Ces processus administratifs qui font perdre du temps à votre entreprise

Nombreuses sont les situations où vous avez l’impression, parfois justifiée, de
perdre du temps inutilement au travail. Processus administratifs longs et
répétitifs, attente de documents qui bloquent votre avancée sur les dossiers,
réunions longues et peu productives, gestion des notes de frais, la liste est
longue.

Comment optimiser ces tâches chronophages mais nécessaires ?

Mettez fin à la "réunionite"

16.

C'est le nombre d'années qu'un manager passe en réunions. 

Sur 1000 heures de réunion par an, 372 sont inutiles. Les réunions trop longues vous font perdre plus d’une heure de votre temps chaque jour.

Comment optimiser ton temps face aux tâches chronophages.

Bien entendu, les réunions sont essentielles, mais est-ce vraiment nécessaire d’y passer autant de temps ?

Optimiser le temps passé en réunion est essentiel.

Pour cela, cinq conseils simples.

  • Arrivez à l’heure aux réunions, près de 80 % des réunions commencent en retard, c’est à chaque fois plus de 10 Minutes de perdues ! Commencez par vous appliquer cette bonne résolution à vous-même, puis incitez les autres à en faire autant.
  • Réduisez le nombre de réunions, elles seront d’autant mieux préparées.
  • Restez debout pour les réunions courtes, les participants auront moins tendance à la faire durer inutilement et à rêvasser.
  • Fixez un ordre du jour précis, et ne vous en éloignez pas. Cela vous permettra de conduire votre réunion vers l’objectif que vous vous êtes assignés, à savoir la prise de décision
  • Finissez la réunion à l’heure. 
Appliquez ces quelques règles et le temps perdu en réunion diminuera drastiquement. Autant de temps gagné que vous pouvez employer à d’autres tâches.

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Gérez votre boîte mail efficacement (et Slack également)

Votre boîte mail peut entrainer une perte d’efficacité au travail si elle est mal gérée. Elle déborde en permanence, vous ne pouvez pas vous empêcher d’aller la consulter toutes les deux minutes…

C’est la même chose avec Slack : si vous vous interrompez à chaque notification, votre productivité en prend un coup.

En moyenne, on répond à 110 mails par jour au travail, ce qui mobilise 25% de votre temps de travail. 

Quelques réflexes simples permettent gagner en productivité en gérant mieux votre boîte mail.

Appliquez des filtres : classez vos contacts mail dans différents dossiers. Ne gardez que les messages urgents dans votre boîte principale. Classez les autres dans différents dossiers, il vous sera plus facile de les retrouver et vous les traiterez plus efficacement.

  • Arrivez à l’heure 
  • Organisez votre temps: traitez vos emails par lots de 10, puis passez à autre chose. Pas besoin de répondre immédiatement. Ne laissez pas les mails interrompre un dossier en cours, finissez votre tâche avant de consulter votre boîte mails ou d’ouvrir Slack.  
  • Identifiez les mails auxquels vous pouvez répondre en 5mn et les autres. Répondez immédiatement aux premiers, intégrez les autres à votre liste de tâches pour la journée.
  • N’envoyez pas de mails inutiles : interrogez-vous sur le motif de votre mail. Est-il bien nécessaire ? Inutile de surcharger la boîte mail de vos collègues. Evitez également de répondre à tous systématiquement, faites-le seulement quand cela est nécessaire. 

Une bonne gestion de votre boîte mail accroitra votre efficacité et vous permettra de gagner en productivité.

Automatisez la gestion de vos notes de frais.

La gestion des notes de frais est une activité redondante, chronophage, qui génère peu de valeur ajoutée.

La gestion des notes de frais fait perdre en moyenne deux heures par mois à chaque collaborateur.

Entre la course aux justificatifs, la saisie manuelle sur Excel, la vérification par le comptable, la gestion des notes de frais est très lourde. Elle est aussi source de stress entre la direction financière et la direction commerciale.

