Comment choisir la bonne solution de paiement pour les frais de déplacement professionnels ?

Qui dit déplacement professionnel dit dépenses. Comment arriver à contrôler au mieux ces dépenses tout en gardant une certaine flexibilité ? Comment concilier la souplesse indispensable avec la rigueur et le contrôle dont votre entreprise a besoin ?

Quelles sont les différentes possibilités ?

  • Laisser les salariés réaliser les dépenses eux-mêmes. Ceci passe par la mise en place d’un système de remboursement des dépenses clair et rigoureux ou d’un système d’avances de frais.
  • Effectuer les principales dépenses (achats de billets de train , réservations d’hôtel...) avant le départ des collaborateurs.
  • Confier aux collaborateurs des cartes d’entreprise pour leurs permettre d’effectuer leurs dépenses professionnelles sans devoir avancer d’argent.

Laisser les collaborateurs réaliser leurs dépenses eux-mêmes.

Dans ce cas de figure, vous laissez les collaborateurs réaliser les dépenses et vous les remboursez à la fin du mois, sous réserve qu’ils disposent des justificatifs et factures nécessaires et que ses dépenses soient justifiées.

Cela nécessite une bonne organisation pour répondre à deux exigences fortes : un contrôle strict des dépenses, un remboursement rapide des collaborateurs.

Durant leurs déplacements professionnels, les collaborateurs doivent connaître les règles applicables.

Etablissez des règles claires pour le remboursement des dépenses.

Les collaborateurs effectuant des voyages d’affaires doivent connaitre les règles afin qu’ils puissent les respecter de manière simple sans ambiguïté possible.

Tous les sujets doivent être abordés et explicités : De quelle manière s’effectue le processus de remboursement ? Dans quels cas peut-on obtenir une avance de frais ? Quel est le budget maximum autorisé pour un repas ?

Autant de questions qu’il faut régler en amont, sous peine de mettre vos collaborateurs en difficulté.

Durant leurs déplacements, les collaborateurs doivent connaître les règles applicables. Ainsi, ils n’auront pas besoin d’interroger leur responsable, un gain de temps et d’efficacité appréciable.

Formaliser les différentes situations qui entrainent des frais au cours des déplacements professionnels constitue, il est vrai, un investissement en temps.

Ceci permettra cependant aux collaborateurs de partir l’esprit tranquille et évitera des situations litigieuses qui, finalement, peuvent faire perdre du temps.

 Télécharger le modèle de note de frais Excel Mooncard

Rigueur et efficacité dans le processus de remboursement.

Une fois définis les critères d’acceptation des dépenses, en termes de natures, de montants ou de type d’utilisation (week-end prolongé, soirée tardive…), il faut mettre en place un processus de remboursement rigoureux et rapide.

L’application des règles doit être faite de manière à la fois intransigeante et transparente et surtout d’une façon exactement identique pour tous les collaborateurs qui effectuent des voyages professionnels.

L’intransigeance est requise, car les dépenses remboursées par l’entreprise doivent être justifiées et votre comptabilité totalement irréprochable. Vous devez exiger une extrême rigueur de la part de vos employés, aucun justificatif ne doit être oublié.

La transparence est requise, car les règles de fonctionnement doivent être parfaitement claires.

Les collaborateurs sont toujours extrêmement pointilleux sur leurs remboursements et remettent en cause de manière de manière quasi systématique les refus. Ces refus peuvent ainsi entrainer des explications et parfois des litiges.

Par contre, si toutes les informations sur les règles à suivre pour être remboursé ont été communiquées aux collaborateurs et que ces règles n’ont pas été respectées, les collaborateurs ne pourront s’en prendre qu’à eux-mêmes.

De cette façon, vous inciterez les collaborateurs à devenir de plus en plus rigoureux.

Vous devez également faire en sorte que le processus de remboursement soit le plus simple et le plus rapide possible. Vos collaborateurs ne vont pas apprécier de passer de longues heures à remplir leurs notes de frais et de devoir ensuite attendre plusieurs semaines avant d’être remboursés.

Aidez vos collaborateurs en leur fournissant un modèle de note de frais simple à remplir pour minimiser le temps passé à remplir les notes de frais et faites en sorte que les remboursements arrivent rapidement.

 

Effectuez les dépenses les plus importantes avant que l'un de vos collaborateurs ne parte en déplacement.

Effectuez les dépenses les plus importantes avant le départ des collaborateurs.

Une autre solution consiste à effectuer les achats avec la carte de l’entreprise avant que les collaborateurs ne partent en déplacement. Réservation et paiement des billets de train, des nuits à l’hôtel…

Cela vous permettra de profiter d’un contrôle total sur ce qui constitue le plus souvent le plus gros poste de dépenses d’un voyage d’affaire. Et vos collaborateurs n’auront pas besoin d’effectuer une avance de fonds importante.

Cette méthode présente l’inconvénient de prendre du temps en obligeant les collaborateurs à faire une demande préalable, de plus elle laisse assez peu de liberté aux collaborateurs qui restent les premiers concernés par le voyage d’affaires qu’ils effectuent.

Même dans cette configuration, les collaborateurs devront toujours avancer une partie des frais et vous n’aurez pas un parfait contrôle des dépenses.

Cette solution présente donc des insuffisances, elle est lourde à mettre en œuvre et ne résout qu’une partie des objectifs fixés. 

Un meilleur contrôle des dépenses grâce aux cartes d'entreprise.

Les cartes d’entreprise, le compromis idéal pour les frais de déplacement ?

Entre flexibilité et contrôle, il n’y a pas forcément de choix à faire, les deux critères peuvent être conciliés.

Comme nous l’avons expliqué dans notre article Carte Bancaire d'Entreprise, le fait d’équiper ses collaborateurs avec des cartes d’entreprise ne signifie pas perdre le contrôle des dépenses.

L’utilisation de cartes d’entreprise permet également de profiter d’une visibilité en temps réel sur les dépenses et donc de mettre en évidence immédiatement des écarts ou des anomalies, ce qui n’est pas le cas si les collaborateurs avancent les frais eux-mêmes.

Le pointage entre le montant effectivement payé avec la carte de paiement et le montant qui figure sur le justificatif garantit l’exactitude de la dépense.

Les cartes d’entreprise de nouvelle génération permettent le plus souvent de fixer des plafonds de dépense. D’un simple clic il est facile d’activer ou de désactiver chaque carte et de définir des modalités de fonctionnement qui apportent une sécurité parfaite.

Il est même possible de n’autoriser que certains types de dépenses, vous garantissant que votre collaborateur utilise sa carte à bon escient.

Enfin, la mise en œuvre de cartes d’entreprise rend plus facile le lien avec un logiciel de comptabilité.

Le temps de traitement des notes de frais et de saisie comptable se trouvera réduit, ce qui sera très apprécié aussi bien par les collaborateurs qui effectuent de nombreux déplacements professionnels que par votre service comptable. 

Points clef à retenir :

  • Le remboursement des collaborateurs nécessite la mise en place d’un processus bien huilé à la fois pour le contrôle des dépenses et pour le remboursement effectif des frais,
  • Effectuer les grosses dépenses avant le départ du collaborateur nécessite du temps et laisse peu de flexibilité au collaborateur.
  • Les cartes d’entreprise de nouvelle génération permettent de concilier la flexibilité et la sécurité. Elles permettent un gain de temps très appréciable aussi bien au niveau des collaborateurs en déplacement que des services comptables.

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