Les fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de comptabilité

Un bon logiciel de comptabilité pour une comptabilité simplifiée

Que vous décidiez de gérer votre comptabilité entièrement ou partiellement en interne, il est important de s’équiper d’un bon logiciel comptable. Comment le reconnaître ? Quelles sont les fonctionnalités de base d’un bon logiciel de comptabilité ?

Identifiez vos besoins en vous posant les bonnes questions pour choisir le logiciel le plus adapté à votre entreprise.

1/ Pourquoi avoir recours à un logiciel de comptabilité ?

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité professionnel simple et adapté à votre entreprise, présente de nombreux avantages.

Evidemment, un logiciel de comptabilité vous permet de tenir correctement votre comptabilité et de disposer à la demande de :

  • votre encours client,
  • vos tableaux de gestion personnalisés.

Toutefois, il faut être vigilant sur les fonctionnalités proposées par le logiciel, trop de fonctionnalités et vous risquez de vous perdre dans du paramétrage long à mettre en place ou dans des saisies inutilement compliquées.

Pas assez de fonctionnalités et il vous manquera le tableau de bord ou la fonction de traitement (lettrage, rapprochement, abonnement…) dont vous auriez besoin.

Un bon logiciel de comptabilité vous permet essentiellement de gagner du temps et de limiter les saisies manuelles en créant, par exemple, des modèles d’enregistrements comptables.

De cette façon, la personne en charge d’enregistrer les pièces comptables n’aura qu’à saisir le modèle, la date et le montant de la facture et tout se fera simplement et efficacement.

De plus, en optant pour un logiciel de comptabilité en ligne, celui-ci présente l’avantage de se mettre à jour automatiquement. Par contre, certains logiciels en Saas sont très lents ou même incomplets, deux points à vérifier en faisant des recherches sur internet.

En utilisant un logiciel comptable validé ou, mieux encore, recommandé par votre expert-comptable, vous simplifiez la communication et les échanges de données.

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2/ Comment bien choisir son logiciel de comptabilité

Si vous travaillez déjà avec un expert-comptable, interrogez le pour connaitre ses recommandations et la manière d’intégrer directement vos données dans le logiciel de comptabilité qu’il utilise.

Vous éviterez ainsi de prendre un logiciel qui ne le satisfait pas, qui peut donc l’obliger à perdre du temps en saisie ou en pointages supplémentaires et donc à vous faire supporter des frais supplémentaires.

Comment faire si vous devez exporter vos données ?

Que ce soit pour changer de logiciel ou pour envoyer des données comptables, il est important de pouvoir exporter vos données à tout moment. De même, assurez-vous de pouvoir importer des données.

Attention ! Certains logiciels ne possèdent pas cette fonctionnalité et vous devrez réintégrer toutes vos données manuellement, au lieu de gagner du temps vous allez en perdre énormément.

Prévoyez un budget !

Logiciel comptable : comment faire le bon choix pour votre entreprise ?

Un logiciel de comptabilité représente un certain budget. Les prix évoluent en fonction du nombre de fonctionnalités que vous désirez (comptabilité analytique, lettrage automatique…).

Le meilleur logiciel comptable n’est pas le plus cher mais celui qui répondra à vos besoins.

Bonne nouvelle, si votre société n’a pas de besoins d’analyses pointues ou de traitement en devises étrangères, des logiciels peu coûteux d’entrée de gamme peuvent parfaitement vous convenir.

Est-ce que le logiciel est compatible sur votre système d’exploitation ?

Entre Mac et PC, un seul bug les sépare. Il faut être vigilant, un logiciel peut très bien fonctionner sur PC par exemple mais ne pas être disponible sur Mac, c’est un critère à prendre en compte.

Sédentaire ou nomade ?

Est-ce que vous préférez utiliser un logiciel de comptabilité traditionnel disponible seulement sur un seul poste ou sur le cloud grâce à un logiciel de comptabilité en ligne, que plusieurs personnes peuvent mettre en œuvre ?

En optant pour le cloud, vous optez pour un accès à vos données depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, téléphone…) simplement grâce à une connexion internet.

Par la suite, une fois que vous avez clarifié ces points, prenez le temps de vous poser des questions plus spécifiques à vos besoins, telles que les exemples suivants :

  • Peut-on contrôler les droits des utilisateurs ?
  • Est-ce que le logiciel prend en charge les déclarations de TVA ?
  • Est-il possible d’établir un tableau de bord pour visualiser l’activité de l’entreprise ?
  • Avez-vous besoin de comptes en devises ?
  • Avez-vous besoin de gérer un budget ou des codes analytiques multiples ?
  • Allez-vous faire des factures complexes qui peuvent nécessiter des traitements comptables particuliers ?
  • Aurez-vous besoin de faire des relances clients automatiques ?

