Comment bien gérer les avances de frais de déplacement professionnels ?

Les déplacements professionnels peuvent représenter un budget important pour les salariés qui doivent avancer les frais. Mettre en place un système qui avantage tout le monde n'est pas compliqué. 

Découvrez comment faire !

Pour les commerciaux qui effectuent des déplacements fréquents en province ou pour des consultants qui accompagnent des projets techniques de longue durée.

Il est tout à fait possible pour les salariés de demander une avance de frais sur déplacement à son employeur.

La demande d’avance de frais de déplacement est souvent perçue comme une source de conflits dans l’entreprise, pourtant l’avance de frais présente de nombreux avantages pour l’entreprise également :

  • Elle permet aux salariés de se déplacer efficacement et sereinement sans se soucier (souvent en en urgence) de faire face à des dépenses importantes,
  • Elle permet de planifier les tâches administratives sans devoir traiter également de manière urgente des demandes de remboursement justifiées.

Le plus souvent, les avances de frais de déplacement sont ainsi bénéfiques aux salariés comme aux employeurs.

Voici les arguments à mettre en avant pour obtenir une avance de frais de déplacement de votre employeur.

Discutez sainement avec votre employeur pour obtenir une avance de frais de déplacement régulière.

Faites l’état des lieux des pratiques de votre entreprise.

Faites l’état des lieux des procédures existantes de gestion des dépenses professionnelles dans vitre entreprise. Quelles sont les pratiques en vigueur en termes d’avances de frais de déplacement ?

Renseignez-vous sur les conditions dans lesquelles il est actuellement possible de recevoir une avance de frais et comment celles-ci sont calculées.

Vous devez connaitre les pratiques de votre entreprise car elles vous seront appliquées.

Dans le cas où les accords d’entreprise ne précisent rien, votre employeur n’a pas d’obligation à votre égard. Cela ne signifie pas pour autant qu’il soit impossible pour vous de négocier une avance de frais de déplacement.

Au contraire !

Une avance de frais de déplacement n’est pas à votre seul avantage, elle peut également être utile à votre employeur. Le tout est de lui faire une demande raisonnable, basée sur des arguments concrets et de mettre en évidence les avantages pour votre employeur de cette avance de frais.

Rappelons que sur un plan légal, rien n’oblige votre employeur à vous faire une avance de frais, sauf, dans certains cas si les conventions collectives le prévoient.

Voici quelques clefs pour discuter efficacement avec votre employeur.

Guide : 10 conseils pour vous faciliter la gestion des notes de frais

Comment aborder au mieux le sujet d’une avance de frais ?

Préparez le terrain avant de commencer à négocier votre avance

Evaluez vos besoins.

Avant de demander une avance, réfléchissez aux montants que vous allez demander ainsi qu’au système d’avance sur vos frais professionnelsqui vous semble le plus pertinent.

Dépensez-vous de manière fréquente pour vos déplacements ou bien cela reste-t-il occasionnel ?

Différencier les frais de déplacement en fonction de leur fréquence est primordial.

Si vous engagez les frais occasionnellement, un système d’avance ponctuelle sera plus adapté et votre employeur a plus de chance d’accepter.

D’une manière générale, mettez-vous à la place de votre employeur et voyez si ce que vous demandez est justifié.

Si les dépenses sont fréquentes, il sera plus pratique pour vous de demander une avance mensuelle. Vous devez alors proposer un montant réaliste et justifié. Pour cela, calculez la somme que vous avez dû engager au cours de l’année passée et établissez une moyenne mensuelle.

Prenez bien garde à ne prendre en compte que les frais que vous avez engagés régulièrement. Les frais exceptionnels doivent être traités à part et seront plutôt remboursés à posteriori.

Une fois que vous avez déterminé la moyenne des dépenses mensuelles, regardez si elles sont stables ou si au contraire varient d’un mois à l’autre.

  • Si elles sont relativement stables, retenez un pourcentage de 75% environ de votre moyenne mensuelle. C’est le montant que vous allez demander en avance de frais.
  • En revanche, si vos frais de déplacement varient beaucoup d’un mois à l’autre, vous devrez retenir un pourcentage inférieur, correspondant aux frais que vous avez eus au cours d’un mois ou vous avez peu dépensé.

