Frais professionnels : comment choisir votre carte d’entreprise ?

La carte d’entreprise, la carte maîtresse de vos frais professionnels

Les cartes corporate apportent de très nombreux avantages, elles sont malheureusement méconnues pour la majorité des PME françaises.

« Seulement 14 % des PME françaises sont équipées de cartes bancaires d’entreprise. »

Grâce aux cartes corporate, tous les problèmes de remboursement sont résolus. Après avoir été complétés, les relevés de paiements peuvent être intégrés dans votre comptabilité.

Simplifiez la gestion des notes de frais !

La carte de paiement est plébiscitée par les particuliers pour sa simplicité d’utilisation, elle est acceptée partout. Elle constitue également le moyen idéal pour automatiser le processus de gestion de notes de frais.

1/Les différents types de cartes corporate

Généralement, toutes les banques proposent des cartes de paiement d’entreprise. Ces cartes se répartissent le plus souvent en 3 catégories :

  • les cartes Business,
  • les cartes corporate,
  • et les cartes affaires.

Les cartes se différencient par leurs tarifs et leurs options.

En général, vous ne définissez pas des plafonds de dépenses mensuels, ceux-ci sont mis en place en fonction de la carte choisie. Toutefois, faites bien attention, vous ne pouvez surveiller vos dépenses en temps réel, et l’arrêt d’une carte ne peut pas se faire immédiatement.

Ne vous laissez pas séduire par des cartes bancaires d’entreprise onéreuses alors qu’il existe des solutions proposées par des start-up Fintech qui facilitent vos gestions des dépenses.

Les avantages spécifiques des cartes professionnelles

Les cartes professionnelles sont destinées à être distribuées à tous les salariés qui effectuent des dépenses professionnelles. Elles viennent débiter un même compte et peuvent faire l’objet d’un relevé unique.

Et concrètement ?

  • Vous consultez vos relevés de compte via un accès sécurisé.
  • Vous téléchargez le relevé des dépenses sous un format Excel.
  • Vous obtenez un bilan annuel de vos dépenses en fonction du secteur d’activité et du porteur de carte.

Pensez à vérifier avec votre banque si ces fonctionnalités sont disponibles ! Les avantages diffèrent en fonction des banques…voire même des cartes.

Une carte Gold ne vaut pas une carte Black.

 

Que du bonus !

Vous disposez de programmes de fidélité pour vous « récompenser » des achats professionnels réglés avec leur carte.

Exemple : 1€ dépensé = 5 points gagnés. Au bout d’un certain nombre de points cumulés, vous obtenez un billet d’avion pour une destination de rêve.

Bénéficiez également des partenaires réseaux !

Certaines cartes corporate ont des accords avec des enseignes partenaires. En payant avec votre carte, cumulez directement des points chez ces partenaires.

Les nouveaux entrants issus de la Fintech

De nouvelles solutions existent, moins chères mais performantes. Elles offrent la possibilité de gérer vos propres dépenses professionnelles ainsi que celles de vos salariés.

En général, celles-ci sont reliées (ou ont la possibilité d’être reliées) à un logiciel de comptabilité en ligne pour vous faciliter la saisie des notes de frais.

De plus, elles sont facilement paramétrables.

Attention, renseignez-vous au préalable avant de choisir le type de carte le plus adapté à vos besoins, selon que vous avez besoin d’effectuer des retraits, des déplacements, etc.

2/ Les critères pour choisir sa carte corporate

Comment choisir sa carte bancaire d'entreprise ? Voici les critères à prendre en compte.

Dans le tarif, les services d’assistance et d’assurance sont compris avec la carte.

La différence entre des cartes bancaires classiques et des cartes bancaires d’entreprise : elles s’adaptent particulièrement à vos besoins professionnels.

Pour faire simple : les caractéristiques restent les mêmes, seuls les services changent.

En optant pour une carte corporate, vous différenciez votre compte personnel de votre compte professionnel. Lors de l’utilisation de votre carte d’entreprise, vous ne touchez plus à votre compte personnel, tout est géré sur le compte dédié à l’entreprise.

