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Avances de frais : avantages et inconvénients

Un salarié est rarement heureux d’avancer des frais pour son entreprise, même s’ils lui seront remboursés. Pourquoi ? Parce que le remboursement se fait parfois attendre. Dès lors, pourquoi ne pas réaliser des avances de frais ?

  1. Avantages de l’avance de frais
  2. Inconvénients de l’avance de frais
  3. Comment sortir du dilemme « Avantages vs Inconvénients » ?

Avantages de l’avance de frais

Vos collaborateurs se sentent plus en sécurité

Rembourser vos collaborateurs après qu’ils aient réalisé les avances de frais leur pose problème : le processus de remboursement des frais engagés peut être long et les dépenses effectuées peser lourdement sur leur budget personnel.

En outre, et pour des dépenses professionnelles, des frais de déplacement par exemple, ils ne sont jamais totalement certains d’être remboursés.

Une faute de frappe dans la note de frais, un justificatif de paiement oublié… une erreur est vite arrivée, qui remet en cause ou retarde le remboursement.

Mettre en place un système d’avance de frais pour le paiement des dépenses professionnelles de vos collaborateurs les sécurisera et réduira leurs inquiétudes.

C’est un point important car leur productivité s’en trouvera augmentée, sans que votre gestion des notes de frais n’en pâtisse.

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Votre service comptable gagne du temps

Gérer les avances de notes de frais de manière planifiée est beaucoup plus simple que de rembourser les frais engagés au coup par coup et de manière désordonnée ..

Il est assez aisé de déterminer combien dépense en moyenne par mois chacun de vos collaborateurs. Vous pouvez donc déterminer le montant de son avance permanente sur frais professionnels.

Au lieu d’effectuer plusieurs remboursements chaque mois, un seul virement sera effectué par collaborateur : votre gestion des notes de frais s’en trouve largement simplifiée.

Cela permet à votre service comptable de gagner du temps en évitant de multiplier les remboursements ponctuels et en n’étant pas régulièrement dérangé et désorganisé par des demandes de paiement ou de remboursement intempestives.

Gain de temps pour votre service comptabilité.

Les dépenses sont fluides et engagées au bon moment

Nous venons de voir qu’une bonne gestion des avances de frais permet d’éviter les lenteurs du remboursement des frais engagés.

L’avantage de l’avance permanente sur frais professionnels est qu’elle garantit également que toute dépense indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise sera réalisée dès que nécessaire, sans être retardée par des craintes quant à son remboursement effectif et rapide.

Inconvénients de l’avance de frais

Votre entreprise engage de la trésorerie à l’avance.

Réaliser des avances de frais présente également des inconvénients.

Les avances de frais, qui se multiplient, impactent négativement la trésorerie de votre entreprise. Une partie de la trésorerie se trouve immobilisée en début de mois, par le versement des avances de frais.

Il peut donc être pénalisant d’accorder des avances de frais substantielles.

Un bon compromis consiste à comptabiliser une avance permanente sur les frais en se basant sur une moyenne basse de dépenses.

L’avance de frais ne couvrant alors que le strict nécessaire.

Cette avance étant maîtrisée et planifiée, la gestion prévisionnelle de la trésorerie est plus facile et plus précise.

Les autres dépenses de vos collaborateurs seront remboursées à la fin du mois. En cas de montants exceptionnels, vous pouvez envisager des avances de frais ponctuelles.

Vous diminuerez ainsi l’impact négatif sur votre trésorerie en limitant le montant des avances régulières au strict nécessaire, et en supprimant toute avance ponctuelle.

Les notes de frais ont du mal à remonter

Lorsqu’un de vos collaborateurs réalise une dépense, son remboursement est conditionné à la présentation d’une note de frais et d’un justificatif de paiement. Cette condition les incite fortement à être rigoureux.

Vous pouvez craindre que le système d’avances de frais ne rende vos collaborateurs moins rigoureux et n’encourage de mauvaises pratiques dans la gestion des notes de frais.

Le risque est de voir les notes de frais remonter moins facilement et moins rapidement, tout en présentant des lacunes et erreurs : omissions, absence de certains justificatifs, ..

Pour parer à cet inconvénient des avances de frais, posez vos conditions.

L’avance de frais du mois suivant ne sera autorisée que si les dépenses réalisées grâce à l’avance précédente sont dûment justifiées.

De cette manière, vous vous assurerez que vos collaborateurs respectent la politique de gestion des dépenses de l’entreprise.

Note de frais en retard = retard sur le remboursement ...

Comment sortir du dilemme « Avantages vs Inconvénients » ?

Les cartes bancaires d’entreprise : « l’outil de base »

Si l’on s’intéresse au suivi des dépenses, l’inconvénient majeur de l’avance de frais est qu’il est impossible de vérifier au fur et à mesure que vos collaborateurs utilisent l’avance à bon escient.

Grâce à la carte bancaire d’entreprise, il est possible d’avoir une visibilité en temps réel sur les dépenses de vos collaborateurs.

Or, qui dit plus de visibilité sur les avances de frais dit une meilleure gestion des avances de frais.

Mieux, la carte de paiement d’entreprise optimise les avances de trésorerie puisque les débits s’effectuent au fur et à mesure.

Notez que si vous fournissez une carte de paiement à débit différé à vos collaborateurs, les débits ne seront effectifs qu’à la fin du mois, vous permettant d’optimiser encore plus votre trésorerie.

Les cartes d’entreprises offrent enfin un contrôle accru sur vos dépenses, via la mise en place de plafonds de dépenses.

Ainsi, plus besoin de gérer les avances de frais ni de rembourser les frais engagés : la carte bancaire d’entreprise facilite la gestion des dépenses d’entreprise.

Les logiciels de gestion des notes de frais : « un excellent complément »

Pour gagner encore plus de temps dans la gestion des notes de frais, vous pouvez compléter votre carte bancaire d’entreprise par un logiciel de gestion des notes de frais.

Grâce à ces logiciels, vos collaborateurs disposent d’outils leur permettant de présenter des notes de frais respectant les normes, propres, et complètes !

Grâce à ces logiciels, vous pourrez réaliser des exports comptables afin d’éviter de perdre du temps dans la saisie manuelle des données.

Encore du temps gagné pour votre service comptable !

Ces solutions sont également utiles pour le contrôle et la vérification des dépenses.

La carte bancaire connectée : « l’outil idéal »

Enfin, une innovation récente « les cartes bancaires connectées » simplifie radicalement la gestion des notes de frais.

Ces cartes « intelligentes » automatisent le traitement des dépenses : elles récupèrent les données du paiement, génèrent des notes de frais pré-remplies, et transfèrent les données dans le logiciel comptable.

Elles combinent les avantages des cartes bancaires d’entreprise et des logiciels de gestion des notes de frais permettant des gains encore plus élevés en termes de visibilité, de contrôle, et de gain de temps.

Elles sont la meilleure réponse à la problématique bien connue des avances de frais et des dépenses d’entreprise en général. Elles sont la bonne solution pour sortir du dilemme « Avantage / Inconvénient » des avances de frais. 

Points clés à retenir :

  • Les avantages de l’avance de frais sont en général annihilés par ses inconvénients,
  • Coupler carte bancaire d’entreprise et logiciel de gestion des notes de frais vous permet de gérer de manière optimale vos avances de frais et plus généralement vos dépenses d’entreprise.
  • La « carte bancaire connectée » met tout le monde d’accord : innovation très récente, elle est la solution idéale pour automatiser la gestion des dépenses d’entreprise et des notes de frais. 

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