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Les avantages de la note de frais dématérialisée

Les notes de frais papiers constituent un véritable casse-tête pour toutes les entreprises. Découvrez tous les avantages réels de la dématérialisation de vos notes de fais !

Les désavantages de la note de frais papier

Chaque reçu se présente de manière très différente, en taille, en couleur et en organisation des informations !

La note de frais physique représente un coût majeur pour les entreprises

Quel est le coût d’une note de frais pour votre entreprise ?

D’après plusieurs études, le traitement d’une seule note de frais revient à plus de 50€ si on prend en compte le temps passé :

  • à saisir
  • à transmettre les documents entre les différents services
  • à contrôler
  • et ensuite à échanger sur les erreurs et oublis éventuels.

Au-delà de l’argent, vos collaborateurs peuvent perdre un temps précieux à remplir leurs notes de frais, qu’ils pourraient consacrer à des tâches plus productives pour l’entreprise.

On peut y ajouter le temps passé par le service comptable, qui doit conserver les justificatifs de chaque note de frais des collaborateurs, ce qui prend du temps et nécessite une place physique pas forcément facile à trouver.

Depuis le 22 mars 2017, la loi a codifié la dématérialisation des notes de frais et permet sous certaines conditions de conserver les justificatifs en version numérique.

Dans ce contexte législatif en pleine évolution et grâce aux avancées technologiques rapides, vous pourrez dire au revoir aux notes de frais sur Excel.

Une note de frais sur 5 comporte des erreurs !

Les erreurs humaines sont récurrentes sur les notes de frais.

Les erreurs humaines sont nombreuses et imprévisibles :

  • Fautes de frappes sur Excel
  • Erreurs dans la codification de la dépense
  • Oublis de la TVA récupérable
  • Justificatifs de notes de frais perdus ou oubliés

Dans ces conditions, rien d’étonnant à ce qu’une note de frais sur 5 comporte une ou plusieurs erreurs.

Il faudra ensuite corriger la ou les erreurs, en contactant le collaborateur concerné pour rectifier la faute retrouvée sur la note de frais du collaborateur.

Mais c’est une source de conflit potentiel dans l’entreprise car les collaborateurs ne partagent pas les mêmes contraintes. L’ingénieur commercial ne comprend pas pourquoi on l’embête pour des oublis ou erreurs qu’il considère souvent comme insignifiants.

Autant dire que le temps et l’argent perdu constitue une préoccupation réelle pour toutes les entreprises.

Ajoutons qu’une fois les notes de frais approuvées, le remboursement des notes de frais peut nécessiter en moyenne 30 jours d’attente, ce qui semble très long aux collaborateurs qui avancent eux-mêmes leurs frais professionnels.

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 Les avantages de la digitalisation des notes de frais

Depuis leurs paiements par les collaborateurs, jusqu’à leur archivage après comptabilisation et remboursement, ces papiers circulent avec des risques d’oublis et d’altérations et il n’existe pas de moyen de les classer pour les identifier rapidement !

Le gain de temps

On estime que 65 % des entreprises gèrent leurs notes de frais avec un support papier et des tableaux Excel remplis à la main.

En 2018, à l’heure de l’internet, du e-commerce, de la robotisation croissante, cette situation est difficilement acceptable.

La numérisation des documents associée à l’automatisation des services et des procédures, a justement pour objectif de rendre la gestion des notes de frais beaucoup plus performante.

La digitalisation des notes de frais va apporter des avantages considérables en termes de gain de temps.

La numérisation immédiate des reçus permet de les échanger facilement entre les différents départements, de disposer d’un accès commun simple et rapide aux reçus et notes de frais.

Grâce aux notes de frais dématérialisées, les collaborateurs réduisent de 79 % le temps de saisi par mois.

Chaque collaborateur qui effectue des dépenses va gagner plus de 3 heures de travail par mois, un temps précieux qui sera utilement consacré à d’autres tâches.

Certaines assistantes administratives ou comptables vont gagner plus de 3 jours par mois !

Les collaborateurs pourront également être remboursés plus rapidement.

Moins d’attente se convertit en moins de stress ! Tout cela libère l’énergie des collaborateurs pour un travail plus efficace.

Le gain financier : des milliers d’euros économisés !

Comme on l’a vu, la gestion des notes de frais papier représente un coût très important, en termes de saisie, manipulation, classement, archivage.

