CEO : Quand faut-il externaliser sa comptabilité ?

Tenir sa comptabilité soi-même ou externaliser sa gestion comptable ?

Nombreuses sont les TPE qui préfèrent gérer leur comptabilité en interne, ce qui pourtant représente beaucoup de travail et de responsabilités pour le CEO.

En général, les dirigeants sont réticents à l’idée de faire appel à un expert-comptable en estimant que le coût supporté par l’entreprise serait trop élevé, pourtant les études montrent que l’externalisation de la comptabilité coûte généralement moins chère qu’une comptabilité gérée en interne.

Rappelons que sur le plan légal, le dirigeant est entièrement libre de son choix, il peut comme il le souhaite gérer sa comptabilité en interne ou avoir recours à un expert-comptable.

Attention ! Un suivi comptable, qu’il soit interne ou externe, nécessite un investissement en temps et quelques compétences spécifiques dans ce domaine.

1/ Les avantages de la comptabilité tenue en interne

Comptabilité tenue en interne de votre entreprise : quels avantages ?

Une équipe comptable adaptée à vos besoins

En gérant votre comptabilité en interne, vous profitez d’un service comptable qui répond immédiatement à vos demandes et vous permettra ainsi de gagner du temps. Cette équipe s’adapte au sein de votre entreprise à votre activité, à vos exigences et aux particularités de votre secteur d’activité.

Une meilleure communication au sein de l’équipe

La communication entre les services administratifs et les autres services est simplifiée.

De la sorte, vous obtenez un meilleur suivi :

  • budgets prévisionnels,
  • indicateurs d’activité,
  • tableaux de bords,
  • etc.

Respect de la confidentialité et contrôle de la situation

Le cœur de l’entreprise repose sur la gestion de la comptabilité qui elle-même repose sur vos documents les plus importants tels que les contrats, les brevets techniques, les données fournisseurs, les prix d’achat, les prix de vente, les études de marge, qui sont souvent mieux gérés en interne.

Les factures fournisseurs sont contrôlées et suivies en temps réel, les écarts sont immédiatement mis en évidence pour prendre les actions appropriées.

« Rappelons toutefois que la gestion en interne nécessite un contrôle régulier, il est donc impératif de savoir animer un service comptable et administratif. »

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2/ Quand et pourquoi faut-il externaliser sa comptabilité ?

Généralement, les entreprises procèdent en deux phases.

  • En phase de création, elles externalisent leur comptabilité afin de pouvoir se concentrer sur le développement de l’entreprise.
  • La comptabilité est souvent réintégrée par la suite en phase de développement.

Mais gérer soi-même sa comptabilité peut être une source de pertes dès lors que vous passez plus de temps à tenter de gérer au mieux votre comptabilité et moins de temps au développement de votre société.

Dans ce cas il est impératif d’envisager l’externalisation de la comptabilité.

Deux missions peuvent être traitées en externe :

La gestion comptable de l’entreprise

Elle recouvre la tenue de la comptabilité généraleElle assure :

  • le traitement des documents liés à l’activité commerciale,
  • la comptabilité fournisseurs et clients,
  • les déclarations fiscales telles que la TVA ou la taxe professionnelle,
  • les situations périodiques et la liasse fiscale annuelle.

La gestion sociale de l’entreprise

Elle gère :

  • les systèmes de paie,
  • le calcul et l’édition des bulletins de paie
  • et les diverses déclarations de l’entreprise telles que la fourniture des fichiers d’écritures comptables.

Attention : La comptabilité de l’entreprise ne peut être gérée que par l’entreprise elle-même et par un cabinet d’expertise comptable. Il est illégal de faire simplement appel à une connaissance pour gérer votre comptabilité.

3/ Les avantages de tenir sa comptabilité en externe

Comptabilité tenue en externe : quand avoir recours aux services d'un expert-comptable ?

Coûts, temps, productivité …

Gagner du temps

Comme mentionné précédemment, en externalisant votre comptabilité vous vous déchargez de travaux de saisie, de suivi et de contrôle et vous gagnez du temps. Vous pouvez vous consacrer au développement de votre société.

Eviter les erreurs comptables

Parfois une « simple » erreur comptable peut coûter cher à votre entreprise. En optant pour un expert-comptable, vous profitez de son expertise et de ses connaissances juridiques et fiscales.

De plus, quand des évolutions fiscales ou sociales apparaissent, l’expert-comptable en est informé, il en perçoit la portée et prend les mesures adaptées.

Profiter d’une analyse approfondie et d’un suivi strict et minutieux

Les experts-comptables interagissent régulièrement avec leurs clients pour les aider à tenir leurs échéances comptables et fiscales dans les temps.

De plus, ils tiennent des rapports périodiques, des documents de synthèse, des bilans, et respectent les délais pour l’écriture des rapports périodiques.

« En cas d’erreurs ou de retards de déclarations, l’expert-comptable est tenu pour responsable. Une garantie importante pour votre entreprise. »

Augmenter la productivité de votre entreprise

La comptabilité n’est pas la seule mission d’un cabinet d’expertise comptable, certains d’entre eux s’occupent également de la gestion, de l’organisation, ou des questions fiscales et juridiques de l’entreprise.

Ainsi, ils peuvent intervenir lors de décisions stratégiques qui ont un lien avec le management ou la gestion du personnel par exemple.

4/ Le numérique et les Fintech, une révolution pour les chefs d’entreprise

Grâce aux nouvelles start-up concentrées autour du monde de la Fintech, de nouvelles solutions voient le jour. Elles visent, le plus souvent, à simplifier et automatiser la gestion comptable interne.

« Le numérique permet de faire évoluer et de moderniser les processus administratifs. »

Il existe de nos jours des logiciels de tenue comptable en ligne. Ces derniers sont là pour vous aider à gérer votre comptabilité en interne ou à compléter vos services de comptabilité externe tout en gardant un suivi personnalisé. Ces logiciels vous permettent également de gérer la trésorerie au plus près.

On y retrouve également des outils de gestion pour suivre l’activité de l’entreprise grâce à des rapports analytiques ou des tableaux de bord affichant les différents soldes de gestion…

Les points clés à retenir :

  • Si vous avez des compétences dans le domaine comptable vous pouvez opter pour une gestion internalisée qui vous permet de garder le contrôle et de vous appuyer sur une équipe interne,
  • Vous pouvez externaliser votre comptabilité à tout moment, si vos besoins ou votre organisation changent.
  • En externalisant votre comptabilité, vous évitez le risque d’erreurs comptables et d’oubli d’échéances fiscales ou sociales, vous vous libérez de tâches peu productives,
  • Modernisez la gestion de votre comptabilité en optant pour une solution numérique qui automatise un grand nombre de tâches.

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