Comment se faire rembourser ses frais de déplacement par l’employeur ?

Tout ce que vous devez savoir sur le remboursement de vos frais de déplacements

Dans le cadre de vos missions, vous devez souvent réaliser des déplacements au nom de l’entreprise. Entre l’avion, le train, le taxi, ou l’utilisation de votre véhicule personnel...

Découvrez dans quelles situations et comment vous pouvez bénéficier d’un remboursement ? Quelles sont les marches à suivre pour vous faire rembourser vos frais de déplacement ?

1/ Présentation des frais de déplacement

Les frais de déplacement sont les frais engagés par le salarié lors d’un déplacement pour les besoins de son activité professionnelle. Selon certaines conditions et certains cas, les frais peuvent être remboursés et exonérés.

En général, on distingue 2 cas :

  • L’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles
  • L’utilisation des transports en commun ou de services publics de location de vélos

Lors d’un déplacement, si vous devez utiliser votre véhicule personnel à des frais professionnels, c’est-à-dire au nom et pour le compte de votre entreprise, l’entreprise vous rembourse les frais que vous avez avancés.

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Comment ça marche ?

Le salarié perçoit une compensation financière et l’employeur intègre les frais engendrés dans les charges.

Attention : Pour percevoir les indemnités kilométriques, il faut prendre en compte les déplacements réalisés dans le cadre de l’activité professionnelle. En effet, le remboursement ne concerne pas les trajets domicile-travail.

Faîtes la différence entre frais indemnités kilométriques et frais de déplacement.

2/ Les types de frais perçus comme des frais de déplacement

Déplacements professionnels : quels frais sont perçus comme des frais de déplacement ?

Les frais de déplacement se déclinent sous différentes natures, de l’achat d’un billet de train aux frais de carburant, voyons ensemble les différents types de frais payés.

Voyages d’affaires

Les frais de vos voyages d’affaires peuvent être fiscalement déductibles dans le cas où les frais de déplacement correspondent à des frais d’ordre professionnel :

  • billets de train,
  • d’avion,
  • location de voiture,
  • réservations de nuits d’hôtel…

Il faut être vigilant, certains déplacements n’offrent aucune contrepartie à l’entreprise et leur remboursement peut être remis en cause par l’administration fiscale. Dans ce cas-là, ils pourront être ajoutés à vos revenus et donc à vos impôts.

Les trajets domicile-travail

Votre employeur est tenu de prendre en charge une partie de vos frais de transports.

Sa participation aux frais de transports publics est obligatoire. Il doit rembourser 50% du prix des titres ou du service pour l’intégralité du trajet entre votre lieu de résidence et votre lieu de travail. Seuls les abonnements sont remboursables, les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

En revanche, la prise en charge des frais de déplacement est facultative en ce qui concerne les frais de transports entre le domicile et le travail.

Il faudra respecter deux conditions :

  • une distance importante
  • et l’absence de transports publics permettant de respecter les horaires de travail particuliers.

Frais de stationnement

Dans les cas particuliers où l’employeur peut justifier de l’absence d’emplacement de stationnement gratuit et lorsque vous êtes contraints d’utiliser votre véhicule personnel, alors, dans ces cas-là, les remboursements de ces frais peuvent être exclus des charges de cotisations de sécurité sociale.

Utilisation d’un taxi ou d’un véhicule de location

Tout d’abord, pour bénéficier d’une course en taxi ou pour louer un véhicule, vous devez avoir l’accord de votre responsable hiérarchique.

Le remboursement prendra alors en charge le déplacement, le péage et éventuellement les frais de stationnement seulement sur présentation des justificatifs de paiement.

