Déplacement, restaurants, fournitures de bureau…beaucoup de frais professionnels sont avancés par les salariés. Il est donc important de s’organiser et de connaître la procédure de votre entreprise pour se faire rembourser correctement. Comment faire sa demande de remboursement correctement ?Adoptez les bonnes pratiques pour bien gérer vos notes de frais !
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
On définit une note de frais par un document reprenant les dépenses faites par l’employé pour le compte de l’entreprise.
Elle est généralement faite par mois, mais certains salariés débordés la remplisse par trimestre, semestre ou par an…
Une note de frais sans justificatif = une note de frais non remboursée !
Les types de dépenses engagées
Il n’y a pas de liste exhaustive des dépenses remboursables par l’entreprise. Toutefois l’employé doit se plier à un certain nombre de règles. Dans cet article nous vous expliquons quelles sont les informations nécessaires pour rédiger une note de frais dans les normes :
Renseignez-vous auprès de votre entreprise des conditions de remboursement.
1) Les frais « repas »
A la fin d’un repas d’affaires avec un client, demandez bien un reçu en indiquant au dos, pour chaque convive :
- Le nom de votre invité,
- Sa fonction,
- Le nom de son entreprise.
2) Les frais « Hébergement »
En déplacement professionnel, vérifiez bien que vous êtes à au moins 50 km de votre lieu de domicile pour être remboursé. Indiquez le nombre de Nuits de votre séjour.
3) Les frais « kilométriques »
Pour justifier ses note de frais kilométrique, le salarié doit fournir, en plus de la carte grise du véhicule :
- Le motif
- Le lieu de mission
- Le kilométrage réalisé pour recevoir son indemnité kilométrique
- Le puissance fiscale du véhicule.
4) Les frais de transport
Un justificatif de votre billet et le motif de votre déplacement accompagnant votre note de frais vous permettent le remboursement de votre trajet.
Ordre de mission :
Dans certaines entreprises, il est stipulé dans le contrat de travail qu’un « ordre de mission » sera octroyé à l’employé lors de son déplacement. Un ordre de mission est un document détaillant la mission que donne l’employeur à son employé et permet de couvrir ce dernier en cas d’accident ou de remboursement des frais missions.
Le trajet du domicile au lieu de travail n’est pas pris en compte dans ce type de remboursement.
Frais divers : Des règles applicables à toutes les dépenses
- Toutes les dépenses doivent être justifiées par un reçu ou une facture.
La note de frais numérique :
Aujourd’hui, il existe de nouvelles solutions pour vous aider à pré-remplir vos notes de frais. Du logiciel de comptabilité numériques à la carte bancaire professionnelle, la dématérialisation de la note de frais vous facilite la gestion des notes de frais.
Remboursement : Frais réel ou au forfait ?
Il est décidé à l’avance avec votre employeur de la procédure de remboursement, réel ou d'indemnité forfaitaire.
Remboursement réel
Toutes les dépenses avancées doivent être minutieusement détaillées dans une note de frais avec les documents justifiants les dépenses.
Déduction forfaitaire
Il n’y a pas de justificatifs à fournir à l’employeur compte tenu du fait que le remboursement se fait en fonction d’un certain seuil défini au préalable par l’entreprise, par exemple 25€ par déjeuner.
A propos du remboursement forfaitaire :
« Le montant est identique pour tous ou varie en fonction de la catégorie socio-professionnelle. Les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, PDG de SA ainsi que les présidents de SAS ne bénéficient pas de ce type de remboursement. »
Quelques conseils : tout est une question d’organisation
Saisissez vos notes de frais directement après chaque transaction, vous éviterez de vous perdre dans le tri de vos multiples justificatifs. N’attendez pas la dernière minute pour effectuer votre note de frais !
Demandez toujours au commerçant une pièce justificative ou une facture à chaque dépense effectuée pour le compte de l’entreprise.
Nos conseils d'organisation pour faciliter votre gestion des notes de frais
- Faites votre note de frais régulièrement pour éviter l’effet « boule de neige ». En repoussant la gestion de vos notes de frais, vous augmentez le coût de vos frais
- Créez un dossier spécifique à vos justificatifs. Classez-les par ordre chronologique pour les retrouver facilement.
- Passez au numérique : fini les justificatifs décolorés et illisibles. Prenez tout de suite en photo votre justificatif.
- Saisissez tout de suite le montant de votre avance dans le logiciel de gestion ou le logiciel comptable utilisé par l’entreprise.
- Respectez les délais d’envoi des notes de frais définis par votre entreprise et envoyez-les le plus rapidement au DAF.
Vous dépensez beaucoup pour votre entreprise ?
N’hésitez pas à demander à votre employeur une avance sur frais ponctuelle ou permanente.
Non remboursé : que faire ?
Dans le cas où votre entreprise refuse de vous rembourser sans raisons apparentes alors que votre note de frais est correctement saisie et justifiée, vous pouvez saisir le Conseil des prud’hommes.
Les points clés à retenir :
- Soyez attentif aux conditions de remboursement de vos frais professionnels au sein de l’entreprise.
- Ne perdez pas vos justificatifs et numérisez-les pour toujours garder une preuve.
- Ne perdez pas de temps et saisissez le montant de vos frais réels au grès de vos dépenses.
- Soyez régulier quant à la saisie de vos dépenses pour une meilleure gestion de vos notes de frais.
- Respectez les délais d’envoi des notes de frais liés à votre responsable.
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- Les collaborateurs : ils n'ont plus à resaisir les notes de frais et à avancer les dépenses
- Les managers : ils peuvent alimenter les cartes de paiement, définir des plafonds des dépenses et avoir un suivi des activités
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