entre TVA collectée, TVA déductible, TVA facturée

Voici 3 idées reçues sur la TVA récupérable : voyons lesquelles sont vraies.

Mais en premier lieu qu’est-ce que la TVA récupérable ?

Il s’agit de la part de la TVA « déductible » que l’entreprise paie lorsqu’elle règle ses achats, et qu’elle est en droit de déduire de la TVA « collectée » lorsqu’elle encaisse les règlements de ses clients.

La récupération de la TVA ne concerne que certaines dépenses et mieux vaut savoir lesquelles !

  1. Idée reçue N°1 : la TVA sur les frais de déplacement est toujours déductible
  2. Idée reçue N°2 : la TVA sur les frais de restauration et de logement est déductible
  3. Idée reçue N°3 : vous profitez automatiquement des déductions de TVA

La TVA sur les frais de déplacement est toujours déductible

Les frais de déplacement : un piège à éviter

Les frais de déplacement représentent une part importante des dépenses de vos collaborateurs. Il semble donc logique de penser que vous avez une TVA importante à recouvrer sur toutes ces dépenses. C’est une erreur ! 

En effet, les frais comme les billets d’avion ou de train ne sont pas assujettis à la TVA. Vous n’avez donc aucune TVA à récupérer dessus.

Il en va de même pour les indemnités kilométriques.

De manière générale il n’y a pas de TVA déductible sur les frais de déplacement, donc pas de TVA récupérable.

Dans le cas de l’achat d’un véhicule utilitaire, vous pouvez récupérer la TVA. En revanche, l’achat d’un véhicule dit « particulier » (en général, une voiture de fonction) fait partie des dépenses pour lesquelles la TVA est non déductible.

Pour l’achat d’un véhicule utilitaire, vous pouvez récupérer la TVA !

Les frais de déplacement : une liste limitée pour lesquels la TVA est déductible

Si la majorité des frais de déplacement ne sont pas assujettis à la TVA, certains frais consécutifs au déplacement le sont, et celle-ci est en revanche déductible. 

Les frais de stationnement, s’ils sont dûment justifiés, sont assujettis à la TVA. Vous pouvez donc récupérer la TVA sur ces frais.

La TVA payée sur les carburants est également déductible. Vous pouvez donc récupérer la TVA sur les carburants si les dépenses font l’objet d’une note de frais accompagnée d’un justificatif.

Jusqu’en 2016, seule la TVA sur le gazole était déductible. Il était impossible de la récupérer sur l’essence. Cependant, depuis 2017, une partie de la TVA sur l’essence est déductible.

20% de la TVA sur l’essence pour les véhicules utilitaires peut être récupérée. Ce taux est amené à augmenter progressivement pour atteindre 100% en 2022

Le taux de TVA récupérable sur l’essence va donc s’aligner sur celui du gazole.

Il faut donc prendre ces éléments en compte pour récupérer la TVA sur les notes de frais et profiter au maximum de la déductibilité de la TVA sur les frais de déplacement.

Télécharger le modèle de note de frais Excel Mooncard

La TVA sur les frais de restauration et de logement est déductible

Les frais de restauration : la TVA est toujours déductible

Vous pouvez récupérer la TVA sur les notes de frais de restauration. Les frais de repas entrent dans la catégorie des frais de mission.

Cela rassemble de nombreux types de dépenses. Vous pouvez ainsi profiter de la déductibilité de la TVA sur les frais de repas d’un dirigeant, d’un salarié, sur le repas pour une réunion et bien sûr pour un déjeuner client.

En dessous de 150 euros de dépense, un ticket de caisse suffit. N’oubliez pas de rappeler à vos collaborateurs de toujours demander un justificatif pour compléter la note de frais, sinon vous ne pourrez pas récupérer la TVA déductible !

Qu'en est-il de l’alcool ? 

La TVA sur l’alcool au restaurant est également déductible. Cependant, le taux de TVA sur l’alcool (20%) est différent de celui de la TVA sur la nourriture (10%). La facture doit donc mentionner les deux taux si vous voulez récupérer la TVA.

Les frais de logement : la TVA n’est pas déductible, mais il y a des exceptions !

Les frais de logement font partie de la liste des dépenses avec TVA non déductible, peu importe la situation. Ainsi, la nuit à l’hôtel de l’un de vos collaborateurs en voyage d’affaires ne pourra pas faire l’objet d’une récupération de TVA.

Le petit-déjeuner est souvent compris dans la note d’une nuit d’hôtel. Or la TVA sur le petit-déjeuner est déductible, pensez donc bien à rappeler à vos collaborateurs de demander une facture détaillée pour pouvoir récupérer la TVA sur le petit-déjeuner.

Il existe une autre exception : les dépenses de logement du personnel de sécurité, de gardiennage et de surveillance des locaux d’entreprise. La TVA sur ces dépenses de logement est déductible.

La TVA sur les frais de restauration et de logement est déductible !

Vous profitez automatiquement des déductions de TVA

Faire la demande de récupération de TVA est nécessaire

La TVA déductible récupérée par votre entreprise permet de réduire le montant de TVA que vous devez reverser à l’Etat. Mieux, si votre TVA déductible est supérieure à votre TVA collectée, vous obtenez un crédit de TVA dont vous pouvez demander le remboursement.

Dans ce cas, la récupération de TVA n’est pas automatique et doit faire l’objet d’une demande.

Plutôt que de demander un remboursement, vous pouvez attendre une prochaine déclaration de TVA présentant un solde à payer, et utiliser votre crédit de TVA pour réduire ce que vous reversez à l’Etat.

Prenez garde à comptabiliser la TVA non déductible de manière précise afin d’éviter de réclamer le remboursement d’un crédit de TVA trop important. Vous éviterez ainsi un redressement et pourrez récupérer votre crédit de TVA sans problèmes.

Toutes vos dépenses doivent être parfaitement justifiées

Pour obtenir un crédit de TVA ou même simplement réduire la TVA que vous devez verser à l’Etat, Il faut impérativement que toutes les dépenses permettant des déductions de TVA soient parfaitement justifiées.

Pour pouvoir récupérer la TVA déductible sur certains frais de déplacement, ou sur des frais de repas, vos collaborateurs doivent vous fournir une note de frais remplie précisément et accompagnée d’un justificatif mentionnant le (ou les) taux de TVA payés.

Lors d’une demande de remboursement de TVA, les justificatifs sont passés à la loupe, et la moindre erreur sera sanctionnée, vous devez donc être particulièrement rigoureux et avoir en main tous les justificatifs, pour pouvoir récupérer la TVA sur les notes de frais.

Points-clés à retenir :

  • Les dépenses de déplacement et les indemnités kilométriques ne sont pas assujetties à la TVA : impossible de récupérer la TVA dessus !
  • La TVA des frais de repas est récupérable, pourvu que cela serve les intérêts de l’entreprise
  • Lorsqu’il existe un crédit de TVA, l’entreprise doit faire une demande de remboursement.

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