Autres types de frais considérés comme des frais de déplacement :

  • Stationnement et péage dans certaines situations
  • Coût d’achat du véhicule et de ses équipements
  • Les frais de carburant (inclus dans le barème kilométrique ci-dessous)
  • La prime d’assurance annuelle (inclue dans le barème kilométrique ci-dessous)
  • Les frais d’entretien (également inclus dans le barème kilomètrique ci-dessous, réparation, pneus, échappement, révision…)

3/ Focus sur le barème kilométrique

Barème kilométrique : qu'en est-il ? On vous dit tout.

Le barème kilométrique vient compenser les dépenses que vous engagez en utilisant votre véhicule personnel à des fins professionnelles.

On parle alors d’indemnités kilométriques puisque le remboursement se fait selon un forfait par kilomètre défini par l’administration fiscale. Rappelons que le remboursement ne concerne pas les trajets domicile-travail (sauf conditions très spéciales d’absence justifiée de transports collectifs adaptés).

Pour bénéficier des indemnités kilométriques, il y a quelques conditions assez simples à respecter :

  • Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société
  • Les frais de déplacement doivent être justifiés : date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement.

Afin de calculer le montant des indemnités kilométriques, un barème est publié chaque année par l’Urssaf prenant en compte le nombre de chevaux fiscaux et la distance parcourue durant l’année civile.

Ce barème vous permet d’intégrer vos frais réels dans votre déclaration d’impôts. Retrouvez ci-dessous le barème de l’année 2017.

Nombre de chevaux fiscaux jusqu’à 5 000 km de 5 001 à 20 000 km plus de 20 000 km
3 CV et moins Nb de km parcourus x 0,410 (Nb de km parcourus x 0,245) + 824 Nb de km parcourus x 0,286
4 CV Nb de km parcourus x 0,493 (Nb de km parcourus x 0,277) + 1 082 Nb de km parcourus x 0,332
5 CV Nb de km parcourus x 0,543 (Nb de km parcourus x 0,305) + 1 188 Nb de km parcourus x 0,364
6 CV Nb de km parcourus x 0,568 (Nb de km parcourus x 0,320) + 1 244 Nb de km parcourus x 0,382
7 CV Nb de km parcourus x 0,595 (Nb de km parcourus x 0,337) + 1 288 Nb de km parcourus x 0,401

 

Le résultat obtenu détermine le montant qui sera remboursé au titre des indemnités kilométriques.

Depuis le 13 février 2016, vous pouvez percevoir d’une indemnité kilométrique lorsque vous utilisez votre vélo pour vous déplacer vers votre lieu de travail. Le remboursement est différent du barème présenté ci-dessus.

Le calcul s’opère de la sorte :

0,25 € multiplié par le nombre de km parcourus aller/retour entre la résidence du salarié et le lieu de travail et le tout multiplié par le nombre de jours de travail.

Pas de triche ! L’Urssaf prend en considération la distance la plus courte pouvant être réalisée entre votre lieu de résidence et votre lieu de travail. Toutefois, celle-ci présente une limite de 200 € par an et par salarié, ce qui fait un total de 40 km par jour.

Il est donc important de noter tous les trajets que vous avez effectués et de garder tous les justificatifs lors d’un déplacement d’affaires pour obtenir un remboursement.

Points-clés à retenir :

  • Notez bien tous les déplacements que vous êtes amenés à faire pour le compte de l’entreprise et le nombre de kilomètres parcourus avec votre véhicule personnel.
  • Faites bien la différence entre les indemnités kilométriques et les frais de déplacements qui ne sont pas pris en charge par les impôts.
  • Allez au travail à vélo ! Depuis 2016, vos déplacements à vélo sont pris en charge par un barème spécifique et déduit de vos impôts en tant qu’indemnités kilométriques.
  • Lorsque vous calculez vos distances parcourues sur l’année avec votre véhicule personnel pour votre entreprise, prenez bien en considération le barème de l’année en cours décliné par l’Urssaf.
  • Calculez vos frais de déplacement et vos frais kilométriques de manière rigoureuse, un contrôle est toujours possible !

Guide : 10 conseils pour vous faciliter la gestion des notes de frais

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