Tout sur le remboursement frais kilométrique par l'employeur

Présentation des frais de déplacement

Les frais de déplacement sont les frais engagés par le salarié lors d’un déplacement pour les besoins de son activité professionnelle. Selon certaines conditions et certains cas, les frais peuvent être remboursés et exonérés.

En général, on distingue 2 cas :

L’utilisation du véhicule personnel à des fins professionnelles
L’utilisation des transports en commun ou de services publics de location de vélos

Lors d’un déplacement, si vous devez utiliser votre véhicule personnel à des frais professionnels, c’est-à-dire au nom et pour le compte de votre entreprise, l’entreprise vous rembourse les frais que vous avez avancés.

Comment est calculé le remboursement des frais de déplacement ?

Le salarié perçoit une compensation financière et l’employeur devra intégrer les frais engendrés dans ses charges afin d’assurer une bonne gestion de sa comptabilité.

Il faut bien faire la différence entre frais d’indemnités kilométriques et frais de déplacement. Les frais de déplacement peuvent inclure les frais kilométriques.

Les types de frais perçus comme des frais de déplacement

Les frais de déplacement se déclinent sous différentes natures, de l’achat d’un billet de train aux frais de carburant, voyons ensemble les différents types de frais remboursés perçus comme tels.

Voyages d’affaires : les frais engendrés

Les frais de vos voyages d’affaires peuvent être fiscalement déductibles dans le cas où les frais de déplacement correspondent à des frais d’ordre professionnel. Ils peuvent inclure le remboursement de :

vos billets de train,
vos billets d’avion,
la location de voiture,
la réservation de nuits d’hôtel…

Gardez bien tous les justificatifs originaux de vos déplacements. Ils sont la preuve de votre déplacement professionnel et vous permettront de remplir correctement vos notes de frais.

Selon la procédure imposée par l'URSSAF, si vous ne disposez pas de vos justificatifs originaux, votre employeur ne peut vous rembourser.

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Les frais de trajet domicile-travail

Votre employeur est tenu de prendre en charge une partie de vos frais de transports.

Sa participation aux frais de transports publics est obligatoire. Il doit rembourser 50% du prix des titres ou du service pour l’intégralité du trajet entre votre lieu de résidence et votre lieu de travail.

Seuls les abonnements sont remboursables, les titres de transport achetés à l'unité ne sont pas remboursables.

En revanche, la prise en charge des frais de déplacement en voiture est facultative en ce qui concerne les frais de trajet entre le domicile et le travail.

Les frais de trajet peuvent-être remboursés s’ils respectent deux conditions :

l’absence de transports publics permettant de respecter les horaires de travail particuliers
une distance importante qui ne peut être parcouru à pied

Encore une fois, une facture ou un justificatif original peut vous être demandé à tout moment par votre employeur lors du remboursement de vos frais de déplacement.

Les salariés et bénévoles d'une association bénéficient également d'indemnités kilométriques.

Les frais de stationnement

Dans les cas particuliers où l’employeur peut justifier de l’absence d’emplacement de stationnement gratuit et lorsque vous êtes contraints d’utiliser votre véhicule personnel, alors, dans ces cas-là, les remboursements de ces frais peuvent être exclus des charges de cotisations de sécurité sociale.

Véhicule de location ou taxi : quels sont les frais ?

Tout d’abord, pour bénéficier d’une course en taxi ou pour louer un véhicule, vous devez avoir l’accord de votre responsable hiérarchique.

Le remboursement prendra alors en charge les frais de déplacement comme les frais de taxi, les frais de péage et éventuellement les frais de stationnement seulement sur présentation des justificatifs de paiement.

Autres types de frais considérés comme des frais de déplacement :

Les frais de stationnement et péage dans certaines situations
Les frais d’achat d’un véhicule et de ses équipements
Les frais de carburant, inclus dans le barème kilométrique ci-dessous
Les frais de la prime d’assurance annuelle, inclus dans le barème kilométrique ci-dessous
Les frais d’entretien, également inclus dans le barème kilométrique ci-dessous, (réparation, pneus, échappement, révision…)

Focus sur le barème kilométrique

Le barème kilométrique vient compenser les dépenses que vous engagez en utilisant votre véhicule personnel à des fins professionnelles.