La dématérialisation va entrainer une baisse de 63 % du coût de traitement des notes de frais.

Le collaborateur est guidé dans la saisie des informations, ce qui évite les oublis et les risques d’erreurs.

Les informations sont immédiatement transmises entre les départements, ce qui fait gagner un temps considérable.

Quelques exemples :

  • Une assistante qui consacrait trois jours par mois à collecter et saisir les notes de frais, n’y consacre plus que quelques heures. Elle a gagné 20 heures de travail qui converties en euros (sur la base de 35 € de l’heure) donne une économie de plus de 800 euros de gagnés chaque mois !
  • Ajoutons-y le temps gagné pour les différents collaborateurs concernés (commerciaux, techniciens, consultants…) et le gain total peut facilement être multiplié par trois, on parvient alors à 2 400 euros de gain mensuel, soit plus de 28 000 euros par an !

Pas besoin de faire un dessin, foncez !

Foncez vers une dématérialisation de vos notes de frais !

Les moyens à mettre en œuvre pour une dématérialisation efficace des notes de frais

Il y a plusieurs solutions pour se rapprocher d’une dématérialisation totale des notes de frais :

  • Des logiciels de gestions de notes de frais
  • Des cartes de paiements d’entreprises associées à une solution logicielle

Mettre en œuvre des outils efficaces

Les logiciels bien conçus proposent des paramétrages et des contrôles qui réduisent considérablement le risque d’erreur.

Les natures de dépense, les taux et natures de TVA, les codes affaires… tout est déjà en place pour faciliter le travail quotidien des collaborateurs.

Il existe également des applications qui permettent de prendre en photo les justificatifs, de les intégrer à chaque dépense et de les mettre à jour automatiquement dans votre logiciel de gestion de notes de frais.

En cas de contrôle, il est aisé de produire les documents demandés.

En cas d'erreur ou de mauvaise manipulation, trouver la faille puis la corriger est chose facile ; le logiciel est en mesure de détecter et de mettre en évidence les anomalies.

La carte de paiement corporate

Il existe maintenant des solutions qui vont permettre d’automatiser entièrement le circuit des notes de frais depuis le paiement, le justificatif, le contrôle et jusqu’à la comptabilisation.

De plus les collaborateurs n’auront plus besoin d’avancer leurs frais professionnels, le contrôle sera également renforcé par une visibilité immédiate sur les dépenses effectuées.

Pour parvenir à cette intégration complète, la solution la plus efficace consiste à fournir, des cartes de paiement d’entreprises (corporate), aux collaborateurs qui ont des frais de déplacement ou sont amenés à effectuer de dépenses professionnelles.

Ces cartes corporates sont des cartes de dépenses d’entreprises sécurisées, affectées à des notes de frais ou des dépenses professionnelles.

Elles sont intégrées à des solutions complètes en Saas (sur le cloud) et permettent une gestion et un contrôle efficaces et rapides des dépenses.

Ainsi grâce aux cartes d'entreprises vous profitez de nombreux avantages :

  • Activation ou désactivation des cartes instantanément
  • Gestion des règles de fonctionnement personnalisées
  • Visualisation des dépenses de l’entreprise en temps réel
  • Comptabilisation automatique

Via des exports sur des logiciels comptables, ces solutions vont couvrir l’ensemble du processus, c’est à dire du paiement par carte jusqu’à la comptabilisation.

Tous les collaborateurs profitent ainsi des solutions digitales pour se concentrer sur des missions plus productives, moins administratives et au total qui apportent une valeur-ajoutée plus importante.

Dans ces conditions, un chiffre qui ne vous étonnera pas : 83% !

C’est le pourcentage de salariés interrogés qui sont favorables à la mise en place d’une solution de gestion automatisée au sein de leur entreprise.

Points clés à retenir :

  • Profitez des évolutions en cours de la législation et réfléchissez dès maintenant à la meilleure solution pour la numérisation de vos reçus.
  • Des outils spécialisés existent : logiciels de gestion des notes de frais, carte d’entreprises. En profitant d’une solution qui intègre les deux, la gestion complète de vos dépenses sera simple et efficace.
  • Passez au numérique, vous allez réduire les coûts de traitement des notes de frais de 63 % !
  • Dématérialisez vos justificatifs de notes de frais : toute votre administration sera rendue plus fluide et plus efficace !

 

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