CEO, ne vous laissez pas dépasser par votre comptabilité

Pourquoi est-il important d’avoir des connaissances comptables ?

Comprendre c’est défendre

Grâce à vos connaissances comptables vous pouvez vous assurer de la fiabilité de vos données de gestion et du bon déroulement des processus comptables (situation périodique, provisions, imputation…).

Faire la différence entre comptabilité générale et analytique

• La comptabilité générale

La comptabilité générale se présente comme un outil d’informations obligatoire d’un point de vue juridique. Elle permet de déterminer les résultats financiers de l’entreprise. C’est un langage commun pour les investisseurs, les banques et les dirigeants d’entreprise intéressés par la situation financière de la société.

• La comptabilité analytique

La comptabilité analytique ne présente aucune contrainte obligatoire mais reste un outil d’analyse indispensable. Elle classe les flux financiers en fonction de leurs imputations de gestion (départements, affaires, types d’activité…) et donne une vision de gestionnaire pour analyser la valeur ajoutée.

Les normes comptables sont définies de manière légales et obligatoires.

Comment bien gérer la comptabilité de son entreprise ?

Meilleure maîtrise des chiffres clés = Meilleur reporting de l’entreprise

• La comptabilité sur Internet

Le logiciel comptable n’est pas installé sur chaque ordinateur, il est hébergé sur des serveurs gérés par l’éditeur. Les données comptables du logiciel sont également hébergées à distance.

Grâce à leur hébergement centralisé, ces solutions en Saas permettent aux experts d'accéder directement aux données des utilisateurs et donc d’apporter un meilleur service plus personnalisé.

Dans tous les cas, portez une attention particulière à votre paramétrage initial (plan comptable, code analytique). Il sera difficile de le changer une fois que les écritures auront été enregistrées.

2/ Classez rigoureusement vos documents

Définissez un ordre de classement, chronologique ou alphabétique, en fonction des types de documents comptables à classer :

• aux clients,
• aux fournisseurs,
• au personnel,
• à l’administration fiscale,
• à la banque
• et à la caisse.

Vous pouvez décider d’un ordre spécifique selon la famille des documents. Une fois l’ordre défini ne changez plus d’avis !

Classez les documents dès leur arrivée dans l’entreprise : une facture fournisseur ou un relevé de banque mis de côté risquent fort d’être oubliés ! Il est plus rapide et plus efficace de les classer immédiatement.

Les originaux des documents doivent être classés et ne pas circuler dans l’entreprise. Le circuit d’approbation est réalisé à partir des copies. Toutes les factures comptabilisées doivent être tamponnées avec la mention des comptes concernés.4

3/ Automatisez votre comptabilité

Une fois votre logiciel choisi, son paramétrage vous permettra d’automatiser un grand nombre de tâches, un simple code suffira à enregistrer une écriture fournisseur.

Dans de nombreux cas le logiciel comptable permet d’intégrer les mouvements bancaires pour une vision complète de la société.

Le rapprochement bancaire doit se faire tous les mois, c’est le seul moyen de s’assurer qu’aucune facture fournisseur n’a été oubliée et que votre comptabilité est exacte.

Le module d’automatisation vous fera ainsi gagner du temps :

• Simplification de la saisie
• Récupération des données bancaires
• Exportation régulière des données

4/ Etablissez un plan comptable et tenez à jour votre comptabilité

• Le plan comptable

Pour le développement de votre entreprise, votre plan comptable doit être adapté à votre activité et à votre entreprise.

Deux exemples, si vous avez de nombreux clients il est préférable d’utiliser des comptes auxiliaires, les charges doivent être détaillées en fonction du montant et de la nature de chaque dépense que vous allez réaliser.

• Contrôlez régulièrement votre comptabilité

Chaque mois, une fois toutes les écritures comptables passées, éditez les journaux comptables, le grand livre et la balance. Vous devez consacrer quelques dizaines de minutes à vérifier les comptes.

