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Comment bien préparer son voyage d’affaires ?

Les 10 choses à savoir avant de partir

Préparer un voyage d’affaire peut très vite devenir un vrai casse-tête qui vient pénaliser vos tâches habituelles.

Entre le passeport à mettre à jour, les rendez-vous à planifier et la chemise mal pliée, le voyage d’affaire associe à la fois des contraintes personnels et business, ce qui n’est pas de tout repos.

1/ Munissez-vous des documents indispensables pour voyager

Passeport, Visa, carte d’identité… Vérifiez que vous êtes bien à jour.

Attention aux délais administratifs !

Une fois vos dates de voyage fixées, faites tout de suite votre demande de passeport ou de visa.

Le permis de conduire : Le permis national est valable pour l’ensemble des pays de l’UE et de l’Espace Economique Européen. Le permis international, toujours accompagné du permis national, peut être demandé dans certains pays étrangers (Russie, Inde, Australie…).

Pour plus de sécurité, numérisez vos pièces d’identités et stockez les dans un drive, un cloud ou même votre boîte mail. Ainsi, en cas de perte ou de vol, vous pourrez les retrouver à tout moment.

Il est important de vérifier la validité de votre passeport. Comptez un délai de 3 à 6 mois après votre date de retour.

Il faut compter minimum 4 semaines pour la création d’un passeport biométrique. Vous pouvez en faire la demande à tout moment dans la mairie de votre choix. Toutefois en cas d’un déplacement d’affaires justifié, il existe une procédure accélérée qui permet d’obtenir son passeport très rapidement (sous quelques jours). Vous devrez alors fournir un courrier de votre employeur.

Guide : 10 conseils pour vous faciliter la gestion des notes de frais

2/ Soyez au point sur la logistique de votre voyage d’affaires

Voyage d'affaires : partez bien préparé !

De nos jours, toutes nos réservations de train, d’avion, d’hôtel ou autres sont sur notre smartphone. N’hésitez pas à imprimer vos documents pour éviter la panique si votre batterie décide de vous lâcher au mauvais moment.

Prévoyez à l’avance vos déplacements sur place.

Vous avez rendez-vous à 11h et un dîner d’affaire à 19h à l’opposé de la ville ? Notez à l’avance les adresses en indiquant comment vous comptez vous y rendre. Vous pouvez, par exemple, commander à l’avance un taxi ou louer une voiture pour être certain de ne pas arriver en retard à votre rendez-vous.

Bon plan : Demandez toujours une confirmation écrite de toutes vos réservations.

N’oubliez pas de prendre en compte les décalages horaires et les embouteillages à votre arrivée. Renseignez-vous au préalable sur votre téléphone du trafic pour éviter les mauvaises surprises.

3/ Moyens de paiement : adaptez-vous au pays

Qu’importe où vous devez voyager, dans l’UE ou dans le reste du monde, il est absolument nécessaire d’avoir une carte de paiement internationale.

Assurez-vous que votre carte corporate fonctionne également à l’international.

Même si les bureaux de change peuvent être monnaie courante dans tous les aéroports, n’hésitez pas à avoir un peu de monnaie dans votre poche dans la devise locale.

Petit plus : Prévoyez une enveloppe avec vous, elle vous sera très utile pour y ranger tous vos justificatifs (hôtels, restaurants, taxi…).

4/ Voyagez en bonne santé

Assurez-vous d’être bien à jour de vos vaccins : que ce soit pour les vaccins obligatoires ou ceux spécifiques au pays dans lequel vous vous rendez. Demandez à votre médecin ou à l’institut de vaccinations, votre carnet de vaccinations international.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter le site de l’Institut Pasteur où vous y trouverez les recommandations générales et les recommandations détaillées par pays.

Si vous voyagez en Europe, vous devez vous munir de la CEAM, la carte européenne d’assurance maladie. Dans le cas d’un voyage dans le reste du monde, vous devez souscrire à une assurance d’assistance maladie et de rapatriement.

Si vous suivez un traitement, n’oubliez pas de prendre avec vous votre ordonnance. Elle vous sera très utile en cas de perte ou d’oubli de votre traitement et vous permettra de justifier la présence de vos médicaments dans vos bagages.

Enfin, n’oubliez pas la petite trousse à pharmacie du voyage : un pansement, une crème ou une brosse à dents peuvent toujours être très utiles.

Notez quelque part le numéro de téléphone de votre assurance, il vous sera indispensable en cas de problème.