Débit immédiat ou différé : quels sont les délais de paiement ?

Vous pouvez choisir le type de carte :

  • soit à débit immédiat,
  • soit à débit différé.

Dans le cas d’un débit différé, vous gagnez en trésorerie grâce au délai entre le paiement et le débit du compte. C’est du temps gagné pour la validation des notes de frais.

Toutefois, le prix des cartes diffère selon le type de paiement, les cartes à débit différé sont plus chères.

En mettant tous vos collaborateurs à égalité, vous instaurez une harmonie au sein de l’entreprise.

Gardez le contrôle !

Choisissez la carte dont le plafond de dépenses correspond à vos exigences, vous en gardez le contrôle et vous évitez les mauvaises surprises.

Quelles dépenses sont autorisées et qu’en est-il du retrait d’espèces ?

Pour les cartes bancaires d’entreprise, sauf restriction de votre part, toutes les dépenses sont acceptées.

Notons qu’il existe des cartes dites « pétrolières » : seules les dépenses liées à l’utilisation d’un véhicule sont autorisées (telles que l’essence ou le péage).

Ce type de carte présente un encadrement strict :

  • Le retrait d’espèces est bloqué.
  • Vous définissez un plafond d’utilisation par titulaire et par service.
  • Vous limitez l’utilisation en fonction des horaires et des zones géographiques.

Pour certaines cartes de nouvelles générations, le choix est entre vos mains à tout moment.

En effet, dans les paramètres de la carte vous pouvez choisir le type de dépenses autorisées, les dates et horaires autorisées, vous pouvez également activer ou désactiver le retrait d’argent à tout moment.

Vous devez partir à l’étranger ?

Comme il est possible de restreindre l’utilisation de la carte à certains secteurs d’activités, il est possible de restreindre ou d’étendre l’utilisation de la carte à certaines zones géographiques.

Selon la carte choisie, vous êtes couverts à l’étranger et vous disposez de services d’assistance pratiques, juridiques et médicales.

Rappel : Vous n’êtes couvert par l’assurance associée à la carte que dans le cas où votre voyage a été réglé avec cette carte.

Et le prix dans tout ça ?

De 80€ à 185 € par an selon les types de cartes.

Faîtes des économies en optant pour les solutions Fintech.

Profitez d’une carte de paiement à des prix compétitifs avec tout autant de possibilités, voire plus de possibilités.

Bénéficiez de fonctionnalités innovantes avec les cartes nouvelles générations

3/ Pourquoi opter pour une solution Fintech ?

Carte corporate : et si vous optiez pour une solution Fintech ?

Simplicité, gestion en ligne, reporting en temps réel, dématérialisation… sont les raisons phares pour adopter une solution Fintech.

Ces dernières révolutionnent les moyens de paiement en entreprise et la gestion des frais professionnels.

Des services innovants sont à votre disposition. Il est possible :

  • d’intégrer immédiatement le justificatif dès la dépense effectuée,
  • de connaître en temps réel les dépenses réalisées par chacun de vos salariés.
  • Vous disposez également d’un relevé de dépenses mensuel.
  • Vous pouvez recevoir des alertes pour chaque paiement effectué ou seulement à partir d’un certain seuil.

Dans certains cas la solution de gestion des notes de frais est associée à la carte. Dans d’autres cas, il vous faudra exporter les dépenses dans un logiciel de suivi indépendant.

Vous souhaitez en savoir plus sur les cartes corporate ? Nous vous invitons à lire notre article : Carte bancaire d’entreprise : comment concilier liberté des salariés et sécurité.

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Les points-clés à retenir :

  • Dissociez votre compte personnel de votre compte professionnel en utilisant une carte corporate dédiée aux dépenses de votre entreprise.
  • Avant d’adopter une carte corporate, définissez les fonctionnalités et les services dont vous avez besoin.
  • Passez aux cartes Fintech nouvelles générations, peu coûteuses, qui vous offrent un panel de possibilités et de fonctionnalités, configurables à votre gré pour gérer au mieux vos dépenses.