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Clôture comptable et notes de frais : pourquoi Excel vous fait (inutilement) perdre du temps ?

Demandez à votre comptable quelle est la pire période de l’année. Il vous répondra immanquablement : « la clôture » !

Demandez-lui ensuite quels sont les « points noirs » d’une clôture : il ou elle, vous parlera immédiatement des notes de frais, de leur préparation, et de leur traitement sur Excel !

Interrogés sur les problèmes comptables dans leur entreprise, les DAF ou CEO vont dans le même sens.

Les notes de frais représentent en général des dizaines ou des centaines de lignes d’écritures pour des montants unitaires faibles.

Une tâche longue et fastidieuse qui provoque souvent un retard par rapport au planning de clôture prévu.

Ce dont le comptable n’a pas toujours conscience, c’est que de nombreux outils permettent aujourd’hui de gagner du temps au cours des clôtures comptables, et de palier les pertes de productivité liées à l’usage incontrôlé d’Excel.

Plus de retard dans la comptabilisation de vos notes de frais !

Les enjeux de la clôture comptable

En quoi consiste la clôture comptable ?

Il s’agit de l’enregistrement des écritures à la fin d’une période donnée (un mois par exemple) ou à la fin de l’exercice comptable.

Les définitions communément admises stipulent que c’est l’enregistrement de ces écritures qui va vous permettre d’établir les comptes de l’entreprise, de répondre aux obligations de clôture d’un exercice, de faire des analyses financières, ou du contrôle de gestion.

Les clôtures mensuelles vous permettent d’analyser, en comptabilité, et plus régulièrement les évolutions financières de votre entreprise. Elles représentent un atout pour le pilotage de l’entreprise.

En outre la réalisation de clôtures mensuelles fait gagner du temps à la fin de l’année : la clôture annuelle se fait facilement et plus vite !

La clôture comptable revêt donc une importance majeur 

Comment s’effectue la clôture comptable ?

Il s’agit avant tout d’un travail de saisie, puis de contrôle. Vous devez entrer tous les produits et charges de l’entreprise dans votre logiciel de comptabilité générale.

Pour ce qui concerne les notes de frais, la base de saisie est en général constituée de tableaux Excel accompagnés des justificatifs originaux.

Il s’agit d’un travail nécessaire mais très fastidieux... Ceci, d’autant plus, que chaque dépense, même la plus insignifiante, est saisie à la main et doit pouvoir être justifiée par une pièce.

La clôture comptable fait souvent perdre beaucoup de temps à cause de méthodes inadaptées, de préparations incomplètes ou tardives, et de justificatifs manquants.

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Comment gagner en efficacité de manière simple ?

Quelques bons réflexes permettent d’optimiser le temps que vous allouez à votre clôture comptable.

Tout d’abord, réussir votre clôture comptable dans les temps suppose une bonne organisation. La première chose à faire est de définir un planning de clôture et de vous y tenir.

Plusieurs étapes doivent s’articuler harmonieusement :

  1. Collecter les données et les pièces : c’est un prérequis indispensable ! C’est la clé d’une bonne préparation de la saisie, et la clé d’une clôture réussie.

  2. Commencer et finir la saisie : c’est souvent l’étape qui prend le plus de temps, et la plus aléatoire en termes de planification, d’autant plus qu’il n’est pas évident de remettre la main sur certains justificatifs de dépenses cachés au fond d’un tiroir.

  3. Apurer le compte 471 : il s’agit d’un compte transitoire qui contient un certain nombre d’opérations qui n’ont pu être affectées à un compte précis, par manque d’informations. Vous devez donc retraiter et classer ces informations dans les comptes par nature avant la clôture.

  4. Effectuer le rapprochement bancaire : il s’agit de comptabiliser les opérations bancaires effectuées mais qui n’apparaissent pas encore sur le compte bancaire (comme un chèque émis mais non débité à la clôture de l’exercice).

  5. Contrôler : les comptes, les journaux, le grand livre, les balances...

  6. Editer les états comptables : états analytiques, SIG, Compte de Résultat, Bilan...

Ces différentes étapes peuvent prendre du temps. Mais il est assez facile d’anticiper leur durée et donc de vous organiser.

La préparation de la comptabilisation des frais d’entreprise (ou frais professionnels) faite par les salariés s’avère souvent incomplète, et désordonnée : il en résulte pour le comptable un temps de traitement anormalement élevé au regard des sommes engagées, si l’on compare les notes de frais aux autres achats de l’entreprise.

 Comment gagner en productivité de manière simple ?

Quelles autres actions pour gagner en efficacité ?

1. Mobiliser les collaborateurs en amont.

Mettre en place des processus cadrés dans la gestion des notes de frais et des dépenses professionnelles vous permettra de minimiser le risque d’erreur dans le remplissage des notes de frais et réduira le nombre de justificatifs manquants au moment de la clôture.

2. Fournir un modèle de note de frais Excel standard.

Fournir un modèle de note de frais type fera gagner du temps à vos salariés et leur rappellera quelques informations indispensables afin qu’ils remplissent leurs notes de frais rigoureusement. Votre comptable n’aura pas à gérer autant de modèles que de salariés !

De cette manière, vous pourrez estimer avec fiabilité le temps que vous prendra la saisie des données.

Mais, attention, vous devrez toujours saisir un grand nombre de lignes correspondant à des montants faibles :

Une dépense de 10 euros nécessite le même temps de saisie qu’une dépense de 10.000 euros.

Arrivé à ce stade de constatation, vous pouvez aller plus loin et gagner encore en productivité et efficacité en vous tournant vers les nouveaux outils « Fintech » qui permettent d’automatiser la gestion des notes de frais.

Les outils Fintech pour gagner en productivité

Les solutions Fintech permettent d’automatiser la gestion des notes de frais, et permettent d’éviter de passer des heures à effectuer leur saisie à partir d’Excel.

Ces solutions combinent généralement des cartes bancaires d’entreprise (cartes de paiement) avec des logiciels et des algorithmes d’intelligence artificielle.

Les erreurs dans le remplissage de la note de frais et l’oubli de justificatifs ne sont alors plus un enjeu : ils sont automatisés et sécurisés.

De plus, les dépenses d’entreprise sont toutes consolidées et accessibles directement sur votre interface en ligne, prêtes à être exportées vers votre logiciel de comptabilité.

Vous pourrez ainsi exporter directement les dépenses d’entreprise dans votre logiciel comptable et gagner un temps précieux. Chaque justificatif sera conservé en cas de contrôle de l’URSSAF.

Cette exportation réduit également drastiquement le risque d’erreur, puisque qu’il n’y a plus de saisie manuelle.

Vous gagnez du temps et diminuez le risque d’erreur.

Plus de retard, plus de rush, dans les clôtures comptables, qu’elles soient mensuelles ou annuelles. 

Points clés à retenir

  • La clôture comptable est une étape de grande importance,
  • La saisie comptable et le contrôle des notes de frais sont des étapes chronophages dont il est difficile de maîtriser la durée,
  • Mettez en place des processus de gestion des notes de frais clairs pour mobiliser vos collaborateurs en amont,
  • Les outils Fintech permettent de regagner le temps qu’Excel vous fait perdre inutilement.

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