5/ Téléphonie, communication et prises électriques : soyez prévenant

Voyage d'affaires : prévoyez un forfait mobile pour l'étranger et un adaptateur de prise.

Prévoyez un forfait mobile pour appeler à l’étranger

Attention, il y a des cas où les factures de téléphone mobile peuvent dépasser plusieurs centaines d’euros pour quelques jours de voyage.

Assurez-vous de désactiver les données à l’étranger, procurez-vous une carte SIM spécifique au pays.

En général, privilégiez les abonnements avec un accès à Internet pour pouvoir communiquer en toute simplicité à l’intérieur comme à l’extérieur du pays dans lequel vous vous trouvez.

N’oubliez pas de vous procurer un adaptateur de prise électrique pour votre téléphone comme pour votre PC portable. Vous évitez ainsi de vous retrouver à cours de batterie en pleine présentation.

6/ Rendez accessibles les documents professionnels représentant votre entreprise

Tout d’abord, n’oubliez pas de vous munir d’un stock suffisant de cartes de visite ! Elles sont indispensables lors de vos déplacements. Vous pouvez utilement les donner à vos interlocuteurs lors de votre présentation, lors d’une réunion ou peut-être même à la personne assise à côté de vous dans le train.

Dans certains pays (comme les Etats-Unis), la carte de visite est absolument indispensable et son absence peut ruiner un contact professionnel.

N’oubliez pas d’en prévoir quelques-unes traduites dans la langue du pays concerné, et quelques-unes en anglais également.

Faites de même pour tous les documents que vous souhaitez décliner lors de votre présentation : flyers, présentation PowerPoint…

Il est recommandé de disposer de vos documents sur deux emplacements différents, en cas de panne de votre ordinateur. Vous pouvez par exemple les envoyer par mail sur une boîte consultable à distance (Gmail). Il vous sera facile d’y accéder par n’importe quel ordinateur.

N’hésitez pas à traduire vos documents au moins en anglais.

7/ Prévoyez votre absence au bureau

Un voyage d’affaires signifie une période d’absence derrière votre bureau.

Pour éviter l’accumulation de mails non lus à votre retour, mettez en place un mail automatique. Dans votre mail, indiquez les dates où vous êtes indisponible ainsi que le numéro de téléphone ou le mail de la personne à contacter.

Planifiez votre absence avec vos collaborateurs

Faîtes une liste des tâches importantes à réaliser et déléguez vos dossiers les plus importants le temps de votre absence.

8/ Prévoyez des vêtements professionnels

Voyage d'affaires : prévoyez des vêtements professionnels de circonstance

Première méthode classique et simple : regardez la météo du pays concerné avant de partir. Vous éviterez ainsi de vous retrouver avec un col roulé par 30 degrés à l’ombre.

Mais ce n’est pas tout, prévoyez des vêtements adéquats en fonction des évènements auxquels vous allez assister. Un gala ne se prépare pas de la même façon qu’une réunion tant dans la présentation que dans la tenue vestimentaire.

9/ N’oubliez pas de vous reposer pendant vos trajets

Déconnectez-vous de votre travail pendant le trajet. En restant trop penché sur votre téléphone ou votre ordinateur, votre esprit ne pourra pas se détendre.

Relâchez les tensions, détendez-vous avec un bon livre, une série ou une petite sieste le temps d’un vol ou d’un train.

Déconnectez-vous quelques heures pour reprendre des forces

10/ Respectez rigoureusement votre checklist ou sollicitez une agence de voyages d’affaire

« Dans le monde, 200 milliards sont investis chaque année dans les voyages d’affaires. »

Pour vous faciliter la tâche, il existe des agences organisatrices de voyages d’affaires.

Elles vous aideront à :

  • vous organiser,
  • définir un budget fixe,
  • vous éviter les pièges liés aux formalités administratives d’entrée dans certains pays.

Les agences de tourisme d’affaires sont habituées à anticiper les différents imprévus.

Les points-clés à retenir :

  • N’oubliez pas vos documents que ce soit votre passeport ou votre présentation.
  • Adaptez-vous en fonction du pays dans lequel vous voyagez : devises, adaptateur électrique, forfait mobile…
  • Prenez soin de votre santé en prenant une assurance internationale ou européenne.
  • Soyez prudent en notant quelque part votre numéro d’assurance pour pouvoir les contacter en cas de besoins.
  • Prévoyez votre absence au bureau en prévenant vos collaborateurs.
  • Respectez votre checklist et détendez-vous sur le trajet.

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