Un tableau de bord offre une visualisation synthétique des activités et des résultats de l’entreprise sous forme d’indicateurs selon une période que vous avez déterminée.

Ne choisissez pas un logiciel seulement parce que vous l’avez trouvé dans un classement des « logiciels de comptabilité les plus utilisés ». La variété et la complexité de vos besoins constituent les deux facteurs principaux.

Ne vous laissez pas avoir par des offres attractives et souvent trompeuses telles que :

  • « logiciel de comptabilité gratuit »,
  • « logiciel de comptabilité spécialisé dans les pme »,
  • « logiciel de comptabilité professionnel entièrement gratuit ».

3/ Les fonctionnalités essentielles d’un logiciel de comptabilité

Les fonctionnalités essentielles pour choisir son logiciel de gestion comptable

Voyons ensemble quelles fonctionnalités basiques peut proposer un logiciel de comptabilité.

A/ La gestion des comptes généraux et auxiliaires

Dans certains cas, notamment si vous avez de nombreux comptes clients ou fournisseurs, des comptes auxiliaires peuvent être utiles.

Vous pourrez alors obtenir des balances comptables avec uniquement les comptes généraux pour une vision synthétique de la situation.

B/ L’édition et lettrage des comptes auxiliaires

Le lettrage des comptes auxiliaires s’avère extrêmement précieux pour gérer dans le détail vos encours clients et les relances.

C/ La création de modèles d’enregistrements comptables

Les modèles de saisies comptables vous apportent trois avantages clefs :

  • une grande simplicité de travail,
  • une grande fiabilité,
  • un gain de temps très important.

Le paramétrage initial peut facilement être fait par vous-même ou pas votre comptable.

D/ La sauvegarde des données

La sauvegarde des données paraît évidente et pourtant, vous n’êtes pas au bout de vos surprises. Vérifiez bien que la sauvegarde des données est disponible et prévoyez périodiquement des tests de restauration des sauvegardes.

Pour plus de sécurité, n’hésitez pas à dupliquer vos sauvegardes.

E/ La possibilité d’importer et d’exporter les écritures comptables

Testez la liaison comptable avec votre cabinet comptable et assurez-vous que le fichier lui convienne.

F/ L’intégration des données bancaires

L’intégration des données bancaires facilite grandement la saisie des données comptables, il suffit de saisir les informations correspondantes à chaque mouvement bancaire (compte, libellé, pièce…) pour disposer d’une vision fiable et exhaustive des journaux de banque.

G/ Tableaux de bord, gestion analytique et budgétaire

Votre logiciel comptable peut devenir votre meilleur ami en vous aidant à piloter votre entreprise. Selon la complexité de votre activité, il peut être très intéressant de disposer de tableaux de gestion.

H/ Facturation et déclarations de TVA

En général, la plupart des logiciels permettent de réaliser vos devis, vos factures et de gérer facilement vos déclarations de TVA. Si vous travaillez avec un expert-comptable, l’utilisation d’un logiciel simple suffit et sa prise en main est rapide.

Dorénavant, il existe des logiciels qui vous permettent de gérer à la fois votre comptabilité et votre gestion commerciale. Leur utilisation se vulgarise grâce à sa fonctionnalité principale qui permet également de gérer les devis et de les intégrer directement dans votre comptabilité lorsqu’ils se transforment en factures.

Les points-clés à retenir :

  • Définissez au préalable les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre comptabilité (analytique, devises, comptes auxilliaires, relances modèles...).
  • N’hésitez pas à solliciter l’avis de votre expert-comptable afin de choisir le logiciel correspondant à vos besoins de gestion et de contrôle.
  • Posez-vous les bonnes questions avant de foncer tête baissée dans l’achat d’un logiciel de comptabilité, comparez soigneusement les fonctions proposées par rapport aux fonctionnalités dont vous avez besoin.
  • Optez pour un logiciel de comptabilité en ligne, attention aux enjeux de rapidité et de certaines fonctions qui peuvent vous manquer, mais vous pourrez accéder à vos données sans aucune contrainte (ordinateur, tablette, téléphone) et vous éviterez les problèmes de sauvegarde et de versions.

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