On parle alors d’indemnités kilométriques puisque le remboursement se fait selon un forfait par kilomètre défini par l’administration fiscale.

Rappelons que le remboursement ne concerne pas les trajets domicile-travail (sauf conditions très spéciales citées précédemment).

Pour bénéficier du remboursement des frais kilométriques, il y a quelques conditions assez simples à respecter :

Le véhicule ne doit pas être immatriculé au nom de la société
Les frais de déplacement doivent être justifiés : date, lieu, nombre de kilomètres parcourus, nom des clients concernés par le déplacement.

Afin de calculer le montant des indemnités kilométriques, un barème est publié chaque année par l’Urssaf prenant en compte le nombre de chevaux fiscaux et la distance parcourue durant l’année civile.

Ce barème vous permet d’intégrer vos frais réels dans votre déclaration d’impôts. Retrouvez ci-dessous le barème de l’année 2023.

Puissance administrative (en CV)	De 0 à 5 000 km par an	De 5 001 à 20 000 km par an	Plus de 20 000 km par an
3 CV et moins	d x 0,529	(d x 0,316) + 1 065	d x 0,370
4 CV	d x 0,606	(d x 0,340) + 1 330	d x 0,407
5 CV	d x 0,636	(d x 0,357) + 1 395	d x 0,427
6 CV	d x 0,665	(d x 0,374) + 1 457	d x 0,447
7 CV et plus	d x 0,697	(d x 0,394) + 1 515	d x 0,470

	Frais réels	Indemnité kilométrique
Propriétaire du véhicule	La voiture appartient à l’entreprise.	Vous êtes le propriétaire du véhicule et vous l’utilisez pour le compte de votre société.
Les justificatifs	Conserver toutes les pièces justificatives (essence, assurance, etc.)	Justifier le kilométrage effectué à titre professionnel (identité de vos clients ou patient, date de la rencontre, etc.)
Calcul des charges	En tenant compte des frais engagés pour votre véhicule avec une quote-part en cas d’utilisation mixte.	En fonction du barème kilométrique

Cependant, le remboursement est différent du barème présenté ci-dessus.

Le calcul s’opère de la sorte :

0,25 € multiplié par le nombre de km parcourus aller/retour entre la résidence du salarié et le lieu de travail et le tout multiplié par le nombre de jours de travail.

Pas de triche ! L’URSSAF prend en considération la distance la plus courte pouvant être réalisée entre votre lieu de résidence et votre lieu de travail. Toutefois, celle-ci présente une limite de 200 € par an et par salarié, ce qui fait un total de 40 km par jour.

Encore une fois pas de triche ! Le trajet pris en compte correspond à la distance la plus courte entre la résidence du salarié ou le lieu de travail et la gare ou station de transports en commun.

Il est donc important de noter tous les trajets que vous avez effectués et de garder tous les justificatifs lors d’un déplacement d’affaires pour obtenir un remboursement.

Points-clés à retenir :

Notez bien tous les déplacements que vous êtes amenés à faire pour le compte de l’entreprise et le nombre de kilomètres parcourus avec votre véhicule personnel.
Faites bien la différence entre les indemnités kilométriques et les frais de déplacements qui ne sont pas pris en charge par les impôts.
Allez au travail à vélo ! Depuis 2016, vos déplacements à vélo sont pris en charge par un barème spécifique et déduit de vos impôts en tant qu’indemnités kilométriques.
Lorsque vous calculez vos distances parcourues sur l’année avec votre véhicule personnel pour votre entreprise, prenez bien en considération le barème de l’année en cours décliné par l’Urssaf.
Calculez vos frais de déplacement et vos frais kilométriques de manière rigoureuse, un contrôle est toujours possible !

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Comment se faire rembourser ses frais kilométriques par l’employeur ?