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Comment réussir à tenir ses deadlines comptables

La comptabilité d’entreprise est parsemée de tâches à effectuer tout au long de l’année et de deadlines qu’il faut impérativement tenir.

Les pénalités en cas de retard peuvent être lourdes, et ne rater aucune deadline suppose une bonne organisation pour être certain de ne pas se laisser submerger.

Quelques conseils pour vous organiser et tenir une comptabilité impeccable !

Les deadlines comptables

La comptabilité vous fournit des informations précieuses sur le fonctionnement de votre entreprise, elle vous permet de prendre des mesures correctives avant qu’il ne soit trop tard, et de renforcer vos efforts quand les résultats sont au rendez-vous.

C’est donc un sujet d’importance primordiale.

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Le premier pas pour s’organiser est de dresser la liste des travaux comptables que vous devez effectuer. Vous devez formaliser les dates importantes de votre calendrier comptable.

En fonction de la taille de votre entreprise et de son activité, les opérations comptables, juridiques et fiscales peuvent différer. La première chose à faire est donc d’établir un calendrier de ces différentes opérations pour avoir un maximum de visibilité et pouvoir anticiper. 

Établir un calendrier des différentes opérations comptables pour avoir un maximum de visibilité.

Voici quelques exemples d’opérations comptables majeures :

  • L’établissement des déclarations fiscales : déclaration de TVA, de cotisation sur la Valeur ajoutée des Entreprises (CVAE), Cotisation Foncière des Entreprises (CFE), déclaration de résultat
  • La réalisation des travaux d’inventaires, l’établissement des comptes annuels, le dépôt au greffe du tribunal de commerce.
  • La clôture des comptes, l’édition des états financiers définitifs.
  • La gestion des payes est également un enjeu clef pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Vos salariés doivent être payés, et dans les temps.
  • Vos tableaux d’activité mensuels indispensables à votre suivi, comprenant un compte d’exploitation simplifié, une balance client détaillée et vos prévisions de trésorerie.

Ne pas respecter les deadlines réglementaires où avoir une comptabilité incomplète vous expose à des mesures de rétorsion fiscales ou à un manque à gagner du côté de la TVA remboursable.

Au sein des jeunes startups, la comptabilité est souvent assurée par le CEO qui a bien d’autres occupations que la comptabilité et c’est normal !

Néanmoins, la gestion de la comptabilité reste un point essentiel, le manque à gagner au niveau de la TVA remboursable se fera d’autant plus sentir que vos ressources financières sont limitées.

L'enjeu est double : ne rater aucune deadline et effectuer sa comptabilité le plus efficacement possible pour ne pas perdre de temps. 

S’organiser, c’est avant tout anticiper

Les retards rendent les tâches de rattrapage de plus en plus complexes, longues et difficiles, respecter les délais (mensuels) fait gagner beaucoup de temps et donc d’argent à votre entreprise.

Chef d’entreprise ou DAF, n’attendez pas le dernier moment pour vous mettre sur un dossier. Mieux vaut gérer votre comptabilité au jour le jour plutôt que de tout faire en fin de mois.

Retrouver les justificatifs de dépenses des 4 dernières semaines ou parfois des 6 derniers mois, relèvera alors du calvaire, voire de la mission impossible 

Comment organiser sa comptabilité pour être efficace ?

Effectuer sa comptabilité rapidement ne signifie pas qu’il faille traiter vos travaux comptables courants en 5 minutes entre deux rendez-vous. Vous risquez alors de commettre des erreurs et des omissions. Ménagez-vous une plage horaire au cours de laquelle vous effectuez votre comptabilité et rien d’autre.

La comptabilité est avant tout une histoire de précision et d’exactitude, évitez donc les distractions qui pourraient entrainer des erreurs d’inattention parfois lourdes de conséquences.

En tant que DAF, traitez les dossiers de chacun de vos clients l’un après l’autre pour éviter de tout mélanger.

Traitez chaque dossier de la manière la plus complète possible sans étaler le travail sur trois jours. Cela vous évitera d’avoir à vous remémorer l’historique de chacun de vos clients et de perdre inutilement du temps.

Mettez en place des rappels automatiques, sur votre logiciel comptable ou à minima sur votre agenda électronique pour être sûr de ne rien oublier et de tenir vos délais.

Définissez vos tâches en amont et établissez des processus cadrés ; vous gagnerez un temps précieux en sachant parfaitement ce que vous devez faire et en combien de temps vous devez le faire.

Munissez-vous des bons outils

Vous savez ce que vous avez à faire et quelles sont les deadlines pour lesquelles vous devez être prêt. Il faut maintenant trouver les outils qui vous permettront de gagner en productivité.

Trouver les bons outils qui permettront de gagner en productivité.

Trouver le bon logiciel comptable :

Un bon logiciel comptable est indispensable pour gagner en productivité lors de votre comptabilité et ainsi respecter vos deadlines. Ces logiciels sont nombreux et sont plus ou moins adaptés à vos besoins. Pour faire votre choix consultez notre article Le logiciel comptable le plus adapté à vos besoins.

Vous devez également trouver des outils pour être sûr que vos collaborateurs effectuant des dépenses remplissent correctement leurs notes de frais et vous fournissent la facture.

La chasse aux factures peut être une véritable plaie pour le comptable et être générateur de perte de temps et de stress.

Automatiser et formaliser au maximum les processus comptables

Définissez, formalisez et appliquez des procédures comptables strictes, les factures fournisseurs sont classées immédiatement (elles ne sont jamais simplement laissées sur un bureau), les factures fournisseurs sont comptabilisées chaque jour et tamponnées avec la mention « comptabilisée ».

Les 15 minutes par jour consacrées à la comptabilité vous feront gagner un temps considérable en fin de mois.

Automatisez autant que possible le processus en établissant des modèles de comptabilisation par fournisseur et en fournissant un modèle de note de frais à vos salariés.

Misez sur les bons outils Web qui permettent de faciliter le remplissage par les salariés et de limiter la ressaisie par le DAF. Ils permettent de réduire de 79% le temps passé sur la saisie.

En augmentant votre productivité, vous serez plus à même de tenir les délais.

Et d’éviter des pénalités qui nuisent à votre entreprise.

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Points à retenir :

  • Faites la liste des travaux comptables que vous devez effectuer
  • Gérez votre comptabilité au jour le jour avec un classement immédiat et rigoureux
  • Mettez en place des rappels automatiques
  • Choisissez un logiciel comptable adapté à vos besoins, simple et efficace en saisie des écritures
  • Mettez en place la comptabilisation automatique des factures clients et le calcul de la TVA
  • Automatisez autant que possible le processus de saisie des notes de frais
  • Assurez-vous de disposer chaque mois d’un tableau de bord financier de votre entreprise

 

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