En effet, votre employeur sera réticent à vous faire des avances de frais supérieures à ce que vous pourriez dépenser au cours du mois, quand bien même cela s’équilibrerait au cours des mois suivants.

Enfin, soyez exemplaire sur la gestion de vos notes de frais. Remplir vos notes de frais rigoureusement et sans oublis de justificatifs, d’informations explicatives constituera un argument de poids qui vous sera très favorable. En effet, votre employeur sera d’autant plus enclin à vous faire confiance que vous êtes rigoureux sur vos notes de frais.

En effet, vous mettez ainsi en évidence votre rigueur et votre ponctualité, deux qualités qui restent indispensables après avoir reçu une avance de frais !

La rigueur et la ponctualité restent obligatoire même après avoir reçu une avance de frais.

Demandez votre avance de frais de la bonne manière.

Demandez un entretien à votre responsable, vous pourrez lui présenter de manière logique, pertinente et consensuelle vos arguments. Des remarques ou demandes ponctuelles ne seront pas favorables à votre dossier.

Expliquez-lui pourquoi vous demandez cette avance, mettez en avant votre difficulté à avancer les montants. Ne négligez pas cette introduction, il faut montrer à votre employeur que le besoin est réel.

Puis faites-lui une proposition

Justifiez-là avec des arguments concrets et précis comme expliqué dans le paragraphe précédent.

Mettre en place une avance de frais n’est pas contraire aux intérêts de votre employeur. En effet, cela lui permet de limiter les demandes ponctuelles qui viennent perturber les tâches comptables courantes.

Vous fournir une avance de frais lui permettra de traiter les frais de manière fluide dans le cadre de ses plannings habituels, et vous permettra d’effectuer vos déplacements professionnels sans vous soucier de manière trop précise des remboursements.

Mettre en place des avances de frais de déplacement permet à l’entreprise de fluidifier ses processus comptables.

Si votre proposition est raisonnable, bien argumentée, votre employeur a donc toutes les raisons d’accepter. S’il refuse, ne vous braquez pas, demandez-lui de reprendre la conversation à une date ultérieure. Vous pouvez également proposer une autre manière de limiter vos problèmes de budget.

Proposez-lui une prise en charge directe de vos frais de déplacement : paiement à l’avance des chambres d’hôtel, de vos billets de trains etc.

Les entreprises peuvent obtenir des réductions sur les chambres d’hôtel et les billets de train, ce qui renforce le poids de votre argument.

Néanmoins, si cette solution est applicable, elle manque de flexibilité et l‘avance ainsi obtenue ne pourra couvrir qu’une partie des frais avancés.

Si votre employeur refuse de vous accorder une avance, n’hésitez pas à lui en demander les raisons, de manière diplomatique. Essayez d’en découvrir les raisons ; peut-être qu’en étant plus rigoureux dans la gestion de vos notes de frais, vous pourrez le faire changer d’avis !

Proposez la mise en place de cartes bancaires d’entreprise

15 € par mois. 

C'est le prix moyen d'une carte bancaire d'entreprise. 

Cette solution, peu coûteuse, vous permettra de ne pas avancer les frais de déplacements avec vos fonds, et ne pèsera pas autant sur la trésorerie de votre employeur qu’une avance de frais en début de mois. Cela est d’autant plus vrai dans le cas des cartes à débit différé.

En dernier recours, vous pouvez demander un acompte sur salaire. Ceci peut permettre de résoudre vos problèmes de budget. Dans ce cas précis, votre employeur doit respecter des contraintes légales et devra vous verser un acompte sur salaire.

Points à retenir :

  • Ne considérez pas une demande d’avance sur frais de déplacement comme une source de conflit, c’est un moyen efficace pour fluidifier les processus comptables
  • Préparez vos arguments en amont, avec des chiffres et des faits concrets,
  • Avant toute demande, respectez soigneusement les procédures de gestion de vos notes de frais, soyez irréprochable !
  • Etablissez la différence entre les dépenses de voyage ponctuelles et les dépenses régulières,
  • Mettez-vous à la place de votre employeur et faites des propositions raisonnables
  • En cas de refus de votre employeur, une solution alternative existe pour satisfaire à vos besoin de trésorerie, l’acompte sur salaire.

Guide : 10 conseils pour vous faciliter la gestion des notes de frais

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