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Gestion de trésorerie et notes de frais, les best practices à suivre !

La gestion de la trésorerie constitue souvent le nerf de la guerre pour les TPE et PME. Quelles sont les meilleures stratégies à adopter pour une gestion de trésorerie efficace ?

La gestion de trésorerie, priorité numéro 1 pour les TPE et PME

Gérer le solde en banque prévisionnel représente un enjeu majeur de management. Pour cela il convient de maitriser le poste clients, de surveiller le poste fournisseur et de suivre les principales dépenses (en général le personnel).

Une trésorerie bien maîtrisée permet au chef d’entreprise de se concentrer sur le développement de la société, sur l’augmentation des marges et de prendre des décisions stratégiques sans être absorbé par les urgences.

A l’inverse une situation de trésorerie tendue oblige le chef d’entreprise à prendre des décisions à court terme, à allouer des ressources en urgence sur des sujets tels que le recouvrement quitte à décaler des sujets importants.

Tout le monde sera d’accord : il vaut mieux consacrer du temps à rédiger une proposition efficace à un prospect pour développer le chiffre d’affaires que de relancer, toute affaire cessante, d’anciennes factures vieilles de 6 mois.

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Les 5 règles d’une gestion de trésorerie efficace

La gestion de trésorerie requiert de la méthode et de l’organisation, elle passe par la fourniture régulière, idéalement chaque semaine, d’indicateurs clefs (KPIs) : compte client avec échéancier, échéances fournisseurs, prévisions de charges salariales, dépenses professionnelles, notes de frais

Trop de TPE / PME négligent ce suivi qui est pourtant indispensable, dont on peut rappeler les règles essentielles

  • Il est fait régulièrement, sans retard à des intervalles définis
  • Il synthétise les 5 chiffres clés essentiels, avec des seuils d’alerte
  • Il montre les évolutions de manière chiffrée
  • Il permet d’accéder facilement aux informations détaillées
  • Il est suivi d’actions correctives identifiées et assignées

Le choix des indicateurs est essentiel !

Si 20 petites factures clients sont en retard de 90 jours, c’est significatif en nombre mais pas en montant, il est préférable d’agir sur les 5 factures de gros montants qui vont rétablir la situation.

Bien gérer ses factures pour une bonne gestion de trésorerie

Les 2 règles de gestion du poste clients

C’est un défaut classique dans les PME, toute l’attention est portée sur le chiffre d’affaires et le suivi des règlements s’en trouve délaissé.

Dans le cadre d’une négociation commerciale, il est toujours tentant pour un commercial d’accepter des modalités de paiement plus souples.

De même le commercial préférera retarder les relances qui peuvent pénaliser la relation avec ses clients.

Pour palier à cela quelques règles simples :

  • Les commissions des commerciaux sont versées à l’encaissement et pas à la facturation,
  • Le suivi des encours client (échéancier) est fait chaque semaine de manière synthétique pour chaque commercial,
  • Les relances importantes sont faites par le service comptable qui se charge de faire respecter les règles de recouvrement.

Rappelons une exigence fondamentale, le suivi du poste clients doit être fait régulièrement, pour identifier rapidement les problèmes, agir quand il en est temps.

La relance d’une facture vieille de quelques semaines ne prendra que quelques jours, la relance d’une facture vieille de plusieurs mois peut devenir une tâche quasi insurmontable.

Une gestion rigoureuse des dépenses, poste fournisseur et frais de personnel

C’est simple quand c’est fait au fil de l’eau, chaque commande est enregistrée lorsqu’elle est émise, et chaque facture fournisseur est traitée à réception.

La situation devient extrêmement complexe voire impossible à piloter lorsque du retard est pris !

 

Bien souvent il est indispensable de mettre en place une procédure de demande de dépense préalable à chaque commande, elle permettra de s’assurer que la commande respecte des règles simples (mise en concurrence, choix des quantités, modalités de paiement…).

