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Les 7 erreurs à éviter lorsque vous choisissez votre carte bancaire d’entreprise.

Fournir des cartes bancaires d’entreprise à vos collaborateurs est souvent très utile pour eux comme pour vous. Néanmoins, quelques erreurs doivent être évitées absolument !

Retrouvez dans cet articles les 7 erreurs à éviter : 

1. Choisir le type de carte bancaire d’entreprise au hasard.
2. Distribuer des cartes bancaires d’entreprise à tous vos collaborateurs.
3. Ne pas établir de plafonds de dépenses sur les cartes.
4. Ne pas distinguer les cartes à débit immédiat et les cartes à débit différé.
5. Considérer que l’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise dispense de demander les factures.
6.Laisser votre banquier gérer les plafonds et les autorisations des cartes.
7.Effectuer de petites économies sur les assurances.

1. Choisir le type de carte bancaire d’entreprise au hasard.

Il existe différents types de cartes d'entreprise qu'il faut étudier suivant vos besoins.

  • La carte bancaire corporate : elle permet de régler les dépenses courantes, simplifie votre gestion des frais et évite aux collaborateurs d’avancer les frais de leur poche.
  • La carte d’achat : cette carte permet à un collaborateur de payer des fournisseurs identifiés. Elle est nominative et sert à régler les petites dépenses récurrentes (comme les fournitures de bureau par exemple).
  • La carte logée : elle permet de payer un fournisseur spécifique. Il y a une carte logée par compte client.
  • La carte pétrolière : elle permet d’acheter de l’essence, de payer les péages. Idéale pour vos collaborateurs effectuant des déplacements régulièrement.

Effectuez votre choix en fonction de vos besoins et du profil de vos collaborateurs. 

 

La carte bancaire d’entrepriseoffre des possibilités très larges qui ne sont pas forcément toutes utiles à chaque collaborateur. A vous de cibler d’abord le type de carte le plus utile et effectuer votre achat en fonction.

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2. Distribuer des cartes bancaires d’entreprise à tous vos collaborateurs.

Doter vos collaborateurs de cartes bancaires d’entreprise permet de fluidifier les processus d’achat et de gagner du temps.

Pourquoi donc de ne pas en fournir à tous les collaborateurs ?

Tous vos collaborateurs n’en ont pas besoin.

Un commercial perpétuellement en déplacement effectuant régulièrement des dépenses pour le compte de l’entreprise en a besoin. Difficile d’en dire autant de votre développeur ne quittant jamais les locaux de l’entreprise. 

Ciblez les collaborateurs qui ont utiliseront souvent la carte bancaire d’entreprise. Ce sont eux qui ont un vrai besoin.

Car les cartes bancaires d’entreprise ont un coût : entre 80€ et 185€ par an selon le type de carte. Vérifiez donc bien que l’investissement en vaut la peine.

3. Ne pas établir de plafonds de dépenses sur les cartes.

Rien de tel pour bien commencer la journée que de consulter le compte bancaire de votre entreprise et voir que l’un de vos collaborateurs semble avoir dépensé 400€ dans la nuit de vendredi à samedi.

De manière générale, une des règles de base concernant les cartes bancaires professionnelles est d’établir des plafonds de dépense.

Cela vous permettra de limiter les dégâts si l’un de vos collaborateurs fait preuve de négligence, voire de malveillance ou s’il perd sa carte.

Etablissez ce plafond en fonction du montant moyen de dépenses effectuées par vos collaborateurs et du type d’achats qu’ils réalisent.

Deux types de plafonds peuvent être fixés :

  • Le plafond par dépense : c’est la somme maximale qui peut être payée en une fois avec la carte bancaire d’entreprise.
  • Le plafond par période : c’est la somme maximale pouvant être payée sur une durée donnée.

L’utilisation des plafonds vous permet de limiter les risques en cas d’utilisation abusive de la carte bancaire d’entreprise. C’est un moyen de contrôle essentiel à mettre en place dès réception de la carte !

4. Ne pas distinguer les cartes à débit immédiat et les cartes à débit différé.

Commettre cette erreur peut avoir des conséquences lourdes sur la trésorerie de votre entreprise.

Dans le cas d’une carte à débit immédiat le montant de la dépense effectuée est immédiatement débitée du compte bancaire de l’entreprise.

A l’inverse, un paiement effectué par une carte bancaire d’entreprise à débit différé, les fonds ne sont pas immédiatement prélevés, ce qui relâche de la pression sur votre trésorerie.

Les cartes à débit différé sont plus chères que les cartes à débit immédiat.

Les deux possibilités se valent, le tout est de bien savoir comment fonctionne votre carte. Vous vous épargnerez de désagréables surprises en consultant votre compte bancaire.

Avec des cartes de paiement à débit immédiat, vos dépenses sont immédiatement débitées.

5. Considérer que l’utilisation d’une carte bancaire d’entreprise dispense de demander les factures.

En cas de contrôle de l’URSSAF, vous comprendrez que cela est complètement faux.

Comme toute dépense d’entreprise, une dépense effectuée avec la carte bancaire d’entreprise doit être justifiée.

La carte bancaire d’entreprise évite aux collaborateurs d’avancer le montant de la dépense, mais toute dépense doit rester accompagnée d’une note de frais et du justificatif nécessaire.

Vous devez donc rester particulièrement vigilant. Si vos collaborateurs ne justifient pas bien les dépenses effectuées avec cette carte, vous pourrez vous retrouver en difficulté en cas de contrôle fiscal.

6. Laisser votre banquier gérer les plafonds et les autorisations des cartes.

Votre banquier est quelqu’un de très compétent, une valeur sûre.

Mais il pourra difficilement vous aider lorsque l’un de vos collaborateurs se retrouvera à l’étranger un dimanche soir, dans l’incapacité d’utiliser sa carte bancaire d’entreprise car son plafond de dépenses a déjà été atteint.

La solution la plus sûre est donc de gérer vous-même les plafonds de dépense de vos cartes. 

7. Effectuer de petites économies sur les assurances.

Payer un montant supplémentaire pour une assurance n’est jamais utile. Sauf quand la carte bancaire d’entreprise de l’un de vos collaborateurs est volée ou perdue.

Mais à ce moment-là, il est trop tard.

Le surcoût d’une assurance sur la carte est faible compte tenu de la sécurité qu’elle vous apporte. Elle couvrira la majorité des risques inhérents à l’utilisation de la carte bancaire d’entreprise : vol, utilisation frauduleuse, perte…

Points clef à retenir :

  • Choisissez la bonne carte bancaire d’entreprise en fonction de vos besoins,
  • Ciblez les collaborateurs ayant un réel besoin, ne multipliez pas inutilement les cartes,
  • Etablissez des plafonds de dépenses sur vos cartes pour éviter les mauvaises surprises,
  • Vérifiez si votre carte est à débit immédiat ou différé,
  • Les dépenses effectuées avec la carte d’entreprise doivent toujours être justifiées,
  • Gérez vous-même les plafonds de vos cartes bancaires d’entreprise pour plus de réactivité,
  • Prenez une assurance sur vos cartes

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