Encore une fois, il est possible d’être plus productif grâce à quelques principes simples.

  • Etablissez un modèle de note de frais, cela limitera les erreurs à la saisie.
  • Automatisez autant que possible le processus : donnez des règles claires à vos salariés, définissez un responsable, fixez précisément les délais de traitement des demandes et de remboursement.
  • Misez sur les bons outils Web : les notes de frais se digitalisent, de nombreux outils numériques permettent de faciliter le remplissage pour les salariés, les ressaisies pour le DAF. Ces outils permettent de réduire de 79% le temps passé sur la saisie.
  • Tentez les cartes d’entreprise : elles ont connu une grande évolution au cours des dernières années. Certaines de ces cartes de dépenses professionnelles sont sécurisées et reliées à des plateformes informatiques qui vous permettent de visualiser les dépenses et de les contrôler et d’intégrer directement les données dans votre logiciel comptable.

Une bonne gestion des notes de frais permet de gagner en productivité, et aussi d’avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses d’entreprise.

Ayez une communication claire pour diminuer les allers-retours inutiles.  

Que ce soit dans un processus de validation par la hiérarchie ou dans une relation avec un prestataire externe, les délais de validation ou d’exécution d’une demande peuvent être bloquants. De manière générale, si une information fournie est manquante ou n’est pas claire vous devrez la demander et vous perdrez du temps.

Ainsi, impossible d’avancer sur un dossier tant que la validation n’a pas été reçue.

Quelques bonnes pratiques simples permettent d’éviter les pertes de temps et de gagner en productivité.

  • Envoyez des consignes claires et détaillées à votre prestataire. Mieux vaut planifier en amont son action et lui communiquer un cahier des charges précis plutôt que de le laisser dans le flou. Vous recevrez un rendu proche de vos attentes, et gagnerez ainsi du temps à la fin après en avoir perdu un peu au début.
  • Limitez le nombre de validations nécessaires. Identifiez les tâches mineures à faible valeur ajoutée, et assurez-vous que leur validation puisse être effectuée rapidement, en nommant un responsable unique par exemple.
  • Donnez plus de marge à vos équipes: ne pas valider systématiquement tous les documents et supports de vos équipes leur fera gagner en autonomie et accroitra leur motivation.

Les 2/3 des salariés français trouvent que le reporting prend trop de temps. Rien d’étonnant, quand on sait que les managers français y consacrent 40% de leur temps en moyenne.  

Il est difficile de réduire ce temps, en revanche on peut l’employer utilement pour gagner en productivité.

  • Faites du reporting qui vous est utile à vous et pas uniquement à votre hiérarchie. Proposez à votre chef de modifier ou compléter quelques indicateurs, profitez-en pour détailler les tâches effectuées et les objectifs atteints. Vous gagnerez ensuite du temps lorsque vous devrez écrire vos rapports !
  • Sollicitez vos équipes en amont, afin d’éviter d’être bloqué faute d’informations essentielles. Collectez les données dont vous avez besoin au fur et à mesure, pas uniquement au dernier moment. 
  • Discutez avec votre N+1 de la fréquence et de la date de livraison de vos rapports, surtout s’il a tendance à vous les demander au dernier moment. Avoir une date précise dans la semaine vous permettra de vous organiser et de gagner en efficacité.

Points clef à retenir :

  • Optimisez le temps passé en réunion, c’est un premier moyen simple de gagner en productivité.
  • Gérez efficacement votre boîte mail. Vous vous dégagerez du temps, gagnerez en concentration et serez plus productifs. 
  • Automatisez au maximum la gestion de vos notes de frais. La mise en place de process simples permettra à la direction financière comme aux commerciaux et collaborateurs de gagner du temps.
  • Donnez des consignes claires et limitez le nombre de validations nécessaires.
  • Tirez profit du reporting. Planifiez-le pour y passer le moins de temps possible et utilisez-le dans votre intérêt, pas juste pour votre supérieur.

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