• Il est par exemple indispensable de pointer les comptes de charges réguliers (EDF, loyer, téléphone, ...) et de s’assurer qu’ils ont bien été comptabilisés.
• Il est également important de s’assurer que toutes les charges diverses ont été comptabilisées.
• Vous pouvez également vérifier les notes de frais en comptabilité. Certaines d’entre elles ont peut-être été oubliées, d’autres au contraire, montrent un dépassement sur lequel vous devez intervenir.

• Comment tenir sa comptabilité à jour ?

Pour que votre comptabilité soit bien à jour, vous devez mettre en place une procédure de saisie et de mise à jour rigoureuses.

• Les factures fournisseurs avant le 10 du mois suivant
• Les factures de ventes immédiatement
• Le rapprochement avant le 10 du mois suivant
• La paye et les charges sociales immédiatement

5/ Ne négligez pas la clôture de l’exercice comptable

La clôture de l’exercice comptable permet d’avoir une vision très précise de la situation de l’entreprise en prenant en compte des éléments spécifiques :

• Rapprochement bancaire
• Inventaire physique
• Provision clients douteux
• Amortissement (immobilisations corporelles et incorporelles)
• Provisions congés payés
• Dépréciation d’actifs

Tous les soldes de la comptabilité doivent être contrôlés : comptes de banque, de produits, de charges, de clients, fournisseurs, stocks, immobilisations, etc.

Ce contrôle sera plus facile si vous avez défini un point de vérification régulier ; mensuel ou trimestriel en fonction des risques éventuels de variations.

Nous recommandons un contrôle des soldes de comptes tous les 6 mois.

La clôture de l’exercice est obligatoirement faite par votre expert-comptable. De plus, il va jouer pour vous un rôle de conseil très précieux en évaluant l’importance des différents sujets et en vous proposant les solutions appropriées (exemples : politique d'amortissement, immo incorporelles, dépréciation de clients, résultat fiscal…).

La clôture sera terminée lorsque l’ensemble des documents comptables auront été imprimés, y compris la liasse fiscale.

Quand et pourquoi confier sa comptabilité à un expert-comptable ?

Connaître les bases en comptabilité constitue un atout indéniable pour disposer d’une vision claire des performances de votre entreprise.

Toutefois, il est recommandé de faire appel aux services d’un expert-comptable qui définira avec vous l’étendue de sa mission.

Deux organisations sont possibles :

• La saisie comptable en interne, cette option vous fait gagner du temps et vous donne un accès immédiat à vos comptes, les écritures sont transmises au cabinet comptable tous les mois.
• La saisie comptable par votre cabinet, vous êtes alors déchargé de tout travail comptable mais vous dépendez de votre comptable pour la disponibilité des informations.

Votre expert-comptable jouera un rôle dès la mise en place de votre outil. Il vous aidera à établir votre plan comptable et s’assurera à vos côtés de la bonne tenue de votre comptabilité.

Gagner du temps en automatisant l'écriture de vos notes de frais avec Mooncard

Mooncard est une solution de gestion de note de frais, elle vous permet d'automatiser l'écriture de celles-ci. Généralement, la gestion des notes de frais est chronophage : l'employé doit avancer les notes de frais, garder son justificatif et les comptabiliser dans un fichier exel de manière à ce que le comptable puisse resaisir ces dépenses sur son logiciel comptable.

Avec Mooncard, vos employés disposent d'une carte de paiement relié à une application de gestion qui leur permet de payer directement les frais d'entreprise, les employés n'ont donc plus à avancer d'argent puisque c'est le manager qui contrôle les autorisations de chaque porteur de carte (plafond, typologie de dépense, jour où la carte peut être utilisée etc). Une fois le paiement effectué, le porteur de carte doit prendre en photo le justificatif de paiement et le relier à sa dépense sur le logiciel de gestion. Et c'est là où la solution Mooncard trouve sa force : le comptable n'a pas besoin de reprendre les dépenses de chaque collaborateur puisqu'il peut générer automatiquement les écritures comptable.

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