Le suivi des dépenses de personnels’avère également essentiel dans la gestion de trésorerie :

  • Recenser précisément les salaires fixes et variables (prévisionnels),
  • Prendre en compte les paiements périodiques (bonus trimestriels ou annuels, charges trimestrielles…)
  • Faire attention aux situations particulières toujours onéreuses (Ruptures conventionnelles…)

Le cas particulier des notes de frais

Des dépenses décentralisées

À l’inverse des autres dépenses de l’entreprise, les notes de frais ont la particularité d’être effectuées par les collaborateurs eux-mêmes et sous leur propre autorité. Il n’est donc pas possible de les enregistrer au fur et à mesure (sauf à utiliser des cartes d’entreprise, ce que nous détaillerons ci-dessous).

Des écarts de montant significatifs

De plus, les notes de frais peuvent être réclamées avec retard avec un montant total plus élevé que prévu.

Il n’est pas rare que le Responsable administratif et financier découvre des dépenses élevées, certes justifiées mais qui datent de plusieurs mois.

La difficulté de gestion est également amplifiée dans le cas d’événements particuliers :

  • Salons professionnels
  • Voyage de longue durée
  • Facture imprévue

Dont le montant total devient vite significatif et aléatoire.

Ces frais de représentation connus avec retard viennent impacter directement la trésorerie.

Quelles que soient les circonstances, l’entreprise est légalement obligée de rembourser les dépenses quand elles ont été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise.

Des solutions souvent inefficaces

Pour pallier à cette situation et garder un contrôle suffisant sur les notes de frais, les entreprises sont souvent tentées de mettre en place des règles fixes sur les montants de dépense individuelles et sur les délais de remboursement.

Ces règles ont leur limite :

  • Un commercial dynamique soucieux d’atteindre ou dépasser ses objectifs de fin de mois, est concentré à juste titre, sur son travail, il prend nécessairement du retard dans le remplissage des notes de frais,
  • Certains justificatifs peuvent être perdus ou oubliés, il est naturel pour le collaborateur de réclamer le remboursement

La mise en place de ce type de procédure peut conduire à un paradoxe, les bons commerciaux sont pénalisés alors que les commerciaux moyens profiteront pleinement de ces remboursements.

Les cartes de paiement d’entreprise un outil au service de la trésorerie

Utiliser une carte corporate pour simplifier la trésorerie

Les cartes de paiement d’entreprise apportent une solution dans la gestion de trésorerie, elles permettent de connaître immédiatement les dépenses effectuées sans aucun risque de retard.

Ceci répond à un des critères recherchés, ne plus être pris au dépourvu, il restera ensuite à en piloter l’utilisation pour qu’elle ne devienne pas excessive.

Les cartes de paiement corporate classiques

La carte d’entreprise classique est identique pour tous les collaborateurs, quel que soit leurs niveaux hiérarchiques ou leurs besoins de paiement, tous les collaborateurs se verront affecter la même carte.

Ainsi la contrepartie à l’avantage de connaissance immédiate des dépenses est significative en termes de risque de mauvaise utilisation.

Les cartes de paiement corporate de nouvelle génération

Les cartes de paiement de nouvelles générations se distinguent des cartes classiques à trois niveaux :

  • Des autorisations de dépense personnalisées par collaborateur et pilotées en temps réel,
  • La mise à jour simplifiée des justificatifs directement intégrés aux dépenses,
  • La comptabilisation automatique, une fois les dépenses vérifiées, pour faire gagner du temps à tous les collaborateurs et également aux comptables.

Les alertes en fonction de montants de paiement apportent un degré de contrôle et de suivi supplémentaire, pour identifier immédiatement les dépenses professionnelles particulières. 

Points à retenir :

  • La gestion de trésorerie prévisionnelle est indispensable au développement de l’entreprise.
  • Le suivi des comptes clients doit être effectué très ponctuellement et rigoureusement.
  • Les notes de frais présentent des difficultés particulières, décentralisation et montants variables.
  • Les cartes de paiement corporate de dernière génération répondent aux objectifs : contrôle, remontée des informations en temps réel, automatisation.
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