Comment mieux contrôler les dépenses de ses salariés ?

Apprenez à mieux contrôler les dépenses de vos salariés

La gestion financière d’une entreprise est un travail prenant et complexe. Malheureusement, maîtriser les frais professionnels peut devenir un vrai casse-tête et une perte de temps pour les DAF et CEO.

Un temps précieux pouvant être mieux employé ailleurs. Il existe heureusement des moyens pour se simplifier la tâche !

Pourquoi devez-vous changer de politique en matière de frais professionnels ?

Vous êtes fatigué de passer votre temps derrière vos commerciaux pour qu’ils remplissent leurs notes de frais et fournissent leurs justificatifs en temps et en heure ?

Eux aussi !

Vos employés rechignent peut-être à gérer les notes de frais, car :

  • cela leur fait perdre du temps,
  • mais aussi parce qu’ils ont peur d’avoir trop dépensé,
  • ne sont pas certains d’avoir les bons documents,
  • ou encore ne sont pas au fait de toutes les règles de l’entreprise.

Travailler « à l’ancienne », avec trop de paperasse et une gestion sous Excel, est chronophage et ne donne pas une bonne vue d’ensemble sur les dépenses de l’entreprise.

Des méthodes pour simplifier les dépenses

Il existe une série d’action à mettre en place pour établir une politique de frais professionnels.

Cela vous permettra de faire gagner du temps à tout le monde, et de bénéficier d’une vision à 360° sur les dépenses de l’entreprise.

1. Un budget par type de dépenses

Commencez par définir un budget pour les principaux types de dépenses professionnelles de votre entreprise : voyage, hébergement, repas, achat de matériel, etc.

Selon les dépenses, établissez un budget max par semaine, par mois ou par an,

Par exemple :

  • ayant défini un budget max, vous aurez vous-même une meilleure image des dépenses à venir ;
  • vos employés seront responsabilisés et, connaissant les budgets, auront moins de questions et devraient moins perdre de temps.

2. Fixez des limites

Comment établir une politique de frais professionnels efficace ?

Établir un budget est une première étape, mais il y a d’autres limites vous permettant de vous simplifier la vie et de limiter les dépenses.

Vous pouvez fixer une limite dans le temps :

Par exemple, les notes de frais devront être transmises dans les trois mois, sinon elles ne seront pas remboursées.

Voici quelques exemples :

  • Fixez une limite dans le temps.
  • Interdisez, ou limitez, les invitations internes.
  • Pas de remboursement pour l’alcool, hors vin pendant les repas.

3. Mise en place de procédures strictes

C’est parfois l’hésitation qui fait perdre du temps aux employés. Vous avez défini les budgets, fixé les limites. Il est temps maintenant d’imposer des modes opératoires stricts et précis !

Attention !

Le but est d’établir un process simple et user-friendly pour réduire le travail administratif et augmenter la productivité des employés, pas de compliquer les choses.

Templates des notes de frais

Ils doivent être clairs et faciles à remplir.

Documents à fournir

Ils doivent être indiqués dans le template. Les documents doivent être rendus avec la note de frais.

Autorisations à demander

Les salariés doivent savoir à qui et quand faire valider une dépense.

4. Des frais transparents

Mettez en place une politique transparente sur les dépenses professionnelles. En mettant par écrit les règles de l’entreprise, vous pourrez finir d’établir un cadre précis.

C’est aussi un moyen de coordonner les budgets, limites et templates vus plus haut.

Si les règles sont claires et les montants établis, il y aura moins de discussions et donc moins de déceptions. C’est quand un point est flou qu’il y a des réclamations, et donc des débats et des mécontentements.

Exemple de règles à définir

  • Travel policy : un document de politique voyages peut contenir le type de classe à choisir pour les avions et trains, les règles de réservation des taxis et voitures de location, etc.
  • Hôtel : on peut indiquer un budget par nuit et par pays, ou conseiller des chaînes d’hôtels à privilégier.

5. Gestion de la comptabilité via des logiciels

Les outils numériques : une opportunité pour la gestion de vos frais professionnels d'entreprise

Si vous gérez encore la comptabilité de votre entreprise sous Excel, vous êtes en retard !

Ce domaine aussi bénéficie d’avancées technologiques, et les logiciels de gestion de comptabilité peuvent vous changer la vie.

Quelques avantages :

  • Centralisation de toutes les dépenses de l’entreprise.
  • Données consultables de n’importe où et à tout moment.
  • Suivi en temps réel.
  • Outils de reporting et tableaux de bord.
  • Automatisation de la gestion des notes de frais.

6. Des Cartes corporate pour certains salariés

Il faudrait penser à équiper vos salariés réalisant le plus de dépenses avec des cartes bancaires d’entreprise.

Toujours dans une logique de planification et de maîtrise, les cartes bancaires corporate vous permettent de mieux garder la main sur les dépenses.

  • Pas d’avance d’argent, les dépenses sont effectuées par l’entreprise.
  • Informations des dépenses directement remontées dans le logiciel de gestion.
  • Possibilité d’assigner un plafond (hebdo, mensuel…) à chaque carte.

7. TVA : règles et récupération

Différentes dépenses d’entreprise sont assujetties à différentes règles de TVA.

Faites connaître les principales règles de ces taxes à vos employés, et accompagnez cette action d’un processus de récupération de la TVA.

Allez à l’essentiel, et cantonnez-vous aux cas de figure concernant directement vos employés.

Par exemple : pour une note de restaurant, il suffit que la TVA soit indiquée, alors que pour des achats de matériel, il faut que la facture soit adressée à l’entreprise.

Certains pays européens concentrent une grande partie de vos frais ?

À partir de plusieurs dizaines de milliers d’euros de dépenses, vous devriez contacter un spécialiste de la récupération de TVA à l’étranger.

Les frais professionnels sont un poste très important des dépenses de l’entreprise. Il ne faut pas le négliger, mais il ne faut pas non plus s’arracher les cheveux sur la comptabilité. Votre temps est précieux, il est donc nécessaire de mettre en place des actions pour ne pas le gâcher.

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Les points clés à retenir :

  • Établissez des budgets, des limites et des modes opératoires précis pour limiter les questions et débordements.
  • Résumez ces points dans des documents simples et accessibles.
  • Utilisez un logiciel de gestion, éventuellement en parallèle de cartes corporate.
  • Informez et organisez-vous pour récupérer la TVA sur les frais concernés.

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